議事録の書き方が上手い人の裏ウザは？会議の議事録を効率的に書くコツ五つ

議事録の作成が上手い人は、単にメモを取るだけでなく、会議の流れを整理し、効果的なコミュニケーションを促進する重要な役割を担います。ですが、「議事録を書くのがいつも大変で、どうにか効率化できないかな」と悩む人も多いでしょう。

そこでこの記事では、議事録を上手く書く人の特徴や効率的な議事録の取り方を踏まえた上で、すぐにでも実践できる効率的な書き方のコツを5つ深掘りして解説。また、議事録作成が苦手な人の特徴や解決策についてもまとめました。

あわせて、AI技術を活用した議事録ツール「Notta」の使い方やその機能についても詳しく解説し、議事録作成に苦手意識を持つ人への解決策として紹介します。誰でも議事録作成を一瞬で行うためのコツを紹介し、会議の効率化を図る方法となっているので、ぜひ参考にご覧ください。

議事録の作成が上手い人は仕事ができる人！

議事録の作成が上手い人は、単に会議の内容を記録するだけではなく、情報を効果的に整理し、分析する能力を持っています。会議の流れを正確に捉え、重要なポイントを簡潔にまとめることができるため、会議の目的と成果が誰が見ても分かりやすくなるでしょう。

また、作成が上手い人はチームメンバーが共通の理解を持てるようにすることで、プロジェクトの進行をスムーズにします。会議での議論を効果的に要約・共有して、参加者が重要な情報を見逃さないようにすることで、チームの一体感と効率を高められるのです。

こうした能力は、情報の整理や分析、そして明確なコミュニケーション能力の高さを示しており、ビジネスのあらゆる面で重要です。議事録の作成が上手い人は、プロジェクトの進行をスムーズにすることはもちろん、さまざまな業務で欠かせない人材と言えるでしょう。

誰が議事録を書くべき？役割と責任

それでは、そもそも議事録は誰が書くべきなのでしょうか。もちろん、会社の方針などで異なりますが、一般的に議事録の作成は社内の若手社員や役職の低いメンバーに任されることが多いです。

とはいえ、議事録作成者は、会議の流れを正確に追い、議論された内容や決定事項を詳細に記録しなくてはなりません。会議の目的と内容を深く理解し、議論の流れを的確に追うためには、聞き取り能力や情報整理能力、さらにタイピングの速さなどが必要です。

また、会議の重要な要点を捉えた上で、組織内でのコミュニケーションと情報共有の橋渡し役ともなるでしょう。このように、議事録作成は重要な責任と多大な労力が掛かるため、社内において能力を示す絶好の機会にもなると言えます。

議事録が上手い人の特徴 - 事前準備を大事に

議事録を上手く作成する人は、単に会議の内容を記録するだけではなく、情報を分かりやすく整理する能力を持っています。それでは具体的に、議事録が上手い人の特徴を深掘りして見ていきましょう。

会議前の事前準備が入念に行える

会議の事前準備は、議事録作成の効率化だけでなく、会議の成果を最大化するために欠かせないことです。会議の目的や議題に関連する背景情報を収集し、流れを予測することで、議論のポイントを事前に把握して迅速かつ的確な記録を行うことができます。

議事録が上手い人はこのような事前準備の大切さを十分に理解しているので特に力を入れています。会議の目的や議題を事前に把握し、自分事として捉えることで、重要なポイントを決して見逃しません。

事前準備が入念な議事録作成者は、会議の効率化と成果の最大化に大きく関わり、チームの共通理解を促進する重要な役割を果たします。

明確な情報整理能力を持っている

一般的に情報を整理する際には、会議の目的や目標を常に念頭に置き、それに沿った内容を整理してまとめることが重要です。とはいえ、慣れていない人だと長時間に及ぶ難解な内容をまとめるのは難しく、混乱してしまいがち。

議事録が上手い人では、難解な会議の内容を明確に整理し、重要なポイントを簡潔にまとめる能力が他者より秀でている点が挙げられます。このような人は、会議中の複雑な議論を理解し、頭の中で情報を整理した上で、第三者にも分かりやすい形で文書化することが可能です。

高い聞き取り能力とタイピングの速さ・正確さ

正確で信頼性の高い議事録を作成するためには、会議中の発言を正確に聞き取り、迅速に記録するタイピング技術が不可欠です。

議事録が上手い人は、話者の言葉を正確に理解し、重要な情報を見逃さないように注意深く聞き取ります。その上で、高いタイピングの技術により、話された内容を迅速に文書化し、会議後の議事録の作成時間を短縮することが可能です。

