【2025年版】インタビュー取材依頼｜丁寧なメールの書き方および例文

インタビューのために取材依頼をするメールは、インタビューの目的をはっきりと明記し、認識の相違がないように心掛けなければなりません。卒業研究で初めてインタビューの依頼メールを送る学生もいれば、担当業務で取材依頼のメールを頻繁に送っている人もいるでしょう。

どのようなタイプであれ、相手に失礼がないように注意するのはもちろんのこと、掲載媒体、取材内容などを丁寧に伝え、当日スムーズに行えるように準備を進めておくのが大事です。

本記事では、メールの書き方から例文まで丁寧にお伝えします。

インタビュー取材のお願いメールの書き方

メールを書く際に必ず入れておくべき内容がいくつかあります。

相手に誠意を見せるためにも、インタビュー取材に関する情報伝達は丁寧に、かつ漏れがないように注意が必要です。

ビジネスの場では6W3Hが重要です。この6W3Hに沿った書き方を心掛けましょう。

6W3H

• なぜ（Why）： 取材の目的、人選の理由

• 何を（What）：取材のテーマ、質問内容

• 誰が（Who） ：取材の実施者

• 誰と / 誰に（with Whom）：取材の対象者と協力者

• いつ（When）： 取材の実施日時、掲載予定日時

• どこで（Where） ：取材場所

• どのように（How） ：取材方法（対面形式、オンライン形式など）

• どれだけ（How many）：取材の所要時間

• いくら（How much）：謝礼、交通費など

メールの流れは下記のとおりです。

・自己紹介：自身の氏名、どこのメディアや学部に所属しているかを明記しましょう。

・取材の目的：取材をお願いする理由を明確に伝えます。ここでは、何を伝えたいのか、どのような立ち位置で取材をしたいのかなどを記載するとよいでしょう。

・取材の方法：取材の形式や内容について伝えます。実際にお会いして取材をしたいのか、オンラインで取材をしたいのか、お伺いを立てます。場所や日時を決めておくことで、お互い当日に備えた心構えを作ることができるでしょう。

・取材対象者（対象物）：取材をお願いする対象者（対象物）を伝えます。連絡先が対象者ではなく窓口の場合、相手のスケジュール確認が必要となるため、詳細な連絡先も合わせて記載しておくことをお勧めします。

・返信期限：希望する返信日時などもしっかりと伝えておくことが大事です。

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インタビュー取材のお願いメールのポイント

お願いメールを作成するときのポイントを紹介します。

• メールの件名には【依頼】【お願い】【取材依頼】など、目的を強調する

• インタビューの目的、聞きたい内容を箇条書きで書く

• 取材形式を提案する

• おおよその取材時間を記載する

• 取材希望日時を複数提案する

注意すべきは、丁寧な言葉遣いを心掛け、文章を整え、誤字脱字をしないこと。確認事項がある場合は、しっかりと質問内容を記載し、読み手に疑問が発生しないように心掛けましょう。

取材のお願いメール例文5選

いくつかのパターンに分けて例文を紹介します。ぜひ参考にしてください。

例文1.面識がない企業の人物が対象で、初めての連絡

例文2.面識がある企業の人物が対象で、初めての連絡

例文3.面識がない企業の商品が対象で、初めての連絡

例文4.面識がある企業の商品が対象で、初めての連絡

例文5.学生が企業に対して取材依頼をする

依頼メールを送る際の注意事項

依頼メールを送信する前に、以下の点を確認しておきましょう。

• 自分のことばで書いているか

• 相手の立場を考えているか

依頼メールのテンプレートを紹介しましたが、自分のことばで書いている文章が多いとよい印象を与えられます。全く同じではテンプレ感が出てしまいます。

特に6W3Hのうちの「何を（What）」については、自分のことばでテーマに対する思いや意気込みを伝えやすいです。

インタビューは相手の時間をいただくこととなります。

依頼メールを送信する前に、相手の立場や都合をわきまえた内容であるかしっかりと確認しておきましょう。

たとえば、ライバルが存在している商品に対してインタビューを行う際に、ライバル会社を批判するような質問は避けるべきです。

インタビュイーはライバル社を批判するような立場ではありません。

取材依頼メール送信後のフォローとマナー

取材依頼のやり取りは、単にメールを送るだけではなく、その後のフォローや対応が取材成功の鍵を握ります。
返信への反応スピードや言葉遣い、相手への配慮の仕方一つで印象が大きく変わり、信頼関係の構築にも影響します。
ここでは、取材依頼後の一連の流れを、承諾からフォロー・お礼まで段階的に解説します。

取材を快諾してもらえた場合は、まず迅速かつ丁寧な返信が重要です。
返信はできるだけ当日中、遅くとも24時間以内に行いましょう。

その際は、単なる「ありがとうございます」ではなく、

「ご多忙の中ご協力いただき、誠にありがとうございます。心より感謝申し上げます。」

のように、相手の時間と労力に対して感謝を示す表現を添えると好印象です。

続いて、取材当日までの流れを明確に案内します。
日程・場所・所要時間・撮影や録音の有無など、相手が不安を感じないよう具体的な情報を提示しましょう。
こうした事前共有は、円滑な取材進行と信頼関係構築の両方に効果的です。

取材日程の調整は、成功の可否を左右する重要なプロセスです。
相手の都合を最優先にし、提示された候補日を尊重する姿勢を忘れないようにしましょう。
もしスケジュールが合わない場合も、

