Ein praktischer Leitfaden für IT-, Sicherheits- und Datenschutzteams
Bevor Sie ein KI-Meeting-Tool einführen, prüfen Sie den Aufzeichnungsweg, das Einwilligungsverfahren, die Datenverarbeitung, Zugriffskontrollen, Aufbewahrungsfristen und Vertragsbedingungen. Notta macht Gespräche zu durchsuchbarem Wissen. Doch jede Aufzeichnungsart und jede KI-Funktion hat ihren eigenen Datenfluss. Mit dieser Checkliste können Sicherheits-, IT- und Business-Teams die richtigen Fragen stellen, bevor vertrauliche Meetinginhalte in einen Workflow gelangen.
Entscheidend ist der gesamte Datenfluss
Nicht nur die Aufnahmetaste
Entscheidungen, Zusagen und Kontext gehen nach einem Meeting leicht verloren. Behandeln Sie Aufzeichnungen und Transkripte als sensible Unternehmensdaten.
Notta unterstützt Teams, die durchsuchbare Meeting-Erinnerungen benötigen. Der Workflow kann von der Aufzeichnung über Zusammenfassungen und visuelle Deliverables bis hin zu Suche und Umsetzung reichen.
Bot-Aufzeichnung, Desktop-Aufzeichnung, Privacy Mode, Uploads und Integrationen können unterschiedlichen Datenwegen folgen. Geben Sie die Methode frei, die Ihr Team tatsächlich verwenden wird.
Kurz erklärt
Eine IT-Sicherheits- und Datenschutz-Checkliste für KI-Meeting-Tools ist eine strukturierte Prüfung, wie ein Tool Meetingdaten aufzeichnet, verarbeitet, speichert, teilt und löscht. Prüfen Sie Einwilligung, Datennutzung, Verschlüsselung, Aufbewahrung, Zugriff, Integrationen, Gerätekontrollen und Vertragsbedingungen, bevor Sie vertrauliche Gespräche aufzeichnen.
Hier beginnen
Verwenden Sie diese Liste bei der Beschaffung, einer Sicherheitsprüfung oder der Bewertung eines neuen Anwendungsfalls. Halten Sie die Antwort des Anbieters, den Fundort des Nachweises, die zuständige Person und offene Fragen fest. Ein abgehaktes Kästchen sollte bedeuten, dass der konkrete Workflow bestätigt ist – nicht nur, dass irgendwo auf einer Produktseite eine allgemeine Aussage steht.
Ermitteln Sie, ob die Inhalte über einen Meeting-Bot, Desktop-Systemaudio, Mikrofon, Mobilgerät, Hardware-Recorder, Datei-Upload oder lokale Transkription erfasst werden. Je nach Weg kann sich ändern, wer die Inhalte aufzeichnet und wohin sie anschließend gelangen.
Prüfen Sie geltendes Aufzeichnungsrecht, Hinweise an Teilnehmende, die Zulassung durch den Host, interne Richtlinien und erforderliche Einwilligungsprozesse. Die sichtbare Teilnahme an einem Meeting oder ein Aufzeichnungshinweis erfüllt nicht automatisch alle gesetzlichen oder internen Vorgaben.
Fragen Sie, welche Daten lokal verarbeitet werden und welche in die Cloud gelangen. Unterscheiden Sie zwischen regionalem Cloud-Hosting, lokaler Verarbeitung, Offline-Aufzeichnung mit späterer Synchronisierung, On-Premises-Speicherung und vollständig lokaler Bereitstellung von Anwendung und KI.
Prüfen Sie Verschlüsselungsprotokolle, Sicherheitsberichte, den Geltungsbereich von Zertifizierungen und die Nachweise, die für Ihr Konto gelten. Ein Prüfbericht oder Standard ist eine hilfreiche Grundlage, belegt aber nicht, dass für jede Funktion identische Kontrollen gelten.
