Guida pratica per i team IT, sicurezza e privacy
Prima di adottare uno strumento di riunione con AI, verificate le modalità di registrazione, la procedura di consenso, la gestione dei dati, i controlli di accesso, la conservazione e le condizioni contrattuali. Notta trasforma le conversazioni in conoscenze consultabili, ma ogni modalità di acquisizione e funzionalità AI segue un proprio percorso dei dati. Questa checklist aiuta i team di sicurezza, IT e business a porre le domande giuste prima che contenuti riservati delle riunioni entrino in un flusso di lavoro.
La valutazione riguarda l’intero percorso dei dati
Non solo il pulsante di registrazione
Quando una riunione finisce, è facile perdere decisioni, impegni e contesto. Considerate registrazioni e trascrizioni come dati aziendali sensibili.
Notta supporta i team che hanno bisogno di consultare la cronologia delle riunioni. Il flusso di lavoro può passare dall’acquisizione a riepiloghi, deliverable visivi, ricerca e attività.
Registrazione tramite bot, acquisizione desktop, Privacy Mode, caricamenti e integrazioni possono seguire percorsi diversi. Approvate il metodo che il team utilizzerà davvero.
In breve
Una checklist di sicurezza IT e privacy per gli strumenti di riunione con AI è una revisione strutturata del modo in cui uno strumento registra, elabora, archivia, condivide ed elimina i dati delle riunioni. Prima di registrare conversazioni sensibili, verificate consenso, uso dei dati, crittografia, conservazione, accessi, integrazioni, controlli dei dispositivi e condizioni contrattuali.
Iniziate da qui
Usate questo elenco durante l’acquisto, una revisione di sicurezza o la valutazione di un nuovo caso d’uso. Annotate la risposta del fornitore, dove si trova la documentazione, il referente e le eventuali questioni aperte. Una casella selezionata dovrebbe indicare che lo specifico flusso di lavoro è stato verificato, non semplicemente che una dichiarazione generica compare da qualche parte sul sito del prodotto.
Individuate se i contenuti vengono acquisiti tramite un bot per riunioni, l’audio di sistema del computer, il microfono, un dispositivo mobile, un registratore hardware, il caricamento di file o una trascrizione locale. Percorsi diversi possono cambiare chi acquisisce i contenuti e dove vengono inviati in seguito.
Verificate la normativa applicabile alla registrazione, l’informativa ai partecipanti, l’ammissione da parte dell’organizzatore, le policy aziendali e l’eventuale procedura di consenso richiesta. La presenza visibile di un partecipante o di un indicatore di registrazione non soddisfa automaticamente tutti i requisiti legali o interni.
Chiedete quali dati vengono elaborati localmente e quali raggiungono il cloud. Distinguete tra hosting cloud regionale, elaborazione locale, acquisizione offline con sincronizzazione successiva, archiviazione on-premise e distribuzione interamente on-premise dell’applicazione e dell’AI.
Confermate i protocolli di crittografia, le attestazioni di sicurezza, l’ambito delle certificazioni e le prove applicabili al vostro account. Un’attestazione o uno standard sono elementi utili, ma non dimostrano che tutte le funzionalità abbiano controlli identici.
Esaminate l’accordo sul trattamento dei dati, l’accordo per i partner commerciali, se richiesto, e ogni altra condizione applicabile. Un riferimento HIPAA, una certificazione o un’informativa sulla privacy, da soli, non dimostrano l’idoneità per uno specifico incarico.
Verificate la policy aggiornata per il piano, il tipo di account, la funzionalità AI e i sub-responsabili specifici. Controllate se i dati sono esclusi per impostazione predefinita, se è possibile rinunciare all’utilizzo e se esiste un controllo applicabile all’intera organizzazione.
Confermate le aree geografiche disponibili e verificate se il fornitore offre elaborazione locale, archiviazione on-premise o un’applicazione interamente on-premise. Sono modalità di distribuzione diverse: non considerate questi termini intercambiabili.
Individuate le impostazioni di eliminazione automatica, i periodi di conservazione configurabili dagli amministratori, il comportamento dei backup e la gestione delle esportazioni. Chiedete in che modo l’eliminazione riguarda le copie salvate tramite integrazioni o scaricate sul dispositivo di un utente.
Esaminate ruoli, appartenenza all’area di lavoro, autorizzazioni di condivisione, SSO, registri di controllo e controlli sui destinatari esterni. Verificate chi può visualizzare, modificare, scaricare o condividere ogni registrazione e trascrizione.
Esaminate assistenti collegati, integrazioni, automazioni, link condivisi, esportazioni e autorizzazioni delle cartelle di destinazione. Un risultato salvato in un drive condiviso potrebbe essere accessibile a persone che non possono consultare la registrazione originale della riunione.
