会議のアクションアイテムが成功に導く！メリットと作成方法を解説

仕事を効率的に進めるためには、タスク管理が非常に重要です。「アクションアイテム」という用語がタスク管理においてよく使われますが、これはしばしばTo-Doと混同されがちです。しかし、アクションアイテムとTo-Doの目的や使い方には明確な違いがあります。

そのため、会議のアクションアイテムの作成を任された際に、その具体的な進め方に迷う方もいるかもしれません。そこで本記事では、アクションアイテムの作り方がわからない方に向けて、アクションアイテムとTo-Doとの違いやアクションアイテムの重要性とメリット、作成のポイント、アクションアイテム作成に役立つツールの紹介などについて解説します。

この記事が、アクションアイテムの作成方法の理解や業務の効率化にお役立ていただければ幸いです。

アクションアイテムとは？To-Do との違いは？

アクションアイテムとは、自分を含めたチームのメンバーのタスクを意味する用語です。一方でTo-Doとは、自分がやるべきタスクを意味します。すなわち、アクションアイテムとTo-Doとの違いは、ほかのメンバーを含めるかどうかにあります。

管理職としてチームを統率する場合、チームメンバーの進捗管理をしなくてはいけません。そのため、チームのタスクをアクションアイテムとして扱い、個々のメンバーに割り当てることが一般的です。

会議におけるアクションアイテムの重要性とメリット

アクションアイテムは、チームのタスクを管理するために必要です。会議におけるアクションアイテムは、議論された内容を行動計画へと落とし込み、成果を形にする上で欠かせません。アクションアイテムの重要性とメリットは、以下のとおりです。

アクションアイテムでは、会議での議論を踏まえて、特定のタスクを「誰が」「いつまでに」「どのように実行するか」を明確にします。アクションアイテムがあることで、チーム全体の目的と各メンバーのタスクが共有されます。これは、会議で決まった目的を達成するための有効な手段となります。

アクションアイテムでは、担当者や期限、タスク内容がはっきりと示されます。どのメンバーがどのタスクを引き受けており、タスクの期限はいつかが一目でわかります。

また、進捗状況を定期的にチェックすることで、タスクの遅延や問題点を早期に発見できます。問題点が早期に見つかることで、早急に対策を講じることが可能になります。

事前にアクションアイテムを定めておくと、会議の議論が具体的になり、会議が効率的に進みます。また、会議が終わった後の議事録の作成やタスク管理もしやすくなります。結果的に、時間と労力の節約につながります。

アクションアイテムを用いることで、各自の役割と目標が明確になります。それにより、各メンバーのモチベーション向上につながります。

また、進捗を共有することによって、成果の実感と団結感が深まります。その結果、チームの結束を強化することに役立ちます。

組織全体の生産性が向上することも、アクションアイテムを使うメリットです。アクションアイテムを使うことは、会議の決定事項を具体的な行動へと落とし込み、成果を生み出すことにつながります。これが組織の生産性を向上させる上で重要な役割を果たします。

「例文つき」 会議のアクションアイテムを作成するポイント

会議のアクションアイテムを実際に作成するにあたって、どのように作っていくかが重要になります。アクションアイテムの作成には、ExcelやGoogleスプレッドシートのような表計算アプリケーションを使用すると便利です。

シート名に会議が行われる日付を入力して、それぞれの会議日に応じて情報を整理するといいでしょう。会議で確認する必要がある事項を事前にリストアップし、これらを表の形式で項目として整理しておくことが効果的です。

アクションアイテムに必要な項目の例は以下のとおりです。

• 管理番号

• 日付（開始日、期日、完了日など）

• カテゴリー

• 確認事項（会議で確認したいこと）

• 決定事項（会議で決定したこと）

• 備考欄

• 担当者名

これらの項目は、あくまでも一例であり業務内容に合わせてカスタマイズしてください。

Webサイトのデザインチームが、Webサイトの画像処理の間違いについて会議をした場合、アクションアイテムは「画像を修正する」となります。この場合の例文は以下のようになります。

• No.1

• 期日：◯月◯日

• 作業開始日：空欄（作業が開始したら入力）

• 作業終了日：空欄（作業が終わった後に入力）

• 確認事項：他の業務との兼ね合いを確認

• 決定事項：画像処理をやり直して、正しいデザインの画像にする

• 備考欄：不在メンバーに会議内容を伝えること

• 担当者名：岡村さん

重要なことは、担当者名と期日、タスク内容を明記することです。これらの項目が記入できれば、アクションアイテムが完成です。

アクションアイテムを作成する時の注意点

アクションアイテムを活用することで、会議の効率化や生産性の向上など、さまざまなメリットがあります。しかし、間違ったアクションアイテムを作ってしまうと、これらのメリットを失ってしまうおそれがあります。以下では、アクションアイテムを作成する時の注意点について解説します。

