新人でも上手に綺麗な議事録を取るコツを紹介！AIツールで効率アップ

議事録の作成は会議の成果を左右するほど重要な役割を担っています。多くの方は、議事録が単なる会話の記録やメモだと考えがちですが、実はそれ以上の意味を持ちます。特に新入社員や経験の浅い方々にとって、議事録の作成は頭を悩ませることが多い作業です。

しかし、議事録を取る基本とコツを押さえれば、新人でも上手に綺麗な議事録を作成できます。さらに、AIツールを活用することで、議事録の作成をより効率的かつ簡単に行うことが可能です。

今回の記事では、議事録作成の目的や注意点、上手く作るコツ、AIツールを用いた効率的な方法などについて詳しく解説していきます。本記事を活用することで、上司からの信頼を得るだけでなく、会議の成果を最大限に活かすことができるでしょう。

議事録メモを取る前に！目的を明確しよう

議事録は、会議の議論や決定事項を正確に文書化するために重要な書類です。優れた議事録を作成するためには、議事録の担当者が目的を深く理解する必要があります。

議事録の主な目的には、会議の詳細な内容を記録し、重要な決定や合意事項を共有することや参加者間での認識の一致を図ること、発言者を特定し、話し合われたタスクや行動計画を明確にすることなどが含まれます。ここでは、これらの議事録を作成する目的について詳しく解説していきます。

重要な決定や合意事項の共有

議事録の作成は、会議の重要な内容や決定事項を効率的に共有するための重要な手段です。議事録があることで、会議に参加できなかった人々も重要な情報を正確に受け取ることが可能になります。

議事録がなければ、関係者に会議の内容を伝えるのに余計な時間がかかり、会議の内容が時間の経過とともに忘れられるリスクが高まります。そのため、議事録は全体の情報共有と共通認識を築く上で大切な存在です。

認識の一致を図るため

会議における認識の一致を図るためにも、議事録の作成は重要です。議事録では会議で決定された内容や重要事項、タスクなどを明確に記録します。それにより、参加者間の認識を一致させて、認識のズレを防げます。

議事録に会議内容を記録することで、誰が何を担当し、どのタスクがいつまでに完了すべきかがはっきりし、誤解や情報の食い違いを最小限に抑えることが可能です。結果として、業務の効率性と正確性を大幅に向上できます。

発言者と発言内容を明確にするため

議事録の作成目的のひとつは、発言者と発言内容を明確にするためです。会議で誰が何を発言したかを明瞭に記載することで、決定事項に関連する責任の範囲を、会議終了後でも容易に把握できるようになります。

会議参加者の発言内容や責任範囲が明確化されていないと、業務の引き継ぎが困難になったり、期日までに業務が進まなくなるなどといった問題が生じる可能性があります。トラブルを未然に防ぐためにも、発言者と発言内容を明確にすることは重要です。

タスクや行動計画を明確にするため

議事録は、会議でのタスクや行動計画の明確化においても大切な役割を果たします。会議で決定された具体的なタスクが、詳細に記録できていれば、次の行動計画がより明確になり実行しやすくなります。

業務をスムーズにするためには、各タスクの担当者を明確に記載するように心がけましょう。

コンサルタントが考える良い議事録と悪い議事録の差は？

コンサルティング業界では、新人コンサルタントが社内の会議やクライアントとの打ち合わせなどで議事録の作成を多く任されます。この業界における議事録作成は、単なる雑務ではなく、高い付加価値を持つ重要なタスクとみなされています。コンサルタントが考える良い議事録と悪い議事録の差は何か？ここではその要点を詳しく説明します。

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コンサルタントが考える良い議事録とは？

コンサルタントが考える良い議事録とは、会議で聞き取りをした内容が整理されており、読んだ人が簡単に理解できる議事録です。良い議事録は、会議の決定事項や重要なポイント、経緯を包括的に捉えた内容になっています。

また、会議に参加していない人でも、状況を正確に把握できるように構成されていることも特徴です。良い議事録を作成するコツは、曖昧さを避け、結論や重要なポイントをはっきりと記載することです。それにより、全員が共通の理解に基づいて行動でき、効率的かつ効果的なコミュニケーションを促進できます。

コンサルタントが考える悪い議事録とは？

コンサルタントが考える悪い議事録とは、聞き取りをした内容が適切に整理されず、主要な議論のポイントが明確でない議事録です。単に発言内容を記録するだけでは、重要な情報が見過ごされがちです。

