会議と打ち合わせの違いは?成果を効率化する方法を全面解説!

仕事の経験が浅い場合、会議や打ち合わせの違いが鮮明ではなく、自分の役割や会社への貢献方法がわからない場合があります。

その場合、会議や打ち合わせがあっても何もできず、生産性が低い時間を過ごしてしまう可能性が高いです。

また、仕事の効率が悪くなり、スケジュール管理が難しくなる場合もあります。

そこで今回は、会議と打ち合わせの違いについて解説します。

会議と打ち合わせの成果を効率化する方法も解説しているので、生産性を上げて会社での評価を高めたい方は、ぜひ参考にしてください。

会議とは?打ち合わせとは?各自の意味と特徴

各自の意味と特徴

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会議

会議は、組織の運営や経営に関わる重要な内容を話しあい、意思決定する場です。

実務者から経営層までが参加し、議論を通じて今後の方針や計画を決定します。

議事録作成が必要であり、会議の決定事項は組織の公式な判断として扱われます。

会議の特徴は、特定の議題に基づいて集まったさまざまな意見を集約し、全体としての結論を導くことにあります。

ただし、内容が具体的にまとまっていない場合は、不毛な会議となるリスクもあります。

そのため、効率的で目的に沿った議論を行い、組織の方向性を定める必要があります。

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打ち合わせ

打ち合わせは、会議と比較してより実務的な話しあいに焦点を当てた場です。

具体的な作業工程や手段についての情報共有、進め方の模索が主な目的で、結論よりも参加者間での意見交換や方針の整理が中心なのが特徴です。

そのため、結論を急ぐのではなく、チーム内での共通理解や細かな作業の調整に重きを置きます。

一般的に打ち合わせは比較的非公式的に行われ、議事録を残さず、必要に応じて記録を取る場合が多いです。

打ち合わせは、業務での決定を実行するために具体的な方法を話しあう場といえます。

会議と打ち合わせの基本的な違い

基本的な違い

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目的の違い

会議は組織の重要な決定を行う場であり、経営や事業方針に関わる課題の決定が主な目的です。

一方で打ち合わせは、仕事の進め方や方針、情報共有を目的としており、具体的な作業の取り組み方や進捗状況の確認を主に行います。

会議は、組織の方向性を決める重要な場となり、打ち合わせは業務で決定された方向性に沿って具体的な作業を進めるための相談や調整の場となるため、目的に違いがあります。

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対象と参加者の違い

会議は、組織の重要な決定を行う場であり、決定権を持つ管理職や役員が参加する場合が多いです。

打ち合わせの場合は、実務者間での情報共有や相談が目的のため、実務に携わるスタッフが主な参加者です。

会議と打ち合わせは目的や組織内で異なる役割があるため、参加者も異なります。

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進行のスタイルと形式の違い

会議と打ち合わせは、以下の点において進行スタイルと形式に違いがあります。

進行スタイル

  • 会議:事前に配布された資料に基づいて議論が行われる

  • 打ち合わせ:非公式な場で柔軟に行われる

形式

  • 会議:議事録を取り、アジェンダに沿った議論・時間配分で進める

  • 打ち合わせ:参加者間で意見交換や情報共有し、その場で柔軟に行う

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時間の長さの違い​​

会議は、組織の重要な決定を行う場のため、複雑な議題や多くの参加者の意見を取りまとめる必要があり、時間が長くなる傾向があります。

一方で、打ち合わせはより実務的な内容に焦点を当てており、具体的な作業の進め方や問題解決のための相談が主な内容となるため、比較的短時間で終わることが多いです。

そのため、深い議論になりやすい会議の方が打ち合わせに比べて、時間が長い傾向にあります。

会議と打ち合わせ一番の違いは「どの段階か」

一番の違いはどの段階か会議と打ち合わせの一番の違いは、実施する内容や作業の段階にあります。

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実施する内容

  • 会議:組織の大枠となる重要な決定を行う

  • 打ち合わせ:具体的な実務を進めるための相談や調整を行う

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実施する作業

  • 会議:実務者から経営層が意見を出し合い、方針の承認や重要な予算配分を決定する

  • 打ち合わせ:実務を担当するスタッフやチームで話しあい、情報共有・進捗を確認する

上記の段階での違いを意識しておけば、必要な準備を行い、それぞれで必要な情報を提供できます。

会議と打ち合わせ進行のポイントは「会後のアクションアイテム」

進行のポイント会議や打ち合わせを進行する際には、後から「アクションアイテム(チームでのタスク管理)」を行うことが大切です。

会議や打ち合わせの成果を実際の行動に移して、目標達成に向けて具体的に業務を進めるために必要です。

そのため、以下を決める必要があります。

  • 期限:タスクを完了するべき日付を決める

  • 担当者:タスクを実行するメンバーを決める

  • タスクの内容:実行するべき具体的な活動や作業の詳細を決める

  • 進捗状況の確認:タスクの進捗状況をどのように報告・追跡するのかを決める

これらを明確にすると、参加者は会議や打ち合わせでの内容に基づいて、何を、誰が、いつまでに行う必要があるのかを正確に理解できます。会議と打ち合わせの効率化はNottaに任せ

会議と打ち合わせの効率化はNottaに任せ

ノッタのホームページ

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Nottaとは

Nottaは、高精度の音声認識技術を使用し、音声をリアルタイムで文字に変換して、会議音声を短時間で文字起こしするツールです。

会議の議事録作成で1時間の音声の文字起こし作業は、人が行うと3時間程度かかりますが、Nottaを利用すると数分でできます。

そのため、Nottaを導入すると、文字起こしや議事録作成の工数とコストの削減が可能です。

会議や打ち合わせの音声をリアルタイムで自動的に文字にして、会議や打ち合わせの会話内容に集中できるため、生産性を向上できます。

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Nottaで議事録を自動作成する方法

Nottaで議事録を自動作成する方法は、以下の通りです。

  1. ホーム画面右側にある「録音開始」をクリックします。

    リアルタイム文字起しを開始

  2. 文字起こしが開始され、終了したい場合はの終了ボタンをクリックします。

  3. ホーム画面の「最近のノート」で先ほど録音した音声の文字起こし結果が表示されるので、クリックします。

  4. .文字起こし結果の誤字脱字を修正できます。

    teamsで会議メモを取る

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Nottaで議事録のアクションアイテムを洗い出す方法

Nottaでは、文字起こし結果から議事録のアクションアイテムを洗い出せます。

  1. 文字起こし結果の左側の画面からテンプレートを選択してクリックします。

    AI要約をクリック

  2. テンプレートが適用されてアクションアイテム(行動項目)が洗い出されて表示されます。

    AI要約結果


まとめ 会議と打ち合わせを効率的に進めよう

今回は、会議と打ち合わせの違いについて解説しました。

会議と打ち合わせの違いは、目的、参加者、進行形式にあります。

会議は、組織の重要な決定を行う場で、組織全体に影響を及ぼす内容を長時間話す場合が多いです。

打ち合わせは、実務的な内容の相談や情報共有が主な内容で、一般的に実務に関するスタッフが参加して実施します。

会議と打ち合わせは、実施内容と作業が異なりますが、どちらも実施した後にアクションアイテムを実行する必要があります。

その際、実施内容を録音して文字起こしする必要があるため、文字起こしツールであるNottaの利用をおすすめします。

Nottaを利用すると、音声からアクションアイテムを瞬時に洗い出すことが可能です。

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