Prüfen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag, gegebenenfalls einen Business Associate Agreement sowie alle weiteren geltenden Bedingungen. HIPAA-bezogene Formulierungen, eine Zertifizierung oder eine Datenschutzerklärung allein belegen nicht, dass ein Tool für einen bestimmten Auftrag geeignet ist.
Prüfen Sie die aktuelle Richtlinie für den konkreten Tarif, Kontotyp, die KI-Funktion und die Unterauftragsverarbeiter. Klären Sie, ob Daten standardmäßig ausgeschlossen sind, ob ein Opt-out möglich ist und ob eine organisationsweite Einstellung gilt.
Bestätigen Sie die verfügbaren Datenregionen und klären Sie, ob der Anbieter lokale Verarbeitung, On-Premises-Speicherung oder eine vollständig lokale Anwendung anbietet. Diese Begriffe beschreiben unterschiedliche Bereitstellungsoptionen und sind nicht austauschbar.
Ermitteln Sie die Einstellungen für automatische Löschung, administrierbare Aufbewahrungsfristen, den Umgang mit Backups und den Umgang mit Exporten. Fragen Sie, wie sich die Löschung auf Kopien auswirkt, die über Integrationen gespeichert oder auf ein Gerät heruntergeladen wurden.
Prüfen Sie Rollen, Workspace-Mitgliedschaften, Freigabeberechtigungen, SSO, Audit-Logs und Kontrollen für externe Empfänger. Klären Sie, wer einzelne Aufzeichnungen und Transkripte ansehen, bearbeiten, herunterladen oder teilen kann.
Prüfen Sie verbundene Assistenten, Integrationen, Automatisierungen, Freigabelinks, Exporte und Berechtigungen der Zielordner. Eine auf einem geteilten Laufwerk gespeicherte Ausgabe kann für Personen zugänglich sein, die keinen Zugriff auf den ursprünglichen Meeting-Datensatz haben.
Behandeln Sie temporäre Uploads, Dateien in der Bibliothek, Dateien verbundener Dienste, Transkripte, Zusammenfassungen und exportierte Entwürfe als separate Datenobjekte. Für sie können unterschiedliche Speicher-, Zugriffs-, Aufbewahrungs- und Freigaberegeln gelten.
Auch lokale Dateien sind von Geräteberechtigungen, Endpunktverwaltung, Backup-Software und Ordnersynchronisierungsdiensten betroffen. Beziehen Sie den Computer der nutzenden Person und den ausgewählten Speicherort in die Bedrohungsanalyse ein.
Datenschutzoptionen können sich je nach App, Tarif, Aufzeichnungsmethode, Sprache und KI-Vorgang unterscheiden. Testen Sie den konkreten Weg, den Ihr Team nutzen möchte, statt davon auszugehen, dass eine einzelne Einstellung für das gesamte Produkt gilt.
Vergleichen Sie Begriffe wie „verschlüsselt“, „zertifiziert“, „privat“ und „lokal“ mit der aktuellen Dokumentation und den Vertragsbedingungen. Dokumentieren Sie Geltungsbereich, Datum und alle Details, die der Anbieter nicht bestätigt hat.
Notta im Überblick
Notta ist eine KI-gestützte Plattform für produktive Meetings – für Fachkräfte und Teams, die Gespräche in durchsuchbares, umsetzbares Wissen verwandeln möchten. Die Plattform unterstützt die Aufzeichnung von Online- und Präsenzgesprächen und kann Aufnahmen in Transkripte, Zusammenfassungen und visuelle Deliverables umwandeln. Der Aufzeichnungsweg ist entscheidend: Notta Web unterstützt Online-Aufzeichnungen mit Notta Bot; Notta Desktop ermöglicht Aufzeichnungen sowohl mit als auch ohne Bot.
