1on1ミーティングで話すことが分からない!目的別の話題を具体例つきで解説

1on1ミーティングは、上司と部下が1対1で自由なテーマで対話を行う貴重な機会となり、部下の成長を促進や信頼関係の構築など、多くの利点があります。

しかし、普段から活発にコミュニケーションをとっていない間柄で実施する必要がでてきてしまい

「二人きりで何を話せばよいのかわからない」

「うまく話せなくて、意味のない1on1ミーティングとなってしまわないか不安」

とお困りではないでしょうか?

本記事では1on1ミーティングの概要から効果、目的別での話題やコツ、注意点についてわかりやすく解説しています。

有意義な1on1ミーティングにしたい、部下との信頼関係を構築したいと考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。

1on1ミーティングとは?

1on1ミーティングとは、部下の成長を促進することや、上司と部下の信頼関係を構築すること、組織全体の力を強化することなどを目的として、上司と部下が1対1で自由なテーマで面談を行う手法です。

1on1ミーティングを実施することで社員は個別のニーズや課題に焦点を当てることができ、より効果的なキャリア開発やパフォーマンス向上を実現できます。

この手法はもともとアメリカの企業から始まりましたが、現在ではヤフー株式会社など、日本の企業でも積極的に取り入れられるようになりました。

関連記事 1on1ミーティングとは?実施目的や効果的な導入ポイントなどをご紹介!

1on1ミーティングで実現できる効果

先述した通り、現在は1on1ミーティングを取り入れる企業が増えていますが、具体的にはどのような効果があるのでしょうか?

ここからは、1on1ミーティングで実現できる主な効果を4つ紹介していきます。

1

社員のモチベーション向上

1on1ミーティングでは、部下が抱える不安や悩みを理解し、解決策を提供することで、部下のモチベーションを向上させる効果があります。

話し合う際には、上司からの期待や成功体験の共有を行うことで、さらに部下のモチベーションを高めることも可能です。

2

社員のパフォーマンス向上

1on1ミーティングを通じて、部下に業務の効率的な進め方や困難を乗り越える方法についてアドバイスを提供することで、部下の自己解決能力や業務パフォーマンスが向上する効果が期待できます。

その際、1on1ミーティングでは否定的な意見や主観的な解決策ではなく、解決の方向性やアプローチを共有し、最適な解決策を共に検討することが重要です。

3

上司と部下のコミュニケーション改善

1on1ミーティングは上司と部下がお互いの性格や考え方を理解し、コミュニケーションを改善する機会を与えます。

その結果、お互いに話しやすい雰囲気が作られ、コミュニケーションが円滑に行われます。

構築された信頼関係はその後の仕事でも良い影響をもたらし、労働環境の改善も期待できるでしょう。

4

離職率の低下

離職率の低下も1on1ミーティングで実現できる効果のひとつです。

1on1ミーティングでは、上司が部下の悩みや心理状態を理解し、適切なサポートを提供する土台を作れるため、部下の離職防止に非常に効果的です。

上司側は部下に悩みを打ち明けてもらえるように自己開示をしつつ、部下の意見を肯定的に受け入れられるように心がけて対話を行いましょう。

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【目的別】1on1ミーティングでの話題

1on1ミーティングでは、上司と部下が共有できる話題であることが理想的です。

ここからは目的別での1on1ミーティングの話題について、具体的な例を挙げながら解説していきます。

1

信頼関係の構築が目的の場合

信頼関係の構築が目的の場合は「プライベートについて」「将来の目標」といった内容で話し合いましょう。

具体例としては、以下の話題が挙げられます。

  • 「最近はまっている趣味について」

  • 「休日の過ごし方について」

  • 「仕事をしていてどんなことにやりがいを感じるか」

  • 「将来自分はどのようになりたいのか」

上記のような内容はテーマが固いものではないため、お互いにリラックスして話し合うことができますが、プライベートな話題であまりにも踏み込んだ内容を聞いてしまうと嫌悪感を抱かれてしまう可能性があるため注意が必要です。

