Guide pratique pour les équipes informatiques, sécurité et confidentialité
Avant d’adopter un outil de réunion IA, vérifiez son mode d’enregistrement, la procédure de consentement, le traitement des données, les contrôles d’accès, la durée de conservation et les conditions contractuelles. Notta transforme les conversations en informations consultables, mais chaque mode de capture et chaque fonctionnalité d’IA suit son propre parcours de données. Cette checklist aide les équipes de sécurité, informatiques et métier à poser les bonnes questions avant d’intégrer des contenus confidentiels à un workflow.
La décision concerne l’ensemble du parcours des données
Pas seulement le bouton d’enregistrement
À la fin d’une réunion, les décisions, les engagements et le contexte peuvent facilement se perdre. Considérez les enregistrements et les transcriptions comme des données professionnelles sensibles.
Notta accompagne les équipes qui ont besoin d’une mémoire des réunions consultable. Son workflow peut aller de la capture aux résumés, aux livrables visuels, à la recherche et au passage à l’action.
L’enregistrement par bot, la capture sur ordinateur, le Privacy Mode, les téléversements et les intégrations peuvent suivre des parcours différents. Validez la méthode que votre équipe utilisera réellement.
En bref
Une checklist de sécurité informatique et de confidentialité pour les outils de réunion IA est un examen structuré de la manière dont un outil enregistre, traite, stocke, partage et supprime les données de réunion. Avant d’enregistrer des conversations sensibles, vérifiez le consentement, l’utilisation des données, le chiffrement, la durée de conservation, les accès, les intégrations, les contrôles des appareils et les conditions contractuelles.
Commencez ici
Utilisez cette liste lors d’un achat, d’un examen de sécurité ou de l’évaluation d’un nouveau cas d’usage. Consignez la réponse du fournisseur, l’emplacement des justificatifs, le responsable et les questions en suspens. Une case cochée doit signifier que le workflow concerné a été vérifié, et non qu’une déclaration générale figure quelque part sur une page produit.
Déterminez si le contenu est capturé par un bot de réunion, via l’audio système sur ordinateur, un microphone, un appareil mobile, un enregistreur matériel, un téléversement de fichier ou une transcription locale. Selon le parcours, les personnes qui capturent le contenu et sa destination peuvent varier.
Vérifiez la législation applicable à l’enregistrement, l’information des participants, l’admission par l’organisateur, les règles de l’organisation et toute procédure de consentement requise. La présence visible d’un participant ou d’un indicateur d’enregistrement ne suffit pas nécessairement à répondre à toutes les exigences légales ou internes.
Demandez quelles données sont traitées localement et lesquelles sont envoyées dans le cloud. Distinguez l’hébergement cloud régional, le traitement local, la capture hors ligne avec synchronisation ultérieure, le stockage sur site et le déploiement entièrement sur site de l’application et de l’IA.
Confirmez les protocoles de chiffrement, les attestations de sécurité, le périmètre des certifications et les éléments qui s’appliquent à votre compte. Une attestation ou une norme constitue un élément utile, mais ne prouve pas que chaque fonctionnalité bénéficie de contrôles identiques.
Examinez l’accord de traitement des données, le contrat de partenariat commercial (BAA) si nécessaire et toutes les autres conditions applicables. Une mention relative à HIPAA, une certification ou une déclaration de confidentialité ne suffit pas, à elle seule, à établir qu’un service convient à une mission précise.
Vérifiez la politique en vigueur pour la formule, le type de compte, la fonctionnalité d’IA et les sous-traitants concernés. Confirmez si les données sont exclues par défaut, s’il est possible de s’y opposer et si un contrôle s’applique à l’ensemble de l’organisation.
Confirmez les régions de données disponibles et déterminez si le fournisseur propose un traitement local, un stockage sur site ou une application entièrement déployée sur site. Ces termes désignent des modes de déploiement différents et ne sont pas interchangeables.
Repérez les paramètres de suppression automatique, les durées de conservation configurables par les administrateurs, le fonctionnement des sauvegardes et le traitement des exports. Demandez comment la suppression s’applique aux copies enregistrées via des intégrations ou téléchargées sur l’appareil d’un utilisateur.
Examinez les rôles, les membres de l’espace de travail, les autorisations de partage, le SSO, les journaux d’audit et les contrôles concernant les destinataires externes. Vérifiez qui peut consulter, modifier, télécharger ou partager chaque enregistrement et chaque transcription.
Examinez les assistants connectés, les intégrations, les automatisations, les liens partagés, les exports et les autorisations des dossiers de destination. Un résultat enregistré sur un lecteur partagé peut être accessible à des personnes qui n’ont pas accès à l’enregistrement original de la réunion.
