議事メモとは？議事録との違いや議事メモの書き方・効率よく取るコツを解説

会議や打ち合わせなどを行った際に、「議事メモ」の作成を指示されたことがある人もいるのではないでしょうか？一般的に会議の際は議事録を作成するケースが多いため、議事メモとは何かや、議事録との違いなどがわからない人もいるでしょう。

本記事では、議事メモの役割や議事録との違い、議事メモの書き方などを紹介します。また、議事メモや議事録を効率よく作成するコツも解説するので、議事メモについて知りたい人はぜひ参考にしてください。

議事メモとは

「議事メモ」は会議の要点や要旨のみを記載したメモであり、「会議メモ」などと呼ばれることもあります。社内での実務的な打ち合わせやミーティングなどにおいて、議事録が不要な場合や、作成する時間が取れない場合などに使われます。

議事メモには決まったフォーマットや書き方がないため、自分に合ったやり方でメモを取っても問題はありません。

ただし、会議の参加者と内容を共有する目的で作成するため、ほかの参加者が理解しやすいメモにすることを心がける必要があります。

議事メモと議事録の違い

議事メモと議事録では、記載する内容が大きく異なります。議事メモが会議の要点や重要事項などを記載したものである一方、議事録は会議の概要や全体像を記したものとなります。

もちろん、状況により議事録が議事メモに近いものとなる可能性もありますが、基本的には要点だけでなく概要を記載したものになると認識しておくとよいでしょう。

また、取締役などの役員が参加するフォーマルな会議の場合は、簡易的な議事メモではなく議事録を作成することが求められます。

議事メモの書き方

会議の要点や重要な部分のみを記す議事メモは、議事録作成の時間が取れない場面などで役立つものです。

ここでは、議事メモの書き方を手順に沿って解説していきます。

1. 事前情報を書き出す

まずは打ち合わせや社内会議などの前に、事前に得ている情報を書き出しておきましょう。

会議のテーマや日時・場所、出席者、論点などを整理して記載しておくと、どのような議論が行われるのかをイメージしやすくなったり、要点を逃してしまったりする事態を防げます。

会議の途中でゴールがわからなくなった際にきちんと修正するためにも、事前にわかっている情報やポイントは整理しておくことが大切です。

2. 重要事項を箇条書きで記載する

実際にミーティング等に参加している際は、内容のすべてをそのまま記載するのではなく、重要事項を箇条書きで記載することがポイントとなります。

会話の内容を一字一句書き出そうとすると、到底会議のスピードに追いつくことはできません。情報をひとつの項目として列挙する箇条書きを使い、要点のみをまとめるようにするとよいでしょう。

また、会議の鍵となる重要な単語や数字などを、忘れずに控えておくことも求められます。

3. 加筆修正・整理して共有する

会議終了後は、議事メモを必要に応じて加筆修正・整理します。決定事項や次回までの課題、論点がクリアになったかどうかなどを意識しながら、要点をまとめましょう。

議事メモは紙とペンを使い手書きで記載しても構いませんが、共有することを考えると、パソコンを使ったほうがスムーズかもしれません。

テキストファイルやWordなどに書き起こすとすぐ編集を行えますし、コミュニケーションツールやアプリを使うことで共同編集することも可能です。

ただし、手書きでメモを取るほうが集中できる場合は、紙とペンを使うとよいでしょう。

議事録の書き方

議事録の書き方も、事前に情報を書き出したり要点を簡潔に書いたりするという点では、議事メモの書き方と同様です。ただし、議論の概略や流れがわかるように記さなければならないことを覚えておきましょう。

一般的に、議事録を作成する場合は過去の議事録の書き方を参考にしたり、職場で使っているフォーマット・テンプレートなどを活用したりするケースが多くなっています。

まずは上司や同僚に社内での議事録の書き方を確認し、特に決まったフォーマットがない場合は、インターネット上にあるテンプレートをダウンロードするのがおすすめです。

そのうえで、下記に記載したような【議事録のルール】を守りながら、わかりやすい議事録に仕上げることを心がけましょう。

【議事録の主なルール】

• 簡潔に書くため「である調」で記載する

• 社内のみで開催した場合は敬称を省略する（ただし、議事録のわかりやすい部分に「敬称略」と記載しておく）

• 主観を入れた書き方は避ける

議事メモを効率よく取るコツ

ここでは、議事メモを効率よく取るコツを紹介します。重要事項をスピーディに確認したい際に役立つ議事メモですが、論点からズレたメモに仕上がっていたり、修正や整理に時間がかかるような状態になってしまっていたりすると、そのメリットを活用できません。

参加者にスムーズに共有し、内容に相違がないかどうかを確認してもらうためにも、議事メモを効率よく取るコツを押さえておきましょう。

自分に合ったやり方でメモを取る

議事メモの書き方には特に決まったフォーマットや手順がないため、自分に適したスタイルでメモを取るとよいでしょう。

例えば、余白をあらかじめ作っておき、アイデアや重要事項などは別で書くようにしたり、手書きで書く場合は重要ワードを色分けしたりする方法が挙げられます。

「手書きで書くのか」「パソコンを使って書くのか」も、メモを取る人の自由です。自分の得意な方法やスタイルに応じて、メモの取り方を工夫してみるとよいでしょう。

図式や記号を活用する

会議のスピードにもよるものの、基本的に参加者の発言をすべて書き留めることは簡単ではありません。そのため、文字で記載しきれない場合は図式や記号を活用するとよいでしょう。