Considerate caricamenti temporanei, file della Libreria, file dei servizi connessi, trascrizioni, riepiloghi e bozze esportate come oggetti di dati distinti. Le regole di archiviazione, accesso, conservazione e condivisione possono variare.
I file locali dipendono comunque dalle autorizzazioni del dispositivo, dalla gestione degli endpoint, dai software di backup e dai servizi di sincronizzazione delle cartelle. Includete nella valutazione delle minacce il computer dell’utente e la posizione di archiviazione selezionata.
Le opzioni per la privacy possono variare in base ad app, piani, metodi di registrazione, lingue e operazioni AI. Testate il percorso preciso che il team intende utilizzare, senza presumere che un’unica impostazione copra l’intero prodotto.
Confrontate termini come «crittografato», «certificato», «privato» e «locale» con la documentazione aggiornata e le condizioni contrattuali. Annotate l’ambito, la data e ogni dettaglio non ancora confermato dal fornitore.
Notta: il contesto
Notta è una piattaforma AI per la produttività delle riunioni, pensata per professionisti e team che desiderano trasformare le conversazioni in conoscenze consultabili e utilizzabili. Supporta l’acquisizione di riunioni online e in presenza e può trasformare le registrazioni in trascrizioni, riepiloghi e deliverable visivi. Il metodo di registrazione è importante: Notta Web supporta la registrazione online con Notta Bot; Notta Desktop supporta la registrazione sia con bot sia senza bot.
Secondo le informazioni sulla sicurezza di Notta fornite, Notta dichiara di disporre delle certificazioni SOC 2 Type II e ISO 27001, descrive impegni in materia di privacy relativi a GDPR e CCPA e indica misure di protezione HIPAA. Le informazioni sulla sicurezza dichiarano l’utilizzo di AWS, TLS 1.2 per i dati in transito e AES-256 per quelli archiviati. L’ambito di queste dichiarazioni e la loro applicabilità a un determinato incarico vanno verificati consultando i materiali ufficiali aggiornati e il contratto.
Usate termini precisi: ISO 27001 è uno standard e una certificazione per la gestione della sicurezza delle informazioni; SOC 2 Type II è un’attestazione; HIPAA riguarda la privacy e la sicurezza delle informazioni sanitarie; GDPR e CCPA sono normative sulla protezione dei dati e sulla privacy. Nessuno di questi elementi sostituisce la revisione dei flussi di dati specifici e dei requisiti legali applicabili.
Acquisisce l’audio di sistema e quello del microfono senza che Notta Bot partecipi alla riunione. Nella modalità standard senza bot, l’audio viene acquisito localmente, crittografato e caricato per la trascrizione in tempo reale. Non è offline per impostazione predefinita.
Un flusso locale distinto. Impostate una cartella scrivibile, installate un modello offline supportato e attivate Privacy Mode prima della registrazione. Le registrazioni e le trascrizioni restano in quell’area di lavoro locale; i riepiloghi cloud, Notta Brain, la sincronizzazione e le normali funzioni di collaborazione in team vengono sospesi o limitati.
Può registrare offline e archiviare l’audio sul dispositivo. La trascrizione e le successive elaborazioni AI avvengono dopo la sincronizzazione con Notta. Questa modalità è distinta da Privacy Mode di Notta Desktop.
Privacy Mode è utile quando un team ha bisogno della trascrizione offline locale su una configurazione desktop supportata. Non è un’impostazione generale che rende locali tutte le registrazioni, le operazioni AI o le funzioni di collaborazione di Notta. Anche la cartella locale resta soggetta alle autorizzazioni del computer, alla gestione del dispositivo, agli strumenti di backup e agli eventuali servizi di sincronizzazione che monitorano quella posizione.
L’elenco delle lingue locali riportato di seguito riguarda specificamente il motore locale. Non descrive in generale tutte le funzionalità di trascrizione o traduzione di Notta.
| Motore locale | Lingue | Requisiti |
|---|---|---|
| Modello offline predefinito | Inglese, giapponese, cinese semplificato, cantonese | Circa 1 GB di spazio per il modello, almeno 4 GB di RAM e due core CPU |
| Apple Speech Analyzer | Inglese, giapponese, cinese semplificato, cinese tradizionale, cantonese, coreano, tedesco, francese, spagnolo, italiano, portoghese | Versione supportata dell’app per Mac e macOS 26 o successivo; per la trascrizione di file è necessaria una lingua specifica |
Panoramica comparativa sulla sicurezza
Sono strumenti da valutare, non una classifica della qualità della sicurezza. La tabella riassume le informazioni dichiarate dai fornitori e raccolte nel confronto fornito, verificato l’ultima volta il 2 settembre 2026. «Non confermato» significa che il confronto non ha accertato il dettaglio, non che il prodotto sia privo del relativo controllo. Verificate ogni punto direttamente prima di procedere all’acquisto.