Traitez les téléversements temporaires, les fichiers de la bibliothèque, les fichiers de services connectés, les transcriptions, les résumés et les brouillons exportés comme des objets distincts. Leurs règles de stockage, d’accès, de conservation et de partage peuvent différer.
Les fichiers locaux restent soumis aux autorisations de l’appareil, à la gestion des terminaux, aux logiciels de sauvegarde et aux services de synchronisation des dossiers. Intégrez l’ordinateur de l’utilisateur et l’emplacement de stockage choisi à l’analyse des risques.
Les options de confidentialité peuvent varier selon les applications, les formules, les modes d’enregistrement, les langues et les opérations d’IA. Testez le parcours exact que votre équipe compte utiliser au lieu de supposer qu’un paramètre couvre tout le produit.
Comparez les termes comme « chiffré », « certifié », « privé » et « local » à la documentation en vigueur et aux conditions contractuelles. Consignez le périmètre, la date et tout élément que le fournisseur n’a pas confirmé.
Notta en contexte
Notta est une plateforme de productivité pour les réunions basée sur l’IA, destinée aux professionnels et aux équipes qui veulent transformer les conversations en informations consultables et exploitables. Elle prend en charge la capture en ligne et en présentiel et peut convertir les enregistrements en transcriptions, résumés et livrables visuels. Le mode d’enregistrement est important : Notta Web permet d’enregistrer des réunions en ligne avec Notta Bot ; Notta Desktop prend en charge les enregistrements avec et sans bot.
Selon les informations de sécurité de Notta fournies, Notta indique être conforme aux référentiels SOC 2 Type II et ISO 27001, décrit des engagements en matière de confidentialité liés au RGPD et au CCPA, et mentionne des mesures de protection HIPAA. Ses informations de sécurité précisent que le service utilise AWS, TLS 1.2 pour les données en transit et AES-256 pour les données au repos. Il convient de vérifier le périmètre de ces déclarations et leur applicabilité à une mission donnée dans la documentation officielle en vigueur et le contrat.
Employez les termes avec précision : ISO 27001 est une norme et une certification de gestion de la sécurité de l’information ; SOC 2 Type II est une attestation ; HIPAA concerne la confidentialité et la sécurité des informations de santé ; le RGPD et le CCPA sont des réglementations relatives à la protection des données et à la confidentialité. Aucun de ces éléments ne dispense d’examiner vos flux de données et vos obligations juridiques spécifiques.
Capture l’audio système et l’entrée du microphone sans qu’un Notta Bot ne rejoigne la réunion. En mode Bot-Free standard, l’audio est capturé localement, chiffré, puis téléversé pour transcription en temps réel. Le mode n’est pas hors ligne par défaut.
Un workflow local distinct. Choisissez un dossier accessible en écriture, installez un modèle hors ligne compatible et activez Privacy Mode avant la capture. Les enregistrements et les transcriptions restent dans cet espace de travail local ; les résumés cloud, Notta Brain, la synchronisation et les fonctions habituelles de collaboration en équipe sont suspendus ou limités.
Peut enregistrer hors ligne et stocker l’audio sur l’appareil. La transcription et les autres traitements par l’IA ont lieu après la synchronisation avec Notta. Ce fonctionnement est distinct de Privacy Mode dans Notta Desktop.
Privacy Mode est utile lorsqu’une équipe a besoin d’une transcription locale hors ligne sur une configuration de bureau compatible. Il ne s’agit pas d’un paramètre général qui rendrait local chaque enregistrement, opération d’IA ou fonctionnalité collaborative de Notta. Le dossier local reste également soumis aux autorisations de l’ordinateur, à la gestion des appareils, aux outils de sauvegarde et à tout service de synchronisation surveillant cet emplacement.
La liste de langues ci-dessous concerne spécifiquement le moteur local. Elle ne décrit pas de manière générale les capacités de transcription ou de traduction de Notta.
| Moteur local | Langues | Configuration requise |
|---|---|---|
| Modèle hors ligne par défaut | Anglais, japonais, chinois simplifié, cantonais | Environ 1 Go d’espace de stockage pour le modèle, au moins 4 Go de RAM et deux cœurs de processeur |
| Apple Speech Analyzer | Anglais, japonais, chinois simplifié, chinois traditionnel, cantonais, coréen, allemand, français, espagnol, italien, portugais | Version compatible de l’application Mac et macOS 26 ou version ultérieure ; la transcription de fichiers nécessite de sélectionner une langue précise |
Aperçu comparatif de la sécurité
Ces outils sont des candidats à l’évaluation, et non un classement de leur niveau de sécurité. Le tableau résume les informations déclarées par les fournisseurs dans la comparaison fournie, vérifiée pour la dernière fois le 2 septembre 2026. « Non confirmé » signifie que la comparaison n’a pas établi ce point, et non que le produit ne dispose pas du contrôle concerné. Vérifiez chaque élément directement avant tout achat.
