Guía práctica para equipos de TI, seguridad y privacidad
Antes de adoptar una herramienta de reuniones con IA, verifica el método de grabación, el proceso de consentimiento, el tratamiento de datos, los controles de acceso, la conservación y las condiciones del contrato. Notta convierte las conversaciones en conocimiento que se puede buscar, pero cada modo de captura y función de IA sigue su propio flujo de datos. Esta lista ayuda a los equipos de seguridad, TI y negocio a plantear las preguntas adecuadas antes de incorporar contenido confidencial de reuniones a un flujo de trabajo.
La decisión depende de todo el flujo de datos
No solo del botón de grabación
Es fácil perder decisiones, compromisos y contexto cuando termina una reunión. Trata las grabaciones y transcripciones como datos empresariales sensibles.
Notta está pensado para equipos que necesitan un historial de reuniones que se pueda consultar. Su flujo de trabajo puede abarcar desde la captura hasta los resúmenes, los entregables visuales, las búsquedas y las acciones.
La grabación con bot, la captura desde el ordenador, Privacy Mode, las cargas de archivos y las integraciones pueden seguir rutas distintas. Aprueba el método que realmente vaya a utilizar tu equipo.
Respuesta rápida
Una lista de verificación de seguridad informática y privacidad para herramientas de reuniones con IA es una revisión estructurada de cómo una herramienta graba, procesa, almacena, comparte y elimina los datos de las reuniones. Antes de grabar conversaciones sensibles, comprueba el consentimiento, el uso de los datos, el cifrado, la conservación, los accesos, las integraciones, los controles de los dispositivos y las condiciones del contrato.
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Utiliza esta lista durante la contratación, una revisión de seguridad o la evaluación de un nuevo caso de uso. Registra la respuesta del proveedor, dónde está la documentación, quién es responsable y qué preguntas siguen pendientes. Una casilla marcada debe indicar que se ha confirmado el flujo de trabajo concreto, no solo que aparece una afirmación general en alguna página del producto.
Identifica si el contenido se incorpora mediante un bot de reuniones, el sonido del sistema del ordenador, un micrófono, un dispositivo móvil, una grabadora física, la carga de archivos o la transcripción local. Las distintas rutas pueden cambiar quién captura el contenido y adónde se envía después.
Comprueba la legislación aplicable a las grabaciones, los avisos a los participantes, la admisión por parte del anfitrión, las políticas de la organización y cualquier proceso de consentimiento obligatorio. La presencia visible de un participante en la reunión o un indicador de grabación no satisface automáticamente todos los requisitos legales o internos.
Pregunta qué se procesa localmente y qué llega a la nube. Distingue entre alojamiento en la nube por regiones, procesamiento local, captura sin conexión con sincronización posterior, almacenamiento local y despliegue íntegramente local de la aplicación y la IA.
Confirma los protocolos de cifrado, los informes de auditoría de seguridad, el alcance de las certificaciones y las pruebas aplicables a tu cuenta. Un informe o una norma son datos útiles, pero no demuestran que todas las funciones tengan controles idénticos.
Revisa el acuerdo de tratamiento de datos, el acuerdo de socio comercial, si fuera necesario, y cualquier otra condición aplicable. Una referencia a HIPAA, una certificación o una declaración de privacidad, por sí solas, no demuestran que la herramienta sea adecuada para un encargo concreto.
Consulta la política vigente para el plan, el tipo de cuenta, la función de IA y los subencargados del tratamiento concretos. Verifica si los datos se excluyen de forma predeterminada, si se puede solicitar la exclusión y si existe un control para toda la organización.
Confirma las regiones de datos disponibles e identifica si el proveedor ofrece procesamiento local, almacenamiento en las instalaciones o una aplicación íntegramente desplegada en las instalaciones. Son opciones de despliegue distintas; no las consideres equivalentes.
Localiza los ajustes de eliminación automática, los plazos de conservación que puede configurar el administrador, el funcionamiento de las copias de seguridad y el tratamiento de las exportaciones. Pregunta cómo afecta la eliminación a las copias guardadas mediante integraciones o descargadas en los dispositivos de los usuarios.
Revisa los roles, los miembros del espacio de trabajo, los permisos para compartir, el SSO, los registros de auditoría y los controles para destinatarios externos. Confirma quién puede ver, editar, descargar o compartir cada grabación y transcripción.
Revisa los asistentes conectados, las integraciones, las automatizaciones, los enlaces compartidos, las exportaciones y los permisos de las carpetas de destino. Un resultado guardado en una unidad compartida podría quedar a disposición de personas que no tienen acceso al registro original de la reunión.
