会話形式議事録の書き方

議事録の種類は?会話形式議事録の書き方1から解説!

議事録作成の業務にどのくらいの時間を使っているのかを調べると、「1時間以上かかる」方が約40%以上もいるのがわかります。

データ元:会議の議事録作成、Z世代は「議論に集中できない」「非効率」と強い不満?

議事録作成では、多くの場合で正確さや簡潔さが求められるため、会話内容を確認する作業に時間がかかるのが課題です。

しかし、議事録作成に時間がかかってしまうと、他の業務に支障が出るため、早急に解決する必要があります。

そこで、今回は、会話形式の議事録の効率が良い書き方について解説します。

会話形式の議事録作成を任されて不安な方は、ぜひ参考にしてください。

議事録の種類は5つ、事前に明確化することが大事

議事録の種類は5つ

1.概要型議事録

会議のタスクや決定事項、アクションプランを中心に構成し、重要なポイントを箇条書きで簡潔にまとめることに焦点を置いた手法です。

担当者や期限、実行するべき行動を具体的に記載し、参加者間の認識の不一致を防ぐ特徴があります。

決定に至る過程の賛否両論も整理すると、後日の作業検証や追跡が容易になるメリットがあります。

会議の結論と方向性に重点を置いており、会議の参加者に目指す方向性を伝えやすいです。

2.詳細型議事録(逐語録)

会話の内容を一言一句漏らさず詳細に記録する手法です。

発言の正確な順序と内容を忠実に反映して、会議の全体像を再現できるのが特徴です。

会議の詳細な流れや参加者の意見を正確に把握でき、会議内容の分析やレビューが容易にできるメリットがあります。

コミュニケーションの細部までを深く理解して、反省点や改善点を見つけることが可能です。

3.アクションプラン中心の議事録

アクションプラン中心の議事録は、会議での決定事項や保留された課題、具体的な実行計画を中心に構成する手法です。

誰が何をいつまでに行うのかを明確にして、会議後の行動を具体化し、進捗を促す特徴があります。

次に何を行動すればいいのかが明確なため、効率的に業務を進められ、会議の成果が具体的な行動に結びつきやすいメリットがあります。

反対意見やさまざまな視点を最低限に留めて、仕事を進捗させやすくすることが可能です。

4.要点整理形式の議事録

要点整理形式の議事録は、会議での決定事項や課題、注意点を要約して、箇条書きで簡潔に記録する手法です。

会話内容の全記録ではなく、重要なポイントに焦点を当てるため、読み手にとって必要な情報をすぐには把握できるのが特徴です。

そのため、会議内容を効率的に共有できるのがメリットといえます。

議論での発言から重要な部分を抽出して、整理できると、あとから参照しやすく、実行計画を考えやすくなります。

5.会話形式の議事録

会話形式の議事録は、会議での対話を時系列に追って記録する手法です。参加者間のやり取りや議論の展開、決定過程を詳細に捉えるのが特徴です。

会話形式により、テキストだけでは伝えにくい会議のニュアンスや雰囲気まで把握しやすくなるメリットがあります。

あとから発言を整理すると、読みやすく要点を押さえた議事録を作成でき、会議内容を深く理解できます。

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会話形式の議事録がおすすめのシーン

会話形式の議事録がおすすめのシーン

会話形式の議事録は、以下のシーンでおすすめです。

質疑応答が中心の場合

質疑応答が中心の場合は、質問とそれに対する回答が時系列に沿って記録され、参加者が議論の流れを容易に追跡できるため、会話形式がおすすめです。

具体的な問いと回答を直接的に結びつけることが可能で、議論の進行を正確に把握できます。そのため、会議の成果を理解しやすく、参加者間の認識の不一致を防げます。

会議の流れや雰囲気を伝える場合

会話形式では、各発言を時系列に記録し、会話の流れや雰囲気を伝えるため、参加できなかった人も議論のニュアンスを把握しやすくなります。

そのため、会議参加者の発言から伝わる温度間を理解する際に役立ちます。議論の背景にある意図や感情も伝わりやすいです。

発言者間の責任と意見を明確に区別したい場合

会話形式の場合に、発言者ごとに内容を記載すると、誰がどのような意見をしたのかが明確になるため、「いった、いわない」のトラブルを避けられます。そのため、発言者間の責任と意見を明確に区別したい場合におすすめです。

会議後の責任の所在が正確に理解できるため、各発言に対する責任が明確になります。また、会議の意思決定に関する透明性も高められ、参加者全員が責任を持って発言できます。