| Nom | Principaux atouts | Principales limites | Idéal pour | Points distinctifs |
|---|---|---|---|---|
| Notta | SOC 2 Type II et ISO 27001 déclarés ; AWS, TLS 1.2 pour les données en transit, AES-256 pour les données au repos ; Privacy Mode prend en charge la transcription locale hors ligne. | La comparaison fournie ne confirme ni le choix de régions cloud ni le déploiement entièrement sur site. Pour l’exclusion de l’entraînement des modèles dans la formule Enterprise, la formule et les fonctionnalités doivent être vérifiées. | Les équipes qui évaluent à la fois les workflows cloud et une configuration locale sur ordinateur. | La source distingue Privacy Mode local de la capture Bot-Free standard et indique que les contrôles d’accès varient selon la formule. |
| Microsoft Teams / Microsoft 365 Copilot | Portefeuille de conformité et prise en charge du RGPD ; services éligibles à HIPAA avec BAA dans le cadre de contrats Business ou Enterprise ; données de l’organisation exclues de l’entraînement des modèles de base. | L’aperçu fourni ne précise pas les paramètres de conservation ni les parcours de données de l’IA pour chaque fonctionnalité. | Les organisations qui doivent évaluer les contrôles des réunions en parallèle de la gouvernance Microsoft 365. | La comparaison mentionne les contrôles régionaux de Microsoft, ainsi que les avis et règles d’administration relatifs à l’enregistrement ou à la transcription dans Teams. |
| Zoom Workplace | Certifications du centre de confiance et programme RGPD ; services compatibles HIPAA avec BAA ; option de chiffrement de bout en bout et options régionales mentionnées. | Le chiffrement de bout en bout est une option ; cela ne signifie pas que tous les workflows de réunion l’utilisent. Vérifiez la configuration des fonctionnalités d’IA et le périmètre du contrat. | Les équipes qui évaluent les contrôles de l’organisateur et les avis relatifs à l’activation de l’IA en réunion. | L’évaluation mentionne les avis d’activation des fonctionnalités d’IA audio et visuelles ainsi que les contrôles d’administration. |
| Fireflies.ai | SOC 2 Type II et RGPD mentionnés ; formule HIPAA Enterprise avec stockage privé et BAA ; la comparaison indique une conservation nulle des données et l’absence d’utilisation pour l’entraînement de l’IA. | La procédure de consentement n’a pas été confirmée. Le stockage privé est indiqué pour la formule Enterprise : vérifiez la formule et la configuration précises. | Les acheteurs qui évaluent les politiques déclarées de conservation et d’entraînement pour une formule donnée. | La source mentionne également AES-256 pour les données au repos, SSL/TLS pour les données en transit et un mode limité aux transcriptions ou aux résumés. |
| Otter | Normes SOC 2 Type II et RGPD mentionnées ; formule HIPAA Enterprise et BAA disponibles ; conservation personnalisée indiquée pour Enterprise. | La source indique que des données utilisateur désidentifiées servent à entraîner des modèles propriétaires. Vérifiez la politique et les paramètres applicables au compte concerné. | Les équipes qui examinent les contrôles de conservation et les mécanismes d’information des participants. | L’évaluation mentionne un e-mail d’avertissement d’enregistrement et la capture des autorisations Teams, ainsi que TLS et AES-256 pour les contenus en temps réel. |
Ce résumé présente des informations déclarées par les fournisseurs ; il ne constitue ni un audit indépendant, ni un avis juridique, ni une évaluation de certification. Aucun concurrent n’est mentionné avec un lien ni recommandé ici. Vérifiez la documentation actuelle des fournisseurs et les conditions contractuelles avant toute décision de sécurité.
Cette sélection privilégie les sujets concrets à vérifier dans l’aperçu de sécurité fourni. Elle ne note ni ne teste les produits et ne remplace pas votre propre évaluation. Pour le déploiement réel de Notta, commencez par examiner le parcours de sécurité de l’enregistrement des réunions du produit, puis associez chaque contrôle au cas d’usage concerné.
La transcription ne représente qu’une partie des données. Dans Notta, les fichiers ajoutés directement à une session Notta Brain constituent un contexte temporaire et ne sont pas automatiquement enregistrés dans la bibliothèque. Les fichiers stockés dans la bibliothèque et ceux provenant de services connectés suivent des parcours distincts de stockage et d’accès. Un dossier partagé peut rendre le contenu généré accessible à ses utilisateurs, tandis que les copies téléchargées sont soumises aux contrôles de leur destination.
Examinez la gouvernance des données de réunion IA ainsi que les contrôles d’accès aux outils de réunion. Si votre organisation utilise MCP, CLI, des applications connectées ou un assistant externe, limitez les autorisations aux besoins de la mission et examinez séparément les outils et le traitement des données de cet assistant.
