Notion AI × 議事録｜Notionで議事録を管理する方法を解説！【テンプレート付き】

2017年と2023年のAI主要6市場規模推移・予測を比べると、AIの言語解析や音声認識の市場規模が急激に伸びており、ビジネスにおいての影響力が高い分野といえます。

（データ元：2018年度は前年度比53.5%増と大幅な伸び、2023年度には640億円に達すると予測）

議事録を作成する際には、音声の文字起こしや議事録の要約をAIに任せることにより、業務をより効率的に実施できるようになりました。

しかし、議事録作成におけるAIの利用に関しては始まったばかりで、効率良く利用する方法や機能が優れたAIサービスを見つけるのは難しい場合があります。

そこで今回は、2023年2月にリリースされたAIアシスタントサービスの「Notion AI」で議事録作成を管理する方法について解説します。

AIを利用した効率の良い議事録作成方法を探している方は、ぜひ参考にしてください。

議事録作成においてNotion AIができること6つ

1.議事録の文章を要約できる

Notion AI（ノーションエーアイ）の議事録要約機能は、長い会議記録を短く、要点を押さえた形で記載することが可能で、時間が限られているビジネス環境において便利です。

例えば、長時間の会議後、参加者や関係者がすべての会議内容の詳細を読む時間がない場合に、Notion AIの要約機能を利用すると、重要な内容、決定事項、行動計画を抽出し、簡潔にまとめた要約を表示します。

そのため、参加者は議事録の全文を読まずとも、会議の主要な内容をすぐに把握できます。

2.スペルと文法を修正できる

Notion AIのスペルと文法修正機能は、ミスを自動的に検出し、修正し、議事録の品質を向上させることが可能です。

会議中に急いで記録されたメモに誤字や文法の間違いを含んでいる場合、スペルと文法修正機能を利用すると、議事録はより専門的で読みやすい文書に変わります。

また、非ネイティブスピーカーが英語で議事録を作成する際にも便利です。

文法やスペルの誤りを自動で修正することで、コミュニケーションの明確さと正確さが保たれ、全体的な文章の品質が向上します。

3.アクションプランを抽出できる

Notion AIのアクションプランの抽出機能は、議事録から具体的な行動項目を特定し、明確なToDoリストを作成するのに役立ちます。

会議中に決定された事項や、参加者に割り当てられたタスクは、多くの議論の中で見落とされがちですが、Notion AIが議事録のテキストを解析し、実行すべき具体的なアクションプランを識別してくれます。

そのため、会議後のフォローアップが容易になり、各参加者が自分の責任を明確に理解し、効率的に行動できるため、業務効率を上げられます。

4.議事録作成の際に必要なアイデアを提案できる

Notion AIは、会議内容の際に創造的なアイデアを提案できます。

例えば、新しいプロジェクトの立ち上げや戦略会議のような場面で、今までになかった視点や革新的な提案を求める場合に便利です。

AIは、過去の議事録や関連する文書からインスピレーションを得て、新しいアプローチや解決策を提示するため、会議の参加者は従来の思考パターンにとらわれず、より幅広い選択肢を検討できます。

そのため、議論を活性化させて、より生産的な会議を実現するのに役立ちます。

5.議事録の概要を自動生成後にデータベース内で確認できる

Notion AIを利用すると、議事録の概要を自動生成させ、会議の重要な内容を簡潔にまとめてくれるため、データベース内ですぐに確認できるようになります。

議事録の概要をデータベース内でまとめて確認できれば、ユーザーは各会議の詳細な議事録を読む必要もなく、すぐに重要な情報を把握できるため、多くの会議内容を確認しやすくなります。

また過去の会議内容を素早く振り返ることができ、効率的な情報管理と素早い意思決定のサポートもできます。

6.ブログ投稿やSNS投稿、メールなどの下書きを作成できる

Notion AIは、ブログ投稿、SNSのアップデート、メールなどのコンテンツ作成にも活用できます。

特に文章作成においてアイデアが必要な時や、初期の草案が欲しい時に役立ちます。

与えられたトピックやキーワードに基づいて、初期の下書きを生成するため、ユーザーはゼロから文章を書き始める必要がなく、AIが提供した下書きを編集することで、効率的にコンテンツを作成できます。