Laut den bereitgestellten Sicherheitsinformationen von Notta meldet das Unternehmen SOC 2 Type II und ISO 27001, beschreibt Datenschutzverpflichtungen im Zusammenhang mit DSGVO und CCPA und führt HIPAA-Schutzmaßnahmen auf. Den Sicherheitsinformationen zufolge verwendet Notta AWS, TLS 1.2 für die Übertragung und AES-256 für gespeicherte Daten. Geltungsbereich und Anwendbarkeit dieser Angaben für einen konkreten Auftrag sollten anhand der aktuellen offiziellen Unterlagen und des Vertrags bestätigt werden.
Verwenden Sie die Begriffe präzise: ISO 27001 ist ein Standard und eine Zertifizierung für Informationssicherheitsmanagement; SOC 2 Type II ist ein Prüfbericht; HIPAA betrifft den Datenschutz und die Sicherheit von Gesundheitsinformationen; DSGVO und CCPA sind Datenschutzvorschriften. Keiner dieser Nachweise ersetzt die Prüfung Ihres konkreten Datenflusses und Ihrer rechtlichen Anforderungen.
Erfasst Systemaudio und Mikrofon-Audio, ohne dass ein Notta Bot dem Meeting beitritt. Im standardmäßigen Bot-Free-Modus wird Audio lokal erfasst, verschlüsselt und zur Echtzeit-Transkription hochgeladen. Standardmäßig ist der Modus nicht offline.
Ein separater lokaler Workflow. Legen Sie einen beschreibbaren Ordner fest, installieren Sie ein unterstütztes Offline-Modell und aktivieren Sie Privacy Mode vor der Aufzeichnung. Aufnahmen und Transkripte bleiben in diesem lokalen Arbeitsbereich; Cloud-Zusammenfassungen, Notta Brain, Synchronisierung und die übliche Teamzusammenarbeit sind pausiert oder eingeschränkt.
Kann offline aufnehmen und Audiodateien auf dem Gerät speichern. Transkription und weitere KI-Verarbeitung erfolgen nach der Synchronisierung mit Notta. Dieser Workflow unterscheidet sich vom Privacy Mode in Notta Desktop.
Privacy Mode eignet sich, wenn ein Team auf einer unterstützten Desktop-Konfiguration lokale Offline-Transkription benötigt. Es handelt sich nicht um eine globale Einstellung, die jede Notta-Aufzeichnung, jeden KI-Vorgang und jede Zusammenarbeitsfunktion lokal macht. Auch für den lokalen Ordner gelten die Berechtigungen des Computers, die Geräteverwaltung, Backup-Tools und alle Synchronisierungsdienste, die diesen Speicherort überwachen.
Die folgende Liste bezieht sich speziell auf die lokale Engine. Sie ist keine allgemeine Aussage über sämtliche Transkriptions- oder Übersetzungsfunktionen von Notta.
| Lokale Engine | Sprachen | Anforderungen |
|---|---|---|
| Standard-Offline-Modell | Englisch, Japanisch, vereinfachtes Chinesisch, Kantonesisch | Etwa 1 GB Speicherplatz für das Modell, mindestens 4 GB RAM und zwei CPU-Kerne |
| Apple Speech Analyzer | Englisch, Japanisch, vereinfachtes Chinesisch, traditionelles Chinesisch, Kantonesisch, Koreanisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch | Unterstützte Version der Mac-App und macOS 26 oder neuer; zum Transkribieren von Dateien muss eine bestimmte Sprache festgelegt werden |
Überblick zum Sicherheitsvergleich
Dies sind Kandidaten für eine Prüfung, keine Rangliste der Sicherheitsqualität. Die Tabelle fasst vom Anbieter gemeldete Angaben aus dem bereitgestellten Vergleich zusammen, der zuletzt am 2. September 2026 geprüft wurde. „Nicht bestätigt“ bedeutet, dass der Vergleich den betreffenden Sachverhalt nicht belegt hat – nicht, dass dem Produkt die entsprechende Kontrolle fehlt. Überprüfen Sie jeden Punkt vor der Beschaffung direkt beim Anbieter.