Règle utile pour les contenus partagés
Traitez chaque transcription, synthèse visuelle, brouillon d’e-mail et export comme un actif informationnel distinct. Attribuez-lui un responsable, une destination, une règle d’accès et une durée de conservation.
Si votre politique impose un workflow local → vérifiez que l’application, la formule et le mode de capture concernés prennent en charge le traitement local ; pour Notta, évaluez Privacy Mode Pro séparément de l’enregistrement Bot-Free standard.
Si votre équipe enregistre des conversations avec des clients ou dans le cadre de recherches → définissez les règles de consentement, l’autorisation de l’organisateur, les conditions contractuelles et la durée de conservation avant de choisir le mode de capture.
Si vous avez besoin du SSO, de journaux d’audit ou de contrôles étendus des données → confirmez la formule qui comprend chaque contrôle et vérifiez sa disponibilité dans la documentation actuelle du fournisseur.
Si le contenu des réunions alimente un autre assistant ou une automatisation → examinez séparément le service connecté, les autorisations, les sous-traitants, les destinations et le processus de suppression.
Si vous traitez des informations de santé → confirmez le BAA requis et la configuration exacte du service auprès du fournisseur et de vos équipes juridiques ou de sécurité.
Si vous exercez vos activités dans plusieurs régions → vérifiez les régions de données réellement disponibles et distinguez l’hébergement régional du traitement local ou d’un déploiement entièrement sur site.
Si les utilisateurs ont besoin de résultats partageables, et pas seulement de transcriptions → évaluez l’ensemble du workflow, de la capture aux résumés, aux livrables visuels, aux accès et aux destinations d’export.
Il s’agit d’un examen structuré de la manière dont un outil de réunion enregistre, traite, stocke, partage et supprime les données de réunion. Cette checklist aide une équipe à vérifier le consentement, le chiffrement, l’utilisation des données, leur durée de conservation, les contrôles d’accès, les intégrations et les exigences contractuelles avant l’adoption de l’outil. Appliquez-la au mode d’enregistrement et aux fonctionnalités d’IA que votre équipe prévoit d’utiliser.
Non. Une attestation SOC 2 ou une certification ISO 27001 constitue un élément utile, mais aucune des deux ne garantit qu’un workflow donné répond à vos besoins juridiques, contractuels, médicaux ou internes. Vérifiez le périmètre, les justificatifs actuels, le flux de données et le contrat. Demandez à vos équipes de sécurité ou juridiques de résoudre les éventuelles lacunes avant d’enregistrer des contenus sensibles.
Non. En mode Bot-Free standard, Notta Desktop capture l’audio de l’ordinateur et l’entrée du microphone, puis téléverse l’audio chiffré pour le transcrire en temps réel. Privacy Mode Pro est distinct : après avoir configuré un dossier local et un modèle hors ligne compatible, l’utilisateur peut stocker localement les enregistrements et les transcriptions. Les fonctionnalités cloud sont suspendues ou limitées dans ce mode.
La comparaison de sécurité fournie indique que les données client de Notta Enterprise sont exclues de l’entraînement des modèles. Ne supposez pas que cette déclaration couvre toutes les formules et fonctionnalités. Avant d’utiliser des contenus confidentiels, vérifiez la politique en vigueur pour votre compte, l’opération Notta Brain ou autre fonctionnalité d’IA concernée, ainsi que les éventuels sous-traitants.
Vérifiez la législation applicable, l’information des participants, l’autorisation de l’organisateur, les règles internes et toute procédure de consentement requise. Confirmez ensuite le mode d’enregistrement, le lieu de traitement, les autorisations d’accès, la durée de conservation et les destinations connectées. Pour Notta Bot, l’admission à la réunion et les paramètres de l’organisateur déterminent si le bot peut la rejoindre ; pour la capture sur ordinateur ou par microphone, les utilisateurs doivent obtenir les autorisations nécessaires et configurer les entrées.
Passez à l’étape suivante
Examinez le mode de capture, les contrôles des données et les exigences de formule adaptés à votre organisation. Notta aide les équipes à transformer les conversations en informations consultables, en synthèses visuelles et en prochaines étapes claires.
Un workflow de réunion IA plus sûr commence par une cartographie claire de la capture, du traitement, du partage et de la suppression — et non par une promesse générale ou un badge. Notta mérite d’être évalué si votre équipe a besoin de capturer des conversations et d’en tirer des informations consultables et exploitables ; les équipes soumises à des exigences strictes de traitement local doivent examiner Privacy Mode comme un workflow distinct à configurer. Utilisez cette checklist avec les responsables informatiques, sécurité et juridiques, puis vérifiez les justificatifs et les conditions en vigueur avant d’activer des cas d’usage sensibles.