会議議事録の書き方を全面解説|仕事ができる人の例文から学ぶコツ五つを紹介

初めて会議の議事録作成を任されて、何を書けばいいか悩んでいませんか?またどんな準備をすればいいか、分からない方も多いと思います。

この記事では議事録が大事な理由やよくある種類、仕事ができる人の議事録の書き方などを解説します。効率的に会議内容を要約し、簡単に議事録を作成できるツールも紹介します。

上司が認める議事録を作成したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

ビジネスシーンで議事録が大事な理由

ビジネスシーンにおいて、議事録は非常に重要な役割を果たします。議事録は会議の内容を正確に記録し、参加者全員で情報を共有するためのツールです。

議事録の主な目的は会議で決定した事項や議論の流れを明確にし、関係者間で認識を合わせることです。会議に参加できなかった人にも情報を伝えることができ、業務の効率化につながります。

また議事録は責任の所在を明らかにする役割も持っています。会議で決まったことを文書化することで、後から確認できるようになり、トラブルを防ぐことができるのです。

良い議事録を作成するためには、会議の目的や結論、決定事項、担当者と期限などを明確に記載することが大切です。またフォーマットを活用することで、初心者でも簡単に作成できます。

議事録を適切に活用することで会議の内容を正確に伝え、業務の効率化や意思決定のスピードアップにつながるでしょう。

よくある議事録の種類

議事録には主に3つの種類があります。

議事録の種類は、会議の目的や内容によって使い分けるのが一般的です。正確な記録が必要な場合は会話形式、効率的な情報共有が求められる場合は要約形式や報告書形式を選ぶとよいでしょう。

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会話形式の議事録

概要

会話形式の議事録は、会議中の発言内容を時系列に沿って詳細に記録したものです。

利用シーンとメリット

議論の流れを正確に把握したい場合や、正確な記録が求められる場合に効果的です。発言者や発言内容が明確になるため、会議の雰囲気や決定に至る経緯が分かりやすいというメリットがあります。一方、デメリットとしては記録量が多くなりがちな点が挙げられます。

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約形式の議事録

概要

要約形式の議事録は会議の重要なポイントを抽出し、要点をまとめたものです。

利用シーンとメリット

必要な情報をまとめる要約形式の議事録は、スピーディな情報伝達が求められる場合に役立ちます。会議の結論や決定事項を簡潔に記録するため、内容を素早く把握できるメリットがあります。ただし、発言者や発言の詳細は省略されるため、議論の経緯が分かりにくくなる可能性があるため注意が必要です。

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報告書形式の議事録

概要

報告書形式の議事録は、会議の内容を整理し第三者にも分かりやすく伝えるために作成されます。

利用シーンとメリット

コンサルティング会社などで利用されることが多く、会議の概要や結論、今後の方針などを明確に記載するのが特徴です。関係者間で情報を共有し、効率的に業務を進めるためのツールとして活用されています。

ビジネスにおける議事録作成で一番大事なのは?

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会議の要点と目的を知っておく

議事録を作成する際、会議の要点と目的を知っておくことは重要です。議事録の主な目的は、会議で決定した事項や議論の経緯を関係者間で共有し、備忘録として残すことだからです。

会議の要点を押さえることで、議事録をわかりやすくまとめられます。また、会議の目的を理解していれば、読み手が知りたい情報を的確に記載できるでしょう。

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会議前に議事録の構成を決めておく

議事録を効率的に作成するためには、会議前に議事録の構成を決めておくことが大切です。事前に会議の目的を明確にし、議論の道筋やストーリー構成を考えておきましょう。

会議前に準備することで、会議中はスムーズにメモを取ることができます。事前に決めたフォーマットに沿ってメモを取ることで、重要なポイントを見落とすリスクを減らせるでしょう。

