【業務効率化】会議本来の在り方は?会議進行のポイントとオススメツールを解説

日々業務を遂行するなかで、認識の共有や改善点の洗い出しを行うために「会議」は必要不可欠と言えます。

そんな会議ですが、ただ闇雲に実施すれば良いわけではありません。

会議を実施したものの、話がまとまらなかったり無駄な会話が会議を妨げてしまったりして効率的に実施できていないと感じたことはないでしょうか?

「そもそも会議の在り方って何だろうか?」

「どうすれば会議を効率的に実施できるのだろうか?」

とお考えの方に向けて、本記事では会議が非効率となってしまう理由や影響、会議の在り方や効率的に会議を進行できるポイントやツールをご紹介します。

会議の在り方を知り、効率的な会議を実施したいとお悩みの方はぜひ最後までご覧ください。

無駄な会議が業務の質を下げてしまう理由

会議を実施したはいいものの、業務の質を下げてしまい意義のない会議になってしまうことは少なくありません。

ここからは無駄な会議の課題と影響について解説していきます。

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無駄な会議が直面している課題

無駄な会議が直面している課題は多く、そのどれもが会議の質を大きく損なう要因となっています。

主な課題としては以下の通りです。

  • 課題① 目的の不明確さ:会議が開催される目的が明確でない場合、参加者は会議の方向性や議論の焦点を見失うことがあります。結果として、議題が漠然としていたり、話が散漫になってしまう可能性があります。

  • 課題② アジェンダの欠如:会議のアジェンダが十分に整備されていないと、議論が途中で逸れてしまったり、重要な話題について討論できなかったりしてしまい、議論が不十分なまま終わってしまうリスクがあります。

  • 課題③ 参加者の適性:適切な参加者がいない場合、会議のテーマに対して必要な情報や意見が欠けてしまい、意思決定が遅れてしまいます。

  • 課題④ 時間の浪費:会議が長引いたり、議論が不毛になったりすると、参加者の時間を浪費してしまいます。その結果、仕事に取り組む時間が減少し、業務の遂行に支障をきたす可能性があります。

これらの課題が解消されないまま会議が進行されると意義のある会議とならず、業務の効率性が低下してしまいます。

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無駄な会議がもたらす悪影響

無駄な会議による悪影響は会議中のみならず、業務全体に及びます。

以下で、主な悪影響について解説します。

  • 悪影響① 業務の遅延:無駄な会議に時間を費やすことで、本来の業務に取り組む時間が減少し、業務の遂行の遅延に直結します。

  • 悪影響② モチベーションの低下:意義のない会議に参加することで、従業員は時間の無駄であると感じてしまい、会議やその後の業務に対するモチベーションが大幅に低下してしまいます。

  • 悪影響③ 意思決定の遅延:会議が非効率的に進行すると、決めるべきことが迅速に決まらず、意思決定が遅れてしまいます。重要な決定が先送りされると、本来の目的が達成されないうえに業務の進行に支障をきたしてしまいます。

  • 悪影響④ 情報の欠落:適切な参加者が不足している場合、会議のテーマに対して必要な情報や意見が出ずに重要な情報が欠落したまま会議が進行してしまい、間違った判断や決定が下されるリスクが高まります。

  • 悪影響⑤ コミュニケーションの悪化:無駄な会議が続くと、参加者間で不満や不信感が募り、チーム全体の雰囲気が悪化してしまう危険性があります。

上記のような悪影響は従業員の業務の質、モチベーション、人間環境を悪化させてしまうため、問題があると感じたら即座に対策を練る必要があります。

そもそも効率的な会議の在り方は?

ここまで非効率的な会議が持つ課題や悪影響について解説してきましたが、そのようなリスクはどうすれば回避できるのでしょうか?