議事録を会話形式で書くときの注意点

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明確な発言者の識別

発言と責任の所在を明らかにするためにも、会話形式で発言者を明確に識別する必要があります。発言者を明確にすると、発言の責任問題でトラブルになりません。

またクライアントや取引先との会議では、発言者が社外の人物である場合に、その意見が会議の方向性に大きな影響をおよぼすため、誰が発言したのかを明確にしましょう。

社外の人物である場合には、適切な敬称を用いて記載する必要があります。

時系列の整理

会議の流れと発言の経緯を正確に伝えるために、不要な発言や口癖を削除、必要に応じて説明を追加して、時系列を整理しましょう。

「あー」「えー」「えっと」のつなぎ言葉は、不要な発言です。

また「です・ます調」や「である調」の発言がバラバラな会話は、文体をそろえて整理すると、議事録が読みやすくなります。

文責の明示

議事録の作成者として自身の名前を記載すると、記録された内容に対する責任を明確にし、あとから内容の確認や修正が必要な場合に誰に連絡すれば良いかが明確になります。

そのため、議事録の透明性を保て、組織内で連絡しやすくなります。

代名詞の使用を避ける

代名詞とは、「今週」「来年」「先日」などの具体的な日時や場所、固有名詞を指す言葉の代わりに用いる表現です。

代名詞を使用すると、議事録が後日に読まれた際に、その時点での具体的な日時が理解しにくくなり、明確な情報ではなくなる可能性があります。

例えば、代名詞を明確にしたい場合は、「今週」を「2024年2月11日週」といつのことを示しているのかを正確に記載します。

会議の内容を正確に伝えて、後日の誤解を避けるためにも、代名詞の使用は避けましょう。

議事録を会話形式での書き方

議事録を会話形式での書き方

会議の内容を録音

すべての会話をリアルタイムでメモを取るのは難しく、正確に会議内容を記録するために、会話を録音する必要があります。

ボイスレコーダーやICレコーダー、文字起こしアプリを利用すると、聞き逃した情報や理解しにくいポイントをあとから確認できます。

録音により、会議の全体像を捉えられ、重要なポイントを逃さずに記録でき、効率的に議事録を作成できます。

作成された議事録を再整理&チェック

議事録の正しさと有用性を高めるためにも作成された議事録は再整理・チェックしましょう。

  • 情報が漏れなく記載されているか

  • 文法の誤りや誤字脱字がないかを確認する

  • 内容が会議の流れと事実を正確に反映しているかを確認する

これらを行うと、文書としての整合性を確保できます。

重要なポイントの強調と整理

会話形式は、会話の内容を記載するのみで、重要なポイントがわかりにくい特徴があります。

そのため、重要なポイントに太字や下線を使って装飾し、文字を強調させましょう。

また重要なポイントを整理する場合は、箇条書きで記載すると、会話形式でも重要ポイントをすぐに理解できます。

次のステップやアクションの明示

会話の中で次のステップやアクションを明示すると、チームでのわかりやすい議事録になります。

次のステップを理解したうえで、誰がいつまでに実行するのかを明確にすると、次のアクションが取れます。

チーム内の方向性を把握でき、各メンバーが自分の役割を明確に理解できるため、適切なアクションを取れます。

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Nottaとは

Nottaは、会議での音声データを文字起こしでき、要点を簡潔な形にまとめるツールです。会議の内容が1時間以上でも、数分でテキスト化でき、重要なポイントを自動で抽出できるため、議事録作成に欠かせません。

Nottaを利用すると、作業時間とコストを大幅に削減でき、議事録作成で重要なポイントに焦点を当てる時間を増やせます。

Nottaで会話形式の議事録作成方法

会話形式での議事録作成は、以下の手順で行います。

1.Nottaにログインして、画面右側の「録音開始」をクリックする。

「録音開始」をクリックする

2.会議の内容が自動で文字起こしされるので、終わったら画面下の停止ボタンをクリックして終了させます。

画面下の停止ボタンをクリック

3.ホーム画面の「最近のノート」で議事録の文字起こし結果が表示されているので、選択しましょう。

議事録の文字起こし結果

4.文字起こし結果での誤字脱字は、修正しましょう。文字は、そのまま削除・入力が可能です。

削除・入力が可能

5.画面の左側でAI要約機能が利用できます。複数のテンプレート方法から好きな要約方法をクリックして選択できます。

好きな要約方法をクリックして選択

AI要約で会議の結論とアクションを生成

AI要約で会議の結論とアクションを生成

Nottaでは、AI要約機能で会議の結論アクション(行動項目)を自動で生成できます。

会話の内容から要約・質問と回答・アクションを自動で抽出するため、作成者はあとから整合性があるかを確認すると、質の高い議事録を作成することが可能です。

会話形式の議事録作成に関するよくある質問

質疑応答時の議事録の書き方は?

質疑応答時の議事録の場合は、以下の例を参考にしてください。

  • 質問内容:プロジェクトの次のフェーズに移行する前に、リスク評価はどのように行われますか?(質問者:田中部長)

  • 回答:「リスク評価は、まずプロジェクトチームがすべての潜在的リスクを洗い出し、それらに優先順位を付けます。次に、最も重要なリスクへの対策を計画し、実施します。」(回答者:佐藤プロジェクトマネージャー)

議事録をうまく書く方法はありますか?

議事録をうまく書く方法は、以下の方法を実践しましょう。

  • 要点を箇条書きにする

  • 誰が発言したのかを明確にする

  • 重要な数字や日付などの情報を正確に記録する

  • 話し言葉の冗長な表現や不要な言葉を省略する

これらの方法で、情報を正確に伝えられ、参照しやすい資料として使えます。

まとめ 議事録の効率作成へ

今回は、議事録の種類と会話形式議事録の書き方について解説しました。

議事録には、複数の種類があり、会議内容によって使いやすい手法の利用をおすすめします。

会話形式の議事録は、会議での対話を時系列に追って記録でき、参加者間のやり取りや議論の展開、決定過程を詳細に捉えられます。

会話形式の議事録は、会話を記録するのみで重要なポイントに気がつきにくい場合があるため、太字や下線を使って装飾し、文字を強調して目立たせましょう。

また「Notta」を利用して文字起こししたり、AI要約機能を使って、要約や質問・回答、アクションをピックアップしたりすると、効率的に会話形式の議事録を作成できます。

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