Trata las cargas temporales, los archivos de la biblioteca, los archivos de servicios conectados, las transcripciones, los resúmenes y los borradores exportados como objetos de datos distintos. Sus normas de almacenamiento, acceso, conservación y uso compartido pueden variar.
Los archivos locales también están sujetos a los permisos del dispositivo, la gestión de terminales, el software de copias de seguridad y los servicios de sincronización de carpetas. Incluye el ordenador del usuario y la ubicación de almacenamiento seleccionada en la evaluación de riesgos.
Las opciones de privacidad pueden variar según la aplicación, el plan, el método de grabación, el idioma y las operaciones de IA. Prueba la ruta concreta que vaya a utilizar tu equipo, en lugar de dar por hecho que un ajuste se aplica a todo el producto.
Compara términos como «cifrado», «certificado», «privado» y «local» con la documentación vigente y las condiciones del contrato. Registra el alcance, la fecha y cualquier detalle que el proveedor no haya confirmado.
Notta, en contexto
Notta es una plataforma de productividad para reuniones con IA dirigida a profesionales y equipos que necesitan convertir conversaciones en conocimiento práctico que se pueda consultar. Permite grabar reuniones en línea y presenciales, y convertir las grabaciones en transcripciones, resúmenes y entregables visuales. El método de grabación importa: Notta Web admite la grabación en línea con Notta Bot; Notta Desktop permite grabar tanto con bot como sin bot.
Según la información de seguridad de Notta facilitada, Notta declara contar con SOC 2 Tipo II e ISO 27001, describe compromisos de privacidad relacionados con el RGPD y la CCPA, y enumera salvaguardas de HIPAA. La información de seguridad indica que utiliza AWS, TLS 1.2 para los datos en tránsito y AES-256 para los datos en reposo. Conviene confirmar el alcance de estas declaraciones y su aplicabilidad a cada encargo en la documentación oficial vigente y el contrato.
Utiliza los términos con precisión: ISO 27001 es una norma y certificación de gestión de la seguridad de la información; SOC 2 Tipo II es un informe de auditoría; HIPAA se refiere a la privacidad y seguridad de la información sanitaria; el RGPD y la CCPA son normativas de protección de datos y privacidad. Ninguno sustituye la revisión del flujo de datos concreto y de los requisitos legales aplicables.
Captura el sonido del sistema y la entrada del micrófono sin que Notta Bot se una a la reunión. En el modo estándar sin bot, el audio se captura localmente, se cifra y se carga para transcribirlo en tiempo real. No funciona sin conexión de forma predeterminada.
Un flujo de trabajo local independiente. Configura una carpeta con permisos de escritura, instala un modelo sin conexión compatible y activa Privacy Mode antes de grabar. Las grabaciones y transcripciones permanecen en ese espacio de trabajo local; los resúmenes en la nube, Notta Brain, la sincronización y las funciones habituales de colaboración en equipo se pausan o limitan.
Puede grabar sin conexión y almacenar el audio en el dispositivo. La transcripción y otras tareas de IA se realizan después de la sincronización con Notta. Es una función distinta de Privacy Mode de Notta Desktop.
Privacy Mode resulta útil cuando un equipo necesita transcripción local sin conexión en una configuración de escritorio compatible. No es un ajuste general que haga que todas las grabaciones, operaciones de IA o funciones de colaboración de Notta sean locales. La carpeta local también está sujeta a los permisos del ordenador, la gestión del dispositivo, las herramientas de copia de seguridad y cualquier servicio de sincronización que supervise esa ubicación.
La lista de idiomas locales que aparece a continuación corresponde específicamente al motor local. No describe de forma general todas las capacidades de transcripción o traducción de Notta.
| Motor local | Idiomas | Requisitos |
|---|---|---|
| Modelo sin conexión predeterminado | Inglés, japonés, chino simplificado, cantonés | Aproximadamente 1 GB de almacenamiento para el modelo, al menos 4 GB de RAM y dos núcleos de CPU |
| Apple Speech Analyzer | Inglés, japonés, chino simplificado, chino tradicional, cantonés, coreano, alemán, francés, español, italiano, portugués | Versión compatible de la aplicación para Mac y macOS 26 o posterior; la transcripción de archivos requiere seleccionar un idioma concreto |
Resumen comparativo de seguridad
Son opciones para evaluar, no una clasificación de calidad de seguridad. La tabla resume detalles comunicados por los proveedores en la comparativa facilitada, cuya última revisión fue el 2 de septiembre de 2026. «No confirmado» significa que la comparativa no pudo verificar ese detalle; no quiere decir que el producto carezca de ese control. Confirma cada punto directamente antes de contratar.
