議事録作成の負担を軽減！！ 社外でも社内でも会議の効率が大幅UP！！
建設コンサルタント事業を中心に、主に社会インフラに関する業務を行う八千代エンジニヤリング株式会社。 ここ数年でフレキシブルな働き方として、現場からの業務効率化の声を取り入れ、全社的なDX推進に積極的に取り組まれている。そのDX推進の一環として、議事録作成ツールNottaを導入。
八千代エンジニヤリング株式会社
課題
2時間ほどの会議が週に５～６回程あることもあり、議事録の作成には時間がかかる。
ボイスレコーダーの録音データを、PC保存する作業や共有作業が非効率と感じる。
会議を進行しながらメモを取ることが難しく、重要な情報が失われてしまう。
webの活用によって、会議の頻度が多くなったこともあり、社員から文字起こし業務に対する効率化要望の声があった。
解決策
議事録作成のたたきとなる会議文字起こし作業をNottaに代行させる。録音データをクラウドに保存する。
会議をリアルタイムに文字起こししながらタグ機能でメモを取る、または重要なポイントをマークする。
会社全体で統一ツール（チームプラン）を契約し、社員個別の精算作業が発生しないようにする。
効果
打ち合わせの議事録作成が大幅に効率化され、会議後の議事録下書き作業時間が短縮され、打ち合わせ議事録作成が大幅に効率化された。
データ保存作業時間がゼロになり、URLリンク共有によって共有作業が削減された。
会議のリアルタイム文字起こし中に重要なポイントをいつでもマークすることで、会議後にそのポイントが一目瞭然。
全社共通ツールであり、チームメンバーへの共有や共同編集作業が可能なので、作業効率・コミュニケーション効率が向上。
インタビュアー
Notta 君
お話を伺った方
宮本冬馬 様
横山宗一郎 様
導入のきっかけは文字起こし業務を効率化したいという声
Nottaを導入された背景についてお伺いしてもよろしいですか。
一部社員から、文字起こし業務に対する効率化要望の声があったため、DX推進室で、Nottaを含めた複数社の文字起こしツールを比較した。
その結果、Nottaが一番使いやすく、文字起こし精度もよく、多機能であった。辞書機能、タグ付け機能、画像挿入、キーワードごとに区切ってくれる、そして何よりもWeb会議システムにbotが参加し、誰が話したのかまで識別できるのは調べた範囲ではNottaしかなかったと思う。
評価を踏まえ個人版を試行した結果、機能面は満足したが、チーム版がなかったため、全社導入を決めかねていたところ、Notta担当からチーム版リリース予定の連絡を受け、タイミングが良かった。
また、人数や、文字起こし時間が選べるという点で汎用性の高さも良かった。社員はたくさんいてもその中でNottaを使用する人は限られると想定していたので、そういう柔軟な料金プランが選べる点で、コストメリットが高かった。
Nottaを使うことで議事録作成が楽になった
メインは議事録作成、会議での文字起こしにご利用いただいてますか？
技術サイドとして、発注者様との打合せや、関係企業様とのヒアリング調査など、最低でも1週間に１回以上、議事録を書いている状況である。文字起こしツールの存在は知っていたが、本気で導入しないと限界だと感じたのは、1日に3本程の打ち合わせやヒアリング調査が重なった時。
会議を進行しながら、全部の内容を記憶することは難しい他、、話す側の立場に集中したいことが多く、メモを取る余裕がないことも多い。いざ会議が終わりノートを見返すと残っているメモは5行だけ、ということも頻繁にあった。そういう場合、議事録を作成すべく、打ち合わせ資料を見ながら、あんなこと話したこんなこと話したというのを復元するのが相当大変であった。
Web会議の予約や話 者識別機能で、議事録作成の流れを一緒にする
他社製品と比べて、Nottaを選んでいただいた決め手は何でしょうか？
web会議の参加者としてNottaを参加させることができるのは、とてもメリットが高いと 感じている。 会議が終わったタイミングで議事録のたたき台ができているというのは、やはり一番 の強みかなと感じている。
基本、他社製品で自身が試したツールでは、録音音声を再生し、 文字起こしをする仕組みが多かった。Nottaでは、 そのワンクッションも必要ない。 事前にNotta の予約さえしておけば意気揚々と打ち合わせに挑み、 気持ちよく喋って、 会議が終われ ば議事メモができている。 その一連の流れは一番大きいかなと思っている。
テープ起こしの欠点は実際聞いていた人しか誰の発言かわからないところ。 普段の打合せの他に、関係企業が一堂に会する協議会に参加することもある。 協議会での文字起こ しでは、どなたがどんなことを話したかという履歴を残す必要があり、とても役に立っ ている。 最近はオンラインで開催される協議会も多いので、 Nottaを使って作成した 議 事メモの日本語を少し修正するだけで、 記録が残せるのも助かっている。
議事録作成時間が短縮されるし、 キーワード検索があるので特定の記録位置に即時移動可能
議事録作成時間が短縮されるし、キーワード検索があるので特定の記録位置に即時移動可能
Nottaを導入してから、どれぐらい効率化されたと感じられますか？
書かないといけないタイミングや量にもよるが、打ち合わせでは約2時間くらい話し続けている中、後からその2時間の内容を振り返って文字を起こそうとすると、更に2時間、あるいはそれ以上かかってしまう。復元時間がカットできるので助かっている。
Nottaが現時点で100％の議事録を作成してくれるとは考えていない。０であったものを60―70にしてくれるだけでもメリットは高いと感じている。
Nottaで文字を起こしていることで、ボイスレコーダーの補助みたいな感じで使っている。文字で起こしているので、頭出しがしやすい。例えば、「なんかこの話していたけど、詳細どうだったかな？」とキーワード検索したらそこに飛ぶ。文字で探す時間と、録音データを全部聞き直して探す時間を比較すると、かなり時間短縮される点がすごいメリットだと感じている。
付箋機能のおかげで部内会議後すぐに結果やToDoを発信できる
単純な文字起こし以外、何かNottaの機能を活用していますか？
社内チーム（4−5人）で定期的なショートミーティングを行っている。また、最近はコロナが落ち着いてきて対面でやることも多くなっている。
その際、1人だけでもNottaを準備しておけば、ミーティングしている横で、自動で書き起こしてくれている。また、Nottaの付箋機能を使うことで、付箋に重要なタスクをその場で全部書き出し、ミーティング直後に、今日の議事メモです！とNottaを全員に共有するということをしている。オンライン会議に特化した使い方の他、最近は社内用の対面の際にも使うことが増えた。
Nottaは改善要望に対する改善が速い
Nottaについて何かお話したいことがありますか？
文字起こしに限らず、他社製品のWebクラウドツールを色々使っているが（他社の製品に対して）Nottaは改善要望を出したら、すぐ（1、2ヶ月）で、改善してくれるのがすごいと感じている。他社は要望を出しても、なかなか機能改善されない印象がある。
例えば、フォルダへの鍵付対応なんて、「まぁすぐには無理だろう」と思って要望を出したけれども、既に対応してくれたので驚いている。他にも、ユーザーアナリティクスをつけてくれたり、画像をアップロードではなくコピペで貼れるようにしてくれたり。正式に依頼したものは全て対応してくれている。
