日程調整メールの書き方

例文付き|日程調整メールの書き方を解説!便利なツールも紹介

  • 日程調整メールを送ったことがない

  • 何に気を付けて日程調整メールを書けばいいのかを知りたい

  • 調整してもらった日程を変更したい時、何を書けばいいか分からない

初めて打ち合わせや訪問などの日程を調整するとき、何を書けばいいか悩む方も多いのではないでしょうか?知らないうちにマナーを欠いて、相手に失礼なメールを送ることは誰もが避けたいものです。

今回は日程調整のメールについて、以下の内容を紹介します。

  • 基本的な書き方

  • 書くときのポイント

  • シーン別の例文

  • 役立つツール

初めての方にも分かりやすいように、多くの例文で解説します。日程調整メールの書き方でお悩みの方は、ぜひ最後までご覧ください。

日程調整メールの書き方

日程調整メールの構成と例文

日程調整メールは相手にストレスを与えず、円滑なコミュニケーションを図れるような書き方をする必要があります。具体的には、以下の7つポイントを押さえて書くのがおすすめです。

  1. タイトル

    タイトルは簡潔に「日程調整のお願い」や「◯月のミーティング調整」など日程を調整したいことが伝わるようにしましょう。タイトルが分かりやすいと、忙しい相手でもメールの内容がわかりやすくなり、読み飛ばされる可能性を減らせます。無関係なワードや曖昧な表現は使わずに、相手が一目で内容を理解できるタイトルにしましょう。

  2. 宛先

    誰宛のメールなのかを明確に記載します。特に関係者が多いプロジェクトだと、自分に関係のないメールとして読み飛ばされる可能性もあります。プロジェクトに関係のない個別の内容が含まれる場合は、個人あてに送りましょう。また宛名には敬称をつけることを忘れず、適切なマナーを守ることを忘れないでください。

  3. 自己紹介

    自己紹介では、所属と役職、名前などを明記し、どのようなつながりがあるのかを簡潔に説明します。関連するプロジェクトや過去の会議の内容も簡単に触れると、相手が自分のことを思い出すきっかけになります。何度かやり取りをつづけたメールの場合は、自己紹介を省略することもあります。

  4. 用件

    日程調整の目的を端的に伝えましょう。「◯◯プロジェクトの打ち合わせの日程調整をお願いしたい」のような形で問題ありません。また日程調整が必要な理由も簡潔に説明しておくと、相手からの協力を得やすくなります。特に相手の会社の上層部に日程を調整してもらう場合は、目的を明確に伝えるのがおすすめです。

  5. 詳細

    こちらから、候補となる日程や時間帯を提示しましょう。また実施方式も、オンラインなのか対面なのかも明記するのがおすすめです。できるだけ複数の選択肢を用意し、相手の都合に配慮するのがポイントです。さらにミーティングの目的や必要な準備もあわせて伝えることで、相手がスムーズに予定を調整できます。

  6. 最後の挨拶

    最後は「ご都合の良い日程をお知らせいただければ幸いです」のように、挨拶を記載します。また「◯日までにお返事いただけると助かります」のように、返信してほしい期限も伝えるのもおすすめです。相手に返信の期限を意識してもらえますので、迅速な対応が期待できるでしょう。

  7. 署名

    自分の連絡先を明記しておくと、相手が返信しやすくなります。名前、所属、役職、電話番号、メールアドレスなどのほか、SNSやウェブサイトのリンクを記載するのもおすすめです。相手が自分についての情報を得やすくなり、円滑なコミュニケーションが期待できるようになります。

日程調整メールを書く時のポイント

ここでは、日程調整メールを書く際に押さえておくべきポイントとして、以下の3つを紹介します。

  • 相手が日程を選べる形にする

  • ミーティングが必要な理由を明確にする

  • オンラインの場合はツールも相談する

ポイントを押さえた日程調整メールは、相手に好印象を与え円滑なコミュニケーションに役立ちます。丁寧に書くことで相手との信頼関係を築くことが可能なので、より効果的なミーティングが実現されるでしょう。

相手が日程を選べる形にする

日程調整のメールはこちらから候補となる日時を提供し、相手が選べるように心がけましょう。「いつだと都合が良いですか?」と聞くのはNGです。具体的には複数の候補日や時間帯を提示します。

また相手の都合を最優先し、忙しい場合は日程を再調整できることも記載すると喜ばれるでしょう。さらに、相手が提案した日程にはできるだけ柔軟に対応し、感謝の言葉を添えてください。

ミーティングが必要な理由を明確にする

なぜミーティングを行いたいのか、理由や目的を明確に伝えることが大切です。例えば、「プロジェクトの進捗確認や今後の方針について話し合うため」といった具体的な理由を述べましょう。

相手もミーティングの重要性を理解しやすくなり、日程調整に協力的になってくれることが期待できます。事前に資料やアジェンダを共有しておけば、相手に準備を促すことができてミーティングの効果が高まりますよ。

オンラインの場合はツールも相談する

オンラインでのミーティングの場合、利用するツールにも配慮が必要です。ZoomやMicrosoft Teamsなど、相手が使い慣れているものを選ぶようにしましょう。