こうした能力により、会議に参加していなかった人たちにも、情報が正確かつ素早く伝わるので、さまざまな業務がスムーズに進むようになるでしょう。

コミュニケーション能力の高さ

議事録作成が上手い人は、会議の内容を正確に理解し、必要に応じて確認や質問を行うことで議事録の正確性をより高くしていきます。会議中の議論を深く理解し、曖昧な点や不明確な部分について、適切なタイミングで質問や確認を行っているのです。

そのため、議事録を上手く作成するためには、重要な事項を上手に引き出せるコミュニケーション能力も重要です。積極的なコミュニケーションを取ることで、議事録はより正確で具体的な内容を持つことになり、会議の成果を効果的に伝えることができます。

また、自身のコミュニケーションのスキルを磨くことで、チーム全体のコミュニケーションも促進し、より良い意思の決定につながります。

会議中議事録を効率的に書くコツ五つ

会議の議事録は、内容を正確かつ効率的に記録するために不可欠です。ここからは、議事録を効率的に書くための具体的なコツを5つに分けて紹介していきます。

事前準備の徹底

「議事録作成が上手い人」でも紹介しましたが、効率的な議事録作成のためにはやはり事前準備が不可欠です。事前準備には、参加者や役割、過去の議論の内容など会議に関連するすべての情報を可能な限り整理することが含まれます。

出来るだけ会議の目的や議題を事前に把握し、関連する過去の議事録を確認することで、会議中に発生する予期せぬ流れなどにも柔軟な対応が可能です。あわせて、フォーマットや構成を準備しておけば、会議中のメモ取りがスムーズになり、重要なポイントを見逃さないようになります。

事前準備を通じて得られた情報は、会議後の議事録のレビューやフィードバックにも役立ちます。事前準備を入念にすることで、会議中の議論をより深く理解し、議事録に必要な情報を効果的に記録することができます。

議事録の要点を捉える

議事録が上手い人は、会議の目的や議題に基づいて、重要なポイントを見極め、それを簡潔に記録しています。効率的な議事録作成のためには、会議中の要点を正確に捉えることが重要なためです。

要点を捉えるためには、5W1H（いつ、どこで、なぜ、誰が、何を、どのように）を意識し、会議中の重要な発言や決定事項を明確に記述することが求められます。また、数字や具体的なデータは特に重要な情報であるため、聞き逃さないように注意することが必要です。

それらの要点を箇条書きにしておけば、必要な情報を後から見ても一目で認識できます。議事録作成を効率的に行うには、会議中の議論の要点を整理し、議事録の内容を簡潔かつ明瞭にすることが大切です。

メモ取りの方法を見直す

会議中のメモ取りにおいては、重要なポイントを素早く、かつ正確に記録することが求められます。これらを実践し、効率的な議事録作成をするためには、メモ取りの工夫が欠かせません。

そのためには、会議の目的や議題に基づいて、どの情報が重要かを事前に把握することが大切です。その上で、メモ取りの際には、簡潔な言葉を使い要点を箇条書きにすることで、情報を迅速に記録することができます。

さらに、数字や具体的なデータ、決定事項など、特に重要な情報は強調して記録することが効果的です。また、会議中に不明瞭な点や疑問点があれば、その場で確認することも重要です。

会議の流れに合わせて柔軟に対応し、重要なポイントを見逃さないように心掛けましょう。

フォーマットの活用

効率的な議事録作成には、適切なフォーマットの活用が不可欠です。一般的なフォーマットには、議題や参加者、議論の要点、決定事項などが項目に含まれ、議事録の骨組みとなるので重要な情報を整理しやすくします。

フォーマットの活用は、会議の流れに合わせて柔軟に対応することも大切です。例えば、議題ごとにセクションを分けることで、会議の内容をより明確に整理できます。また、決定事項など特に重要な情報は強調して記録することが効果的でしょう。

また、デジタルツールを活用することで、フォーマットの変更や共有が容易になります。

「フォーマットを使ったことがない」「これから作るけどどんな項目を含めればいいのか分からない」という人にも、サイト上からダウンロードできるものがあるので、ぜひ活用してみましょう。

AI議事録ツールを使う

AI議事録ツール「Notta」を使用することで、会議の議事録作成に関する効率を大幅に上げられます。「Notta」とは、会議やセミナー、インタビューなどの発言をリアルタイムでテキスト化し、議事録作成をフルサポートするツールです。

Nottaは、音声認識技術を利用して会議の内容をリアルタイムで文字起こしを行い、重要なポイントを自動的に抽出。AIによる自動文字起こしは、会議の内容を網羅的に記録するので、議事録作成者が手動でメモを取る際に見逃す可能性がなくなります。

