英語で議事録を書く

【完全ガイド】英語で議事録を書く方法を徹底紹介!簡単に議事録を作れるツールも解説

「英語で議事録を書く必要が出てきたんだけど、どこに気を付ければいいの」

「議事録作成が楽になるようなメール例文やテンプレートも知りたいな」

このように考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

英語で議事録を書くのは簡単ではないので、あらかじめコツを押さえて取り組みたい方も多いはずです。

そこで今回の記事では英語で議事録を書く方法を徹底紹介します。

より効率よく英語の議事録を作成したいという方にとって必見の内容です。

 

英語の議事録で必ず書くべきこと

英語の議事録で必ず書くべきこととして、以下の8つが挙げられます。

  1. 会議のタイトル (Title of the meeting)

  2. 開催日時 (Date and time of the meeting)

  3. 参加者名 (Names of the participants)

  4. 会議の目的 (Purpose of the meeting)

  5. アジェンダ・審議内容 (Agenda items and topics discussed)

  6. アクション・アイテム (Action items)

  7. 次回開催日時・場所 (Next meeting date and place)

  8. 報告書に含まれる文書 (Documents to be included in the report)

それぞれの詳細について、順を追って見ていきましょう。

 

1. 会議のタイトル (Title of the meeting)

まずはどの会議なのか分かりやすくするために、タイトルを必ず入れましょう。

会議のタイトルを入れていないと、どの会議なのか分かりづらく読み手が混乱する恐れがあります。

会議のタイトルを入れる場合は以下のような形で入れてみましょう。

  1. Minutes of the May Management Board Meeting.
    5月度経営役員会に関する議事録

  2. Minutes on Improvement of New Content.
    新規コンテンツの改善に関する議事録

 

2. 開催日時 (Date and time of the meeting) 

英語で議事録を作成する場合は、開催日時も明記しましょう。

いつ行われたのか分かりやすいと、読み手側にとって親切です。

見やすいように日付⇒月⇒年の順で記載するといいでしょう。

開催日時を記載する場合の例は、以下の通りです。

June 15, 2022 3:00 p.m. - 5:00 p.m.

2022年6月15日 15時~17時

 

3. 参加者名 (Names of the participants)

英語の議事録を作成する場合は、誰が参加したのか明記しましょう。

多くの人が見る可能性もあるので「会社名、氏名、役職」まで明記すると親切です。

参加者名を記載する際は以下のように行いましょう。

<abc company>

・Jun Matuo(Sales)

・Kanako Itou(Sales Manager)

 

4. 会議の目的 (Purpose of the meeting)

会議の目的が議事録に明記されていると、その会議で目指していることが分かりやすくなります。

会議の目的を明記する場合は以下のように簡潔な形で記載しましょう。

Determination of the selling price of the next service.

次期サービスの販売価格の決定

 

5. アジェンダ・審議内容 (Agenda items and topics discussed)

アジェンダ・審議内容を記載する場合は、結論から書くと読み手のストレスを軽減できます。 

結論を先延ばしにしたアジェンダ・審議内容を書いてしまうと、分かりづらくなってしまうので注意が必要です。 

アジェンダ・審議内容を結論から書く場合は、以下のようにしましょう。

・Matsuo successfully proposed an upsell.(松尾さんはアップセルの提案に成功した。)

・Sales are expected to increase by 10% from next month. (来月からの売上が10%アップする見込みだ。)

 

6. アクション・アイテム (Action items)

議事録には担当者が行うべき次のアクション、次回までに必要なことについても記載しましょう。

「誰が」「いつまでに」といった詳細な情報まで盛り込めると、読み手にとって親切です。

Matsuo will contact you via chat by July 3 regarding the schedule for the next term.(来期の予定に関しては松尾さんが7月3日までにチャットで連絡します。)

All: Please read the attached documents by tomorrow.(全員、添付資料を明日までに読み込んでおいてください)

全員に行動を促す場合は、このように期日を書いておくと分かりやすいです。

7. 次回開催日時・場所 (Next meeting date and place)

議事録を書く際は次回開催日時・場所を明記して、読み手に伝わるようにしましょう。

The next plenary session will take place on August 22.(次の全体会議は8月22日に行われます。)

The location of the next meeting will be in the 1st floor conference room.(次回の会議の場所は1F会議室です。)

シンプルに伝えて、読み手のストレスを軽減できると理想的です。

 

8. 報告書に含まれる文書 (Documents to be included in the report)

報告書に含まれる文書には、議論・質疑応答の内容をシンプルに記載しましょう。

シンプルに記載されていると、読み手側が内容を即座に理解できます。

記載する場合は以下の例を見本にするといいでしょう。

[Discussion points / Q&A]([議論・質疑応答])

What are the improvements that customers are looking for?(顧客が求めている改善点はどこなのか?)