2

部下の育成が目的の場合

部下の育成が目的の場合は「現在のプロジェクトの進捗確認」「直近の業務について」といった内容で話し合いましょう。

具体例としては、以下の例が挙げられます。

  • 「今取り組んでいるプロジェクトは順調か」

  • 「直近の業務でどんな課題にぶつかり、どう成長したと感じたか」

  • 「今欲しいと感じているスキルや資格について」

  • 「業務上でフィードバックを受けるときに、なにを意識しているか」

こちらの話題は「信頼関係の構築が目的の場合」と比較して固いテーマであるため、話が発展しづらいといえます。

そのため、1on1ミーティングの冒頭ではアイスブレイクとして軽い雑談から始めるとよいでしょう。

3

組織力の向上が目的の場合

組織力の向上が目的の場合は「組織としての不満や改善点について」「チームでの自分の立ち位置や役割について」といった内容で話し合いましょう。

具体例としては、以下の例が挙げられます。

  • 「プロジェクト内で不満を感じていることはあるか」

  • 「今以上にチームとして成果を上げるにはどうしたらいいのか」

  • 「チーム内ではどんな役割をこなしていて、どんな部分で貢献できていると感じているか」

  • 「今のプロジェクトは今後どうなっていくと考えているのか」

組織力の向上が目的の場合は話題が難しくなりやすく、考える時間が増えてしまうため沈黙が続き、有意義な話し合いにならない可能性があります。

そのため、まずは上司としての自分の考えから述べる、もしくはすべての意見を尊重する旨をあらかじめ伝えておくといった工夫をすることで、部下は自分の意見を言いやすくなり、しっかりとした話し合いへの発展が期待できます。

関連記事 タイムリーな1on1ミーティングで社員のやる気を引き出せる方法は?

効率的に1on1ミーティングを進めるコツ

人との会話は決して思い通りになるものばかりではなく、ときには話し合いにならなかったり、心を開いてもらえなかったりしてしまう場合があります。

ここからは、そんなシチュエーションに向けて効率的に1on1ミーティングを進めるコツを紹介します。

1

AI会議アシスタントの「Notta」を利用

ノッタのホームページNotta」は言語ごとに最適なAI音声認識エンジンを駆使し、高精度かつ自然な文字起こしができるAI会議アシスタントツールです。

高性能な文字起こし機能に加えて、日程調整や画面録画、AIによる文章要約といった機能を搭載しているため、より効率的な1on1ミーティングを行いたいと考えている方に最適なツールです。

また、「SSL」を用いた暗号化通信技術により強固なセキュリティを実現しており、外部に漏れてはいけない会話内容でも安心してご利用いただけます。

PCで利用できるWeb版やスマートフォンで利用できるアプリ版も提供されているため、場所を選ばずに活用できる点も大きな魅力です。

参考:「Notta」公式ホームページ

2

1on1ミーティングにおいて「Notta」ができること

1on1ミーティングにおいて「Notta」を上手に活用することで、以下のメリットを得られます。

  • 「日程調整機能」で上司と部下のスケジュールを自動で調整して、無理のない1on1ミーティングを実現

  • 「自動文字起こし機能」で会話内容を素早くメモして、的確なフィードバックが可能

  • 「AI要約機能」で1on1ミーティングの会話内容の要点を自動で洗い出し、話の全体像を瞬時に把握

これらのメリットによって、意義のある会議の実現と効率的な1on1ミーティングが期待できます。

3

「Notta」で会話を文字起こしてAI要約する方法

ここからは、NottaのAI要約機能を実際に使うときの前提条件やAI要約する方法を画像付きでわかりやすく解説していきます。

利用前提

AIの要約機能を利用する前に、以下の3つの条件を確認しておきましょう。

  1. テキストが400文字未満の場合、文字起こし結果の要約はできません。

  2. 情報が不十分な場合、正しく要約できない可能性があります。

  3. 記録に対して「フルアクセス」や「編集可能」のアクセス権をお持ちの方は要約ができますが、記録に対して「閲覧のみ」のアクセス権をお持ちの方は要約ができません。

上記の通り、できるだけ長文で意味のある文章でなければ要約ができません。

また、権限も「閲覧のみ」の場合は、編集だけでなく要約もできない点には注意が必要です。

AI要約する方法

  1. Nottaにログイン後、ホーム画面で「録音開始」ボタンをクリックして自動文字起こしを開始します。

    リアルタイム文字起しを開始

  2. 文字起こし完了後、必要に応じてAI要約部分の「スタンダード」、「インタビュー・面接」、「商談」の3つのテンプレートから選択してクリックします。「生成」ボタンをクリックしたら、数分間待ちます。

