誰でもわかる！効率的な営業日報の書き方｜テンプレートあり
営業日報について
なんのために必要か知りたい
簡単に使えるテンプレートがほしい
効率的に作成できるツールを知りたい
と悩んでいませんか？
営業日報を毎日作成するのは本当に大変ですよね。
そんな方のために今回は、
営業日報を作成する目的
入れるべき項目
すぐに使えるテンプレート
作成に役立つツール
を紹介します。
この記事は3分程度で読めて、営業日報の必要性が理解できます。
効率的に作成するためのツールも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
営業日報とは
営業日報とは1日の活動内容を記載した報告書類のことです。
内容としては、その日の目標や業務内容、今後に向けた反省点などを記載します。
紙ベースで作成するケースがほとんどでしたが、今ではチャットツールやクラウドを使って作成・報告することも増えました。
SFAなどの、営業支援システムを活用している企業も多いようです。
営業日報は現場をよく知る担当者が作成しますので、現場の生々しい所感も含まれます。
日ごろから営業日報を作成しておくことでノウハウが蓄積され、データベースとして活用できるようになることがメリットです。
また誰でも見られるようにしておくだけで、スキルや知識を水平展開できるツールになります。
わざわざミーティングなどの機会を作らなくても、スムーズに情報共有できる点もポイントです。
営業日報の目的
営業日報の目的は、上司と部下それぞれの観点で考えると理解がスムーズです。
上司は、組織の活動を活発にするために営業日報を活用します。
個人の1日の成果を把握することで、チームとして順調に進んでいる部分やテコ入れが必要な部分が明確にできます。
目標達成のための課題を洗い出すことができ、効果的な改善が可能です。
部下の立場からすると、自分の仕事を振り返る機会として活用できます。
自分の行動が目標に対してどうだったのかを、客観的な視点で把握するのに役立つのです。
継続すれば自分の得意なことや長所、改善点も見えてきますので成長にもつなげられることも忘れてはいけません。
また上司への報告も日報ひとつで済みますので、コミュニケーションコストを下げられる点もメリットといえます。
営業日報に入れるべき項目
営業に入れるべき項目は以下の6つです。
・営業目標
・スケジュール
・業務内容
・成果
・所感
・翌日の目標
ひとつずつ解説します。
・営業目標
営業日報には、その日達成すべき目標を書き入れます。
「20件訪問」や「成約3件」のように、可能な限り定量的な目標をたてましょう。
数値で記入することで、達成できたかどうか明確に判断できます。
・スケジュール
次に記入するのは、その日のスケジュールや業務の流れです。
どの時間帯に何をしたか可視化することで、改善点が見つかる場合もあります。
たとえば訪問先が忙しい時間帯に営業してしまった場合、次は別の時間を選ぶべきであることが明確になります。
・業務内容
業務内容は詳細に記入するのがポイントです。
上司が部下の動きを詳細に把握することで、より効果的なアドバイスができるようになるからです。
特にお客様とのやり取りは、誤解を与えないように詳しく書きましょう。
・成果
その日の成果を記入する際は、良いことだけではなく上手くいかなかったことも記入するのがおすすめです。
上司がチーム全体に共有することで、同じ失敗が繰り返されるのを防げるからです。
もちろん上手くいった成果を可視化すれば、モチベーション維持にもつながります。
・所感
その日の活動に対する所感も大切な項目です。
所感はその日の行動やお客様の反応に対して、どう感じたかを記入します。
単に感じたことだけではなく、その後のアクションにつながるような書き方を心がけてください。
・翌日の目標
翌日の目標を明確にしておくメリットは、優先度をつけてタスク整理ができるようになる点です。
その日の行動や成果を踏まえた目標を定めることでPDCAを回すことにつながり、効果的な改善が期待できます。
すぐ使える営業日報のテンプレート5選【エクセル・ワード】
・すぐ使える営業日報のテンプレート①（エクセル）
画像引用元：welog
「今日の目標」「業務内容」「反省点」「明日の目標」を網羅しています。
シンプルな構成で担当者も書きやすく、上司もフィードバックしやすい内容です。
多くの企業におすすめできるテンプレートです。
・すぐ使える営業日報のテンプレート②（エクセル）
画像引用元：welog
外回りなどの営業職の担当者が書きやすいテンプレートです。
業務内容の欄が「時間」「訪問先」「用件」面談者「内容」「次回訪問」に分かれていますので、営業先での状況が一目でわかります。
右上には上司の確認欄があり、誰が確認したかすぐに把握できるのも特徴です。
・すぐ使える営業日報のテンプレート③（エクセル）
引用元：bizroute
業務内容欄に特化したテンプレートです。
細かく分かれているため、複数の案件を持っている担当者向けといえます。
目標を記入する欄はありませんので、事前に目標を明確にしたうえで備考欄をうまく活用しましょう。
・すぐ使える営業日報のテンプレート④（ワード）