例えば「→」や「・」などを使って図式化したり、重要事項に「※」などの記号を使用するといった自分なりのルールを設けたりすることで、スピーディに議事メモを作成できるようになります。

また、略語を用いたり、パソコンでメモを取る場合はショートカットキーを活用したりすることもポイントです。

テンプレートやツールを駆使する

メモしたい内容に沿ったテンプレートを活用したり、便利なツールを駆使したりすることも議事メモ作成のコツとして挙げられます。

テンプレートを使う場合は、インターネット上からダウンロードしたり、独自のテンプレートを作成できるツールを使ったりするとよいでしょう。

また、メモが追いつかなくなることが不安な場合は、ボイスレコーダーや文字起こしツールを併用するのもひとつの手。ツールを使うことで聞き逃す心配がなくなるだけでなく、会議の振り返りにも役立つでしょう。

議事録を効率よく作成するコツ

ここでは、議事録を効率よく作成するコツを紹介します。議事メモを取るうえでのポイントと共通しているものもありますが、議事録ならではの作成のコツもあるものです。

議事録作成における注意点を押さえておき、スムーズに作れるようにしておきましょう。

5W2Hを意識する

正確な情報や会議の流れを記したり、発言者を明確にしたりする必要がある議事録の作成においては、「5W2H」を意識することが求められます。

5W2Hとは、下記の要素のことです。

• When＝いつ

• Where＝どこで

• Who＝誰が

• What＝何を

• Why＝なぜ

• How＝どのように

• How much=いくらで

上記をもとに論点や発言をまとめたり必要に応じて加筆したりすることで、責任の所在が明らかになるとともに、わかりやすい議事録を作成することにつながるでしょう。

PREP法を活用する

わかりやすい説明につながる「PREP」法も、議事録作成時に活用したいコツのひとつ。PREP法とは、下記の流れで情報を伝える文章構成のことです。

• Point=要点

• Reason=理由

• Example=具体例

• Point=要点

最初に結論を述べることで読み手のストレスが減り、内容が頭に入りやすくなるという効果が期待できます。

簡潔で読みやすい文章を作成する際によく用いられる手法なので、意識して取り入れてみるとよいでしょう。

あらかじめ構成を準備しておく

議事録は、会議や打ち合わせの前にあらかじめ構成を準備しておくことで、スムーズに作成できるようになります。

まずは事前情報をまとめたうえで会議の目的をしっかりと捉え、流れをシミュレーションしてみるとよいでしょう。

そのうえで構成や項目などを作成しておくと、あとはそれらに沿って会議を進めるだけで効率よく議事録を作成できるようになります。

なお、構成を作成する際は、過去に行われた会議の議事録を参考にすることも大切です。

アプリやツールを駆使する

議事メモの作成と同じく、議事録を作る際もアプリやツールを駆使することが効率よく仕上げるためのポイントとなります。

例えば、独自の議事録テンプレートを作れるツールや議事録の共有をしやすくするアプリ、AIを使い自動文字起こしを行うツールなどを活用することで、議事録作成にかかる時間を短縮できるでしょう。

下記記事では、AIを使い自動文字起こしができるツールを中心に、議事録の作成に役立つ15種類のツールを紹介しています。

議事録作成にアプリやツールを用いたい人は、ぜひ参考にしてください。

【2023最新】AI議事録自動作成ツールを15選徹底解説！メリットやコツも解説

Nottaを使って効率的に議事メモ・議事録を作成しよう

議事メモや議事録は、会議や打ち合わせ終了後、できるだけ早く共有することが求められます。会議に参加していない人にすばやく内容を伝えたり、記憶が鮮明なうちに振り返りを行ったりするためにも、当日中もしくは翌営業日には送付したほうがよいでしょう。

議事メモ等を効率よく作成するには、自動文字起こしサービスであるNottaを活用するのがおすすめです。Nottaは高精度の音声認識とAI要約機能を使って、音声ファイルの文字起こしや簡潔な要約を作成できるツールです。

議事メモ・議事録をスピーディーに作れるようになるため、業務効率化につながるでしょう。

Nottaの機能についてくわしく知りたい人は、ぜひ下記の記事もあわせてご覧ください。

【口コミあり】Nottaの主な機能6つと使い方を解説！

まとめ

「議事メモ」は会議の要点や要旨のみを記載したメモで、議事録が不要な場合や作成する時間が取れない場合などに活用されます。

決まったフォーマットや書き方がないため、自分に合ったやり方で作成できる点が特徴です。ただし、重要事項を箇条書きで記載するなど、ほかの参加者が理解しやすいようなメモにする必要があります。

議事メモや議事録を効率よく作成するコツを覚えておき、会議や打ち合わせ終了時にスムーズに共有できるようにしましょう。