    AI要約をクリック

  3. クリックすると、右側の文字起こし内容に基づき、デフォルトテンプレートを利用し、要約文が生成されます。

    AI要約結果

以上がNottaのAI要約機能の利用手順です。

非常にシンプルな操作で要約ができるため、Nottaを初めてご利用いただく方でもスムーズに要約ができます。

ぜひ、これを機に1on1ミーティングでNottaをお役立ていただければ幸いです。

1on1ミーティングテーマの選び方や話し方における注意点

多くの効果が期待できる1on1ミーティングですが、テーマの選び方や話し方によっては逆に不信感や嫌悪感を抱かれてしまったり、無駄な時間となってしまう場合があります。

ここからはそんなリスクを回避できるように、1on1ミーティングテーマの選び方や話し方における注意点について解説していきます。

1

部下との関係性に合わせてテーマを選ぶ

1on1ミーティングのテーマとしては「プライベートについて」「将来の目標」といった話しやすいものから「現在のプロジェクトの進捗確認」「直近の業務について」のような固いものまでさまざまです。

普段から頻繁にコミュニケーションをとる関係性の場合は、たとえ固いテーマでも部下は自分の意見を上司に伝えられます。

しかし、あまり話したことのない関係性の場合は固いテーマは円滑に進まない可能性があるためなるべく避けたほうがよいでしょう。

初回は雑談をしてから信頼関係を構築できるようなテーマで話し合い、2回目から部下育成として固いテーマについて話し合うのが理想的です。

2

部下の主体性を尊重する

1on1ミーティングでは、部下が自分から意見を伝えることが重要です。

部下が自ら進んで考えを出さず、ただ上司の指示や命令に従って行動するだけでは、1on1ミーティングの本来の目的を果たせません。

そのため、1on1ミーティングでは「上司が一方的に話し、部下が受身になっていないか」「部下が自分の意見を述べられているか」に注意を払うことが重要です。

また、初回の1on1ミーティングで、部下に自らの積極性を大切にする旨を明確に伝えることで、主体性を保ちやすくなります。

3

自己開示をする

上司側が自己開示することで、部下は上司が自分を理解して共感してくれる存在であると感じ、よりオープンに自分の考えや感情を表現しやすくなります。

例えば、上司が自身の失敗や挫折経験を率直に語ることで、部下も自分の弱点や課題について話しやすくなります。

これによって、双方がお互いに学び合うことができる良い機会となるのです。

ただし、過度な情報提供は逆効果になる可能性があるため、自己開示する際にはプライバシーに関わる情報や極端に個人的な話題は避けるようにしましょう。

4

部下の意見を否定しない

1on1ミーティングでは、部下が率直に意見を述べやすい雰囲気を作らなければならないため、上司は部下の意見を否定せずに受け入れる姿勢を示す必要があります。

部下の提案に対しては、肯定的な側面からアプローチし、建設的なフィードバックを提供することで、部下の成長やモチベーションを促進することができます。

部下の意見に対して、共感し、協力して解決策を見つけることで、1on1ミーティングはより生産的で意義のあるものになるでしょう。


まとめ 効率的な1on1ミーティングを実現しよう

本記事では1on1ミーティングの概要から効果、目的別での話題やコツ、注意点について解説しました。

1on1ミーティングの話題は、信頼関係の構築であったり部下育成であったりとさまざまですが、話す相手の関係性によって適切な話題を選べるとよいでしょう。

また、部下の意見を尊重しつつ、自己開示をして話しやすい環境や関係性を構築すれば1on1ミーティングを効率的に実施できます。

さらに効率的に1on1ミーティングを実施したい、適切なフィードバックを行いたいと考えている方は、AI会議アシスタントツールNottaを活用してみましょう。

本記事が1on1ミーティングの話題選びに役立ち、意義のある1on1ミーティングの実施に貢献できれば幸いです。

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