引用元：テンプレートNAVI
「業務概要欄」がありますので、上司が担当者のその日の業務内容を一目で把握できます。
内容欄には時間も書けますので、1日のスケジュールもわかりやすくなります。
反省点・今後の予定を記入する箇所もあり、必要事項を総合的に網羅したテンプレートです。
・すぐ使える営業日報のテンプレート⑤（エクセル）
引用元：bizocean
日報でありながら上部には「今週の主な活動」を記入する欄がありますので、計画的な業務把握に役立つテンプレートです。
「本日の活動」欄も項目が分かれていて詳細を把握できますし、翌日の予定も記入する欄もあります。
営業日報を書く際の注意点と成功させるコツ
営業日報は、具体的かつ長期的な視点で書きましょう。
抽象的な内容だと、チーム内に共有しても他の担当者に活かせなくなってしまいます。
営業日報を読んだ別の担当者や上司が、今後の活動に活かせる日報にするには、具体的に書くことが大切です。
また短期的な視点で書いてしまうと、単なる活動報告で終わってしまうおそれがあります。
単日で見ると上手くいかなかったことでも、長期的には効果があるかもしれません。
成功するためのコツは
・共有性
・将来性
・簡潔性
の3つです。
共有性を高めるためには、チーム全員が簡単にアクセスできるようにすることが必要です。
紙媒体であればファイリングして共有スペースに設置してもいいでしょう。
最近ではクラウド上に保存したり、SFAといった営業支援システム活用している事例も増えています。
営業日報の必要性を全員が理解するためには、将来性も意識しましょう。
そのために上司は、営業日報をチームの活動に反映させる必要があります。
自分が作成した営業日報が組織全体の成果につながれば、継続した日報作成が期待できるでしょう。
簡潔性は、営業日報の作成を継続するために必要です。
記入項目が多すぎるなどの理由で作成に時間がかかっては、担当者のモチベーションも下がってしまいます。
内容を簡素にしたり、選択式にしたりすることで、日報作成の手間を減らせます。
営業日報の作成をより効率的にするためには、便利なサービスを利用することも選択肢に入れておきましょう。
Notta文字起こしサービスを活用して営業日報の作成を効率化
自動文字起こしサービスNottaを活用すれば、効率的に営業日報を作成できます。
Nottaが自動で音声を文字起こしをしてくれますので、商談中のメモが不要です。
そのため話にも集中できますし、日報を書く際も自分で打ち直す必要がありません。
詳細な記録が音声と文字で残っていますので、もし営業日報の内容で上司から質問があってもカンタンに返答できる点もメリットです。
Nottaとは
Nottaとは、104言語の音声を認識できる自動文字起こしサービスで、豊富な処理・編集機能を備えています。
Web版も展開されていますので、アプリをダウンロードしなくても手軽に利用できる点が特徴です。
もちろんスマホでも使えますので、外出先での商談などの音声を文字にしてくれます。
上司に管理者権限を付与することで、簡単に部下のデータにアクセスできますので出張が多い企業でもスムーズな情報共有が可能です。
利用方法
Nottaは以下の3ステップで簡単に利用できます。
Notta Web版にアクセスし、新規会員登録
簡単な質問3つに回答
ワークスペースの「録音開始」をクリック
これだけで、Nottaが音声を自動で文字起こしをしてくれます。
録音中でも誰が話したのかタグ付けできるだけでなく、複数の形式でエクスポートできますので、効率的な日報作成が可能です。
よくあるご質問
日報の種類は？
日報には
・時系列タイプ
・業務内容重視タイプ
・週単位にまとめられるタイプ
があります。
これ以外にも、汎用的に使える一般的なタイプもありますので、自社に合った種類を選びましょう。
日報のダメな例は？
ダメな日報の例は、以下のとおりです。
・成果が把握できない
・課題が抽出できない
・業務内容が可視化されていない
・上司への報告になっていない
どれも日報の目的を果たしていないといえます。
日報は誰のため？
日報は、組織全体のために必要です。
上司にとってはチームの状態把握や目標達成のための課題抽出に活用します。
担当者からすると、上司への業務報告とともに自分を振り返る機会にできます。
PDCA日報の書き方は？
PDCA日報で大切なのは、検証（Check）と改善（Action）に重点を置くことです。
計画（Plan）と実行（Do）はできても、検証と改善まで手が回らないケースがよくあります。
組織全体が、計画がどうだったのかをフォローできるような日報を書きましょう。
今回は営業日報について解説しました。
内容をまとめると以下のとおりです。
毎日作成することで組織のノウハウとして蓄積される
組織的にも個人的にも重要
PDCAを回すために必要
効率的な作成には自動文字起こしサービスNottaが便利
1日の終わりにその日の業務内容を思い出して、詳細に記録するのは大変ですよね。
スマホひとつで音声を文字に起こしてくれるサービス「Notta」を使えば、効率的な日報作成が可能です。
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