サイロ化

【サイロ化とは?】デメリットや解消方法を詳しく解説!

近年、IT化が進む社会では様々な情報が社内間で連携され、高度なシステムが創り出されています。

一方で、複雑化しすぎたシステムや組織形態は、孤立したデータや部署・部門も創り出してしまう危険性があります。

データや部署・部門が孤立した状態は「サイロ化」と呼ばれ、多くの問題を抱えてしまうため、企業はこれを回避しなければなりません。

本記事では、そんな「サイロ化」について、概要や原因、解消方法などを分かりやすく解説いたしますので、ぜひ最後までご覧ください。

サイロ化とは

サイロ化

サイロ化とは、業務アプリケーションや各種システム、もしくは事業部や従業員間の情報連携ができておらず、情報もしくは組織が孤立している状態を指します。

サイロ化には大きく分けて「データ連携のサイロ化」と「企業組織のサイロ化」の2つの種類がありますので、以下で詳しく解説していきます。

データ連携のサイロ化

データ連携のサイロ化とは、業務アプリケーションや各種システムが連携されることなく、孤立している状態を指します。

たとえば、とあるデータを社内間で連携する際に、部署ごとに使用しているソフトウェアやデバイスが異なるためにデータの閲覧や加工ができない場合があったとしましょう。

そうすると、社内間でデータが一部しか連携されなかったり、そもそも全部のデータが連携されなかったりといった問題が発生します。

連携されなかったデータは活用される機会を失い「サイロ化」してしまうのです。

このように、業務アプリケーションや各種システムなどが連携されることなくサイロ化した状態は「サイロ型システム」とも呼ばれます。

企業組織のサイロ化

企業組織のサイロ化とは、事業部や従業員間で情報連携ができておらず、業務内で組織や社員が孤立している状態を指します。

たとえば、顧客サポート部門で効率的にサポートができたため、自社サービスの効果が出たという成功事例があったとしましょう。

営業部門がこの成功事例を把握していれば、案件新規開拓時にこの成功事例をお客様にアピールし、新規案件を獲得できる可能性が高まります。

しかし、顧客サポート部門と営業部門で情報共有の仕組みがないと、営業部門はこのような成功事例を把握できず、本来であればお申し込み頂けるお客様を逃してしまうのです。

このように、他事業部や他部門と情報共有をせずに、連動して業務をおこなえない状態は「サイロ型業務」とも呼ばれます。

サイロ化の原因とは

サイロ化の原因は、ほとんどの場合がコミュニケーション不足です。

その背景には、社内の構造上、物理的に区切られてしまった部署の存在や、そもそも孤立して作業することを良しとする文化が根付いている場合があります。

このような状態が長く続くほど、業務効率は下がり、会社・組織として機能しなくなってしまうため、対策が必要です。

サイロ化を解消する5つの方法

ここからは、サイロ化の解消方法について5つ解説していきます。

①部門間の連携を確立する

確立方法は多岐に渡りますが、一番簡単なものとして、部門のリーダー同士がチームを代表してコミュニケーションを取る方法が挙げられます。

会議やミーティングを積極的に開催すれば、リーダーの考えや業務内容について意見交換することができ、スムーズな部門間の情報の連携が可能です。

また、他にも朝礼や夕礼を活用したり、社内の掲示板を活用したりして情報を展開・連携する方法もあります。

②会社のオフィスを拡張する

物理的に部屋やフロアで事業部や部署が区切られてしまっている場合、情報共有がしづらくなり、サイロ化を助長してしまいます。

なので、オフィスを拡張して事業部や部署同士の物理的な区切りを取っ払うことで、コミュニケーションの活性化が期待でき、サイロ化の解消に繋がります。

③社内wikiを活用する

社内wikiとは「社内版Wikipedia」を意味しており、社内で情報やノウハウを共有可能なツールのことです。

基本的には、情報やノウハウは社員がツール内で自由に編集・閲覧が可能です。

ツールを活用することで事業部や部署が異なっていても、簡単に業務内容や知識を共有できるため、組織のサイロ化の解消に貢献できます。

代表的なものとしては以下のツールが挙げられます。

  • Scrapbox

  • Notion

  • Confluence

企業組織のサイロ化でお困りの方は、社内wikiの導入をおすすめしますが、導入・運用にコストがかかってしまう場合があるので注意が必要です。

参考記事:社内wikiとは?おすすめツール15選と、効率よく運用するコツを詳しく紹介!

