議事録の作成は会議の成果を左右するほど重要な役割を担っています。多くの方は、議事録が単なる会話の記録やメモだと考えがちですが、実はそれ以上の意味を持ちます。特に新入社員や経験の浅い方々にとって、議事録の作成は頭を悩ませることが多い作業です。
しかし、議事録を取る基本とコツを押さえれば、新人でも上手に綺麗な議事録を作成できます。さらに、AIツールを活用することで、議事録の作成をより効率的かつ簡単に行うことが可能です。
今回の記事では、議事録作成の上手く作るコツ、目的や注意点、AIツールを用いた効率的な方法などについて詳しく解説していきます。本記事を活用することで、上司からの信頼を得るだけでなく、会議の成果を最大限に活かすことができるでしょう。
議事録の目的
議事録は、会議の議論や決定事項を正確に文書化するために重要な書類です。優れた議事録を作成するためには、議事録の担当者が目的を深く理解する必要があります。
議事録の主な目的には、会議の詳細な内容を記録し、重要な決定や合意事項を共有することや参加者間での認識の一致を図ること、発言者を特定し、話し合われたタスクや行動計画を明確にすることなどが含まれます。ここでは、これらの議事録を作成する目的について詳しく解説していきます。
議事録の作成は、会議の重要な内容や決定事項を効率的に共有するための重要な手段です。議事録があることで、会議に参加できなかった人々も重要な情報を正確に受け取ることが可能になります。
議事録がなければ、関係者に会議の内容を伝えるのに余計な時間がかかり、会議の内容が時間の経過とともに忘れられるリスクが高まります。そのため、議事録は全体の情報共有と共通認識を築く上で大切な存在です。
会議における認識の一致を図るためにも、議事録の作成は重要です。議事録では会議で決定された内容や重要事項、タスクなどを明確に記録します。それにより、参加者間の認識を一致させて、認識のズレを防げます。
議事録に会議内容を記録することで、誰が何を担当し、どのタスクがいつまでに完了すべきかがはっきりし、誤解や情報の食い違いを最小限に抑えることが可能です。結果として、業務の効率性と正確性を大幅に向上できます。
議事録の作成目的のひとつは、発言者と発言内容を明確にするためです。会議で誰が何を発言したかを明瞭に記載することで、決定事項に関連する責任の範囲を、会議終了後でも容易に把握できるようになります。
会議参加者の発言内容や責任範囲が明確化されていないと、業務の引き継ぎが困難になったり、期日までに業務が進まなくなるなどといった問題が生じる可能性があります。トラブルを未然に防ぐためにも、発言者と発言内容を明確にすることは重要です。
議事録は、会議でのタスクや行動計画の明確化においても大切な役割を果たします。会議で決定された具体的なタスクが、詳細に記録できていれば、次の行動計画がより明確になり実行しやすくなります。
業務をスムーズにするためには、各タスクの担当者を明確に記載するように心がけましょう。
議事録のコツ
会議の議事録を作成するのは一見難しそうですが、いくつかのコツを押さえれば誰でも効果的な議事録を書くことができます。ここでは議事録作成のコツとして、以下の7つを紹介します。
事前にポイントを把握
要点を箇条書きに
決定事項・ペンディング事項・アクションプラン
配布の参考資料は添付
スピード最優先
メモのとり方を工夫する
記憶が新しいうちに作成する
これらを意識して実践することで、議事録作成のスキルがグンと上がるはずです。
議事録を書く前に、会議の目的や議題を把握することが重要です。事前に配布される資料があれば目を通し、議論のポイントを予測しておきましょう。
会議の内容を理解していないと、議事録に必要な情報を見逃してしまう恐れがあります。事前準備をしっかりとすることで、会議の流れを掴みやすくなり的確なメモを取れるようになります。
例えば新商品の開発会議であれば、商品コンセプトや開発スケジュールがポイントになるでしょう。また予算会議なら、各部門の予算配分や前年度実績との比較が重要になります。
会議の目的や議題を事前に把握し、議論のポイントを予測することが効果的な議事録作成の第一歩です。
会議では多くの情報が飛び交うため、詳細にメモを取ろうとすると大変です。そこで、発言の要点だけを簡潔に箇条書きでメモを取るようにしましょう。
箇条書きにすることで、議論の全体像を素早く把握でき、重要なポイントを見落とすリスクを減らすことが可能です。また、後から見返したときにも内容が理解しやすくなります。