| Name | Wichtigste Stärken | Wichtigste Einschränkungen | Geeignet für | Besonderheiten |
|---|---|---|---|---|
| Notta | SOC 2 Type II und ISO 27001 angegeben; AWS, TLS 1.2 für die Übertragung, AES-256 für gespeicherte Daten; Privacy Mode ermöglicht lokale Offline-Transkription. | Auswählbare Cloud-Regionen und eine vollständig lokale Bereitstellung waren im bereitgestellten Vergleich nicht bestätigt. Der Ausschluss vom Modelltraining für Enterprise muss für Tarif und Funktion bestätigt werden. | Teams, die Cloud-Workflows und einen konfigurierten lokalen Desktop-Workflow bewerten. | Die Quelle unterscheidet den lokalen Privacy Mode von der standardmäßigen Bot-Free-Aufzeichnung und weist auf unterschiedliche Zugriffskontrollen je nach Tarif hin. |
| Microsoft Teams / Microsoft 365 Copilot | Umfangreiches Compliance-Portfolio und Unterstützung der DSGVO; HIPAA-fähige Dienste mit BAA in Business- oder Enterprise-Verträgen; Organisationsdaten werden nicht zum Training von Foundation-Modellen verwendet. | Der bereitgestellte Überblick enthält keine konkreten Einstellungen zur Aufbewahrung oder detaillierte Datenflüsse für einzelne KI-Funktionen. | Unternehmen, die Meeting-Kontrollen zusammen mit der Microsoft-365-Governance bewerten. | Der Vergleich nennt Microsoft-Kontrollen für Regionen sowie Hinweise und Admin-Richtlinien für Aufzeichnungen und Transkriptionen in Teams. |
| Zoom Workplace | Zertifizierungen im Trust Center und DSGVO-Programm; HIPAA-fähige Dienste mit BAA; Option für Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und aufgeführte regionale Optionen. | Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist eine Option und bedeutet nicht, dass sie für jeden Meeting-Workflow gilt. Prüfen Sie die Einstellungen der KI-Funktionen und den Geltungsbereich des Vertrags. | Teams, die Host-Kontrollen und Hinweise zur Aktivierung von KI-Funktionen in Meetings bewerten. | Der Vergleich führt Hinweise zur Aktivierung von Audio- und visuellen KI-Funktionen sowie Admin-Kontrollen auf. |
| Fireflies.ai | SOC 2 Type II und DSGVO aufgeführt; HIPAA Enterprise mit Private Storage und BAA; laut Vergleich keine Datenaufbewahrung und keine Nutzung für KI-Training. | Der Einwilligungsprozess wurde nicht bestätigt. Private Storage ist für Enterprise aufgeführt – prüfen Sie daher den konkreten Tarif und die Konfiguration. | Beschaffungsverantwortliche, die Angaben zu Aufbewahrung und Training für einen ausgewählten Tarif prüfen. | Die Quelle nennt außerdem AES-256 für gespeicherte Daten, SSL/TLS für die Übertragung sowie einen Modus nur für Transkripte oder Zusammenfassungen. |
| Otter | SOC 2 Type II und DSGVO-Standards aufgeführt; HIPAA Enterprise und BAA verfügbar; benutzerdefinierte Aufbewahrung für Enterprise angegeben. | Laut Quelle werden de-identifizierte Nutzerdaten für das Training proprietärer Modelle verwendet. Prüfen Sie die geltenden Richtlinien und Einstellungen für das vorgesehene Konto. | Teams, die Aufbewahrungskontrollen und Mechanismen für Hinweise an Teilnehmende prüfen. | Der Vergleich nennt eine E-Mail mit Aufzeichnungshinweis und die Erfassung von Teams-Berechtigungen sowie TLS und AES-256 für Echtzeitinhalte. |
Diese Zusammenfassung von Anbieterangaben ist weder ein unabhängiges Audit noch eine Rechtsauskunft oder Bewertung von Zertifizierungen. Hier werden keine Wettbewerber verlinkt oder empfohlen. Prüfen Sie vor einer Sicherheitsentscheidung die aktuelle Dokumentation und Vertragsbedingungen der Anbieter.
