知らないと損！会議効率を「劇的に」改善する5つのコツ【業務改善事例】
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・「朝イチから会議。議事録も書かないと・・」
・「前の会議がやっと終わったと思ったら、次の会議の準備・・」
・「会議参加者のスケジュール調整だけで午前中が終わりそう・・」
「会議地獄」に囚われて、本来の業務に時間を割けない状況は、意外と多くの人が経験したことがあるのではないでしょうか。
会議といっても、事前準備から始まり、スケジュール調整・会議室の予約・議事録の作成など、会議にまつわる業務はさまざま。頻繁に行われる会議にエネルギーが裂かれてしまうのも頷けます。
今回は、業務効率改善のカギとなる「会議の効率化」について、効率化によって得られる効果や、効率化対策を深掘りしていきます。今すぐにできる具体的なポイントを解説していきますので、少しでも効率化を進めたい！という人は、ぜひポイントをチェックして実践してくださいね。
非効率になっている原因は「無駄な」会議
もちろん、会議が全て業務効率に悪影響を与えているわけではありません。重要な意思決定をするとき、多くの人の意見を聞かないと前に進めない時など、「必要な会議」ももちろん存在します。
業務非効率の原因になっているのは、「無駄な」会議。
・「目的はわからないけど、上司がやりたいと言っているし…」
・「なんとなく会議をすれば仕事した気になるから…」
・「なんとなく人と話していると安心するから…」
そんな「なんとなく」の会議が、チームの時間と労力を奪うのです。結果、他の大事な業務へ費やすべきエネルギーと時間が足りなくなり、パフォーマンスが落ちてしまう・・このような「負のループ」へ陥ってしまうほど、無駄な会議は業務効率の大敵です。
実際、複数分野の数百人の経営者にインタビューしたところ、「会議に労力を奪われている・圧倒されている」と回答。
時間の観点からも、過去50年間で会議の長さと頻度は右肩上がりで、1960年代には週10時間だった経営会議参加時間がなんと平均23時間まで跳ね上がったことを示している調査もあります。中には、予定されていなかった臨時会議の時間も含まれます。
複数の業界の182名のシニアマネージャーを対象に行った調査では、
・65％が「会議が仕事完遂の妨げになっている」と回答、
・71％が「会議は非生産的で非効率的」と回答、
・64％が「会議は思考力の無駄遣い」と回答しました。
上記の調査結果から、会議時間が以前と比べて長くなっているだけではなく、その事実に対して「非効率的」と感じている人が非常に多く存在するという事実がわかります。
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なぜ効率化すべき？会議効率化で得られる効果とは
無駄な会議を排除し、さらに会議の効率化を図った場合、どのような効果が得られるのでしょうか。
会議の方法を見直してから3ヶ月後にシニアマネージャーを対象に行った調査では、下記の改善結果が見られています。
・社員やチームの協調性改善（42％増）
・発言や意見共有による心理的安心感（32％増）
・チームパフォーマンス向上（28％増）
また、会議効率改善の影響は組織外でも見られ、ワークライフバランスの満足度は62％から92％に大幅改善しました。
会議効率化によって、単純に他の業務に費やせる時間や労力が増えるだけでなく、仕事のパフォーマンスや、ひいてはプライベートまで充実するという結果になりました。
【具体例】会議効率化のコツ5つ
では、具体的にどのように会議を効率化できるのか？５つのコツを解説していきます。
① 「本当に開催する必要があるか」見極める
第一ステップかつ、一番重要なポイントです。
「会議が必要かも…」と思った時や、すでに定例になっている会議について、「その会議は本当に開催する必要があるのか」自問してみましょう。
見極めるポイントとしては、「会議を通して何をしたいのか」明確にしてみることです。
例えば、
・情報をみんなに共有したい →会議で議論する必要は無い → メールや電話で共有すればOK
・不明点を解決したい →会議でみんなに聞く必要はない →メールや電話、チャットで聞いてみればOK
など、会議を通して一体何をしたいのか、というポイントに立ち返ってみることで、会議の必要性が見えてきます。
必ずしも必要でない場合は、大勢に発信する場合はメールに切り替えたり、個別で済む場合は電話やチャットでパパッと済ましたりと、適切な代替方法に切り替えましょう。
また、開催自体は必要だけど、部分的には改善できるかも・・というケースもあります。
そういった場合は、本記事で紹介する他のポイントを活用して効率化を図って見ましょう。
② 「本当に参加すべき」参加者を選定する
会議の開催が決まったら、次にすべきは「参加者の選定」。
必要なメンバーのみ集めることで、会議自体を効率化できるだけでなく、関係のないメンバーの時間を奪うことを防げます。
基本的には、意思決定に必要な人物か？必要な情報提供ができる人物か？というポイントでメンバーを選定し、
「情報を共有しておいた方がいいから…」という理由でメンバーは加えないようにしましょう。情報共有は、後ほど議事録を共有すれば十分です。
③ 会議時間を管理する
会議中に気をつけるべきポイントの一つは、タイムマネジメント。
１つのトピックに人間が本当に集中できるのは、10分から20分程度の短い時間です。
意識して会議時間をできるだけ短くする、例えばどうしても50分を超えるような長い会議になるときは休憩を挟むなどして、会議に参加しているメンバーが最良のアウトプットを出せる環境を作ってあげることが大事です。
④ 議事録で次のステップを共有
会議中に到達した結論について、全員がしっかりと理解していることが重要です。ここが疎かになっていると、せっかく開催した会議の意味がありません。
会議内容の把握で役に立つのは、やはり議事録。今後の目標や次のステップなど、大事なポイントを一目で見返せるように、簡単でいいので議事録を残しておきましょう。
「議事録にどうしても時間が取られすぎる・・」という人は、例えば自動文字起こしが可能なアプリNottaなどを活用するのも手です。
会議内容を自動で文字起こししてくれるので、後でパパッと手を入れるだけで詳細な議事録を作ることができます。多言語対応しているので、海外との会議でも活躍。また、他人とのデータ共有やクラウド保存も可能で、使い方を工夫することでさらに業務効率化に繋げることができます。
⑤ ゴールまでの進捗確認
前のステップで結論を全員と共有した後は、ゴールに向かってどのくらい進んでいるか？という進捗状況を把握し、ゴール達成まで定期的に関係者に報告しましょう。
そうすることで、軌道修正が必要な場合は周りからアドバイスがもらえたり、トピック自体が忘れ去られて「あれって結局どうなってるんだっけ・・」という会議自体が無駄になってしまうような状況を避けられます。
定期報告する担当者を明確に決めておくことも重要ですね。
まとめ：意識して業務効率化を！
業務効率化について、会議の方法の観点から解説しました。
効率化を図るにはいろんな角度からのアプローチが可能ですが、実際に会議が多くの人の負担になっているのも事実。会議をできるだけ有意義なものにすることで、結果的に他の仕事に対するパフォーマンスも上げることが可能なほど、会議はエネルギーを取られてしまうものです。
今回解説したポイントを元に、まずは「この会議って本当に必要なのかな？」と疑ってみることから始めて見てください。
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