ここからは会議を実施する際に意識することとして、効率的な会議の在り方について解説していきます。

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全参加者が目的(ゴール)を意識している

効率的な会議を実施するためには、全参加者が会議の目的やゴールを明確に理解していることが重要です。

会議の目的が明確であれば、参加者間での議論や意思決定が迅速に行われ、会議の進行もスムーズになり、無駄な議論や時間の浪費といったリスクを防げます。

また会議の司会者は、全員が共通のゴールに向かって議論を進めるよう促すことで、より会議の目的やゴールを意識できるようになります。

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誰もが意見を発信できる環境が構築されている

効率的な会議を実施するには、参加者が自由に意見を発信できる環境の構築も求められます。

全参加者が積極的に会議に参加し、自身の意見や提案を率直に表明できるような環境が整っていると、多様な視点やアイデアが生まれ、より豊かな議論が展開されるのです。

会議の参加者は自分の意見を押し通すのではなく、誰もが平等に発言の機会を得られるよう配慮し、活発な議論が行われるように意識しましょう。

また、異なる意見や意見の対立が生じた場合には建設的なディスカッションを促進し、円滑な意思決定に導くためのファシリテーションも重要となります。

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報告ではなく、意思決定を重要視している

効率的な会議では、単なる情報共有や報告だけでなく、全参加者の合意のもとに成り立つ意思決定を重視します。

そのため、会議中は淡々と資料を読み上げるのではなく、会議に参加するすべての人が積極的に会議に参加し、意見を交換し、最終的な決定に向けて進んでいくことが求められます。

また、意思決定が行われた後は、責任者や担当者が行うべきアクションプランを設定し、迅速に行動に移せるようにしましょう。

これにより、会議が単なる情報収集の場ではなく具体的な成果を生み出す場として活用でき、有意義な会議となります。

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時間管理のためのシステムや手順が確立している

会議を時間通りに進行できれば、参加者の時間は最大限に活用され効率的な会議が実現できます。

例えば、会議の開始前にアジェンダが用意されて各議題に時間を割り当てたり、進行役が各議題を予定通りに進行するように調整したり、タイマーやスマートフォンのアラーム機能を活用したりすれば時間の管理が容易となります。

また、時間内で解決できなかった議題については次回の会議で取り扱うことを決定し、それに向けての準備を促せば、日々の会議にメリハリがつくでしょう。

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効果的な会議進行のポイント5つ

ここからは実際に効率的な会議を実現するためのポイントを5つご紹介します。

「効率的な会議の在り方について理解はできたけど、どうすれば実現できるのだろう?」とお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

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明確な目標の設定をする

明確な目標を設定することは、会議が効果的に進行するために最も重要なポイントです。

参加者が会議の目的を理解し、議題・テーマに焦点を当てることができるように、会議の目標を明確に示しましょう。

また、目標は具体的で実現可能なものであり、会議の成功基準を定義してあげれば、参加者はその達成に向けて効果的に議論し、意思決定を行うことができます。

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アジェンダを作成する

効果的な会議を進行するためには、事前にアジェンダを作成することが重要です。

アジェンダは会議の日時や場所、目的や議題、進行順序や予定時間を記載して会議時のイメージができるような資料にすることを心がけましょう。

また、アジェンダを事前に参加者と共有することで、議題に対する意見や提案を事前に準備することができ、効率的な会議に役立ちます。

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適切な参加者を選ぶ

活発な会議実現のために、参加者は会議の目的や議題に関連する知識や専門性を持っている必要があります。

会議の主催者は事前に適切な参加者を選んでおけば議論が適切な方向に進むため、意思決定が迅速かつ効果的に行われます。

また、適切な参加者が多ければそれだけ有意義な会議となる可能性はありますが、参加者が多すぎると議論が混乱しやすくなり、効果的な意思決定が難しくなってしまうでしょう。

そのため、必要な情報と知識を持つ参加者をできるだけ厳選することが重要です。

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会議への積極的な参加を促す

参加者が積極的に意見を述べられるようなファシリテーションスキルの活用や会議の工夫をすることも、効果的な会議進行のポイントのひとつです。

例えば「参加者の意見や考えを尊重する」「参加者の意見を否定しない」といった考え方で司会進行すれば、参加者は意見を発信することに抵抗がなくなり意見発信のハードルが下がるでしょう。

また、いきなり議題について話すのではなく、アイスブレイクとして雑談などを行いコミュニケーションを促進したり、グループディスカッションやワークショップ形式を採用して積極的に議論に参加できる環境を構築したりするのもよいでしょう。

上記のポイントを踏まえれば、会議の参加者が積極的に参加でき、意見の多様性や創造性が高まって有意義な議論が実現できます。

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議事録の作成と共有を徹底する

議事録は会議の内容や意思決定された事項を記録するための重要な文書です。

会議中は議論のポイントや意見、決定事項などを適切にまとめておき、会議終了後はできるだけ早く議事録を作成することで、漏れのない正確な議事録が作成できます。

また、議事録には会議の内容はもちろんのこと、アクションアイテムや次のステップについても記録すれば、誰が何をすべきかが明確となり、目的達成のための指針となるでしょう。

議事録作成後は内容を参加者と共有し確認してもらうことで、認識齟齬による業務トラブルといったリスクを防げます。

関連記事 知らないと損!会議効率を「劇的に」改善する5つのコツ【業務改善事例】

効率的な会議にはAI会議アシスタント「Notta」がおすすめ!