上司を唸らせるような議事録を作成するためには、会議前の準備が欠かせません。議事録の構成を事前に決めておくことで、効率的で質の高い議事録を作成しましょう。

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メモをする

議事録を作成する際、参加者の発言を正確に記録することが大切です。そのためには、会議中にメモを取ることが欠かせません。

手書きでメモを取る場合は、図式化することでスピードアップを図ることが可能です。発言者や固有名詞、数字、提案などの重要なポイントを抜け漏れなく記録しましょう。

5W1HやPREP法を意識してメモを取ることで、伝えるべき内容を的確に捉えられます。一言一句書き起こす必要はありませんが、要点を押さえて効率よくメモを取ることが大切です。

仕事ができる人の議事録例文と学ぶ作成のコツ五つ

tips議事録の項目
  • 会議の開催日時

  • 場所

  • 出席者

  • 欠席者

  • 目的

  • 議題

次に、議題ごとに議論の内容をまとめていきます。発言者の氏名や役職を記録し、発言の要点を簡潔に記します。決定事項や合意事項があれば、明確に記述することが重要です。また議論の過程で出た意見や提案、懸念事項なども漏れなく記録します。課題や宿題事項があれば、担当者と期限を明記しましょう。

続いて仕事ができると言われるためのぎじろくを 書くコツを5つ紹介します。

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会議前に議事録の構成を決めておく

事前に会議の目的や議題を確認し、議事録のフォーマットを準備しておくことで、スムーズにメモを取れます。また事前に構成を決めておくことで、議事録を作成する際の時間を大幅に短縮できるでしょう。コツは会議の流れを予測し、重要なポイントを押さえておくことです。

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重要なポイントを把握しておく

会議中にメモを取る際、発言者や固有名詞、数字、提案などのポイントを抜け漏れなく記録する方法です。発言の要点をつかみ、簡潔にメモを取ることが大切です。5W1HやPREP法を意識しながら、発言の本質を捉えられます。

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議題ごとにまとめる

発言を時系列で記載するのではなく、議題ごとにまとめて記載する方法です。議事録の目的は、会議の内容を正確に伝えることです。議題ごとにまとめることで、読み手にとってわかりやすい議事録を作成できます。コツは会議の流れを踏まえつつ、要点を整理しロジカルに記載することです。

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フォーマットに沿って作成する

会社や部署によって、議事録のフォーマットが定められている場合があります。フォーマットに沿って作成することで、統一感のある議事録を作成できます。フォーマットの意図を理解し、必要な情報を過不足なく記載することで効果的な議事録が作成できます。

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関係者のニーズを意識する

議事録は会議の内容を伝えるだけでなく、意思決定の記録としても重要な役割を果たします。上司や関係者が求める情報を的確に記載することで、議事録の価値を高めることができます。読み手の視点に立ち、必要な情報を選択し、わかりやすく伝えましょう。

上司も認める議事録を作成するの流れ

上司も認める議事録を作成するには、会議前、会議中、会議後の流れを意識することが大切です。

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会議前

議事録の用途と求められる品質レベルを確認し、準備と構造化を行います。議事録のフォーマットを整え、主要な要素を整理しておきましょう。

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会議中

議題だけでなく、論点の経過や結論についても記録します。会議の名称や開催日時、参加者、決定事項、決定に至る経緯、次回までの課題などを漏れなく記載することが重要です。

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会議後

議事録として適しているかどうかをチェックします。メモの取り方から要約の仕方まで、一連の流れを意識して仕上げましょう。

この流れを踏まえて議事録を作成することで、上司に一目置かれるスキルを身につけられます。

わかりやすい議事録作成の効率化がAIで実現

Nottaとは

ノッタのホームページ

Nottaは58の言語に対応した、自動文字起こしサービスです。累計ユーザーは200万人を超え、700以上の企業が導入しているツールです。目の前の会話を録音しながら、音声をテキスト化できます。リアルタイムでタグ付けができますので、重要なポイントを後から見つけやすくなります。

