働き方改革の成功事例5選！参考になる具体的なアイディアを紹介
業界トップの正確率で作業効率爆上げ！
名前を聞くようになってから久しい「働き方改革」。
あなたが所属している会社でも、何かしらの対策がされていると思います。
ただ、名前だけが一人歩きして「周りがついていけていない」「効果が出ているのかいまいち分からない」・・そんな状況に陥ってしまっている組織も少なくないはず。
今回は、働き方改革が成功した具体例をご紹介。
「これなら参考にできそう！」と思えるものを見つけて、ぜひ取り入れてみてください。
働き方改革の「そもそもの目的」とは
何か変化を成し遂げるためには、ブレない「目的」意識が重要です。いつの間にか手段が目的に変わってしまわないよう、組織の中での目的共有は欠かせません。
ただ「労働時間を減らす」だけでは根本的な解決にならない
働き方改革！というと、長時間働く人が多い日本では「とにかく労働時間を減らそう」という結論に至りがちですが、それでは根本的な解決にはつながりません。
それは「建前上の」労働時間を減らす、という目的になってしまっていることがほとんどだから。
見た目上の労働時間をできるだけ減らすように、と上から命令が下っても、仕事の量は変わりません。結果として起きてしまうのが「サービス残業」。
サービス残業は無給のため、プライベートの時間を割いているにも関わらずリターンが無いので精神的ストレスも多いもの。
従業員がストレス無くのびのびと働けるように始めた「働き方改革」でも、むやみに労働時間を減らす、という目標だけを掲げては本末転倒な結末になってしまいます。
働き方改革を通して「何を目指したいか？」を徹底的に考える
ただただ労働時間を減らすことだけを考えた結果、余計従業員にストレスを与えて逆効果・・
こんな事態を避けるためにも、改革を始める前にまずは働き方改革を通して「何を目指すのか」を考えるプロセスが必要です。
もちろんビジネスなので「利益を上げること」が大元の目的としてあるはず。利益を上げるために、どういった働き方をすればいいのか？と段階を踏んで考えてみましょう。
「従業人に活力を持って働いてもらいたい」
「従業員が成長する楽しみを持ち、レベルアップしてほしい」
など様々な目的が考えられます。
難しい場合は、逆に組織の問題と思われる部分を洗い出してみるのもヒントになるでしょう。
コロナ禍に生まれた「新しい環境」を前提に
今、働き方について考えるときに意識したいのが「新しい環境」。
コロナ禍を機にリモートワークやオンライン会議がどんどんと身近になり、今では在宅勤務が主流、という人も増えています。
これまでの毎日オフィスで働く、という前提で改革を考えると、現実的でない対策が生まれてしまうリスクも。働き方改革を話し合う上での前提もアップデートしましょう。
リモートワークが当たり前に
コロナをきっかけに、在宅勤務は本当に身近になりました。
従業員の観点では、メリットとして一番大きいのは「通勤しなくていいこと」でしょう。特に大都市に住む人は満員電車に揺られての通勤・退勤に見えないストレスを感じていた人は多いはず。
逆にデメリットは、家族持ちなら「子どもとの関わり方」や、新入社員なら「質問しづらい」といったところでしょうか。
異なるバックグラウンドを持った従業員にヒアリングすると、思いがけない環境の影響が見つかるはずです。
コミュニケーションも新しい方法へシフト
勤務中のコミュニケーション方法も大きく変わりました。
これまでは話したい人のデスクへ行って直接話しかけていたものが、チャットやオンライン会議にシフト。取引先との面談も、face to faceではなくオンライン面談が増えているでしょう。
直接顔を合わせない分、気軽にコミュニケーションが取れる！と思う人がいる一方で、あまりにも気軽に連絡を取れることで膨大なチャットが飛んできて頭を悩まされている人もいます。
立場によって様々な問題があるのが新しいコミュニケーション様式と言えます。
働き方改革を進める様々な切り口