先述した通り、会議では「積極的な参加」「議事録の作成」が重要なポイントとして挙げられます。

しかし、積極的に参加してしまうと議事録がおろそかになってしまいますし、かといって議事録作成に集中してしまうと会議には積極的に参加することが難しくなってしまうでしょう。

そこで、ここからは会議の「積極的な参加」と「議事録の作成」が両立できるようになる便利なAI会議アシスタント「Notta」をご紹介します!

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AI会議アシスタント「Notta」とは

ノッタのホームページNotta」は言語ごとに最適なAI音声認識エンジンを駆使し、高精度かつ自然な文字起こしができるAI会議アシスタントツールです。

高性能な文字起こし機能に加えて、日程調整や画面録画、AIによる文章要約やアクションプランの自動生成といった機能を搭載しているため、より効率的な会議を実施したいと考えている方に最適なツールです。

また、「SSL」を用いた暗号化通信技術により強固なセキュリティを実現しており、外部に漏れてはいけない会議の内容でも安心してご利用いただけます。

PCで利用できるWeb版やスマートフォンで利用できるアプリ版も提供されているため、場所を選ばずに活用できる点も大きな魅力です。

参考:「Notta」公式ホームページ

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会議において「Notta」ができること

会議において「Notta」を上手に活用することで、以下のメリットを得られます。

  • 「日程調整機能」で参加者全員のスケジュールを自動で調整して、無理のない会議を実現

  • 「自動文字起こし機能」で会議の内容を素早く文章化して、リアルタイムで議事録を作成

  • 「画面録画機能」であとから会議を振り返る際に、文字だけでは伝わらない場の空気や発言時の感情を詳細に読み取ることが可能

  • 「AI要約機能」で会議内容の要点を自動で洗い出し、ポイントとなる点を瞬時に把握

  • 「アクションアイテム自動生成機能」で会議の結果、誰が何をすべきかをAIが自動で生成

これらのメリットによって、効率的で漏れのない議事録作成ができ、会議にも積極的に参加ができるようになります。

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「Notta」で議事録自動作成とAI要約する方法

ここからは、NottaのAI要約機能を実際に使うときの前提条件やAI要約する方法を画像付きでわかりやすく解説していきます。

利用前提

AIの要約機能を利用する前に、以下の3つの条件を確認しておきましょう。

  1. テキストが400文字未満の場合、文字起こし結果の要約はできません。

  2. 情報が不十分な場合、正しく要約できない可能性があります。

  3. 記録に対して「フルアクセス」や「編集可能」のアクセス権をお持ちの方は要約ができますが、記録に対して「閲覧のみ」のアクセス権をお持ちの方は要約ができません。

上記の通り、できるだけ長文で意味のある文章でなければ要約ができません。

また、権限も「閲覧のみ」の場合は、編集だけでなく要約もできない点には注意が必要です。

AI要約する方法

  1. Nottaにログイン後、ホーム画面で「録音開始」ボタンをクリックして自動文字起こしを開始します。

    リアルタイム文字起しを開始

  2. 文字起こし完了後、必要に応じてAI要約部分の「スタンダード」、「インタビュー・面接」、「商談」の3つのテンプレートから選択してクリックします。

    AI要約をクリック

  3. クリックすると、右側の文字起こし内容に基づき、デフォルトテンプレートを利用し、要約文が生成されます。

    AI要約結果

以上がNottaのAI要約機能の利用手順です。

非常にシンプルな操作で要約ができるため、Nottaを初めてご利用いただく方でもスムーズに要約ができます。

ぜひ、これを機に会議の場でNottaをお役立ていただければ幸いです。


まとめ 無駄な会議とサヨナラ

本記事では会議が非効率となってしまう理由や影響、会議の在り方や効率的に会議を進行できるポイントやツールをご紹介しました。

普段から業務内で頻繁に実施される会議ですが、なかには無駄と感じてしまう会議もあるかと思います。

そんな会議では、そもそも会議の在り方について考えて、どのように改善すべきかを検討したり、AI会議アシスタント「Notta」を導入したりして効率化を図ってみましょう。

本記事が、無駄な会議削減や業務効率化のための第一歩となれば幸いです。

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