「課長：新商品のターゲットは20代女性。SNSでの認知度向上が課題」といった発言は、「新商品ターゲット：20代女性、課題：SNS認知度向上」とメモを取ると良いでしょう。
発言の要点を箇条書きでメモを取ることが、効率的で分かりやすい議事録作成につながります。
議事録を作成する際は、会議で決定した事項、先送りになった事項、今後のアクションプランを明確にしておくことが重要です。これらの情報を整理しておくことで、議事録の内容が分かりやすくなります。
会議の目的は、課題を解決し次のアクションにつなげることです。決定事項やペンディング事項、アクションプランを明記することで、会議の成果を確実に記録に残すことが可能です。
例えば「新商品の価格を1,000円に設定する」という決定事項、「販促キャンペーンの詳細は次回会議で検討する」というペンディング事項、「営業部は来週までに販売計画を作成する」というアクションプランを議事録に盛り込むと良いでしょう。
議事録には、会議の成果である決定事項、ペンディング事項、アクションプランを明確に記載することが大切です。
会議で使用した資料や参考文献は、議事録に添付することをおすすめします。出席者全員が資料を共有できるようにすることで、議論の内容や背景がより理解しやすくなります。
会議では様々な資料が用いられますが、後から資料を探すのは大変です。議事録に資料を添付しておけば、いつでも参照することができ、情報の共有がスムーズになります。
会議で使用したプレゼンテーション資料、データ分析の結果、関連する論文などを議事録に添付すると良いでしょう。PDFや画像ファイルなどの形式で添付するのが一般的です。
議事録には、会議で使用した資料や参考文献を添付することで、情報共有の効率化が図れます。
議事録作成では、スピードを最優先に考えることが重要です。会議終了後なるべく早めに議事録を作成し、関係者に共有することを心がけましょう。
会議の内容が薄れないうちに議事録を作成することで、正確性が増します。また迅速な共有により、次のアクションにスムーズに移れるというメリットもあります。
例えば、会議終了後24時間以内に議事録を作成し、関係者にメールで送信するルールを設けると良いでしょう。テンプレートを活用すれば、さらに作成スピードを上げることが可能です。
議事録作成はスピードが命です。会議終了後すぐに取り掛かり、速やかに関係者に共有しましょう。
効率的な議事録作成のためには、会議中のメモの取り方を工夫することが有効です。発言者とポイントが一目でわかるようなメモを心がけましょう。
会議では多くの情報が飛び交うため、メモを取るのが大変です。しかし的確なメモがあれば、議事録作成が格段に楽になります。
具体的には、発言者の名前と発言内容を箇条書きにしたり、図や矢印を使って関連性を示したりするのがおすすめです。
会議中のメモは、議事録作成の土台となる重要なものです。発言者と内容が明確にわかるメモを心がけることが、効率アップの近道になります。
議事録は、会議の記憶が新しいうちに作成するのが理想的です。会議終了後なるべく早いタイミングで議事録を作成するようにしましょう。
会議の内容は時間とともに記憶から薄れていきがちです。記憶が新しいうちに議事録を作成することで、情報の欠落を防ぎ正確性を高めることができます。
会議直後に30分ほど時間を取り、議事録の下書きを作成するのが効果的です。メモを整理し、必要な情報を過不足なく記録するだけで完成です。
議事録は記憶が新しいうちに作る方が、スムーズに作業できます。会議直後のタイミングを狙って、素早く作成するのがおすすめです。
議事録をまとめることの大切さ
会議の議事録をまとめることは、単なる事務作業ではありません。会議で話し合われた内容を明確にし、決定事項や今後のアクションを確認するための重要なステップです。また会議に出席できなかったメンバーにも情報を伝える役割を担っているため、効果的な議事録作成が重要です。
議事録作成のコツを押さえることで、効果的な議事録を作成できます。例えばプロジェクトの進捗報告会議では、各メンバーの報告内容や決定事項、課題などを議事録にまとめます。これによりプロジェクトの状況を正確に把握し、次のステップに活かすことができるでしょう。
会議終了後は速やかに議事録をまとめ、関係者に共有することが大切です。議事録は、会議の成果を確実なものにするための重要なツールなのです。
今すぐ使える議事録サンプル
ここでは、議事録のサンプルを紹介します。一般的な議事録に必要な項目を網羅していますので、コピペするだけで今すぐ活用できます。￥
