会議のレジュメとは？「アジェンダ」などとの違い、レジュメの書き方やポイントについて解説

ビジネスシーンにて、上司や先輩などから会議のレジュメ作成を頼まれることはよくあるのではないでしょうか？

しかし、「会議のレジュメ」がどのようなものなのかをよく知らなかったり、「アジェンダ」などの用語との違いがわからなかったりする人も少なくはないでしょう。

そこで本記事では、会議のレジュメの概要や、「アジェンダ」・「議題」などとの違いについて解説します。記事の後半では、レジュメをわかりやすく書くポイントや議事録作成に便利なサービスなども紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

会議のレジュメとは？

「レジュメ」とは簡単にいうと「文章を要約したもの」であり、ビジネスシーンだけではなく論文や就職・転職など、さまざまなシーンにおいて使われるものです。

会議においては会議の目的やテーマ、当日のスケジュール・参加者の氏名などをまとめる目的でレジュメが使われることが多く、用意しておくことでさまざまなメリットを享受できます。

レジュメと「アジェンダ」や「議題」の違いとは？

会議やミーティングなどをする際によく聞く言葉として「アジェンダ」や「議題」が挙げられますが、「レジュメ」との具体的な違いがよくわからない人もいるのではないでしょうか。

そこでここからは、レジュメと「アジェンダ」や「議題」との違いについて解説していきます。それぞれの持つ役割や意味などを正しく理解しておき、会議の準備を円滑に行えるようにしておきましょう。

レジュメと「アジェンダ」の違い

「アジェンダ」は、英語で「予定表」や「協議事項」という意味の言葉です。ビジネスシーンで使われる場合は、会議で話し合うべき項目のリストや予定している内容をまとめたものである場合が多く、レジュメより記載内容が少なくなるケースもあるでしょう。

ただし、これは狭い意味でアジェンダを使った場合の内容です。広い意味では会議の進め方や参加者の氏名など、レジュメにも記載するような内容を記す場合があることを覚えておくといいでしょう。

レジュメと「議題」の違い

「議題」とは、会議において協議すべき具体的な題目のことです。会議における一つひとつのテーマを指しており、アジェンダやレジュメに必ず記載されるものが議題であるともいえるでしょう。

なお、似た言葉に「議案」や「議事」などもあり、「議案」が審議・決定すべき具体的な提案、「議事」が「審議すること」そのものや審議すべき事柄を指す言葉となっています。

会議にはなぜレジュメが必要？

会議や商談などをする上で準備することが多いレジュメですが、そもそもなぜ会議にはレジュメが必要なのでしょうか。

ここからは、会議にレジュメが必要な理由を3つの項目に分けて解説していきます。

速やかに会議のテーマを把握してもらうため

参加者に事前に会議のレジュメを渡しておくことで、会議のテーマや議題などを把握してもらいやすくなると考えられます。

要点がまとめられたレジュメは、会議への準備や自分の意見・アイデアなどを整理するのに役立ち、限られた時間で建設的な話し合いができるようになるでしょう。

また、各々が会議のテーマを把握することで密度の高い議論ができるとも考えられ、会議の生産性が上がることも期待できます。

無駄な会話や話し合いなどを避けるため

会議における目的やゴールなどが明確になっていない場合、議題から脱線してしまったり無駄話が続いてしまったりすることも少なくはありません。貴重な仕事時間を割いて会議を開催するため、できればこのような状態は避けたいものですよね。

その点、レジュメがあれば話し合うべき内容やスケジュールが共有された状態となるため、議題から外れたり雑談をしてしまったりする可能性が低くなると考えられます。

会議を時間内に終わらせたり議題に集中してもらったりするためにも、レジュメはできる限り用意しておいたほうがいいでしょう。

手元にあると進行しやすくなるため

会議の内容をまとめたレジュメは、会議に参加する一人ひとりのメンバーだけではなく、進行役にとってもメリットがあるものとなります。

当日の進行予定や目安となる時間などを記載しておくことで、各議題にどれくらいの時間をかければいいのかなどがイメージしやすくなるでしょう。

可能であれば、何時からどの項目について議論するのかまで記しておくことで、段取りが組みやすくなると考えられます。

会議のレジュメの書き方

準備しておくことで、効率的に会議を進めたり生産性を向上させられたりする会議のレジュメ。ここからは、その具体的な書き方を紹介しますので、ビジネスシーンにてレジュメを作成する際にぜひ参考にしてください。

開催日時や場所などの基本情報を記載する

会議のレジュメを作成する上で不可欠な要素の1つが、開催日時や場所などの基本情報です。特に社外の人と会議をする場合、当日のトラブルを避けるためにも、日時や場所などをわかりやすく記載しておく必要があるでしょう。