また、発言者や担当者を記載していない議事録は「どのように結論に至ったか」や「どの決定事項を誰が担当するのか」といった点が不明確になり、業務に影響を及ぼす可能性があります。

議事録は、会議の内容を正確に理解するための重要な資料です。そのため、議題や確認事項に沿って主要なポイントを丁寧に整理し、明確にすることが必須です。

上手に素早く綺麗な議事録を取る裏ウザ

会議中のメモがしっかり取れていないと、議事録の作成がスムーズに行えません。特に新人は会議の流れや発言のスピードに追いつけず、議事録の作成に苦戦することも珍しくありません。

しかし、議事録を取るコツを身につければ、新人でも効率的に議事録を作成できます。ここでは、新人でも上手に素早く綺麗な議事録を取るための、実用的なテクニックとコツを詳しく紹介します。

効率を上げる議事録の書き方！上司もあっと言わせる議事録！例文付

重要な数字とキーワードを聞き逃さない

理想的には会議の発言内容を全てメモすることですが、実際には全てを聞き取るのは難しいです。そのため、重要な数字やキーワードに注意を払い、聞き逃さないようにしましょう。

日時や金額、人数などの数字は特に重要です。誤った数字やキーワードを記録すると、さまざまな悪影響を及ぼす可能性があるため、細心の注意が必要になります。

記号や略語を活用する

会議の早いテンポに追いつきながら効率的にメモを取るためには、記号や略語を活用すると良いでしょう。記号や略語の活用は、速記のプロも行うテクニックです。

重要なポイントには丸印を使ったり、会社名や商品名などを略語にするなど、一貫したルールを設けることが役立ちます。記号や略語を活用することで、迅速に要点を捉え、メモ漏れを防ぐことが可能になります。

ショートカット機能や辞書登録を活用する

パソコンを使用してメモを取る際は、辞書登録やショートカットを有効活用しましょう。よく使う単語を辞書に登録しておけば、タイピングの手間が減り、素早くメモを取ることができます。

ショートカットの一例

ショートカットキーを駆使することで、メモ取りの速度と正確性を同時に高めることが可能です。

ICレコーダーなどで録音する

ICレコーダーなどで会議を録音することで、メモ漏れや聞き逃しを防ぐのも有効な方法です。ただし、録音した音声の文字起こしには相当な時間が必要になります。例えば、1時間の録音からの文字起こしには6時間以上の時間を要することも珍しくありません。

また、実際にメモを取ることは記憶の定着にも役立つため、ICレコーダーを使った録音は補助的な手段として活用することが適切といえます。

【文字起こし】ICレコーダーの選び方とおすすめ12選！

「Notta」 - 誰でも上司が“唸る”議事録を取れる！

新人でも上司から評価される議事録を作成するコツは、最先端のAI技術を駆使するのがひとつの方法です。今回紹介するのは、AIを活用した文字起こしツール「Notta」です。Nottaを使えば、誰もが手軽に議事録を作成できます。以下では、AI文字起こしツール「Notta」の主要機能と、Nottaを活用した議事録の作成方法について紹介します。

Nottaとは

Nottaは、200万人を超えるユーザーと700社以上の企業から支持を受けている、Web、Android、iOSに対応した高性能なAI文字起こしツールです。高精度な音声認識技術とAIによる要約機能を備えており、音声データを利用して瞬時に議事録を生成できます。

Nottaは、1時間分の音声データを約5分程度でテキストに変換する能力を持っています。また、Nottaには、会議内容をより深く理解するための単語登録や、発言者の自動識別などの便利な機能も搭載されています。

Nottaの便利な機能を活用することで、議事録の作成が効率化し、メールなどを通じた共有も迅速かつ簡単に行えます。特に新人にとって、Nottaは議事録作成をスムーズにし、業務の効率化に大いに役立つツールです。

Nottaの優れた機能

Nottaは、会議の議事録作成を手助けする多数の便利な機能を備えています。ここでは、議事録作成を簡単にするNottaの優れた機能を紹介します。

音声ファイルの文字起こし・リアルタイム文字起こし機能

会議の音声を録音すれば、自動的に文字起こしされるため、メモを手書きする必要がありません。さらに、リアルタイム文字起こし機能を活用すれば、その場でテキスト化が可能です。また、録音した音声は後からインポートすることもできます。