また、アイデアや文章の構成などもサポートするため、創造的な文章を作成でき、作業時間を節約することも可能です。

Notion AI で会議の議事録を自動作成手順3 STEP

STEP1.議事録のデータベースを作成する

ホーム画面から「ページを追加」をクリックして、「テーブル」を選択します。

「新規データベース」をクリックします。

今回は例としてタイトル部分に「議事録のデータベース」と入力すると、データベースが作成されます。

STEP2.議事録のテンプレートを作成する

画面右側「新規」のプルダウンから「新規テンプレート」をクリックします。

「無題」の部分に「議事録のテンプレート」を入力します。

議事録に会議の日時や会議の議題、会議の開催場所などの項目を入力していきます。

入力すると、データベース側でも表示されています。

項目の下部では、Notion AIが自動で議事録作成するための議事録テンプレートを作成します。

今回は、会議内容を以下のように記入します。

「見出し2」や「コールアウト」、「テキスト」、その他Notion AIの機能は、入力スペースの左側の「＋」をクリックすると利用できます。

「ベーシック」から「見出し2」を選択。

会議内容の部分には、「Notion AI」の「要約する」を追加します。

現時点では、会議内容を入力していないため、「コンテンツなし」と表示されます。

もし会議内容を記載しているにもかかわらず、「コンテンツなし」と表示されている場合は、AIに何を記載してほしいのかを記載します。（例えば、「発言内容」や「会議内容」と入力すると、AIが自動で発言内容を要約します。）

現時点では、テンプレートで会議内容がないため、以下のように表示されますが、後から見たときに自分でわかるように『ここに議事録をNotion AI「要約する」を追加』と記載すると、スムーズに作業を進められます。

「アクションアイテムを抽出する」を選択すると、AIが自動でToDoブロックを表示してくれます。

今回のテンプレートが完成しました。「会議内容」部分に入力すると、Notion AIが要約とアクションリストを作成します。

STEP3.会議の議事録を自動作成させる

完成した議事録のテンプレートを選択します。

右クリックで「複製」を選択する。

複製された「議事録のテンプレート」を「開く」をクリックして開きます。

会議の内容を項目に入力します。

会議内容を「テキスト」で入力します。

下部でNotion AIの「要約する」をクリックして、AIによる要約を行います。

Notion AIの「その他」から「アクションリスト」も追加すると、ToDoリストを自動作成できます。

会議内容の要約をデータベース表示画面ですぐに確認したい場合は、「＋」を選択します。

「AIによる要約」を選択します。

「AIによる要約」の項目が表示されているのがわかります。

プロなAIツールで文字起こしから議事録作成

Nottaとは

議事録作成に便利なNottaは、AI技術を駆使した高精度の音声認識と文字起こしツールです。

会議や商談などの1時間の音声をわずか5分で文字起こしでき、会議の振り返りや情報共有を効率化できます。

チームワークスペース機能により、複数ユーザー間での情報共有と編集が行え、議事録作成の手間を大幅に削減でき、生産性を向上できます。

Nottaの優れた機能

データの社内共有は簡単

Nottaは、Notionと連携でき、文字起こしや要約されたテキストは、共有リンクを通じて共有できます。

そのため、データの社内共有が容易となり、チームメンバー間での情報共有を促進できます。

自動文字起こし機能で会議内容をすぐにテキスト化

Nottaの自動文字起こし機能は、会議やインタビューの音声をリアルタイムでテキストに変換できます。

そのため、手作業で音声データをテキスト化する作業が不要になり、Notionへのテキスト共有をスムーズに行えます。

AI要約機能で長い会議の内容もすぐに理解できる

Nottaは、AI要約機能で長い会議内容を短い要約にすることが可能です。

要約した内容をNotion AIでさらに分析して、会議のキーポイントや決定事項を明確にできます。

Nottaで会議議事録自動作成手順

1.Nottaにログイン後、「録画開始」ボタンをクリックします。

2.自動文字起こし機能が開催されます。文字起こしを終了する場合は、赤い四角の「停止」ボタンをクリックします。

3.「ホーム」に戻ると、文字起こし結果と録音した音声を確認できます。

【TIPS】議事録テンプレートの構成

Notionの議事録テンプレートは、以下の構成にしておくと見やすいです。

• 会議概要：テーマ・日付・進行役・出席者の順に記入

• 事前配布資料：参加者に事前に見てもらうべき資料を貼り付け

• 議題1：発言者・推定議論時間・記録（意見）・結論・会議後のフォローアップを記入

• 議題2〜3：議論1の内容を同様のメモを記入

• 決定事項：タスク1、タスク2〜とタスクを並べる

• ToDoリスト：タスク1・責任者・締め切り

• その他：タスク2や補足情報などを入力

各項目が整理されており、初心者でも簡単に情報をまとめられます。

無料の議事録テンプレートは、以下のURLから確認できるので、ぜひ利用してみてください。

議事録テンプレート

最後に　AIツールを活用して議事録を簡単に作成

今回は、Notionで議事録を管理する方法や議事録を自動で作成する方法について解説しました。

Notion AIを利用すると、議事録の文章を要約できたり、アクションプランも自動で記載することが可能です。

Nottaを利用すれば、会議内容の音声データを文字起こしでき、そのままNotion AIで議事録を自動で作成できます。

• NottaのAI要約機能で長い会議の内容もすぐに理解できる

• 自動文字起こし機能で会議内容をリアルタイムでテキスト化できる

• NottaとNotionと連携し、文字起こしや要約されたテキストを共有リンクから共有できる

NottaとNotion AIを合わせると、効率的に議事録を作成できるようになるので、ぜひ利用してみてください。