④データ統合のためのソフトウェアを導入する

現在では以下のような、既存の業務アプリケーションや各種システムに手を加えることなく、データ統合可能なソフトウェアが多く提供されています。

  • Workato

  • IoT Data Share

  • Tableau

これらのソフトウェアを活用することで、特定のソフトウェアやデバイスでしか閲覧・編集できずにサイロ化してしまったデータを有効利用できます。

しかし、社内wiki同様、データ統合のためのソフトウェアは導入・運用にコストがかかってしまう場合があるので注意が必要です。

⑤他事業部や他部門との交流の機会を設ける

飲み会や社内イベントを設け、他事業部や他部門でのコミュニケーションが活発になれば、自然に情報共有ができるようになります。

飲み会や社内イベント開催のコツとしては、かかる費用を会社負担にしたり、同じ階級の人間にターゲットをあててイベントを開催することで、参加までのハードルを極力低く設定することが重要です。

サイロ化を解消するメリット

ここまで、サイロ化を解消する方法を解説してきました。

では、実際に解消することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。

ここからは、サイロ化解消によるメリットを2つご紹介いたします。

①業務の効率化に繋がる

サイロ化を解消することによって、社内での正常なデータ連携が可能となります。

また、組織間で連動して業務を進めることができるため、認識の齟齬による業務ミスを回避できます。

その結果、生産性が向上するため、業務の効率化に繋がるのです。

②組織力が向上する

サイロ化を解消するために、コミュニケーション不足の改善に取り組むことは必須です。

組織内での孤立がなくなり、サイロ化が解消される頃には組織内で容易な意思疎通が可能になっているでしょう。

結果として、サイロ化の解消に伴い、組織のコミュニケーション能力の向上によって組織力が向上するといえます。

サイロ化のリスクとデメリット

サイロ化は企業内でさまざまな問題を引き起こす可能性があります。

そのリスクとデメリットを以下で2つ解説いたします。

業務の属人化に繋がる

サイロ化が起きてしまうと、業務上必要な情報の連携は困難です。

情報が連携されないと、業務における知識やノウハウが蓄積されない可能性があります。

その結果、業務における知識やノウハウを把握している人は年々減少していき、最終的には連携できなかった業務は属人化してしまうのです。

認識齟齬により業務ミスが発生する可能性がある

サイロ化により孤立した組織ができてしまうと、組織内で業務を円滑にこなせない場合があります。

その最たる例が認識齟齬です。

コミュニケーション不足によって孤立化した組織とは認識の食い違いが生じやすく、部署間で同じ案件を取り扱っていたのにも関わらず、全く異なるものをイメージしていることは少なくありません。

Notta文字起こしサービスを活用して情報のサイロ化を防ぐ

リアルタイム文字起こしサービスNottaを活用してサイロ化を防ぐことができます。

以下でNottaの概要から活用方法を解説いたします。

Nottaとは

Nottaは、58もの言語に対応したAIによる自動文字起こしツールです。

PCでもスマートフォンでも利用でき、簡単かつスピーディーに音声をそのまま文字に変換できます。

SSLといった暗号化技術や、GDPR、APPI、CCPAといったデータ保護に関する規則、法律に則って開発されているため情報が外部に漏えいするリスクなく利用することができます。

また、Nottaには情報共有機能が備わっているため、効果的に活用することでサイロ化を防ぐことが可能です。

個人版(無料プラン)とチーム版で情報共有機能の利用方法が異なるため、以下で解説していきます。

Notta個人版で情報共有

Notta個人版では、URLを連携するだけで、他の人と録音データファイルを簡単に共有できます。

手順は以下の通りです。

  1. 録音データファイルの下にある「共有」ボタンを押します。

  2. 遷移後の画面で「共有」の項目の横にあるトグルをオンにします。

  3. 自動的に共有URLが作成されますので、そのリンクを共有したい相手に送ります。

  4. 共有リンクを送られてきた相手が共有リンク先に移動したら共有完了です。

Nottaチーム版で情報共有

Notta

Nottaチーム版では特定の手順を実施する必要はなく、デフォルトでチームに設定しているメンバー全員に録音データファイルが公開され、共有可能な状態となっております。

「会社の全員」項目や、自分で作成したグループ名の横にあるドロップメニューから、「フルアクセス」「編集可能」「閲覧のみ」「アクセス不可」といった権限の付与が可能です。

さらに詳しくNottaの情報共有機能について知りたい方は、Notta公式ホームページのご利用ガイドをご覧ください。

議事録は文字起こしツールを使って効率的に作成しよう!

Nottaは日本語に特化した国内最先端AI音声文字起こしツールです。

まとめ

本記事ではサイロ化の概要から解消方法、メリット・デメリットやお役立ちツールなどについて解説してきました。

高度になっていく情報化社会においても、コミュニケーションをとることの重要さは全く変わりません。

様々な人と関わり、様々な視点から考慮して業務をこなす意識を持つことでサイロ化は防げます。

効率的に仕事を行い、高品質なサービスを提供するために、本記事で学んだことを活用していただければ幸いです。

to top