Web会議の自動文字起こし・録画機能

パソコンを使ったWeb会議の議事録作成も、Nottaを利用すれば手軽に行えます。NottaはZOOM、Microsoft Teams、Google Meet、WebexなどのWeb会議ツールと連携し、会議中の音声を自動的にテキスト化します。さらに、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携もサポートしています。

発言者自動識別・名前変更機能

AIによる発言者の自動識別機能により、会議中の発言が誰によるものかを明確に区別することが可能です。また、発言者の名前は後から編集できます。そのため、会議中に誰が発言したか議事録作成中に迷うことも避けられます。

カスタム単語登録機能

会議で使用される専門用語やよく使われる企業名、人名などをカスタム辞書に登録する機能がNottaには搭載されています。カスタム単語登録機能を使えば、議事録作成の際に、編集作業の効率が大幅に向上します。

多言語テキスト翻訳

Nottaは、文字起こしの結果を42言語に翻訳する機能を持ち、英語と日本語の同時翻訳も可能です。海外の方が会議に参加している場合でも、Nottaを利用すれば安心して議事録の作成ができます。

Nottaの利用ガイドを確認しましょう！

Nottaで会議議事録自動作成手順

ここでは、Nottaのリアルタイム文字起こし機能を使った会議議事録自動作成手順を紹介します。

1.Nottaにログインし、「録音開始」ボタンをクリック。

2.自動文字起こし機能がスタートします。自動文字起こしを終了する場合は「停止」ボタンをクリックしてください。

3.録音した音声や文字起こしデータは、ホーム画面から確認できます。

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情報整理は大事！会議終了後も油断できない

会議のメモを取った後は、メモを整理し議事録にまとめる作業が始まります。ここでは、議事録を効果的にまとめるコツやNottaを使った要約のテクニックを紹介します。

これらのコツをマスターすれば、わかりやすく綺麗な議事録を作成できます。効率的なまとめ方を学ぶことは、議事録作成の成功へのカギとなります。

議事録をまとめることの大切さ

効果的な議事録を作成するためには、情報をわかりやすくまとめることが重要です。そのためには、会議後できるだけ速やかに議事録を作成し、第三者の目でチェックしてもらうようにしましょう。また、会議の議題や目的に沿った構成を心がけ、5W2HやPREP法のような文章手法を活用すると、内容をより明確に整理できます。

5W2Hとは、情報を「整理・分類・集約」するための論理的なフレームワークのことです。「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」「How Much（どのくらい）」の各単語の頭文字を組み合わせたもので、情報を体系的に整理する際に役立ちます。

またPREP法とは、説明や文章を分かりやすく構成するためのフレームワークで、「結論」「理由」「具体例」「結論」の順序で構成されます。この方法は、議事録以外のビジネス向けの文章でも使われています。結論を最初に述べることで、簡単に文書の主旨を把握できるようになります。

Nottaで議事録をAI要約

議事録をまとめるには、さまざまなコツやテクニックが必要です。特に経験の浅い新人にとっては、まとめる作業だけでも膨大な時間がかかるかもしれません。そのようなときでも、Nottaを活用すれば短時間で要約が可能になります。NottaにはAI要約機能が備わっており、簡単な手順で会議の要約を素早く作成できます。

AI要約機能の利用方法

1.文字起こしの完了後「AI要約を表示」ボタンをクリックします。

2.「生成」ボタンをクリックして、しばらく待ちます。

3.「AI要約」と「アクションアイテム」が生成されたら内容を確認します。

最後に　議事録をより簡単に

今回の記事では、議事録作成の目的や注意点、上手く作るコツ、AIツールを用いた効率的な方法などについて詳しく解説しました。優れた議事録を作成するためには、議事録の目的を深く理解することが必要です。

議事録は、会議でのやり取りを整理し、読んだ人が容易に理解できる形でまとめられるべきです。そのためには、会議中の会話を正確に聞き取り、適切にメモすることが重要になります。しかし、議事録作成が初めての新人の方には、難易度が高い作業なのかもしれません。そのような場合は、この記事で紹介したAI文字起こしツール「Notta」を活用することをおススメします。

Nottaを使えば、会議中の会話を逃さずに文字起こしが可能です。また、AI要約機能で議事録のまとめ作業も簡単にできます。Nottaの優れた機能を活用して、上司も唸る優れた議事録を作成しましょう。