「なんとなく、今の組織が抱える問題や、達成したい目標は見えてきた。だけど、アイディアが散らばって収拾がつかない・・」
そんな時は、達成したい目標が「短期」で達成できそうなものか、「長期」で達成するものなのか、という期間で区切ってみましょう。短期・長期という整理をすることで、目標達成するまでの一つ一つのプロセスやタイムラインを自然と整えやすくなります。
短期目線の環境整備
ちょっと工夫すれば改善しそう、といった問題は短期の目標にしやすいもの。
例えば従業員のモチベーションに繋がる人事評価の方法や、作業を円滑にするためのマニュアル作りの方法などは、本腰を入れて進めればすんなり終わるものです。
短期的に達成できる目標は、達成後の成果もすぐに確認できるのでトライアンドエラーを繰り返し、必要に応じてブラッシュアップできるのも特徴です。
長期目線の環境整備
より重要で、達成するまでに時間がかかる。でも達成したらリターンが大きい、という要素を持っているのが長期目標です。
例えば、「従業員のレベルアップを図って戦力を強化したい」「オフィスを大幅に改造して、ストレスフリーな労働環境を作りたい」といった目標は、目指すレベルにもよりますが長期寄りの目標になるでしょう。
どういったステップを踏んで目標を達成したいのか、タイムラインと合わせた現実的なステップを考えていく必要があります。
参考にしたい働き方改革成功事例５選
ここでは、働き方改革の成功事例を5つご紹介します。
組織はそれぞれに特徴があり、全くもって同じ状態のものはありません。全て真似できるわけではありませんが、参考になる事例をヒントにしながら、取り入れられる部分は積極的に検討してみましょう。
※ここでは、“働き方・休み方改善ポータルサイト”の「働き方改革取り組み事例」より一部抜粋した情報を記載しています。
事例① 場所にとらわれない働き方
どうしても現場にいることが必要な一部の業務を除けば、オフィスワークであればインターネットとパソコン（スマホ）があればどこでもできる仕事がほとんど。
従業員によっては、共働きで子育てをしていたり、介護をしていたりなど様々な難しい環境におかれています。そういった環境にいる従業員が働きやすい精度にすることで、優秀な従業員にしっかりとパフォーマンスを発揮してもらい会社の利益にも繋がるWin-winの状態にすることができます。
今は特に在宅勤務が当たり前になっている時代。このケースでは、場所にとらわれない自由な働き方を支援することで、従業員が伸び伸びと働ける環境を提供しています。
場所にとらわれないことで出退勤の時間等が削減でき、ストレスフリーな勤務環境につなげることが可能です。
＜得られた成果＞
・無駄な時間を削減し、従業員が時間を有効に使って働ける
事例② 勤怠管理のデジタル化
正確な勤怠管理ができていない職場は、様々な問題が起こり得ます。
サービス残業が増えて従業員の不満やパフォーマンス低下に繋がったり、有休消化が計画的に行えず従業員の過労に繋がったりと、短期的にも長期的にもマイナスの影響があります。
逆にいうと、勤怠管理を正確に、そして透明性を持って実施することで従業員のやる気や組織への信頼に繋がります。
このケースでは、勤怠管理をシステム化することで、各従業員の労働時間を把握して早期に問題を見つける構造づくりをしています。従業員の労働状況を正確に把握することで、適切な業務分配を行い、また従業員の疲労度等をある程度数値化しサポートできるような状況になりました。
参考にする上で気をつけたいのは、システム導入自体に安心するのではなく、システムを使う従業員が安心して正確な数値を記録できる環境も必要だということ。例えシステマチックに数値入力ができたとしても、周りや上からの圧によって正確な出退勤時間や休暇取得状況を記録できないようでは意味がありません。
システム導入と併せて、組織全体が正確な記録に協力的になる姿勢づくりが必要です。
＜得られた成果＞
時間外労働時間を含めた労働時間・有給休暇取得状況の正確な把握を通し、適切な業務分配を行う