議事録サンプル会議名: 新製品開発プロジェクト キックオフミーティング
日時: 2024年6月15日(土) 10:00~12:00
場所: 本社 会議室A
参加者:
山田太郎 (プロジェクトマネージャー)
鈴木花子 (マーケティング部長)
佐藤次郎 (開発部長)
田中瑛子 (デザイン部長)
伊藤健太 (営業部長)
議事録作成者: 山田太郎
■議題
プロジェクトの目的と目標の確認
各部署の役割分担
プロジェクトスケジュールの策定
予算の確認
■議論内容
山田がプロジェクトの目的と目標について説明。新製品を来年3月までに上市し、初年度売上10億円を目指すことを確認。
各部署の役割分担を以下の通り決定:
マーケティング:市場調査、販促計画立案
開発:製品仕様策定、試作品開発
デザイン:製品デザイン、パッケージデザイン
営業:販売チャネル開拓、営業戦略立案
プロジェクトスケジュールを策定。マイルストーンを設定し、来年3月の製品リリースに向けて開発を進めることを確認。
予算について伊藤から説明。開発費用と販促費用の内訳を確認し、予算内で進めることで合意。
■決定事項
■アクションプラン
山田:プロジェクト計画書を作成し、次回会議で共有(6/22まで)
鈴木:市場調査を実施し、調査結果を報告(7/10まで)
佐藤:製品仕様書の初版を作成(7/15まで)
田中:製品コンセプトデザインを3案作成(7/15まで)
伊藤:販売チャネルのリストアップと営業戦略骨子の作成(7/10まで)
■次回の議題
■次回の会議予定
日時:2024年6月29日(土) 10:00~12:00
場所:本社 会議室A
議題:プロジェクト計画書の確認、各部署の進捗報告、外部協力会社の選定について
議事録は文字起こしツールを使って効率的に作成しよう！
Nottaは日本語に特化した国内最先端AI音声文字起こしツールです。
コンサルタントが考える良い議事録と悪い議事録の差は？
コンサルティング業界では、新人コンサルタントが社内の会議やクライアントとの打ち合わせなどで議事録の作成を多く任されます。この業界における議事録作成は、単なる雑務ではなく、高い付加価値を持つ重要なタスクとみなされています。コンサルタントが考える良い議事録と悪い議事録の差は何か？ここではその要点を詳しく説明します。
【テンプレート付】上司に褒められる議事録の書き方とは？作成時のポイントも解説！
コンサルタントが考える良い議事録とは、会議で聞き取りをした内容が整理されており、読んだ人が簡単に理解できる議事録です。良い議事録は、会議の決定事項や重要なポイント、経緯を包括的に捉えた内容になっています。
また、会議に参加していない人でも、状況を正確に把握できるように構成されていることも特徴です。良い議事録を作成するコツは、曖昧さを避け、結論や重要なポイントをはっきりと記載することです。それにより、全員が共通の理解に基づいて行動でき、効率的かつ効果的なコミュニケーションを促進できます。
コンサルタントが考える悪い議事録とは、聞き取りをした内容が適切に整理されず、主要な議論のポイントが明確でない議事録です。単に発言内容を記録するだけでは、重要な情報が見過ごされがちです。
また、発言者や担当者を記載していない議事録は「どのように結論に至ったか」や「どの決定事項を誰が担当するのか」といった点が不明確になり、業務に影響を及ぼす可能性があります。
議事録は、会議の内容を正確に理解するための重要な資料です。そのため、議題や確認事項に沿って主要なポイントを丁寧に整理し、明確にすることが必須です。
「Notta」で簡単に上司が“唸る”議事録を取るコツ！
新人でも上司から評価される議事録を作成するコツは、最先端のAI技術を駆使するのがひとつの方法です。今回紹介するのは、AIを活用した文字起こしツール「Notta」です。Nottaを使えば、誰もが手軽に議事録を作成できます。以下では、AI文字起こしツール「Notta」の主要機能と、Nottaを活用した議事録の作成方法について紹介します。
Nottaは、400万人を超えるユーザーと2000社以上の企業から支持を受けている、Web、Android、iOSに対応した高性能なAI文字起こしツールです。高精度な音声認識技術とAIによる要約機能を備えており、音声データを利用して瞬時に議事録を生成できます。
Nottaは、1時間分の音声データを約5分程度でテキストに変換する能力を持っています。また、Nottaには、会議内容をより深く理解するための単語登録や、発言者の自動識別などの便利な機能も搭載されています。