また、NottaはAI要約機能を備えており、会議の要点を簡潔にまとめることができるため、議事録の整理と理解が行いやすくなります。この機能は、後の振り返りや編集を容易にするためにも有効です。

Nottaを利用することで、会議中のメモ取りに集中することなく議論の流れにより深く参加し、重要なポイントに注意を払うことができるでしょう。

Nottaの主なメリット

リアルタイムの自動文字起こし

Nottaは音声認識技術を利用して、会議の内容をリアルタイムでテキスト化します。これにより、議事録作成者は会議中のメモ取りから解放され、議論により集中できるようになります。

AIによる要約機能

NottaはAI要約機能を備えており、会議の要点を簡潔にまとめることができます。議事録の整理と理解が容易になり、効率的な情報共有が可能になります。

記録の共有と保存の容易さ

Nottaで作成された議事録はデジタル化されており、共有や保存が容易です。これにより、会議の成果を効果的に伝え、チームメンバーや関係者との情報共有がスムーズに行えます。

議事録に弱い人の特徴と解決法

議事録作成に苦手意識を持つ人は、情報の整理や要点の抽出、リスニングスキルなどに課題を持っていることが多いです。ここからは、議事録作成に弱い人の特徴と、克服するための具体的な解決策に焦点を当てます。

まとめ力が弱い

まとめ力が不足している人は、議事録作成時に重要な情報を見逃したり、余計な情報を含めすぎたりする傾向があります。特に、会議の流れに追いつけず、重要な決定事項やポイントを記録するのが難しいと感じることがあります。

解決策としては、事前に会議の目的や議題を理解し、重要なポイントを把握しておくことが重要です。また、会議中はメモを取り、後でそれを整理して要点を抽出する練習をすることが効果的です。

また、上記で紹介した「Notta」のAI要約機能を活用してみることもおすすめです。すぐに要点をまとめてくれることはもちろん、発言のどんな点をなぜ要点としているのかがすぐに分かり、自分で作成する際にも参考になるでしょう。

リスニングスキルの不足

リスニングスキルが不足していると、会議の内容を正確に理解し記録するのが難しくなります。特に、複数の人が同時に話す場面や専門用語が多用される場面での理解が難しいと感じることがあります。

この問題を解決するためには、会議中に集中して聞く練習をすることが重要です。会議の録音を利用して、重要なポイントをメモする練習をしたり、音声をそのまま文字に起こしていったりといった練習が効果的です。

とはいえ、正確に聞き取り、文字に起こせているのか正解が分からなければ効果は半減してしまうでしょう。そこで、答え合わせとしても「Notta」の自動文字起こし機能と比較しつつ練習することをおすすめします。

情報整理に苦手意識がある

情報整理に苦手意識を持つ人は、会議の内容を効率的に整理し、重要なポイントを抽出することに課題を感じることがあります。特に、多くの情報が短時間に提供される場合、どの情報が重要であるかを判断するのが難しいと感じることが多い傾向です。

情報整理力を高めるには、まず事前準備の重要性を理解することが必要です。会議の議題や関連資料を事前に確認し、会議の目的や重要なポイントを予測することで、情報を効率的に整理し、要点を把握する能力を向上させられます。

また、ロジックツリーやマインドマップなどを活用することで、複雑な議論を直感的に整理しやすくなります。重要なポイントや要点を強調し、視覚的に整理することで情報の整理が容易になるでしょう。

どうしても苦手意識がある人や、情報整理の負担を軽減したい人は、議事録作成ツールの活用も情報整理を助ける一つの方法です。

まとめ：議事録作成を一瞬で

この記事では、議事録が上手い人の特徴から、リスニングスキルの向上、情報整理の工夫、そしてフォーマットの活用まで、議事録作成の質を高めるための重要な要素を詳しく解説しました。これらのコツを実践することで、議事録作成を効率的かつ効果的に行うことが可能です。

議事録作成の効率化をさらに高めるためには、AI議事録ツール「Notta」の利用がおすすめです。Nottaはリアルタイムでの自動文字起こし機能、AIによる要約機能、そしてデジタル化された記録の共有と保存の容易さを提供します。

このような機能から、議事録作成の時間を大幅に短縮し、会議の内容を正確かつ迅速に記録することが可能です。Nottaの活用は、議事録作成の効率化だけでなく、会議の成果を最大化するための重要なステップと言えるでしょう。

議事録作成を一瞬で終わらせたいと考えている人は、ぜひ「Notta」を導入してください。