また「来年度の予算について」などのように、会議全体の内容を考慮した上でわかりやすいタイトルを記しておくことも大切です。

ひと目で「いつどこで、どういった内容の会議をするのか」ということを理解してもらいやすくするためにも、基本情報を整理した上で書いておきましょう。

出席者の氏名や会議の議題を記載する

タイトルや日時・場所などを書いたあとは、出席者の氏名や会議の議題などを記載していきます。

特に、議題は会議の目的ともいえるものなので、箇条書きを使うなどしてわかりやすくまとめておくといいでしょう。

大きな会議や顧客なども含めた商談の場合は、見出しやレイアウトを調整するなどして、視覚的に興味を持ちやすい内容にすることもポイントです。

会議のレジュメ用のテンプレートを紹介しているサイトも少なくはありませんので、目的にあったものを探してみるといいでしょう。

目次や予定時間を記載する

わかりやすいレジュメに仕上げるためには、目次や予定時間を記載することも重要です。会議の内容を目次をつけて要約しておくことで、参加者が全体的な流れを理解しやすい状態となります。

参加者のモチベーションや目的意識の向上のためにも、目次によって見やすくまとめられたレジュメを作るといいでしょう。

また、可能であれば議題ごとの予定時間も記載しておくことで、話が脱線してしまったり1つの議題に時間がかかりすぎてしまったりすることを防げます。

配布予定の資料について記載する

当日レジュメ以外の資料を配布する場合は、一つひとつの配布資料についても記載しておきます。

特に、配布する資料が多かったり規模の大きな会議を開催したりする際は、スムーズに進行するためにも資料情報をまとめておくほうが無難です。

なお、会議開催までに時間の余裕があれば、あらかじめ参加者に資料を配布しておくのも1つの手でしょう。

会議のレジュメを作成する上でのポイント

参加者が会議の流れ・目的を把握しやすくなったり、遅滞なく会議が進行したりするなど、レジュメを準備することには多くのメリットがあります。

しかし、必要な内容や情報等を記載したとしても、わかりにくいレジュメになってしまっていると逆効果になってしまう可能性も。

ここからは会議のレジュメを作成する上でのポイントについて解説しますので、要点を抑え、読み手に伝わりやすいレジュメを作れるようにしておきましょう。

細かく書きすぎないようにする

会議のレジュメにはさまざまな必要事項を記載する必要がありますが、あまりにも細かく書きすぎることはおすすめできません。

レジュメはあくまでも「要約したもの」であるので、必要なことは書きつつも、シンプルに仕上げるようにしたほうがいいでしょう。

具体的には、1枚の用紙に収まる程度の文量を記載し要点を絞った上でまとめると、わかりやすいレジュメになるといわれています。

必要に応じて箇条書き等を使う

レジュメのわかりやすさは、レイアウトやデザインなどによっても左右されるものです。ただ文章が続いているものより、小見出しや箇条書きなどが入っている書類のほうが目を通しやすいですよね。

したがって、同じ分類の項目などを羅列する場合は、箇条書きにしたり番号を振ったりするほうが伝わりやすくなります。

読み手の気持ちを考え、頭に入りやすいレイアウトを意識した上でレジュメを作成するといいでしょう。

重要な部分を強調する

読み手に伝わりやすいレジュメを作成することは、もちろん大切なことです。しかし、特に顧客や取引先と会議をする場合、意識してほしい項目や伝えたいポイントなどを入れたいケースもあるでしょう。

そのような場合は、会議における重要な部分を強調して記載する方法がおすすめです。例えば、伝えたいメッセージやアピールしたいことなどがある場合、事前にピックアップしておきレジュメに記載しておきます。

ただし、あまりにも多くの要素を入れすぎるとわかりにくいレジュメになってしまうため、重要なポイントのみに絞るようにしましょう。

会議の議事録作成にはNottaが便利！

読み手に伝わりやすいレジュメを作ると、会議自体はスムーズに進められるものです。しかし、会議後の議事録作成に多くの時間と労力がかかってしまうケースも多く、頭を抱えている人もいることでしょう。

そのような人におすすめのツールとして、AIの音声認識などを用いた文字起こしサービス・アプリが挙げられます。

「Notta」にはリアルタイム文字起こし機能やテキストの編集機能、多様な形式による保存・共有機能などが備わっており、活用することで文字起こしにおける負担を軽減できるでしょう。

議事録作成や社内・社外での共有を効率良く行いたい人は、ぜひ一度「Notta」の利用を検討してみてください。

適切なレジュメを作り効率良く会議を進行させよう

「レジュメ」とは「文章を要約したもの」であり、会議においては会議の目的やテーマ、当日のスケジュールなどをまとめる目的で作成されます。

会議のレジュメがあると参加者が速やかに会議のテーマを把握できたり、限られた時間内で効率良く会議を進めたりすることにつながるため、できるだけ用意しておくといいでしょう。

わかりやすいレジュメを作ったり議事録作成に便利なサービスを使ったりして、会議の準備から終了まで効率良く作業を進めていきましょう。