Nottaの調べでは、議事録作成にかかる時間が97%削減できるとされています。また時間だけでなく費用も85%削減できますので、リソースを他の重要な業務に使えます。

Nottaの優れた機能

Nottaには多くの機能が搭載されていて、幅広い場面でのサポートが得られます。

Notta Botを参加させれば、Web会議の内容をテキスト化できます。リアルタイム翻訳も可能なため、英語や中国語など海外の相手とのミーティングに役立ちます。またブラウザ上ではもちろんスマホアプリもありますので、出張先ではスマホで録音しオフィスに戻ってからパソコンで編集することも可能です。

またカレンダーツールと連携すれば、ワンクリックで録音から文字起こしが可能です。またNotta Botを活用することで、Web会議の文字起こしも簡単にできます。中でも最もおすすめしたいのは、AI要約機能です。Nottaを使えばテキスト化した面談の内容を、簡単に要約できます。

Nottaでリアルタイム文字起こしと会議を要約する方法

  1. Nottaにログイン後、「録音開始」ボタンをクリックし、マイクに向かって話すと自動文字起こしされます。

    リアルタイム文字起しを開始

  2. 録音が開始され、文字起こしが始まります。停止したい場合は画面下部「■」をクリック

  3. 会議の内容が文字起こしされました

  4. 画面左側の「AI要約」-「議事録」のテンプレートをクリック

    AI要約をクリック

  5. 数分で要約内容が生成されます。編集や再生成も可能です。
    NottaのAI要約を利用すれば、複雑になった話題を自動的に要約してもらうことができ、効率的なインタビュー内容の把握が可能となります。

    AI要約結果非常に簡単な操作のみで扱えるため、誰でも簡単に効率的なインタビューが実現できることが大きな魅力です。

    頻繁にインタビューを行い、充実したコンテンツを豊富に取り込んだ社内報を作成したいとお考えの方は、ぜひ導入をご検討いただけますと幸いです。

議事録を書く時に注意すべきのポイント五つ

ここで紹介する議事録を書く際に注意すべきポイントを抑えることで、議事録として適した文章を作成できます。仕事ができる人と思われるような議事録を目指して、これらの注意点を意識して作成してみてください。

読み手を意識して書く

議事録は、会議に参加していない人にも情報を伝える役割があります。読み手が理解しやすいように、わかりやすい言葉で記述しましょう。

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要点を簡潔にまとめる

議事録は、会議の内容を正確に記録することが大切ですが、詳細すぎる記述は避けましょう。要点を簡潔にまとめ、ポイントを押さえた記載を心がけてください。

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5W2Hを意識する

議事録には、会議の目的、日時、場所、参加者、議題、決定事項、アクションプランなどを記載します。5W2H(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、いくら)を意識して漏れなく記載しましょう。

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テンプレートを使う

議事録のテンプレートを活用することで、書き漏れを防ぎ、効率的に作成することができます。社内で統一されたテンプレートがある場合は、積極的に使用しましょう。

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メモのコツを押さえる

会議中は、発言者や発言内容、決定事項などを簡潔にメモしましょう。図式化することでスピードアップを図ることも可能です。


まとめ

今回は議事録の書き方について解説しました。内容を簡単にまとめると以下のとおりです。

  • 適正な議事録を作成することで組織の発展に貢献できる

  • 仕事ができる人は事前に構成を決めている

  • 効率的な要約には自動文字起こしサービス「Notta」がおすすめ

初めて議事録を作成する際は、何をどう書けばいいのか迷うかもしれません。

会議前であれば議事録のフォーマットを用意したり、固有名詞を確認しておきましょう。会議中は適切にメモし、会議に参加していない人にも議論の内容が伝わるようにします。

もしも会議中の記録や要約を効率化したい場合は、自動文字起こしサービス「Notta」がおすすめです。Nottaは無料でも月120分の文字起こしができます。気になる方は、Notta公式ホームページから試してみてください。