「その日は別件の取材が入っており、誠に恐縮ですが……」

と理由を簡潔に添えて代替案を提示します。

また、やり取りが長引かないよう、返信はできる限り当日中または24時間以内に行うのが理想です。
候補を複数挙げる際は「以下の2つの候補に絞らせていただきました」と整理して提示すると、相手の判断負担を軽減できます。

「いつでも大丈夫です」といった曖昧な表現は避け、確定後には

「〇月〇日〇時より承知いたしました」

と明確に確認することで、行き違いを防ぎましょう。

メール送信後に返信がない場合も、ただ待つのではなく適切なタイミングでのフォローアップが欠かせません。
初回送信から3〜5営業日経過しても返事がない場合、再度丁寧な文面で連絡を入れましょう。

たとえば、

「お忙しいところ恐れ入りますが、先日お送りした取材の件についてご確認いただけますと幸いです。」

といった柔らかい表現を使うことで、催促ではなく誠実な確認の印象を与えられます。

フォローの目的は「返信を強要する」ことではなく、関心と敬意を再度伝えることです。
文面のトーンを丁寧に保つことで、信頼を損なわずに返信を促すことができます。

取材を断られた場合でも、誠実な対応を貫くことが大切です。
まずは「ご丁寧にご返信いただきありがとうございます」と相手への感謝を必ず伝えましょう。
そのうえで、

「現在ご多忙のためご対応が難しいとのこと、承知いたしました。」

と理解を示します。

取材を諦めるのではなく、負担の少ない代替案を提案するのも有効です。
たとえば、

• 対面ではなくメールでの質問回答形式

• 短時間のインタビュー

• 別の時期での再調整
  など、柔軟な選択肢を示すことで、相手の協力を得られる可能性が高まります。

提案の際は、

「もし差し支えなければ、メールでのご回答形式も可能でしょうか。」

のように、相手に選択の余地を残す表現を使うことがポイントです。

取材が終了したら、できるだけ早く、理想的には24時間以内にお礼メールを送りましょう。
お礼の言葉だけでなく、印象に残った話題や取材内容に触れることで、真摯に話を聞いていた姿勢を伝えられます。

たとえば、

「特に、リモートワーク導入時の課題についての具体的なお話が印象的でした。」

など、相手の発言を引用すると効果的です。

また、記事公開までの流れを共有することも忘れずに。

「いただいた内容をもとに、〇月末の公開を予定しております。掲載前に内容のご確認をお願いする予定です。」

といった具体的な案内を添えると、相手の安心感と信頼度が高まります。

インタビュー取材には「Notta」がおすすめ

インタビュー取材をする際は、自動文字起こしサービス「Notta」を活用するのがおすすめです。

Nottaは、高精度な音声認識で音声をテキスト化でき、取材内容を文字起こしするのに役立ちます。

テキスト化だけでなく録音もできるため、文字起こし結果に修正事項があっても、後から修正が可能です。

録音中にタグ付けをしておけば、重要なポイントなどを視覚的に把握できて便利です。

リアルタイム録音と文字起こし以外にも、MP3やWAVEなど音声ファイルの文字起こしも対応しているため、幅広いシーンで役立ちます。

また、オンラインでインタビュー取材を行う場合、Notta Botをオンライン取材に参加させれば、会議内容の録画と文字起こしの両方ができます。ただしインタビュー相手が驚かないように、Notta Botを会議に参加させることを事前に連絡しておくことをおすすめします。

Googleカレンダーなど、外部サービスとも連携できる点も大きな特徴です。オンライン取材の予定を見逃す心配もありませんし、1クリックでNotta Botをオンライン取材に参加させられます。

Web版以外iOS・Android版アプリ版もありますので、外出先で取材した内容を、会社に戻ってから編集することも可能です。データは同期可能で、デバイスを選ばずに内容を確認できます。

無料でも月120分の文字起こしが可能。Notta公式ホームページから是非一度、試してみてください。

（リアルタイム文字起こし、音声ファイルの文字起こし：1回につき3分まで）

よくあるご質問

Q.取材とはなにか？

A.報道対象となる人物や物品、建築物について、情報を収集する活動のことです。新聞記者やジャーナリストなどのインタビュアーが質問をして、情報を得る行為を指します。取材は報道をするために行われます。

Q.取材する人はなんという？

A.取材する人のことを取材ジャーナリスト、または記者と呼ぶことが多いです。IT技術が発達し、メディア企業に属さずとも取材を行う人が増え、総称として「インタビュアー」と呼ぶことが多くなりました。

Q.取材依頼何日前？

A.最低でも1週間～10日前にはアポを取るように心掛けましょう。取材を受ける側が日程調整や場所の調整などに時間を有するのを考慮してください。可能な限り相手が余裕を持ってスケジュールを組めるよう配慮することが大事です。

Q.取材時間の目安は？

A.相手の都合が最優先ですが、おおよそ1時間を目安にしましょう。取材によりどの程度の情報を収集したいか事前に考え、1時間10項目をおおよその目安として構成を組むことをお勧めします。事前にリサーチを徹底的に行い、取材時に聞く内容は、最低限度に抑えることが大事です。

まとめ

業務で頻繁に取材依頼のメールを送っている人もいれば、初めてインタビューの依頼メールを送る学生もいるでしょう。

インタビュー記事はお互いにとってプラスとなる記事です。

取材のお願いをする際は、依頼内容や希望を具体的に明記し、認識の齟齬が起きないように心掛けましょう。

取材は相手に都合をつけていただくことが前提となります。

時間的余裕を持って連絡をし、メールにて承諾をいただいたのち、一度は電話で直接お礼を述べると印象もよくなるでしょう。印象がよいインタビュアーが相手ならば、きっとインタビュイーも心地よく話してくださいますね。

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