| Nome | Punti di forza principali | Limiti principali | Ideale per | Elementi distintivi |
|---|---|---|---|---|
| Notta | SOC 2 Type II e ISO 27001 dichiarate; AWS, TLS 1.2 per i dati in transito, AES-256 per quelli archiviati; Privacy Mode supporta la trascrizione offline locale. | Il confronto fornito non ha confermato la possibilità di selezionare le aree cloud né la distribuzione interamente on-premise. L’esclusione dei dati dall’addestramento dei modelli per il piano Enterprise va verificata in base al piano e alla funzionalità. | Team che valutano sia i flussi cloud sia un percorso desktop locale configurato. | La fonte distingue Privacy Mode locale dalla normale acquisizione senza bot e segnala controlli di accesso diversi in base al piano. |
| Microsoft Teams / Microsoft 365 Copilot | Portfolio di conformità e supporto GDPR; servizi idonei a HIPAA con BAA negli accordi business o enterprise; dati dell’organizzazione esclusi dall’addestramento dei modelli di base. | La panoramica fornita non specifica impostazioni di conservazione né i percorsi dei dati AI per ogni funzionalità. | Organizzazioni che devono valutare i controlli delle riunioni insieme alla governance di Microsoft 365. | Il confronto menziona i controlli regionali Microsoft, le informative di Teams sulla registrazione o trascrizione e le policy amministrative. |
| Zoom Workplace | Certificazioni indicate nel centro di fiducia e programma GDPR; servizi conformi a HIPAA con BAA; opzione di crittografia end-to-end e opzioni regionali elencate. | La crittografia end-to-end è un’opzione: non significa che venga usata in ogni flusso di lavoro delle riunioni. Verificate le impostazioni delle funzionalità AI e l’ambito del contratto. | Team che valutano i controlli dell’organizzatore e le informative per l’attivazione dell’AI nelle riunioni. | La panoramica indica informative sull’attivazione dell’AI audio e video e controlli amministrativi. |
| Fireflies.ai | SOC 2 Type II e GDPR indicati; HIPAA Enterprise con Private Storage e BAA; il confronto dichiara conservazione zero dei dati e nessun uso per l’addestramento AI. | La procedura di consenso non è stata confermata. Private Storage è indicato per Enterprise: verificate il piano e la configurazione specifici. | Chi valuta le policy dichiarate su conservazione e addestramento per un piano specifico. | La fonte indica anche AES-256 per i dati archiviati, SSL/TLS per quelli in transito e una modalità con sole trascrizioni o riepiloghi. |
| Otter | Standard SOC 2 Type II e GDPR indicati; HIPAA Enterprise e BAA disponibili; conservazione personalizzata indicata per Enterprise. | La fonte afferma che i dati degli utenti anonimizzati vengono usati per addestrare modelli proprietari. Verificate la policy e le impostazioni applicabili all’account previsto. | Team che esaminano i controlli di conservazione e i meccanismi di informativa ai partecipanti. | La panoramica indica un’email di avviso di registrazione e l’acquisizione delle autorizzazioni di Teams, oltre a TLS e AES-256 per i contenuti in tempo reale. |
È un riepilogo di informazioni dichiarate dai fornitori, non un audit indipendente, un parere legale o una valutazione di certificazione. Qui non sono presenti link né approvazioni di concorrenti. Prima di prendere una decisione sulla sicurezza, verificate la documentazione aggiornata dei fornitori e le condizioni contrattuali.
Questa selezione privilegia la presenza, nella panoramica sulla sicurezza fornita, di argomenti concreti da verificare. Non assegna punteggi, non testa i prodotti e non sostituisce la vostra valutazione. Per la distribuzione effettiva di Notta, iniziate dal percorso di sicurezza della registrazione delle riunioni, quindi associate ogni controllo al caso d’uso.
La trascrizione è solo una parte del verbale della riunione. In Notta, i file caricati direttamente in una sessione di Notta Brain costituiscono un contesto temporaneo della sessione e non vengono salvati automaticamente nella Libreria. I file archiviati nella Libreria e quelli dei servizi connessi seguono percorsi di archiviazione e accesso distinti. Una cartella condivisa può rendere i contenuti generati accessibili agli utenti della cartella, mentre le copie scaricate sono soggette ai controlli della destinazione.
Esaminate la governance dei dati delle riunioni con AI insieme ai controlli di accesso agli strumenti per riunioni. Se la vostra organizzazione usa MCP, CLI, app connesse o un assistente esterno, limitate le autorizzazioni alle esigenze dell’incarico ed esaminate separatamente gli strumenti e la gestione dei dati dell’assistente.