| Nombre | Puntos fuertes | Limitaciones principales | Más adecuado para | Qué lo distingue |
|---|---|---|---|---|
| Notta | Declara contar con SOC 2 Tipo II e ISO 27001; utiliza AWS, TLS 1.2 para los datos en tránsito y AES-256 para los datos en reposo; Privacy Mode permite la transcripción local sin conexión. | La comparativa facilitada no confirma la selección de regiones en la nube ni el despliegue íntegramente en las instalaciones. Es necesario confirmar la exclusión del entrenamiento de modelos para Enterprise según el plan y la función. | Equipos que evalúan tanto los flujos de trabajo en la nube como una ruta local de escritorio configurada. | La fuente distingue Privacy Mode local de la captura estándar sin bot y señala que los controles de acceso varían según el plan. |
| Microsoft Teams / Microsoft 365 Copilot | Cartera de cumplimiento y compatibilidad con el RGPD; servicios aptos para HIPAA con un acuerdo de socio comercial en contratos empresariales; los datos de la organización se excluyen del entrenamiento de modelos fundacionales. | El resumen facilitado no detalla ajustes específicos de conservación ni los flujos de datos de IA de cada función. | Organizaciones que necesitan evaluar los controles de reuniones junto con la gobernanza de Microsoft 365. | La comparativa menciona los controles de región de Microsoft y los avisos y políticas de administración de grabación o transcripción de Teams. |
| Zoom Workplace | Certificaciones del centro de confianza y programa de cumplimiento del RGPD; servicios preparados para HIPAA con un acuerdo de socio comercial; opción de cifrado de extremo a extremo y opciones regionales indicadas. | El cifrado de extremo a extremo es una opción; eso no significa que todos los flujos de trabajo de reuniones lo utilicen. Valida los ajustes de las funciones de IA y el alcance del contrato. | Equipos que evalúan los controles del anfitrión y los avisos para activar la IA en reuniones. | La comparativa indica que hay avisos de activación de IA visual y de audio, además de controles de administración. |
| Fireflies.ai | Incluye SOC 2 Tipo II y RGPD; Enterprise ofrece HIPAA con almacenamiento privado y un acuerdo de socio comercial; la comparativa señala que no se conservan datos y que no se utilizan para entrenar modelos de IA. | No se confirmó el proceso de consentimiento. El almacenamiento privado se indica para Enterprise, así que confirma el plan y la configuración concretos. | Quienes evalúan las políticas declaradas de conservación y entrenamiento de un plan concreto. | La fuente también indica AES-256 para los datos en reposo, SSL/TLS para los datos en tránsito y un modo que solo genera transcripciones o resúmenes. |
| Otter | Incluye las normas SOC 2 Tipo II y RGPD; Enterprise ofrece HIPAA y un acuerdo de socio comercial; se indica que Enterprise permite configurar la conservación. | La fuente afirma que se utilizan datos de usuarios desidentificados para entrenar modelos propios. Consulta la política y los ajustes aplicables a la cuenta prevista. | Equipos que revisan los controles de conservación y los mecanismos de aviso a los participantes. | La comparativa menciona un correo con el aviso de grabación y la captura de permisos de Teams, además de TLS y AES-256 para el contenido en tiempo real. |
Este resumen recoge información comunicada por los proveedores; no constituye una auditoría independiente, una opinión jurídica ni una evaluación de certificaciones. No se incluyen enlaces ni recomendaciones de competidores. Confirma la documentación vigente de cada proveedor y las condiciones contractuales antes de tomar una decisión de seguridad.
Esta selección prioriza si el resumen de seguridad facilitado ofrece a los equipos aspectos concretos que verificar. No puntúa los productos, no los prueba ni sustituye tu propia evaluación. Para analizar el despliegue real de Notta, empieza por el flujo de seguridad de la grabación de reuniones del producto y, después, relaciona cada control con el caso de uso.
La transcripción es solo una parte del registro. En Notta, los archivos que se cargan directamente en una sesión de Notta Brain son contexto temporal de la sesión y no se guardan automáticamente en la biblioteca. Los archivos almacenados en la biblioteca y los procedentes de servicios conectados siguen rutas de almacenamiento y acceso distintas. Una carpeta compartida puede permitir que sus usuarios vean el contenido generado, mientras que las copias descargadas quedan sujetas a los controles de su destino.
Revisa la gobernanza de los datos de reuniones con IA junto con los controles de acceso de las herramientas para reuniones. Si tu organización utiliza MCP, CLI, aplicaciones conectadas o un asistente externo, limita las autorizaciones a las necesidades del encargo y revisa por separado las herramientas y el tratamiento de datos de ese asistente.
