コロナ禍を機に、今や日常になった「オンライン会議」。
わざわざ会議室に集まらなくても開催できる気軽さはとても便利ですが、一方で、こんな悩みを持っている人も。
「気軽にできるからこそ、やたら会議が増えて時間がとられる・・」
「資料の共有がうまくいかず、スムーズに開始できないことがある」
「議事録作成で時間を浪費してしまう」
誰しも一度は感じたことがあるのではないでしょうか。
今回は、時間を浪費しがちな要素を含むZoom会議（オンライン会議）を「圧倒的に効率化」する方法をお伝えしていきます。後半は、特に時間を取られがちな「議事録作成」について効率的に作成する方法まで具体的に解説していきます。
オンライン会議の非効率性に頭を悩まされている人は、ぜひ一読してみてください！
まずはオンライン会議を円滑に進めていくための基礎編を紹介していきます。
「なんとなく必要なのはわかっていたけど、できてなかったかも・・！」という人は、今一度意識して取り入れてみてくださいね。
会議がやたらとダラダラ長くなってしまう原因の一つは、「会議の目的」が共有されていないこと。
ゴールがはっきりしていないと、自然と話が散らかってしまい長丁場に流れ込むことになります。
会議を効率的かつ円滑に進めるには、実は事前準備がとても大切。
会議の目的を含むアジェンダや資料は、事前に参加者に配布しておきましょう。こうすることで、目的に沿った会議になるだけでなく、会議冒頭にダラダラと会議内容の説明をする手間も省けます。
さらに効率化するヒントもご紹介。
ワークスペースサービスを提供するNotionでは、業務に役立つテンプレートがたくさん。
例えばNottaが提供する議事録テンプレートを使えば、枠組みを考えることなくスムーズにわかりやすい議事録が完成します。
Notionを使わず、テンプレートだけを使ってもOK。ただし、Notionと連携することで担当者をメンションするなど、便利機能を余すことなく使うことができます。
Zoomには、意外と知られていない機能もたくさん。
画面共有 ：自分の画面を共有する機能。資料共有したいときに。
スポットライト：発言者の画面を優先的に表示させる（ホストのみ設定可能）
ホワイトボード：画面共有の際に、「ホワイトボード」を選択して白紙を表示。テキスト等を自由に書き込める
おなじみの画面共有以外は、意外と知られていない機能かもしれません。使ったことがない機能があれば、一度試してみましょう。
会議中に、追加資料の共有が必要になることがあります。
そんな時は、メールではなくZoomのチャットで共有することで、参加者がもれなくタイムリーに資料を閲覧することができます。
ここでは、会議の中でも特に時間を取られがちな議事録作成を効率的に行う方法を紹介していきます。
1. Zoomのオーディオ文字起こし機能を活用する
Zoomでは、録画された音声を自動で文字起こししてくれるオーディオ文字起こし機能があります。文字起こしをすることで、聞き逃しを心配することなく会議に集中して参加でき、議事録作成も効率的に行えます。
2. Zoomのレコーディング機能を活用する
レコーディング（録画）しておくと、聞き逃しを免れるので議事録作成の時も役に立ちます。
ただし、全て聞き直すのは時間がかかるので、例えば会議中に「ここの部分だけは後で聞き直そう」とメモしておくとより効率的ですね。
3. Zoomのホワイトボード機能で議事録保存
Zoomの画面共有から「ホワイトボード」を選択することで、自由に編集できる白紙画面が現れます。テキスト入力が自由にできるので、会議進行中に骨子をメモしておくと後で楽に議事録作成ができます。
また、画面共有されるので全員が会議内容を把握するのに役にも立ちますが、その分リアルタイムで要点をまとめる必要があるので上級者向けの技です。
4. リアルタイム音声認識による文字起こしツールを利用する
Zoomの機能ではありませんが、外部の文字起こしツールを使うのも手です。
ツールを会議中に起動しておくだけで、リアルタイムで内容を文字起こししてくれます。また、最近はAIを搭載した高性能な文字起こしツールが増えているので、誤字や脱字が最小限に抑えられます。Zoomの文字起こし機能の結果に満足できなかった人は、一度試してみてもいいでしょう。
5. 情報共有ツールを活用する
議事録の共有は、SharePointなど全員が見やすいクラウド上に保存しておくのがおすすめ。「あの議事録ってどこにあるの？」という無駄な時間がなくなります。
議事録を効率的に作る方法の1つとして、「自動文字起こしツール」の活用を紹介しました。