Una regola utile per i contenuti condivisi
Considerate ogni trascrizione, sintesi visiva, bozza di email ed esportazione come un patrimonio informativo distinto. Assegnategli un responsabile, una destinazione, una regola di accesso e una decisione sulla conservazione.
Se le vostre policy richiedono un flusso di lavoro locale → verificate che l’app, il piano e la modalità di acquisizione specifici supportino l’elaborazione locale; per Notta, valutate Privacy Mode Pro separatamente dalla registrazione standard senza bot.
Se il team registra conversazioni con clienti o di ricerca → definite consenso, autorizzazione dell’organizzatore, condizioni contrattuali e conservazione prima di scegliere il metodo di acquisizione.
Se vi servono SSO, registri di controllo o controlli estesi sui dati → verificate quale piano include ogni controllo e convalidatelo nella documentazione aggiornata del fornitore.
Se i contenuti delle riunioni alimentano un altro assistente o un’automazione → esaminate separatamente il servizio connesso, le autorizzazioni, i sub-responsabili, le destinazioni e le procedure di eliminazione come un flusso di dati distinto.
Se trattate informazioni sanitarie → verificate con il fornitore e con il vostro team legale o di sicurezza il BAA richiesto e la configurazione esatta del servizio.
Se operate in più aree geografiche → verificate le effettive opzioni di localizzazione dei dati e distinguete l’hosting regionale dall’elaborazione locale o dalla distribuzione interamente on-premise.
Se gli utenti hanno bisogno di risultati condivisibili, non solo di trascrizioni → valutate l’intero flusso, dall’acquisizione ai riepiloghi, ai deliverable visivi, agli accessi e alle destinazioni delle esportazioni.
È una revisione strutturata del modo in cui uno strumento per riunioni registra, elabora, archivia, condivide ed elimina i dati delle riunioni. Aiuta un team a verificare consenso, crittografia, uso dei dati, conservazione, controlli di accesso, integrazioni e requisiti contrattuali prima dell’adozione. Applicatela al metodo di registrazione e alle funzionalità AI che il team intende utilizzare.
No. Un’attestazione SOC 2 o la certificazione ISO 27001 costituiscono prove utili, ma non dimostrano che uno specifico flusso di lavoro soddisfi le vostre esigenze legali, contrattuali, sanitarie o interne. Verificate l’ambito, le prove aggiornate, il flusso dei dati e il contratto. Prima di registrare contenuti sensibili, chiedete al team di sicurezza o legale di risolvere ogni lacuna.
No. La registrazione standard senza bot di Notta Desktop acquisisce l’audio del computer e quello del microfono, quindi carica l’audio crittografato per la trascrizione in tempo reale. Privacy Mode Pro è una modalità distinta: dopo aver configurato una cartella locale e un modello offline supportato, l’utente può archiviare localmente registrazioni e trascrizioni. In questa modalità le funzionalità cloud vengono sospese o limitate.
Il confronto sulla sicurezza fornito indica che, per Notta Enterprise, i dati dei clienti sono esclusi dall’addestramento dei modelli. Non presumete che questa dichiarazione si applichi a tutti i piani o a tutte le funzionalità. Prima di usare contenuti riservati, verificate la policy aggiornata per il vostro account, la specifica funzionalità di Notta Brain o un’altra operazione AI e gli eventuali sub-responsabili pertinenti.
Verificate la normativa applicabile, l’informativa ai partecipanti, l’autorizzazione dell’organizzatore, le regole aziendali e l’eventuale procedura di consenso richiesta. Poi confermate il metodo di registrazione, la posizione dell’elaborazione, le autorizzazioni di accesso, il periodo di conservazione e le destinazioni collegate. Per Notta Bot, l’ammissione alla riunione e le impostazioni dell’organizzatore determinano se il bot può partecipare; per l’acquisizione da desktop o microfono, gli utenti devono ottenere le autorizzazioni necessarie e configurare gli input.
Trasformate il prossimo passo in un’azione concreta
Valutate le modalità di acquisizione, i controlli dei dati e i requisiti del piano più adatti alla vostra organizzazione. Notta aiuta i team a trasformare le conversazioni in contesto consultabile, sintesi visive e prossimi passi chiari.
Un flusso di lavoro più sicuro per le riunioni con AI parte da una mappa chiara di acquisizione, elaborazione, condivisione ed eliminazione, non da una promessa generica o da un marchio di certificazione. Notta merita di essere valutato quando il team ha bisogno di acquisire conversazioni e ottenere risultati consultabili e utilizzabili; i team con requisiti locali rigorosi dovrebbero esaminare Privacy Mode come flusso di lavoro distinto e configurato. Usate la checklist insieme ai responsabili IT, sicurezza e legale, quindi verificate le prove e le condizioni aggiornate prima di attivare casi d’uso sensibili.