事前に相手の利用可能なツールを確認しておけば、双方が使いやすいツールを選択できます。またミーティングのリンクやパスワードは、できればこちらから提示するのがおすすめです。

オンラインミーティング当日は、接続や音声のトラブルがないように事前にテストしておきましょう。さらにミーティング中に資料を使う場合は、事前に相手に送付するか共有方法を説明しておくことでスムーズな進行ができます。

スケジュール管理にはNottaがおすすめ

もしもスケジュール管理がうまくできずに悩んでいる場合は、自動文字起こしサービス「Notta」の機能を活用しましょう。Nottaのスケジューラー機能はGoogleカレンダーと連携することで、日々の業務で発生する面倒な日程調整を効率化できる機能です。

会議スケジュールを簡単に調整・管理できるので、ダブルブッキングや予定の見逃しを防止します。以下では、初回設定時の手順から利用方法まで解説します。ぜひ参考にしてみてください。

Nottaスケジュール

初回設定の手順

1.Nottaにログイン後、左サイドバーにある「スケジュール」>「初回設定を始める」をクリックします。

2.次に「Googleアカウントでログイン」をクリックします。

3.連携したいGoogleアカウントを選択し、「続行」をクリックします。これにて連携は完了です。

4.候補日程を抽出するカレンダーと予定を登録するカレンダーを選択し、「次へ」をクリックします。

5.お仕事の時間帯を設定後、「完了」をクリックします。

日程調整設定

Nottaはスケジュール管理以外にも、オンライン会議の内容をテキスト化できます。会議後の議事録作成の手間を大幅に効率化できます。

無料でも月120分(リアルタイム文字起こし:1回につき3分まで、音声ファイルの文字起こし:1回につき5分まで)の文字起こしができますので、Notta公式ホームページから試してみてください。

参考:Nottaのスケジュール機能の使い方を画像付きでわかりやすく解説!

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【シーン別】日程調整メール例文7選

ここでは、日程調整メールの例文を7つ紹介します。今すぐあなたのビジネスに今すぐ役立てられるように、すべてコピペできる状態で記載しました。

  • 営業訪問の場合

件名:(相手の企業名)様への訪問日 調整のお願い

株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇と申します。

平素より弊社の業務に対しご厚情を賜りまして、感謝申し上げます。

このたびは弊社の新製品についてご紹介させていただくため、貴社に訪問させていただけないかと考えております。

下記の候補日で、ご都合の合う日程があればご検討いただけないでしょうか。

〇月〇日(火) 10:00~12:00

〇月〇日(木) 14:00~16:00

〇月〇日(金) 10:00~12:00

上記の日程で都合が悪い場合は、お手数ですがお知らせいただければと思います。

その際、ご都合の良い日程もあわせてお教えいただけると幸いです。

お忙しい中恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

(署名)

  • 企業への面接の場合

件名:(相手の企業名)様 面接の日程調整のお願い

株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇と申します。

先日、(相手の企業名)様の(求人名)へ応募をさせていただきました。

このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。

本日は面接の日程を調整したく、ご連絡いたしました。

以下の候補日で面接を実施していただくことは可能でしょうか。

〇月〇日(水) 14:00~16:00

〇月〇日(金) 10:00~12:00

上記日程で難しい場合、他の可能な日程をお知らせいただければ幸いです。

お忙しい中恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

(署名)

  • 社外との打ち合わせの場合

件名:〇〇(プロジェクト名)に関する打ち合わせ日程調整のお願い

〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇と申します。

平素より弊社の業務に対しご厚情を賜りまして、感謝申し上げます。

〇〇(プロジェクト名)に関して、打ち合わせを実施させていただきたく日程調整をお願いいたします。

以下の候補日で、ご検討いただけないでしょうか。

〇月〇日(火) 14:00~16:00

〇月〇日(水) 10:00~12:00

〇月〇日(金) 14:00~16:00

上記の日程で難しい場合は、お手数ですがお知らせいただければ幸いです。

あわせて、ご都合の良い日程もお教えいただければ助かります。

打ち合わせの内容としては、(具体的な打ち合わせ内容)を予定しております。

事前にご確認いただける資料を添付しておりますので、ご参照ください。

お忙しい中恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

(署名)

  • 内部会議の場合

件名:〇〇(会議名)の日程調整のお願い

〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇(部署名)の〇〇と申します。

〇〇に関して、部署間・チーム間での会議をお願いします。

ついては、下記にて日程調整をお願いします。

以下に候補日を記載しますので、ご検討いただけないでしょうか。

〇月〇日(月) 14:00~15:00

〇月〇日(水) 10:00~11:00

〇月〇日(金) 16:00~17:00

上記で都合が悪い場合は、お手数ですがお知らせください。

あわせてご都合の良い日程もお教えいただけると幸いです。

会議の内容としては、〇〇(具体的な会議内容)を予定しております。

事前にご確認いただける資料を添付しておりますので、ご参照ください。

お忙しい中恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

(署名)

