会議進行が上手い人の特徴を解説|会議の各段階からデキる会議が達成

会議の進行役は、会議をスムーズに進めるためにも重要な存在です。しかし、この役割を担うことが不安やプレッシャーになる方もいるでしょう。一方で、会議を巧みに進行する人も少なくありません。

では、会議進行が上手い人には、どのような特徴があるのでしょうか。会議進行が上手い人の特徴を知ることで、これまで進行役を避けていた人も、自信を持って会議を進行できるようになります。

本記事では、会議進行が苦手な方に向けて、会議進行が上手い人の特徴や会議の事前準備、会議進行のポイント、会議終了後に必要なこと、スムーズな会議進行に役立つAIツールなどについて解説します。

本記事を読むことで、会議進行のテクニックが身につくだけでなく、会議に関する業務の効率化も可能です。会議の進行が苦手な方は、ぜひともご覧ください。

会議進行が上手い人の特徴

会議進行が上手い人の特徴会議を上手く進行するには、さまざまな能力と技術が必要です。会議には多くの参加者がいるため、コミュニケーションスキルが欠かせません。

また、会議の議題を適切に理解できる優れた洞察力も必要です。さらに、会議の時間を管理する能力も求められます。以下では、会議進行が上手い人の特徴を紹介します。

1

コミュニケーションスキル

会議を上手く進行するには、参加者の反応や感情に注意を払い、柔軟に対応することが重要です。参加者の心理を理解して、議論を目標に向けて導くためには、優れたコミュニケーションスキルが求められます。

日頃から他者の話を注意深く聞き、会話を得意とする人は、会議をスムーズに進行できるでしょう。

2

優れた洞察力

優れた洞察力があることも、会議進行が上手い人の特徴です。会議をスムーズに進行するには、参加者のコメントを的確に捉える洞察力が求められます。

自分が不慣れな話題である場合、議論の内容が理解できず、話が本筋から逸れてしまうこともありえます。参加者の発言を理解し、内容を整理することで、全員の理解を一致させることが可能です。

3

効率的な時間配分の技術

会議進行が下手な人の場合、会議時間が長くなって非効率になる可能性が高くなります。会議を効率的に進めるには、適切に時間を管理できる能力が必要です。

会議を進行する目的は、ただ速く終わらせることではありません。重要な議題には十分な時間を割きつつ、単純な議題に関しては素早く決断を下すようにしましょう。

どの議題にどれだけの時間を割くべきかを見極め、会議の流れを管理できれば、効率的な会議を進められます。

会議の事前準備から心かける

会議の事前準備会議を上手く進行するためには、入念な事前準備も重要です。会議の準備として必要なことは、会議の目的を把握することやアジェンダを設定することが挙げられます。また、自分の役割を明確にすることも重要です。以下では、会議の事前準備について解説します。

1

会議の目的を了解

会議の目的は、最終的に結論を導き出すことにあります。どれだけ充実した議論が交わされても、結論が得られなければその会議は目的を果たしていないと言えます。

そのため、効果的な会議進行には、何のためにその会議が開かれているのか、的を明確に理解することが重要です。目的を明確にしておくことで、話が脱線してもすぐに本線に戻し、結論へと導くことが可能になります。

2

アジェンダを設定

会議の目的を理解できたら、アジェンダの設定を行います。アジェンダは、会議の目的や議論すべき項目などが記された計画表です。

アジェンダを事前に参加者に提供することで、会議の流れや議論のポイントをあらかじめ理解できるようになります。参加者は議題についての準備ができるため、結果として議論がより活発になり、スムーズに進む可能性が高まります。

3

自分の役割を明確

会議に臨む前に、自分の担当する役割を明確に理解しなくてはいけません。会議を主導する立場にある場合、「司会」と「ファシリテーター」とでは役割が大きく異なります。

事前に自分が司会なのか、それともファシリテーターなのかを、明確に把握しておくことが重要です。以下では、司会とファシリテーターとの違いについて解説します。

司会

司会の主な役割は、会議の進行を担うことです。そのため、意見をまとめ上げることなどは行いません。

あらかじめ決められた会議時間を守るように、会議を進める能力が求められます。なお、参加者が多い場合や意見がまとまりにくい会議では、ファシリテーターと司会の双方が参加することがあります。

ファシリテーター

ファシリテーターは、会議において参加者から意見を引き出し、合意に向けて議論を進める役割を果たします。会議の過程では、参加者の思考や感情、相互関係が変わっていくことで、最終的な合意点に至ります。このため、ファシリテーターの役割は単に会議を進行させることだけでなく、参加者同士の対話と協力を促すことに焦点を当てます。

会議進行中のポイントは「時間厳守」

会議進行中のポイント会議を進行する際に、重要になってくるのが会議の時間を守ることです。会議の時間が予定より長くなると意見がまとまらず、ムダな会議になる可能性が高まります。

そのようにならないためにも、会議進行中のポイントは「時間厳守」です。そのためには、会議の初めにゴールとルールを発表することや軌道修正を時々意識する必要があります。以下では、これらの会議進行中の重要ポイントについて解説します。

1

会議の初めにゴールとルールを発表

会議を開始する際には、最初にゴールを明確に設定し参加者に共有することが重要です。これが欠けると、議論が本来の目的から逸脱し、結果として不適切な結論に至るリスクが生じます。

さらに、会議の進行における基本ルールを参加者に予め伝えることも大切です。ルールが設定されていないと、一人の参加者が過度に時間を取ってしまい、会議が不必要に長引くことがあるためです。また、ルールを設けることで、参加者が自由に意見を共有できる環境を整えることができます。

2

軌道修正を時々意識

会議をしていると、参加者の意見が本来のテーマから外れることがあります。そのため、議論が目指すべき方向から逸れないように、議論の軌道修正をすることも必要です。

しかし、意見交換が活発に行われている場合には、その流れを妨げないよう時間管理を柔軟に行い、状況に応じてスケジュールを調整することも求められます。