【Word/Excelテンプレート付き】議事録フォーマットを徹底解説！サンプル・書き方のコツや効率化の方法が知りたい！

議事録は会議で決まったことを共有するのに欠かせないものです。上手く書けていれば、会議の目標などが明確になり、今後の業務が効率的になります。そこで本記事では議事録に使えるフォーマットや議事録を上手く書くためのポイントを解説。良質な議事録は、会議の価値をより深めます。これから議事録を初めて書く人も、おすすめの議事録フォーマットを探している人もぜひ参考にしてみてください。

 

まずは議事録の目的を明確に！作成のポイント4つ

議事録は目的を明確にするのがポイントです。作成のコツを4つ紹介するので参考にしてみてください。

会議の決定事項を正確に伝えよう

会議の決定事項は正確に伝えましょう。例えば「結論→理由→具体例→まとめ」の順番で記載する「PREP法」を用いると、サッと目を通した場合でも内容をすぐに理解できます。また、数字など定量的な情報は必ず記載し、会議に出席していない人にも会議内容を正しく周知するようにしてください。

責任の所在を明確にしよう

議事録作成の際は、主語と述語を明記して、誰が何を発言したのか責任の所在を明確にしましょう。責任の所在を明確にしておくことで、万が一問題が発生した際にも対処が簡潔でスピーディーになります。

業務の優先順位を明確にしよう

議事録の目的は、会議の決定事項とその敬意を共有し、業務の優先事項を明確化することです。議事録で業務の優先順位を明確化することで、関係者全員の認識が統一され、プロジェクトが円滑に進むようになります。

会議の長時間化による効率低下を防ごう

一般的に人間が集中できる時間は50分程度なんだとか。集中力が低下して効率が下がらないようにするために、会議の目的やゴールを決めておくと良いでしょう。また、会議室の環境や道具を整えることも重要。準備不足は参加意欲を削いでしまう原因にもなります。

議事録の目的を達成させるために必要なポイント

議事録を上手に書くために必要なポイントを紹介します。

事前準備をする

議事録をとることに慣れていないと、聞き洩らしてしまったり誰の発言か分からなくなったりします。そうならないために、議事録のテンプレートを用意するなど事前の準備を行っておきましょう。また、目的を知っておくと、どのような会議になるのかイメージしておけます。

「5W2H」または「5W1H」で誰が見ても分かりやすく

分かりやすい議事録は「5W2H」または「5W1H」を意識してください。例えば、「5W1H」とはWhy（なぜ）、What（何を）、When（いつ）、Who（誰が）、Where（どこで）、How（どうやって）です。「5W2H」の場合はHow much（いくら）が加わります。これらを意識することで相手に誤解を与えにくくなるでしょう。また、コツとしては1文を50文字以内、1つのかたまりを200文字程度にすると、読み手が簡潔に内容を理解できます。

議事録の書き方例

議事録を書く際は、明瞭性を意識して誰が読んでも同じような解釈ができるよう心がけましょう。

基本事項

まずは基本事項を書いていきます。基本事項とは「会議名」「日時」「場所」「出席者」「欠席者」「議題」などです。議事録ではシンプルなほど見やすくなるため、口語体を文語体に置き換えるのがポイント。また、不要な部分は全て取り除き、箇条書きで書くと分かりやすくなります。

決定事項

基本事項が記入できたら、その下に決定事項を記入していきます。例えばネーミングは何に決まったのかや、誰がいつ何を担当するのかなど。この時も、基本的にはダラダラと文章で記入せず、箇条書きで簡潔にまとめましょう。

議論内容

決定事項の次に、議論内容を書いていきましょう。議論内容とは、決定に至った理由などです。例えば、そのネーミングに決まった理由や発言した人などを記入しておくと分かりやすくなります。その際、決定事項に関係のない不要な話題などは省いておきましょう。

今後の課題・保留・懸案事項

議論内容の下に今後の課題・保留・懸案事項などを記入します。加えて、懸案事項を解決するための課題や一旦保留にすることなどを記入しましょう。また、次の会議の日時や場所、いつまでに何を行うかなどを記入します。次の会議に向けて、議論される部分かもしれないので、しっかりまとめておきましょう。

Word/Excelで使える議事録フォーマット・テンプレート

ここではWord/Excelで使える議事録フォーマット・テンプレートをまとめました。

Wordで使える議事録フォーマット・テンプレート

Wordで使える議事録フォーマットのテンプレートを3つ用意しました。それぞれ簡単に紹介していきます。

 

（Microsoft 議事録テンプレートより） 

会議ノートはとてもシンプルな議事録テンプレートです。出席者、お知らせ、議論、ラウンドテーブルとまとまっています。他に必要な項目があれば付け足してもいいですね。

 