タスクを開始する上で必要なすべての情報をアクションアイテムに組み込まないと、作業の開始が遅れる原因となります。その結果、必要な情報の収集や関係者との追加的な調整が必要になり、これが貴重な時間を消費してしまいます。

タスクが明確に定義され、必要な情報が含まれていれば、作業内容についての混乱を防ぎ、不必要なコミュニケーションを減らすことができます。

期限を設定しない場合、タスクが延々と延期され最終的には忘れ去られるリスクがあります。アクションアイテムには、期日をはっきりと決めることが重要です。

期日を設けないアクションアイテムは、他のタスクに埋もれて見過ごされがちになるため、注意が必要です。

タスクに明確な責任者がいない場合、そのタスクが放置されるリスクが高まります。自発的にタスクを担う者が見当たらない場合は、最も適任と思われるメンバーにその任務を指定するのが賢明です。

タスクに責任者を明確に割り当てることで、そのタスクが未処理のまま見過ごされることを避けることができます。タスクが誰かに割り当てられていれば、少なくともその人がタスクの完了を意識することになります。

会議が終わるとアクションアイテムがすぐに生成ツール

会議が終わった後に、会議の発言をまとめてアクションアイテムの作成に着手します。しかし、会議の時間が長かったりすると、会議の発言内容をまとめるだけでも膨大な手間がかかります。

アクションアイテム作成の業務を効率化するためには、業務効率化のAI生成ツールを活用するといいでしょう。今回紹介するアクションアイテム作成に役立つツールは、AI文字起こしツール「Notta」です。以下では、AI文字起こしツール「Notta」について詳しく解説していきます。

「Notta」は、1時間の音声をわずか5分で文字起こしでき、人手による議事録作成時間を約97％削減できる話題のAI文字起こしツールです。導入企業は700社以上、200万人以上のユーザーがNottaをビジネスや学習などさまざまなシーンで活用しています。Nottaを使えば、アクションアイテムの作成時間を大幅に短縮できます。

Nottaを使用すると、会議議事録を効率的に作成することが可能です。会議の音声を直接Nottaで録音するか、既に録音された音声ファイルをアップロードすることで、自動的に文字起こしを行います。

生成されたテキストは編集が可能で、会議メモを手書きする必要はありません。また、リアルタイム文字起こし機能も搭載されており、会議の進行と同時に議事録を作成することもできます。

さらに、Nottaの「AI要約機能」を使用すれば、文字起こししたテキストをAIが自動で要約します。Nottaを使えば、会議議事録の作成業務が効率化できます。議事録が完成したら、その内容をもとにしてアクションアイテムを表計算アプリケーションなどで作成します。

参考記事：

録音・リアルタイム文字起こし

NottaのAI要約機能とは？使い方を画像付きでわかりやすく解説！

Nottaができることは、会議議事録やアクションアイテムの作成だけではありません。Nottaを活用すれば、インタビューや商談などの会話内容を録音と文字起こしができます。

そのほかにも、YoutubeなどのWebの音声を文字起こしすることも可能です。また、オンライン授業や研修などの内容を文字起こしもできるため、メモを取る必要がなく授業や講義に集中できるようになります。

参考記事：

【2024年版】インタビュー取材依頼｜丁寧なメールの書き方および例文

YouTube動画を文字起こしするには？おすすめツールやNottaを使った方法を紹介

なぜオンライン授業は人気なのか？メリットと導入事例、おすすめツールの紹介

まとめ　アクションアイテムを活用して効率化へ

本記事では、アクションアイテムとTo-Doとの違いやアクションアイテムの重要性とメリット、作成のポイント、作成時の注意点、アクションアイテム作成に役立つAI文字起こしツール「Notta」の紹介などについて解説してきました。

アクションアイテムは、自分を含めたチームのタスクを管理するために必要です。To-Doと混同されることも多くありますが、目的や利用場面などに違いがあります。チームメンバーの「誰が」「いつまでに」「どのように実行するか」を明確にすることで、プロジェクトの達成率や生産性の向上が可能です。

会議のアクションアイテムを作成するには、今回紹介したAI文字起こしツールNottaが役立ちます。Nottaを使えば、アクションアイテムだけでなく、インタビューやWeb動画の文字起こしなど、さまざまなシーンで活用できます。

アクションアイテムの作成業務の時間を減らしたい方は、Nottaを使ってみてはいかがでしょうか。

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