Zoomを使った定期的なミーティングをする方法とは？やり方をわかりやすく解説

近年Webミーティングをする機会が増えており、Zoomを活用するケースも多いのではないでしょうか。Zoomでは定期的にミーティングおこなう場合設定することができます。

この記事ではZoomを使った定期的なミーティングをする方法や、録音や文字おこしをスムーズに進める方法をご紹介していきます。

招待URL（ミーティングID）を固定するメリット

招待URLを固定すると、毎回入力する手間を減らすことができます。設定すると、定期的なミーティングとして、Zoonの部屋があればいつでも入室可能です。しかし、URLを知っていれば誰でも入れるので、URLの管理には注意しなければいけません。

Zoom定期的なミーティングを設定する方法

Zoomを使った定期的なミーティングを設定する方法には次の3種類あります。

• サイトから

• アプリから

• Google カレンダーから

サイトから

Zoomデスクトップサイトにサインインをして、定期的なミーティングにチェックをいれます。（もともと入っている場合もあります。）スケジュールをクリックして、選んだカレンダーを開いて定期的なミーティングの設定をします。

Google カレンダーを使う場合はGoogleにサインインをして、アクセスを許可します。次にミーティングの日時や時刻を設定して定期アイテムを選択します。

アプリから

まずZoomモバイルアプリにサインインし、繰り返しオプションをタップします。

カレンダーン位追加をONにして、スケジュールをクリック。するとカレンダーアプリにリダイレクトされるため、カレンダーごとの設定をします。Google カレンダーを使う場合は上記の説明と同じです。

Google カレンダーから

Googleカレンダー拡張機能から定期的ミーティングを設定する方法もあります。まずZoom Schedulerを拡張機能にインストールします。

 

拡張画面からZoomSchedulerを開いて、Scheduler a meetingを開きます。

Zoom定期的なミーティングを設定する際の注意事項

 Zoomで繰り返しのパターンが固定されたミーティングを利用する場合は、パーソナルミーティングIDを使ってスケジュールすることはできません。パーソナルミーティングIDはいつでもミーティングを開始できるようにすることが目的です。

さらに、デスクトップやモバイルクライアント、Googleカレンダーなどで定期的なミーティングを使ってスケジュールを設定する場合は、固定時間なしの定期的なミーティングとなります。そのあとカレンダーイベントを作る場合は、繰り返しパターンがZoomに反映されないので注意が必要です。

個別のミーティングをZoomに反映させる場合は、定期的なミーティングをZoomウエブポータルにてスケジュールしなければいけません。

Notta Botを活用してZoom定期的なミーティングを自動で参加し録音・文字起こし

Zoomを使って定期的なミーティングに自動で参加し録音・文字起こしする場合はNotta Botがおすすめです。

Notta Botとは

Notta Botでは、オンライン会議において次のようなことができるため、オンライン会議をより効果的にすることができます。

• オンライン会議

• オンライン説明会や、経営層から社内へ向けた大規模オンライン会議

• ウェビナー

• インタビュー商談　

Notta Botを使って定期的なミーティングを参加するメリット

Notta Botは次のことができます。

• Web会議（Zoom, Google Meet, Microsoft Teams）内容の自動録音

• Web会議（Zoom, Google Meet, Microsoft Teams）内容の自動リアルタイム文字起こし（140言語対応）

さらにNottaの既存機能との組み合わせで次のようなことも可能です。

• 文字起こし内容の編集

• パソコン・スマートフォン・タブレットで議事録の同期・共有

• 文字起こし内容の翻訳（42言語対応）

次のようにZoom会議のリマインダーや独自出席また一緒に出席することも可能です。

＞Zoom会議で議事録をサクッとつくる方法は？

 

Notta Botの使い方

Notta BotはGoogleカレンダーと連携することで、Zoom会議に自動で参加することができます。Googleカレンダーを連携することで、Notta Webに同期されるので便利です。自動的に連携方法は次のようになり、けっしてむずかしくはありません。

それでは使い方をご紹介していきます。

NottaWeb版にログインして今すぐ連携するをクリック

次にGoogleアカウントを選んで許可をクリックしてください。

これだけでGoogleカレンダーとNottaの連携ができ簡単です。これだけで、Googleカレンダーに登録しておけば、自動的にミーティングに参加して文字おこしや録音をおこないます。

ここで注意点なのですが今日のカレンダーには当日の予定のみ反映されます。また画面左側にあるナビゲーションメニューバーに記載されている Web 会議の予定には、7日間までの予定が反映されます。またGoogleカレンダーに記載されている手術の予定は、Nottaに反映されません。終日の予定ではなく開始時間や終了時間の設定が必要です。

連携を解除する場合はホーム画面の左下のアカウントをクリックし、他社サービス連携設定→連携を解除するをクリックします。 

よくあるご質問

最後にZoomにおいて定期的なミーティングをする時によくある質問をご紹介します。 

• Zoomの繰り返し回数は？

Zoomのミーティングは、最大50件の定期的なセッションを設定することができます。もし、50回を超えて利用する場合は固定時刻なしオプションをご利用ください。

•   Zoom定期的なミーティング いつまで？

Zoomのミーティングは、開催しなかった場合は30日後に期限切れとなります。またミーティングを開催した場合は開催した日から30日間有効です。

• ZoomのミーティングIDの有効期限は？

定期的なミーティングのIDは、最終ミーティングから365日で執行するのでご注意ください。

• Zoomの招待期限は？

Zoomの招待期限ですが、30日間で期限切れとなるので注意が必要です。

まとめ  

Zoomを使って、定期的にミーティングをする場合は繰り返し設定をすることができます。Zoomを使った定期的なミーティングに自動で参加し録音・文字起こしをする場合はNotta Botがおすすめです。Notta BotはGoogleカレンダーと同期することができるため、Googleカレンダーに予定しているミーティングに自動的に参加し、録音や文字おこしができます。