ここでは、「文字起こしツール」活用を検討する際のポイントやコツを解説していきます。
自動文字起こしツールの現状 | 実際どの程度使えるの？
「自動で音声を認識して文字起こし」と聞くと、「実際、そんなに精度は良くないのでは・・」と思う人も少なくないでしょう。
現状、文字起こしツールの精度はどのレベルなのでしょうか。
一般的な言葉であれば、どのツールであっても認識可能。ただし、ツールによって音声認識の精度に違いがあり、最終的な完成度はツールのスペックによって左右されます。
どうせ使うのならば、完成度が高いツールを使いたいですね。
一般的な言葉と違って、普段使わないような固有名詞や専門用語はどうしても認識が難しくなります。
固有名詞や専門用語が頻繁に飛び出すような会議では、文字起こしを使っても修正の時間や手間がかかってしまいます。
自動文字起こしツールを選ぶときのポイント
自動文字起こしツールは需要が高まるにつれて種類も増えてきており、「一体どれを使えば・・」と迷ってしまいます。
ここでは、議事録に活用する自動文字起こしツールを選ぶときのポイントをお伝えします。
ツールの選定ポイント① 使いやすさ
効率化を求めて使うツールなので、使いやすさはもちろん大事。
まずはトライアルで複数のツールを試してみて、「感覚的に使いやすい」ツールを探してみましょう。
ツールの選定ポイント② 料金
大体のツールが有料となっています。料金と使い勝手のバランスが重要になってくるので、料金だけではなく対価としてどのくらい機能が充実しているか、という簡単で比較しましょう。
ツールの選定ポイント③ 他サービスとの連携機能
他サービスとの連携機能があることで、より効率化に繋げることができます。例えばZoomやMicrosoft Teamsとの連携機能があれば、データを送ることなく直接文字起こしをしてくれるなど、まさに「全自動文字起こし」に近いイメージで効率化アップを図ることができます。
最後に、オンライン会議の議事録作成効率化に役立つおすすめのツールを5つご紹介！
「これは使えるかも！」というものがあれば、早速試してみましょう。
まず紹介するのは自動文字起こしツールのNotta。AIを搭載した高性能文字起こしを実現しているため、誤字脱字が圧倒的に少ないのが魅力です。また、140言語以上の多言語に対応した翻訳機能まであるので、例えば英語の会議内容を日本語へサクッと翻訳できてしまいます。
Zoomなど他ツールとの連携もでき、例えばZoomで”Notta Bot”を呼び出しておけば会議内容をリアルタイムで文字起こし可能。文字起こしツールを探しているなら一度は試して欲しいツールです。
メンバー間の情報共有に役立つツール、Stock。フォルダごとに閲覧できるメンバーを選択できるので、チームごとの情報共有や個人で保管しておきたい情報など、目的別に使いこなすことができます。
また、画像や資料をアップロードできますので、例えばホワイトボードを撮影してそのままアップロードすることで、１発で議事録共有ができてしまいます。
無料で文字起こし機能を提供している自動文字起こしツール。比較的新しいツールである分、サービスの充実度などは劣りますが、それでも無料という点は魅力的です。Microsoft TeamsやZoomとの連携機能がある部分もポイント。まずは試しでツールを使ってみようかな・・という人におすすめです。
議事録作成支援ツール、を謳う自動文字起こしツール。Chromeが使えるPCさえあれば利用可能です。利用時間によって選べる料金プランがあるのが嬉しいポイントです。「会議がたくさんあるわけじゃないし、少し使えればいいんだよな・・」という人にはおすすめ。
社内の情報・知識共有を手助けする情報共有ツール。あらゆるツールやメール、チャットに散らばってしまった情報は、どうしても流れたり埋もれてしまったりして、探すのが大変ですよね。NotePMは、社員がノウハウを書き込んで追記していくことで、ノウハウを逃さず効率的に蓄積できるツール。議事録保存にももちろん活躍します。
「オンライン会議の効率化」をテーマに、基礎編から、議事録作成に着目した効率化のヒントをご紹介しました。これからますます日常になるであろうオンライン会議は、ツールを使いこなすことで圧倒的な効率化を目指せます。
オンライン会議での時間浪費に頭を悩ませている人は、ぜひ今回の記事を参考に、一つずつヒントを取り入れてみてください！
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