なぜ無駄な会議が多いのか?原因・特徴・効率化のコツを全面解説!

「会議をする目的が曖昧で、何のために集まっているのか分からない」

「もっと効率的に会議を行う方法はないのだろうか」

ビジネスの現場において、会議は必要不可欠なものですが、中には無駄だと感じてしまう会議もあるかもしれません。ではなぜ、無駄な会議が発生してしまうのでしょうか。その疑問を解決するには、無駄な会議の原因や特徴を考え、意義ある会議に変えるための改善が必要です。

今回は「無駄な会議」に焦点を当て、その概要や発生する理由と特徴、解消法、効率的な会議の進め方と注意点などについて解説します。今後会議を行う予定がある方は、ぜひご一読ください。

無駄な会議が発生する理由と特徴

ここでは、無駄な会議が発生する理由と特徴について6点解説します。

1

会議の定例化

会議の定例化は、チームや組織のコミュニケーションと意思決定を円滑にするために有効な手段です。しかし、定例会議が形骸化してしまうケースも多く、業務効率の低下を招くケースもあります。

2

会議の目的が不明確

会議の目的が明確に定義されていないと、参加者は会議で何を議論すべきか分からず、話が脱線しやすくなります。

3

事前準備不足

会議の前に議題を共有しておらず、参加者が事前に準備できていないと、会議中に議論が深まらず、時間が無駄に過ぎてしまう可能性があります。

4

参加者が多すぎる

会議に参加者が多すぎると、全員が発言する機会がなくなったり、会議が長引いたり、結論が出ないまま終わってしまう可能性があります。

5

会議が長すぎる

本来の議題から逸れた話題や雑談をすることで、無駄に会議が延びてしまうことがあります。長い会議は、参加者の集中力を低下させ、疲労感を蓄積させるため、業務効率の低下を招きます。

6

意思決定者やファシリテーターの不在

会議に意思決定者が参加していないと、議論が結論に至らず、会議を再開催しなければならなくなる可能性があります。また、会議を円滑に進めるファシリテーターがいないと、会議が脱線しやすくなったり、参加者全員が発言する機会がなくなったりする可能性もあります。

無駄な会議の解消法

無駄な会議は、時間と労力を浪費し、士気を低下させるため、企業にとって大きな損失となります。ここでは、無駄な会議の解消法について6点解説します。

1

会議開催の必要性を問う

会議を開催する前に、本当にその会議が必要かどうかを考えます。情報の共有や意思決定など、他の方法で代替できないかを検討しましょう。情報共有であればメールやチャットで済む場合があります。また、移動時間や場所の制約がないオンライン会議を活用することで、会議の効率化も期待できます。

2

目的を明確にする

会議を開催する場合は、目的を明確にします。会議で何を議論し、どのような結論を出すのかについてある程度事前に決めておくとスムーズに進行できるでしょう。

3

事前に議題や資料を共有する

会議の目的を踏まえて議題や資料を作成し、参加者に事前に共有します。参加者は議題に基づいた資料を準備することで、会議を効率的に進められるでしょう。

4

参加者を必要最小限に抑える

会議に参加する人を必要最小限に抑えます。関係者全員が参加する必要はなく、会議の目的を達成するために必要な人だけに参加してもらうことで、効率化を図ると同時に質を高めます。

5

時間制限を設ける

会議には時間制限を設けます。会議時間を短くすることで、集中力を維持しやすくなり、無駄な議論を減らせるでしょう。会議にかける時間は議題にもよりますが、90〜120分を目安に考えるとよいでしょう。

6

意思決定者やファシリテーターを立てる

会議を円滑に進めるために、意思決定者やファシリテーターを立てます。責任ある立場から意見を述べ、さまざまな議題に対してジャッジするのは意思決定者の役割です。また、ファシリテーターは、会議の進行役を務め、時間管理や議論の促進を行います。

無駄な会議をなくす効率的な会議の進め方と注意点

ここでは、無駄な会議をなくすために必要な、効率的な会議の進め方と注意点について「会議前・会議中・会議後」と分けて解説します。ぜひ参考にしてみてください。

1

会議前

会議前は、以下に注意しましょう。

  • 会議開催の必要性を問う

  • 会議の目的を明確にする

  • 議題を作成して事前に参加者に共有する

  • 参加者を必要最小限に抑える

  • 事前資料を準備する

  • オンライン会議を活用する

2

会議中

会議中は、以下に注意しましょう。

  • 時間厳守を徹底する

  • 時間制限を設ける