事例③ 情報共有・マニュアル化で生産性アップ
業務効率化において有効な手段として代表的な情報共有やマニュアル化。
過去に蓄積した情報を資産として保管しておき、欲しい人が後々アクセスできるようにしておくと、二度手間が省けダイレクトに業務効率化に繋がります。
また、マニュアル化も有効。マニュアル化をすることで教育の手間やミス発生のリスクがぐんと下がり、全体的に大幅な効率化を図ることができます。
このケースでは、従業員がアクセスできるクラウド上に情報やマニュアルを整理して生産性アップに繋げました。情報の整理や、マニュアル化の作業自体は手間のかかるものではありますが、一度やってしまえば大きなリターンが得られます。
また、継続的に効率化につなげるためには、定期的な情報共有フォルダやマニュアルの整備が必要であることも頭に入れておくといいでしょう。
なお、情報共有面では、最近では議事録をAIにとらせてすぐに共有できてしまうツール（自動文字起こしツールのNottaなど）もあります。ツールを上手に活用するだけでも情報共有や生産性アップを実現することができます。
＜得られた成果＞
・マニュアル化による業務効率化、業務時間削減
・情報共有による業務効率化、業務時間削減
事例④ 各従業員のスタイルに合わせた柔軟な働き方
従業員はそれぞれ家庭や健康上の都合があるもの。都合に合わせた柔軟な働き方を提供することで、従業員が快適に働ける環境となり、結果としてパフォーマンスの向上につながります。
働く時間に着目すると、フレックス制度を取り入れたり、また事例①と被りますが、場所に着目すると「在宅・出張先・オフィス・移動中・一時滞在先」等どこでも働ける環境にしたりなど、働き方を柔軟にするには様々なアプローチがあります。
今はリモートワークがしやすいツールがたくさんあり、またリモートワークに理解がある人が格段に増えているので、思い切って柔軟性のある働き方を推し進めるには絶好のタイミング。
柔軟な働き方ができる組織にいると、従業員は安心して働けますし、精神面や健康面でもストレスが減るため自然とパフォーマンスも上がります。そういった会社は、組織としての魅力も大きいため従業員のロイヤルティもアップするでしょう。
＜得られた成果＞
・各従業員のパフォーマンス向上
事例⑤ 従業員を育てて戦力アップ
長期的な姿勢で臨むことが必要ですが、「従業員を育てる」ことも組織を健全化するためには有効。
従業員が育つことで戦力の底上げになり、全体として業務のスピードやレベルが上がってきます。また、レベルアップした従業員の影響で「自分も勉強しよう！」といういい雰囲気が作られる効果もあるでしょう。
このケースでは、スキルアップに繋がる資格取得を目指す従業員に対し、資格取得費用や学費を全額サポートしています。
たとえば中国語が業務上役に立つのであれば中国語学習をサポートしたり、建築系であれば建築士の資格取得を援助したりなど、どの業界でもスキルアップのチャンスはあります。自ら進んで学習したいという意欲がある従業員をサポートすることで、本人のモチベーションアップだけでなく長期的な会社の利益にも繋がるはずです。
なお、「スキルアップされたら転職されるかも・・」と思うかもしれませんが、援助をしてくれた会社に対するロイヤリティは増すはずですし、例え転職したとしても会社の良い評判が広がるので、新たに良い人材が入ってくるはずです。
＜得られた成果＞
・従業員のモチベーションアップ
・従業員のスキルアップ→（長期的にみると会社の利益）
まとめ
働き方改革の成功事例に加え、働き方改革を進める上での重要な前提部分について触れました。
何よりも大事なのは、スタート時点でしっかりと働き方改革で達成したい「目標」について考え抜き、全員で共有すること。根っこの部分がブレなければ、プロセスの軌道修正も簡単です。
達成したい目標に少しずつ、着実に進んで環境改善を目指しましょう。
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