失敗せずに済む業務効率化の進め方と役立つツールの紹介

業務効率化とは？

業務効率化とは、業務における「ムリ・ムダ・ムラ」をなくして改善することにより、業務を効率化し生産性を高めることをあらわします。それでは業務における「ムリ・ムダ・ムラ」とはどのようなことでしょうか。

業務における「ムリ」

働いている時間や、人数に見合っていない「ムリ」な仕事量やスケジュールによって、従業員や設備への負担が大きく、無理をしている状態 

業務における「ムダ」

必要が無いけれど儀式化している「ムダ」なもの、例えば無意味な定例会議や資料作成など、今後の目標達成に意味をなさない無駄な行為のこと

業務における「ムラ」

人員配置やマネージメントが適切に行われておらず、時期や部署によって業務量に「ムラ」が生じている状態このような「ムリ・ムダ・ムラ」を見直すことで、業務を効率化することができます。

業務効率化が必要な理由

業務のムダ・ムリを取り除くことで、従業員の数を変えることなく労働時間を短縮することができたり、ムラを減らすことで品質や生産性を上げる事が可能になります。企業にとっても、働く側にとっても、職場環境をよくするためには業務効率化が必要です。 

業務効率化のメリットは３つ

業務効率化にはいくつかのメリットがあります。

従業員の満足度、モチベーションアップに繋がる

業務を効率化することで働きやすい環境をつくり、従業員の拘束時間が減るとモチベーションが向上します。ムリが減ることで、心身ともに健康になり満足度のアップも期待できます。 

企業の利益が増える

業務を効率化するに伴い、生産性も向上します。また、ムダな事に費やしていた時間を、新たな事業や分やへ取組む時間にシフト変更することで、新しい利益を生むことも可能です。

時間コスト・費用コストを削減できる

業務の効率化をはかることで、労働時間が短縮し時間的にも、残業代などの費用面的にもコストが削減できます。

業務効率化のデメリット２つ

業務効率化を行うことで、発生する可能性のあるデメリットもあります。

労働時間短縮・残業削減によるモチベーションの低下

業務が効率化され、仕事時間が減って喜ぶ従業員がいる一方、毎月の残業代を見越して働いている社員にとっては、大きな痛手となります。その結果、社員のやる気の低下・モチベーションの低下も考えられます。

コストが発生する可能性がある

業務効率化をはかるために、IT化を取り入れる場合は、新たにパソコンやタブレット端末などITツールを導入するコストが発生する可能性があります。

業務効率化をよりスムーズに進める方法

ぜひ企業と従業員のために取り入れたい「業務効率化」ですが、進める方法を間違えると非効率的になってしまいます。よりスムーズに効率化を進めるために、順をおってトライしてみましょう。

業務内容を把握する

まずは、5W2Hで業務内容を把握しましょう

• What(どのような業務を行っているのか？)

• Why(なぜその業務が必要なのか？)

• When(いつその業務を行うのか？)

• Where(どの部署で、どの場所で行っているのか？)

• Who(誰が担当なのか？)

• How(どうやって実行しているのか？必要なツールやスキルなど)

• How much(費用や時間はいくらかかっているのか？）

課題、問題点を洗い出す

業務内容を把握したら、次は問題点を見える化します。

例えば、

• その業務が本当に必要かどうか？

• 予算は足りているのか？

• １人の従業員に仕事量が偏っていないか？

 など、課題を全て洗い出していきます。

効率化すべき業務の優先順位を決める

問題点を洗い出しても、一度にすべて効率化することは難しいです。同時に新しいことを取り入れようとすれば、従業員に混乱が生じてしまいます。そこで、「ムリ・ムダ・ムラ」で追い詰められてゆとりがない状態の個所や、効率化がより簡単な業務から優先的に進めていきましょう。優先順位を決めることで、効率化の進捗も把握しやすいです。

最適なツールを選んで、業務を自動化する

例えば、出勤管理を手動で行っている企業に、効率化を測るためクラウド上のタイムカードを取り入れるなど、いままでの業務を自動化できる様々なツールを模索しましょう。アナログからデジタルへ移行することは簡単ではありませんが、慣れれば従業員も企業側も時間を短縮することができます。IT以外にも、その業務に合わせた「効率化できるツール」を探します。

効果を検証して、フィードバックする

業務の効率化を実施したら、数日後に効果を検証してみましょう。初めから全てうまくいくとは限りません。「ここは良かった」「ここはもう少しこうしよう」など、いろいろな人からフィードバックをもらい、より良い方法にアップグレードしていきます。

業務効率化を成功させる大事なポイント

業務効率化を成功させる大事なポイントは、「同時にすべてを行わず、ハードルが低いことから取り掛かる」ことです。例えば、効率化のためのアイディアが５つあった場合、同時に少しずつすすめるよりも、まずは優先すべき１つを100％達成させましょう。すると、成功した際の喜びや達成感、また業務の効率化の実感を味わうことができます。「業務効率化」を行うとどれだけ働きやすい環境になるかを感じ取れば、次の取り組みへも社員みんなが協力するようになるでしょう。