Una regla práctica para los resultados compartidos
Trata cada transcripción, resumen visual, borrador de correo y exportación como un activo de información independiente. Asígnale un responsable, un destino, una regla de acceso y un plazo de conservación.
Si tu política exige un flujo de trabajo local → comprueba si la aplicación, el plan y el método de captura concretos admiten el procesamiento local; en el caso de Notta, evalúa Privacy Mode Pro por separado de la grabación estándar sin bot.
Si tu equipo graba conversaciones con clientes o de investigación → resuelve el consentimiento, el permiso del anfitrión, las condiciones contractuales y la conservación antes de elegir el método de captura.
Si necesitas SSO, registros de auditoría o controles amplios sobre los datos → confirma qué plan incluye cada control y compruébalo en la documentación vigente del proveedor.
Si el contenido de las reuniones se envía a otro asistente o proceso automatizado → revisa el servicio conectado, los permisos, los subencargados, los destinos y el comportamiento de eliminación como un flujo de datos independiente.
Si trabajas con información sanitaria → confirma con el proveedor y con tus equipos jurídico o de seguridad el acuerdo de socio comercial necesario y la configuración exacta del servicio.
Si trabajas en varias regiones → verifica las regiones de datos disponibles y distingue el alojamiento regional del procesamiento local o del despliegue íntegramente en las instalaciones.
Si los usuarios necesitan resultados que puedan compartir, no solo transcripciones → evalúa todo el flujo de trabajo, desde la captura hasta los resúmenes, los entregables visuales, los accesos y los destinos de exportación.
Es una revisión estructurada de cómo una herramienta para reuniones graba, procesa, almacena, comparte y elimina los datos de las reuniones. Ayuda a los equipos a comprobar el consentimiento, el cifrado, el uso de los datos, la conservación, los controles de acceso, las integraciones y los requisitos contractuales antes de adoptar una herramienta. Aplícala al método de grabación y a las funciones de IA concretas que vaya a utilizar tu equipo.
No. Un informe SOC 2 o una certificación ISO 27001 son pruebas útiles, pero ninguno demuestra que un flujo de trabajo específico satisfaga tus necesidades legales, contractuales, sanitarias o internas. Comprueba el alcance, las pruebas vigentes, el flujo de datos y el contrato. Pide a tu equipo de seguridad o jurídico que resuelva las dudas antes de grabar contenido sensible.
No. La grabación estándar de Notta Desktop sin bot captura el sonido del ordenador y la entrada del micrófono, y después carga el audio cifrado para transcribirlo en tiempo real. Privacy Mode Pro es una función independiente: cuando el usuario configura una carpeta local y un modelo sin conexión compatible, las grabaciones y transcripciones se almacenan localmente. Las funciones en la nube se pausan o limitan en ese modo.
La comparativa de seguridad facilitada indica que los datos de los clientes de Notta Enterprise se excluyen del entrenamiento de modelos. No des por hecho que esta declaración se aplica a todos los planes o funciones. Antes de utilizar contenido confidencial, confirma la política vigente para tu cuenta, la operación concreta de Notta Brain u otra función de IA y los subencargados pertinentes.
Comprueba la legislación aplicable, el aviso a los participantes, el permiso del anfitrión, las normas de la organización y cualquier proceso de consentimiento obligatorio. Después, confirma el método de grabación, la ubicación del procesamiento, los permisos de acceso, el plazo de conservación y los destinos conectados. En Notta Bot, la admisión a la reunión y los ajustes del anfitrión determinan si el bot puede unirse; para capturar sonido desde el ordenador o el micrófono, los usuarios deben obtener los permisos necesarios y configurar las entradas.
Da un paso concreto
Revisa el método de captura, los controles de datos y los requisitos del plan que se ajustan a tu organización. Notta ayuda a los equipos a pasar de la conversación al contexto consultable, los resúmenes visuales y los pasos siguientes claros.
Un flujo de trabajo de reuniones con IA más seguro empieza por trazar claramente la captura, el procesamiento, la compartición y la eliminación, no por confiar en una promesa general o un distintivo. Merece la pena evaluar Notta si tu equipo necesita capturar conversaciones y generar resultados consultables y prácticos; los equipos con requisitos locales estrictos deben evaluar Privacy Mode como un flujo de trabajo independiente que hay que configurar. Utiliza esta lista con las personas responsables de TI, seguridad y asuntos jurídicos, y confirma las pruebas y condiciones vigentes antes de habilitar casos de uso sensibles.