議事録作成負担軽減。 社外でも社内でも会議効率大幅UP!

建設コンサルタント事業中心に、主に社会インフラに関する業務行う八千代エンジニヤリング株式会社。 ここ数年フレキシブルな働き方として、現場からの業務効率化取り入れ、全社的なDX推進積極的取り組まれている。そのDX推進一環として、議事録作成ツールNotta導入。

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導入きっかけ文字起こし業務効率化したいという

Notta導入された背景についてお伺いしてもよろしいですか。

一部の社員から、文字起こし業務に対する効率化要望の声がございましたため、DX推進室において、Nottaを含めた複数の企業の文字起こしツールを比較しました。

その結果、Nottaが最も使いやすく、文字起こし精度もよく、多機能であることが確認されました。辞書機能、タグ付け機能、画像挿入、キーワードごとに区切ってくれる機能に加え、何よりもWeb会議システムにbotが参加し、誰が話したのかまで識別できることが、調べた範囲ではNottaしかないという結論に至りました。

この評価を踏まえ、個人版を試用した結果、機能面は満足できましたが、チーム版がなかったことから、全社導入を決めかねておりましたところ、Notta担当者からチーム版リリース予定の連絡を受け、タイミングが良かったです。

また、人数や文字起こし時間が選べるという点で汎用性の高さも良かったです。社員が多い中で、Nottaを使用する人数が限られると想定されたため、柔軟な料金プランが選べる点でコストメリットが高いと考えられました。

Notta使うことで議事録作成なった

メイン議事録作成、会議での文字起こしご利用いただいてますか?

技術サイドとして、発注者様との打合せや、関係企業様とのヒアリング調査など、最低でも1週間に1回以上、議事録を作成している状況にあります。文字起こしツールの存在は知っていましたが、本気で導入しないと限界だと感じたのは、1日に3本程の打ち合わせやヒアリング調査が重なった時でした。

会議を進行しながら、全ての内容を記憶することは難しく、話す側の立場に集中したいことが多く、メモを取る余裕がないことも多々あります。また、いざ会議が終わりノートを見返すと、残っているメモは5行だけということも頻繁にありました。そういう場合、議事録を作成するために、打ち合わせ資料を見ながら、あんなこと話した、こんなことを話したという内容を復元するのが相当大変でした。

Web会議予約話者識別機能で、議事録作成流れ一緒する

他社製品比べて、Notta選んでいただいた決め手しょうか?

Web会議の参加者として、Nottaを参加させることができるのは、大変にメリットがあると感じています。会議が終わったタイミングで議事録の下書きができているというのは、最も強みであると思っています。

基本的には、他社製品で自身が試したツールでは、録音音声を再生し、文字起こしをする仕組みが多かったですが、Nottaではその手間が必要ありません。事前にNottaの予約をしていただければ、気持ちよく打ち合わせに臨み、会議が終わったら議事メモが完成している、というスムーズな流れが可能です。この一連の流れが、最も大きなメリットであると思っています。

テープ起こしの欠点は、実際聞いていた人しか誰の発言かわからない点です。普段の打合せに加えて、関連企業が集まる協議会に参加することもあります。協議会では、どの方がどのような発言をされたかという履歴を残す必要があり、非常に役立っています。最近は、オンラインでの協議会が増えているため、Nottaを使って作成した議事メモの日本語を少し修正するだけで、記録を残すことができる点も、大変に助かっています。

また、議事録の作成時間が短縮されることや、キーワード検索が可能であるため、特定の記録位置に即座に移動することができます。

議事録作成時間短縮されるし、キーワード検索あるので特定記録位置即時移動可能

Notta導入してから、どれぐらい効率化された感じられますか?

打ち合わせのタイミングや話しの量によっては、後からその内容を文字起こしするのに数時間かかってしまうこともあります。しかし、Nottaを使えば復元時間を削減でき、非常に助かっています。

現時点では、Nottaが100%の議事録を作成してくれることは期待していません。しかし、0であったものを60〜70にまで復元してくれるだけでも、大きなメリットを感じています。

Nottaを使って文字起こしをすることで、ボイスレコーダーの補助として利用しているとのことですね。文字で起こしているため、頭出しがしやすく、キーワード検索機能を使用して詳細を探すこともできます。例えば、「なんかこの話していたけど、詳細どうだったかな?」とキーワード検索したらそこに飛びます。文字で探す時間と、録音データを全部聞き直して探す時間を比較すると、大幅な時間短縮ができるという点が、Nottaのすごいメリットの一つだと感じています。

付箋機能おかげで部内会議後すぐに結果ToDo発信できる

単純な文字起こし以外、Notta機能活用していますか?

当社チーム(4-5名)は、定期的にショートミーティングを行っています。最近は、コロナウイルスの影響が落ち着いてきたため、対面で行うことも多くなっています。

この際、1人でもNottaを準備しておけば、ミーティング中に自動的に書き起こしをしてくれます。また、Nottaの付箋機能を使えば、重要なタスクを付箋に書き出し、ミーティング直後には、全員で共有することができます。オンライン会議に特化した使い方に加え、最近では対面の社内ミーティングでも活用されるようになっています。

Notta改善要望に対する改善速い

Nottaについてお話したいことありますか?

文字起こしに限らず、他社製品のWebクラウドツールを色々と使っている中で、Nottaに対しては改善要望を出しても、すぐに(1〜2ヶ月程度で)改善してくれる点が素晴らしいと感じています。他社製品では改善要望を出しても、なかなか機能改善されない印象を持っています。

例えば、フォルダに鍵をかける機能について、「まぁすぐには無理だろう」と考えていたにもかかわらず、Nottaでは既に対応していることに驚いています。その他にも、ユーザーアナリティクスの提供や、画像をアップロードする代わりにコピペで貼り付けられるようにするなど、私たちの正式な依頼に全て応じてくれています。

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八千代エンジニヤリング株式会社
規模1000-1500人
業種建設コンサルタント
インタビュイー宮本様 横山様
目的・効果
議事録作成・文字起こし業務の効率化
課題
  • 2時間ほどの会議が週に5~6回程あることもあり、議事録の作成には時間がかかる。

  • ボイスレコーダーの録音データを、PC保存する作業や共有作業が非効率と感じる。

  • 会議を進行しながらメモを取ることが難しく、重要な情報が失われてしまう。

  • webの活用によって、会議の頻度が多くなったこともあり、社員から文字起こし業務に対する効率化要望の声があった。

解決策
  • 議事録作成のたたきとなる会議文字起こし作業をNottaに代行させる。録音データをクラウドに保存する。

  • 会議をリアルタイムに文字起こししながらタグ機能でメモを取る、または重要なポイントをマークする。

  • 会社全体で統一ツール(チームプラン)を契約し、社員個別の精算作業が発生しないようにする。

効果
  • 打ち合わせの議事録作成が大幅に効率化され、会議後の議事録下書き作業時間が短縮され、打ち合わせ議事録作成が大幅に効率化された。

  • データ保存作業時間がゼロになり、URLリンク共有によって共有作業が削減された。

  • 会議のリアルタイム文字起こし中に重要なポイントをいつでもマークすることで、会議後にそのポイントが一目瞭然。

  • 全社共通ツールであり、チームメンバーへの共有や共同編集作業が可能なので、作業効率・コミュニケーション効率が向上。

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