Bei dieser Auswahl steht im Vordergrund, ob der bereitgestellte Sicherheitsüberblick konkrete Prüfpunkte für Teams enthält. Die Produkte werden weder bewertet noch getestet; die Liste ersetzt keine eigene Prüfung. Beginnen Sie bei der tatsächlichen Bereitstellung von Notta mit dem Sicherheits-Workflow für Meeting-Aufzeichnungen des Produkts und gleichen Sie anschließend jede Kontrolle mit dem Anwendungsfall ab.
Das Transkript ist nur ein Teil des Datensatzes. Bei Notta sind Dateien, die direkt in eine Notta-Brain-Sitzung hochgeladen werden, temporärer Sitzungskontext und werden nicht automatisch in der Bibliothek gespeichert. Für gespeicherte Bibliotheksdateien und Dateien verbundener Dienste gelten separate Speicher- und Zugriffswege. Ein geteilter Ordner kann die generierte Ausgabe für seine Nutzenden verfügbar machen. Heruntergeladene Kopien unterliegen den Kontrollen des jeweiligen Speicherorts.
Prüfen Sie die Governance von KI-Meetingdaten zusammen mit den Zugriffskontrollen für Meeting-Tools. Wenn Ihre Organisation MCP, CLI, verbundene Apps oder einen externen Assistenten verwendet, beschränken Sie die Berechtigungen auf das für den Auftrag Notwendige und prüfen Sie die Tools und Datenverarbeitung des Assistenten separat.
Eine hilfreiche Regel für geteilte Ausgaben
Behandeln Sie jedes Transkript, jede visuelle Zusammenfassung, jeden E-Mail-Entwurf und jeden Export als separates Informationsgut. Legen Sie dafür eine verantwortliche Person, einen Speicherort, Zugriffsregeln und eine Aufbewahrungsentscheidung fest.
Wenn Ihre Richtlinien einen lokalen Workflow voraussetzen → Prüfen Sie, ob die konkrete App, der Tarif und der Aufzeichnungsmodus lokale Verarbeitung unterstützen. Bei Notta sollten Sie den Pro Privacy Mode getrennt von der standardmäßigen Bot-Free-Aufzeichnung bewerten.
Wenn Ihr Team Gespräche mit Kunden oder zu Forschungszwecken aufzeichnet → Klären Sie Einwilligung, Host-Berechtigung, Vertragsbedingungen und Aufbewahrung, bevor Sie den Aufzeichnungsweg auswählen.
Wenn Sie SSO, Audit-Logs oder umfassende Datenkontrollen benötigen → Bestätigen Sie, welcher Tarif die jeweilige Kontrolle enthält, und prüfen Sie sie anhand der aktuellen Dokumentation des Anbieters.
Wenn Meetinginhalte in einen anderen Assistenten oder eine Automatisierung fließen → Prüfen Sie den verbundenen Dienst, Berechtigungen, Unterauftragsverarbeiter, Zielorte und Löschverhalten als separaten Datenfluss.
Wenn Sie mit Gesundheitsinformationen arbeiten → Klären Sie mit dem Anbieter und Ihrem Rechts- oder Sicherheitsteam, ob ein BAA erforderlich ist und welche konkrete Dienstkonfiguration gilt.
Wenn Sie in mehreren Regionen tätig sind → Prüfen Sie die tatsächlichen Optionen für Datenregionen und unterscheiden Sie regionales Hosting von lokaler Verarbeitung oder einer vollständig lokalen Bereitstellung.
Wenn Nutzende mehr als nur Transkripte weitergeben möchten → Bewerten Sie den gesamten Workflow – von der Aufzeichnung über Zusammenfassungen und visuelle Deliverables bis hin zu Zugriff und Exportzielen.