また、社員一人ひとりに業務効率化の内容を伝え忘れぬよう、マニュアルやフローチャートを用意しておきましょう。人間の力だけで効率化を進めようとはせず、自動化ツールを取り入れることも大切です。

業務効率化のためのマニュアル・フローチャートを作成しておく

業務効率化を成功させるためには、企業だけの力では難しいです。働く社員一人ひとりにの理解を得る必要があります。そのためにはまず、業務効率化のマニュアルを作成しましょう。マニュアルには、改革の手順だけではなく、それを行う事でどのようなメリットがあるかなどを具体的に記載すると、社員のやる気も漲ります。また、文字ばかりのマニュアルでは読みづらく、内容が伝わりづらい場面もあります。図形を使用したフローチャートで手順を定義すると伝わり易いでしょう。

煩雑な業務を自動化ツールやRPAに任せる

業務効率化をすすめるためには、繰り返し作業などの無駄な「煩雑な業務」を自動化する必要があります。例えば、手書きなどのアナログで管理・集計していたものは、エクセルの計算式やVBAを使うことで大幅に時短することが可能です。電卓を叩く必要はもうありません。

また、これまで人間が行っていたエクセルの入力などの日々のパソコン操作さえも、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入することで自動化が可能です。RPAとは、人がパソコンで行っている繰り返し作業を、代わりに人が行うように作業してくれる自動化ツールです。

業務効率化に役立つツール一覧

ここからは業務効率化の手助けとなる、役立つツールをご紹介します。

議事録自動作成ツール

オンライン会議やミーティングなど、議事録を作成する際は話の内容をメモ書きし、打ち出す必要があります。そこでおすすめしたいのが、議事録自動作成ツール「Notta（ノッタ）」です。Nottaは音声や動画を自動でテキスト化してくれるツールです。

日本語・英語など58言語に対応し、wavやmp3など音声だけに限らずaviなどの動画形式にも対応しています。3時間半の動画のテキスト化もNottaならたった数分でテキスト化されます。テキスト化された会議内容を、少し形を整えてやれば数分で議事録の作成が完了します。何時間もかけて議事録を作成していた時代は終わりです。ツールを使いこなして時間を短縮しましょう。

タスク・プロジェクト管理サービス

朝から晩までの「やらなければいけないタスク」、このプロジェクトを成功させるための「タスク」など、手帳で管理することは勿論悪いことではありません。しかし、スマートフォンやパソコンのアプリでは、もっと効率よくタスクを管理してくれるものが充実しています。業務効率化の一環として、取り入れてみてはいかがでしょうか。

＜主なタスク・プロジェクト管理サービス＞

• Notion（ノーション）

• Senses(センシーズ)

• Trello（トレロ）　など

RPA自動化ツール

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、人がパソコンで繰り返し行っている作業を自動化してくれるツールです。毎日の入力作業や集計作業などを、丸投げするだけで自動で処理してくれます。

＜主なRPA自動化ツール＞

• WinActor（NTTグループ）

• RoboTANGO

• batton　など

勤怠管理ツール

昔のタイムカードのように、出退勤の時間を刻んでくれるツールは、今やスマートフォンやパソコンを通して行う事ができます。クラウドサービスと繋がっていれば、ネットを通して作業場所に直行直帰の場合でも使えます。労務担当の給料計算や出勤管理、集計などの負担を軽減してくれるツールです。

＜主な勤怠管理ツール＞

• Fairgrit - SES管理ツール

• マネーフォワードクラウド勤怠

• タッチオンタイム

• ジョブカン勤怠管理

• キングオブタイム　など 

オンライン会議サービス

新型コロナウイルス感染対策の一環での在宅ワークや、出張先・現場など離れたところからでも参加可能なオンライン会議サービスは、業務効率化には必ず取り入れたいツールのひとつです。１つの会議室に集まって会議を行うことは、移動時間や予定の調整など非効率的です。業務効率化を目指すなら、まずは不要な集会は避けオンライン会議を取りましょう。

＜主なオンライン会議サービス＞

• Zoom

• Microsoft Teams

• Google Meet

• Skype　など

オンラインストレージサービス

GoogleドライブやOneDriveなど、当たり前になりつつあるオンラインストレージサービスは、インターネット上にデータを保管するサービスです。クラウドストレージとも呼ばれるオンラインストレージは、インターネット環境さえあれば、どこからでもデータを確認することができます。これにより、営業先や出張先のパソコンやスマートフォンから、資料や写真などクラウド上に保存されたあらゆるデータを利用することができます。

さらに、社内共有フォルダを作成しておけば、社内の誰でも確認することができるので、会議の議事録やお知らせなど社員全体に配布が必要な資料を簡単に共有できます。

＜主なオンラインストレージサービス＞

• Google Drive

• OneDrive

• Dropbox

• iCloud Drive　など

業務効率化を取り入れると働き方改革にもつながる

業務効率化とは業務における「ムリ・ムダ・ムラ」をなくして改善することです。あらゆる業務を効率化するためには、その場その場に合った自動化ツールを取り入れる必要があります。

業務効率化をうまく取り入れることで、社員の負担も減り働き方改革にも繋がります。働きやすい会社・ムリ、ムダ、ムラの無い会社にするために、一歩ずつ業務の効率化を進めましょう。