→Improvement of website UI.(→WebサイトのUI改善。)

→Renewal of the entire website design.(→Webサイト全体のデザインリニューアル。)

議事録を作成するときに使う英単語・フレーズ一覧

議事録を作成する時によく使う英単語やフレーズは、ある程度限られています。

以下の表に頻出単語やフレーズをまとめているので、ぜひチェックしてみてください。

頻出単語・フレーズ 意味
minutes 議事録
take minutes 議事録を作成する
take notes メモを取る
make a list リストを作る
go over チェックする
summarize まとめる
circulate 回覧する
submit 提出する

すぐ使える英語議事録テンプレート

議事録テンプレートがあると、業務効率を圧倒的に高めることが可能です。 

テンプレートを配布しているAdobe Expressであれば以下の2つのテンプレートがおすすめです。

テンプレート1

テンプレート2

引用:Adobe Express

 

1つ目のテンプレートであれば、すっきりとしたデザインになっているため、一目で内容を把握しやすいです。 

また、2つ目のテンプレートであれば、見出しの区切れが分かりやすいことから読み手に内容を伝えやすくなっています。

また、Microsoft社のテンプレートも使いやすいのでおすすめです。

Microsoft社のテンプレート

引用:Microsoft

こちらのテンプレートであれば見やすく整えられている上に、色の使い分けも行われているので読み手にとって理解しやすくなっています。 

見やすさを最優先に考慮して、自社に合ったテンプレートを選びましょう。

 英語の議事録をとるポイント

英語の議事録をとる場合は、以下の2つのポイントを理解しておくと業務効率がアップしやすくなります。

1. 文章は簡潔に書く

2. 5W1Hを意識する

伝わりやすさも変わってくるので、それぞれのポイントをしっかりと押さえておきましょう。

 

1. 文章は簡潔に書く

議事録をとる場合は、各項目の詳細を簡潔に書くことが大切です。

いらない情報を盛り込んでしまうと、一気に見にくい議事録になってしまいます。

なくても伝わる部分や、冗長表現があれば積極的に削って読みやすくすることが大切です。

情報の取捨選択を行い、必要な情報を記入しましょう。

 

2. 5W1Hを意識する 

5W1Hを意識できると、さらに読みやすく伝わりやすい議事録に仕上がります。

以下の文例をチェックして、実際の議事録作成に活かしましょう。

  1. What・何が
    Matsuo's suggestion was successful in upselling.(松尾さんの提案でアップセルに成功しました。)

  2. Why・なぜ
    This is because Mr. Matsuo's proposal helped to alleviate the client's concerns.(松尾さんの提案によってクライアントの不安を解消できたからです。)

  3. When・いつ

    The next meeting is September 12, 2022.(次回の会議は2022年の9月12日です。)

  4. Where・どこで

    The next meeting will be held in the conference room on the first floor.(次の会議は1階の会議室で行います。

  5. Who・誰が

    Takahashi of the Technical Department will give an explanation.(技術部の高橋さんが説明を行います。)

関係者に議事録を送付するメール例文

関係者に対して議事録を送る場合は、当日か遅くとも翌日には送りましょう。

議事録を送るのが遅れてしまうと、関係者が不安に感じる場合があります。 

また、議事録を書く際と同じく、シンプルで読みやすい文章を送るように心がけましょう。

Subject: regarding the minutes of the 9/22 meeting

Ladies and gentlemen

Thank you for taking the time today to discuss additional suggestions regarding the system.

Please find attached the minutes of the meeting.

We would appreciate it if you could let us know if you have any questions.

If you have any other questions, please feel free to contact me.