  • 候補日が1日しかない場合

件名:〇〇について打ち合わせ日程調整のお願い

〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇(部署名)の〇〇と申します。

平素より弊社の業務に対しご厚情を賜りまして、感謝申し上げます。

このたびは〇〇の打ち合わせについて、日程を調整させていただけないでしょうか。

大変恐縮ですが、〇月〇日(月) 14:00~15:00でお願いできないかと考えております。

担当者のスケジュールが埋まっているため、1案しかご提示できず大変申し訳ございません。

上記日程で難しいようでしたら、〇日以降のご都合の良い日をお知らせいただければ助かります。

どうかご検討のほど、よろしくお願いいたします。

(署名)

  • オンラインでのミーティングを調整したい場合

件名:〇〇についてのオンラインミーティング日程調整のお願い

〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇(部署名)の〇〇と申します。

平素より弊社の業務に対しご厚情を賜りまして、感謝申し上げます。

このたびは〇〇の打ち合わせについて、日程を調整させていただきたくご連絡いたしました。

オンラインで開催したいと考えていますが、下記日程のご都合はいかがでしょうか。

〇月〇日(月) 14:00~15:00

〇月〇日(火) 13:00~14:00

〇月〇日(月) 10:00~11:00

なお、可能であればZoomを使用したいと考えております。

別のツールが望ましいようであれば、その旨をお知らせください。

Zoomで問題ないようでしたら、リンクを発行いたします。

お忙しい中恐れ入りますが、ご検討くださいますようお願いいたします。

(署名)

  • 日程を再調整したい場合

件名:〇〇打ち合わせ日程の再調整について

〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇(部署名)の〇〇と申します。

平素より弊社の業務に対しご厚情を賜りまして、感謝申し上げます。

〇月〇日(月) 14:00~15:00に、〇〇について打ち合わせのお時間を頂戴しておりましたが、急きょ参加が難しくなってしまいました。

つきましては、再度日程を調整させていただけないでしょうか。

せっかくご調整いただきましたのに、お手間を取らせて申し訳ございません。

下記日程のご都合はいかがでしょうか。

〇月〇日(月) 14:00~15:00

〇月〇日(火) 13:00~14:00

〇月〇日(月) 10:00~11:00

上記日程で難しいようであれば、都合が良い日をお知らせいただければ助かります。

勝手を申し上げて申し訳ございません。

どうぞよろしくお願いいたします。

(署名)

日程調整メールに役立つツール

日程調整に役立つツールとしては、「調整さん」や「HubSpot」などのツールを使うのがおすすめです。参加者の空いている日が自動的にリストアップされるツールを使えば、自動的に最適なスケジュール調整ができます。会議に参加してほしい人に予定を聞き出す必要がありませんので、スムーズな調整が可能です。

多くの日程調整ツールには予定を共有できる機能が備わっているため、予定の詳細を説明する手間も省ける点がメリットです。ツール内で生成されたURLを送るだけで、会議の内容や日程、場所などの詳細を共有できます。

ツールを使えば予定を可視化できますので、予定を2重に入れたり忘れたりすることも防げます。また通知機能を活用すれば、わざわざ予定を覚えておかなくてもトラブルを防げます。

日程調整メールに役立つツールは、以下の記事でまとめていますのでご覧ください。

参考記事:【2023年最新】おすすめ日程調整ツール18選!メリットや選定ポイントもご紹介!

よくあるご質問

日程確認のメールの文面は?

御社にお伺いして、1時間程度お時間を頂戴できれば幸いです。

つきましては、以下の日程でお伺いできればと思いますが、ご都合はいかがでしょうか。

(日時を複数記載)

上記日程でご都合が合わなければ調整いたしますので、遠慮なくお申し付けください。

「日程調整」の言い換えは?

「スケジュール調整」「予定の調整」「訪問日時の調整」などがあります。

面接の日程調整のメールの書き方は?

このたび御社の求人に応募いたしました〇〇と申します。

面接のお時間をいただきまして誠にありがとうございます。

以下のとおり希望日時をお知らせいたします。

(希望日時を記載)

お忙しい中恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

面接の日程変更のメール例文は?

〇月〇日(〇)〇:〇~〇:〇にお時間を頂戴しておりました面接につきまして、急きょ〇〇によりお伺いすることが難しくなりました。

勝手を申し上げて大変恐縮ですが、以下の日程で再調整していただくことは可能でしょうか。

こちらの都合でお手数をおかけして大変申し訳ございませんが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

まとめ

今回は日程調整メールの書き方やポイント、シーン別の例文を紹介しました。

内容をまとめると以下のとおりです。

  • タイトルや宛先、自己紹介など必要な項目を入れる

  • 日程を提示する時は複数案にする

  • シーンによって文章を使い分ける

日程調整は自分やメールの相手だけでなく、社内の上司などのスケジュールも確認しなければいけないケースもあります。そのため、タイトルを分かりやすくしたり候補日を複数案提示したりして、少しでも相手の負担を減らせるように心がけましょう。

スムーズな日程調整ができるように、今回紹介した書き方や例文を使ってみてください。さらに効率化したい人には、ツールを使うのがおすすめです。上記の記事を参考に日程調整ツールの活用も検討しましょう。

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