（Microsoft 議事録テンプレートより）

会議議事録は、シンプルかつ必要な項目が揃ったテンプレートです。出席者、欠席者、決定事項、対応中の案件など、欲しい項目が初めからまとまっています。

 

（Microsoft 議事録テンプレートより）

青い球体のミーティング議事録は簡単にカスタマイズできるテンプレートです。議題、実施項目、担当者、期限など使いたい項目に合わせてカスタマイズしましょう。

Excelで使える議事録フォーマット・テンプレート

ここではExcelで使える議事録フォーマットのテンプレートを紹介します。

 

（KOKUYO さくっとファイリング 議事録　簡易　3頁（V2.01）） 

議事録　簡易　3頁は議事録を具体的に記録できる簡易版のテンプレートです。KOKUYOから提供されているもので、とてもシンプルな作りになっています。

（文例書式テンプレート集 05）

議事録のテンプレート05は一般的な会議で記録を残すために使われるテンプレート。シンプルなテンプレートになっているため、必要に応じて項目を付け足して使いましょう。 

（文例書式テンプレート集 06）

 議事録のテンプレート06も05と同じく一般的な会議等で使える議事録テンプレートです。こちらもかなりシンプルなものなので、必要に応じて項目を付け足しましょう。

 

Word/Excelで議事録を作るデメリット

Word/Excelで議事録を作るときのデメリットも把握しておきましょう。

情報が分散しやすい

Word/Excelで議事録を作成すると、個々のパソコンで作成するため、保存も個々のパソコンでそれぞれ行います。そのため、ダウンロード方法なども異なり情報が分散しやすいです。また、Word/Excelは1人が作成するため、情報の抜け漏れなどもあるかもしれません。

共有に手間がかかる

Word/Excelで議事録を作成した場合、参加者に共有するときファイルをメールに添付して送信すると思います。そうなると、受信側は送られてきたファイルをダウンロードしなければいけません。送る側もメールに添付するなど共有に手間がかかります。

情報の同期が面倒

Word/Excelで議事録を作成すると、基本的にWord/Excelでしか開けません。そのため、これらのソフトを持っていない人は情報を同期するのが面倒です。また、Word/Excelを持っている場合であっても、同期に失敗して以前のファイルに上書きされてしまうこともあります。

 

議事録作成効率を上げる方法

議事録の納付は一般的に会議後24時間以内ですが、中には会議後2時間以内…なんて場合も。議事録作成効率を上げたいなら、高精度AIを搭載した文字起こしツールNottaを活用してみてはいかがでしょうか？精度が非常に高くほとんど手直しがいらないため、完全自動で書くことに終われず会議に集中できるようになります。

文字起こしアプリ「Notta」を活用しよう 

高性能なNottaなら誤字脱字は最低限。作業時間の大幅削減に貢献します。

文字起こし機能を使った議事録作成

Nottaには自動音声認識エンジンが搭載されており、会議の会話を読み取り自動でテキスト化、議事録を作成してくれます。句点と読点まで自動的に挿入されるため、効率的な会議の可視化が可能です。

Nottaで文字起こししたメモは、他の人と共有可能

Nottaで文字起こしした文章データは、文字起こしした画面からリンクを発行して簡単に共有できます。

また、テキストファイルやWAVとしてエクスポートし、チームで共有することも可能です。

メモアプリNotionと連携して、書き起こしデータを転送することもできますよ。

WordやExcelのように閲覧ソフトを限定しないため、情報共有がより容易になります。

多端末同期可能

Nottaはスマホやパソコン、タブレットなど複数のデバイスでアカウントを同期できます。つまり1つのアカウントを使って、スマホアプリで、ブラウザで、同じデータをシェアできるのです。 

コラボレーションツールを活用しよう

Nottaにはチームで効率的に作業するためのツールであるコラボレーションツールが実装されています。Nottaの「ワークスペース」という機能を使うことで、複数人での定期的な会議の議事録作成効率が格段に向上。音声を文字化して共有すれば、チーム内の情報格差を最小限に留めることができます。

参考記事：文字起こしアプリ・ソフトTOP25徹底比較！議事録作成支援 2022

まとめ

議事録はただの会議メモではありません。議事録は、会議に参加した人もしなかった人も同じ決定事項や懸案事項を共有して共通認識で業務を行うために欠かせないものです。一般的に議事録作成は新入社員が担当することが多く負担も大きいかもしれませんが、キャリアアップの一つだと考えて前向きに取り組んでみてはいかがでしょうか？効率的な議事録作成を目指す方は、ぜひNottaをお試しください。きっと仕事に余裕が生まれ、ワンランク上の議事録が作成できますよ。

 

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