Nottaの便利な機能を活用することで、議事録の作成が効率化し、メールなどを通じた共有も迅速かつ簡単に行えます。特に新人にとって、Nottaは議事録作成をスムーズにし、業務の効率化に大いに役立つツールです。
Nottaは、会議の議事録作成を手助けする多数の便利な機能を備えています。ここでは、議事録作成を簡単にするNottaの優れた機能を紹介します。
1.音声ファイルの文字起こし・リアルタイム文字起こし機能
会議の音声を録音すれば、自動的に文字起こしされるため、メモを手書きする必要がありません。さらに、リアルタイム文字起こし機能を活用すれば、その場でテキスト化が可能です。また、録音した音声は後からインポートすることもできます。
2.Web会議の自動文字起こし・録画機能
パソコンを使ったWeb会議の議事録作成も、Nottaを利用すれば手軽に行えます。NottaはZOOM、Microsoft Teams、Google Meet、WebexなどのWeb会議ツールと連携し、会議中の音声を自動的にテキスト化します。さらに、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携もサポートしています。
3.発言者自動識別・名前変更機能
AIによる発言者の自動識別機能により、会議中の発言が誰によるものかを明確に区別することが可能です。また、発言者の名前は後から編集できます。そのため、会議中に誰が発言したか議事録作成中に迷うことも避けられます。
4.カスタム単語登録機能
会議で使用される専門用語やよく使われる企業名、人名などをカスタム辞書に登録する機能がNottaには搭載されています。カスタム単語登録機能を使えば、議事録作成の際に、編集作業の効率が大幅に向上します。
5.多言語テキスト翻訳
Nottaは、文字起こしの結果を42言語に翻訳する機能を持ち、英語と日本語の同時翻訳も可能です。海外の方が会議に参加している場合でも、Nottaを利用すれば安心して議事録の作成ができます。
Nottaの利用ガイドを確認しましょう！
6.Nottaで議事録をAI要約
議事録をまとめるには、さまざまなコツやテクニックが必要です。特に経験の浅い新人にとっては、まとめる作業だけでも膨大な時間がかかるかもしれません。そのようなときでも、Nottaを活用すれば短時間で要約が可能になります。NottaにはAI要約機能が備わっており、簡単な手順で会議の要約を素早く作成できます。
会議の議事録作成・翻訳・共有は簡単！｜AI文字起こしサービスNotta
ここでは、Nottaのリアルタイム文字起こし機能を使った会議議事録自動作成手順を紹介します。
Nottaにログインし、「録音開始」ボタンをクリック。
自動文字起こし機能がスタートします。自動文字起こしを終了する場合は「停止」ボタンをクリックしてください。
録音した音声や文字起こしデータは、ホーム画面から確認できます。
文字起こしの完了後「AI要約を表示」ボタンをクリックします。
「生成」ボタンをクリックして、しばらく待ちます。
「AI要約」と「アクションアイテム」が生成されたら内容を確認します。
参考記事 会議やプレゼンでお困り事をNottaで解決！
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議事録のコツを把握して効果的に作成しよう
今回の記事では、議事録作成の上手く作るコツ、目的や注意点、AIツールを用いた効率的な方法などについて詳しく解説しました。優れた議事録を作成するためには、議事録の目的を深く理解することが必要です。
議事録は、会議でのやり取りを整理し、読んだ人が容易に理解できる形でまとめられるべきです。そのためには、会議中の会話を正確に聞き取り、適切にメモすることが重要になります。しかし、議事録作成が初めての新人の方には、難易度が高い作業なのかもしれません。そのような場合は、この記事で紹介したAI文字起こしツール「Notta」を活用することをおススメします。
Nottaを使えば、会議中の会話を逃さずに文字起こしが可能です。また、AI要約機能で議事録のまとめ作業も簡単にできます。Nottaの優れた機能を活用して、上司も唸る優れた議事録を作成しましょう。
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①簡単かつ迅速。最大5時間の音声を数分で文字に変換できます。
②高音質な音声の書き起こし精度は98.86%に達しています。
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