 

Thank you in advance for your cooperation.

Takuya Kato

 

件名:9/22の議事録の件について

皆さま

 

本日はシステムに関する追加提案の件でお時間いただきありがとうございました。

議事録を添付しているのでご覧ください。

ご不明点がありましたらお知らせいただけると幸いです。

その他ご質問などはお気軽にご連絡ください。

 

以上、よろしくお願いします。

嘉藤卓也

英語が苦手でも大丈夫!議事録作成効率を上げる方法 

中には英語が苦手で、議事録の作成にかかる時間を削減したいと考えている担当者の方もいらっしゃるはずです。

議事録を作成する場合はまず文字起こしをする必要があるので、完成するまで時間がかかります。

そこで日本語、英語に対応している文字起こしツールである「Notta」について紹介します。

1. 文字起こしアプリ「Notta」を活用しよう

Notta

【5分間で文字起こしが完了!英語の音声を文字起こしする方法を詳しく解説 | 👉詳しくはこちら】

文字起こしツール・アプリであるNottaは、PCでもスマートフォンでも活用できます。

 デバイス間でデータ共有もできるので、外部の会議に参加してスマートフォンで録音し、オフィスに戻ってPCで作業することも可能です。 

1時間のオンライン会議・インタビュー・対談の音声データが5分で文字起こしできることから、業務効率の向上が期待できます。

企業・団体で300,000人以上がNottaを使用していることからも、信頼性も抜群です。

 120分の無料体験から始めることができるので、以下のページから早速登録してみましょう。

リアルタイム文字起こし:1回につき3分まで、音声ファイルの文字起こし:1回につき5分まで

 https://www.notta.ai/

2. 文字起こし機能を活用する

Nottaで文字起こしを行う際の手順は以下の通りです。

  1. Nottaの公式ホームぺージから右上にある「ログイン」でログインします

    「ログイン」でログイン

  2. 右にある「インポート」をクリックします

    「インポート」をクリック

  3. 任意のフォルダから録音ファイルをドラッグ&ドロップします

    ドラッグ&ドロップ

  4. 「状態」で「完了」と表示されたら文字起こしが完了します

    「状態」で「完了」と表示

  5. 「最近の記録」から文字起こししたファイルをクリックします

    「最近の記録」から文字起こし

  6. 確認してテキストが表示されていたら完成です

    確認してテキストが表示

3. 翻訳機能を利用して英語の議事録作成もラクラク!

翻訳機能を使えば、日本語の議事録を英語の議事録に変換することが可能です。 

翻訳機能を使う場合は、以下の手順で実施しましょう(Nottaアプリのみ)。

  1. 【記録一覧】を確認して、翻訳したいファイルを開きます

    翻訳したいファイル

  2. 【翻訳】を開きます

    【翻訳】を開きます

  3. English(United States)をタップして【完了】をタップします

    English(United States)

  4. しばらくしてもう一度ファイルを開きます

    もう一度ファイルを開きます

  5. 【翻訳済】をタップした後、設定を【原文と訳文】に変更して、翻訳されていれば完了します

    【原文と訳文】に変更して

英語が苦手でもかんたんに英語動画やラジオから最新情報を手に入れる

58言語に対応する文字起こしツールNottaは、英語、韓国語、中国語などの音声を文字起こし・翻訳できます。

Notta文字起こし
decoration
decoration

まとめ

英語の議事録を作る際、難しいと感じる方も多いかもしれませんが、コツを押さえておけば業務効率をアップできます。

頻出単語やフレーズ、5W1Hの把握など、それぞれのコツを理解することで議事録の作成をスムーズに進められるでしょう。

今回の記事では、テンプレートも紹介しているのであわせてご参考にしてください。

ただ、議事録作成をする際は文字起こしが必須となり、人力で全てやろうとするとかなりの時間がかかります。

そこで今回ご紹介した文字起こしツールである「Notta」であれば、文字起こしの時間を大幅に短縮できます。

120分の無料トライアルから利用できるので、まずは使用感を試すことがおすすめです。(リアルタイム文字起こし:1回につき3分まで、音声ファイルの文字起こし:1回につき5分まで

以下のURLからぜひチェックしてみてください

>>無料体験はこちら!<<

to top