Sie ist eine strukturierte Prüfung, wie ein Meeting-Tool Meetingdaten aufzeichnet, verarbeitet, speichert, teilt und löscht. Damit kann ein Team vor der Einführung Einwilligung, Verschlüsselung, Datennutzung, Aufbewahrung, Zugriffskontrollen, Integrationen und vertragliche Anforderungen überprüfen. Wenden Sie die Checkliste auf die konkrete Aufzeichnungsmethode und die KI-Funktionen an, die Ihr Team nutzen möchte.
Nein. Ein SOC-2-Prüfbericht oder eine ISO-27001-Zertifizierung ist ein hilfreicher Nachweis. Keiner davon belegt jedoch, dass ein konkreter Workflow Ihren rechtlichen, vertraglichen, medizinischen oder internen Anforderungen entspricht. Prüfen Sie den Geltungsbereich, aktuelle Nachweise, den Datenfluss und den Vertrag. Lassen Sie offene Punkte von Ihrem Sicherheits- oder Rechtsteam klären, bevor vertrauliche Inhalte aufgezeichnet werden.
Nein. Bei der standardmäßigen Bot-Free-Aufzeichnung mit Notta Desktop werden Computersignale und Mikrofon-Audio erfasst und anschließend verschlüsselt zur Echtzeit-Transkription hochgeladen. Pro Privacy Mode ist ein separater Modus: Nachdem eine lokale Ordnerstruktur und ein unterstütztes Offline-Modell eingerichtet wurden, speichert er Aufzeichnungen und Transkripte lokal. Cloud-Funktionen sind in diesem Modus pausiert oder eingeschränkt.
Laut dem bereitgestellten Sicherheitsvergleich werden Kundendaten bei Notta Enterprise nicht für das Modelltraining verwendet. Gehen Sie nicht davon aus, dass diese Aussage für alle Tarife und Funktionen gilt. Prüfen Sie vor der Verarbeitung vertraulicher Inhalte die aktuelle Richtlinie für Ihr Konto, den konkreten Vorgang in Notta Brain oder einer anderen KI-Funktion sowie alle relevanten Unterauftragsverarbeiter.
Prüfen Sie geltende Gesetze, Hinweise an die Teilnehmenden, die Zustimmung des Hosts, interne Richtlinien und erforderliche Einwilligungsprozesse. Bestätigen Sie anschließend die Aufzeichnungsmethode, den Verarbeitungsort, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsdauer und verbundene Zielorte. Bei Notta Bot beeinflussen die Meeting-Zulassung und Host-Einstellungen, ob der Bot beitreten kann. Bei Desktop- oder Mikrofonaufzeichnungen müssen die Nutzenden die erforderlichen Berechtigungen festlegen und Eingabegeräte konfigurieren.
Machen Sie den nächsten Schritt konkret
Prüfen Sie den Aufzeichnungsweg, die Datenkontrollen und die Tarifanforderungen, die zu Ihrer Organisation passen. Notta unterstützt Teams dabei, Gespräche in durchsuchbaren Kontext, visuelle Zusammenfassungen und klare nächste Schritte zu verwandeln.
Ein sicherer KI-Meeting-Workflow beginnt mit einer klaren Übersicht über Aufzeichnung, Verarbeitung, Freigabe und Löschung – nicht mit einem allgemeinen Versprechen oder Gütesiegel. Notta ist eine Option für Teams, die Gespräche aufzeichnen und daraus durchsuchbare, umsetzbare Ergebnisse erstellen möchten. Teams mit strengen Anforderungen an lokale Verarbeitung sollten Privacy Mode als separaten, konfigurierten Workflow bewerten. Nutzen Sie die Checkliste gemeinsam mit den Verantwortlichen aus IT, Sicherheit und Recht und bestätigen Sie aktuelle Nachweise und Bedingungen, bevor Sie sensible Anwendungsfälle aktivieren.