Teams会議

【オンライン会議の新常識】Teams会議の議事録を「自動化」しよう!

2022-05-215 mins

「オンライン会議が多くて忙しい!!どうにか業務効率できる方法はないかな・・」

「議事録作成や共有に時間がかかりすぎる!もっと手早く議事録を終わらせたい・・」

そんな悩みをお持ちの方は少なくないはず。

コロナ禍でリモートワークが増えた今、柔軟な働き方ができるようになった一方「オンラインでいつでも何でもできるから」と会議や仕事がどんどん降ってくる、といった状況もよく耳にするようになりました。

今回は、今や主流になった「Teamsオンライン会議」における議事録作成をサクッと終わらせる「議事録自動化」について解説していきます。

議事録作成は、意外と時間と手間が取られる作業。議事録作成に気づいたら1時間以上もかけていて、他の仕事の進捗状況に影響が出てしまった・・という経験をした人も多いはずです。

議事録作成をラクに終わらせる方法を学んで、他の重要業務にしっかり手を回せられる環境づくりを目指しましょう!

また、Teams以外でも使える「その他の議事録自動作成の方法」も後半でご紹介します。

Teamsを使わない・Teamsのデフォルト機能がイマイチ使いづらい、方法がわかりづらい、という人はぜひチェックしてみてください。

Teams会議で議事録を自動作成しよう!

Microsoftが提供するチャット・会議ソフトMicrosoft Teams

オンライン会議で活躍するツールで、特に会社勤めの方は使う機会が多いと思います。

ここでは、Teams内のデフォルト機能を使って議事録を自動作成する方法を解説!

複雑な作業は不要なので、初心者でも大丈夫。1つ1つステップを確認して実践してみてください

議事録自動化の仕組み|「トランスクリプション」機能

Teamsには「ライブ トランスクリプション」という機能が内蔵されています。

トランスクリプション機能は、会議中に参加者の発言をリアルタイムで表示する機能。「誰がいつ発言したか」も併せて記録される便利機能です。
内容は会議終了後に保存することができるので、議事録作成時に「あれ、どうだったっけ・・」と混乱する心配がありません。

また、例えばこんな場面でも役に立ちます。

  • 会議が英語で、聞き取りが不安なとき

  • 周りが騒がしく、会話が聞き取りづらい状況のとき

「文字が表示される」ことで、議事録作成以外でも活用できるシーンがあります。

トランスクリプション機能の使い方

トランスクリプションを使えるのは、会議の主催者等、権限が定められています。まずは自分が権限があるかどうか確認しましょう。

<トランスクリプション機能を開始できる人>

  • 会議のオーガナイザー(主催者)

  • オーガナイザーと同じテナントのユーザー(通常、主催者と同じドメインであれば使用可能です)

<トランスクリプション機能の使い方>

  1. 会議画面の右上「•••」(その他の操作)をクリック

  2. 「トランスクリプションを開始する」をクリック

  3. トランスクリプト(会話内容)を表示/非表示にしたい場合は、「•••」(その他の操作)から「トランスクリプトを表示する/非表示にする」をクリックして設定

  4. 会議が終了すると自動的にトランスクリプション機能も終了します。途中で終了したい場合は、「•••」(その他の操作)から「トランスクリプションの停止」をクリックすると停止します。

<トランスクリプション内容を保存するとき>

  1. Teamsのカレンダーから該当する会議を選択

  2. 上部メニュー右側の「レコーディングと文字起こし」をクリック

  3. 「ダウンロード」にカーソルを合わしてダウンロード形式を選択

  4. ダウンロード完了

トランスクリプション機能をもっと活用する方法

<トランスクリプションの言語を変更する>

会話内容が日本語ではない場合、言語設定を変更する必要があります。

なお、Teamsでは現状28種類の言語に対応しています。(詳細を確認する)

  1. ライブトランスクリプション画面右上にある「•••」をクリック。

  2. 「音声の言語を変更」をクリック

  3. 該当する言語を選択して確認をクリック。

その他の議事録自動作成の方法

ここまではTeamsに内蔵されている機能を議事録作成に役立てる方法を解説しました。

実は外部ツールでも議事録作成に役立つ、そしてTeamsのトランスクリプションを超える使い勝手のよい機能を搭載したツールがあるんです!

「トランスクリプション機能だとイマイチ効率が上がらない・・」という人はぜひチェックしてみてください。

外部ツールの活用 | リアルタイムで文字起こしができるツールも

議事録作成に活用できるオススメツールは、リアルタイムで文字起こしができる自動文字起こしツール

例えばNottaのようなAI搭載のツールであれば、高精度で誤字脱字は最低限。Teams会議に限らず様ざまな場面で活躍するので、とても使い勝手が良く汎用性が高いツールです。

>Teamsと連携できる文字起こしツールNottaを始めよう!<

外部ツールNottaを活用するメリットとは

Teamsトランスクリプション機能と比べて、外部文字起こしツール、例えばNottaはどんなメリットがあるでしょうか。

▼データをクラウド上に保存可能!共有もラクラク

外部の文字起こしツールは、クラウド上にデータを保存できる場合がほとんど。クラウド上にあるから、どんなデバイスでもアクセス可能で、メンバーへの共有もラクラクです。

▼議事録編集が圧倒的にやりやすい

トランスクリプション機能と違い、Nottaではツール上で簡単にテキストを編集することができます。

データを共有しているユーザーと共同編集も可能で、また画像などのデータを挿入することも。ツール上で議事録作成や共有まで完了するのが魅力です。

▼対面会議でもオンライン会議でもマルチで活躍!

外部の文字起こしツールは、利用するシーンを選ばないことが魅力。

TeamsやZoomのオンライン会議はもちろん、会議室で行われる対面会議でも、またインタビューや商談、ウェビナーの記録でも活躍します。

また、NottaではTeamsやGoogle Meet、Zoomとスムーズに連携できるNotta Botという機能も発表しています。

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Teamsトランスクリプション機能・外部ツール利用のメリット比較

今回紹介したTeamsのトランスクリプション機能と、外部の文字起こしツールNottaを例にとって比較してみました。

Teamsトランスクリプション 自動文字起こしツールNotta
多言語対応 82種類対応 104言語対応
費用 Teamsライセンスがあれば無料 機能によっては有料
共有 データをダウンロードして共有 URLで共有可能
汎用性 Teams会議のみ 他オンライン会議(Zoom等)や対面会議などでも使用可能

Teamsはすでにライセンスを持っているユーザーであれば無料で使えるのが魅力。対してNottaは複数デバイスからアクセス可能・共同作業が可能・あらゆる場面で使えるなど、Nottaのメリットも無視できません。

文字起こししたい場面がTeamsに限られるならトランスクリプション機能を活用、

他のシーンでも文字起こしを活用したい、そして使い勝手の良さも求めるならNottaがおすすめです。

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まとめ

Teams会議で議事録を自動作成できる機能「トランスクリプション機能」の紹介と使い方を解説しました。また、後半ではTeams会議に限らず様々なシーンで使える自動文字起こしツールも紹介。

働くシーンは人それぞれですので、それぞれのツールを使うイメージを想像しながら自分に合ったツールや使い方を見つけてみてください。

意外と時間が取られる議事録作成を効率化して、時間を有効に使いましょう!