Cómo grabar reuniones con clientes sin un bot (paso a paso)

¿Qué es grabar reuniones con clientes sin un bot? (Definición rápida)

Grabar reuniones con clientes sin un bot consiste en capturar el audio y el vídeo de una reunión sin depender de un bot automatizado que se una a la llamada. En lugar de añadir un tercer participante a Zoom, Teams o Meet, la captura se realiza localmente en tu dispositivo mediante el sonido del sistema y la entrada del micrófono. Este enfoque es importante para los consultores porque muchos clientes trabajan con acuerdos de confidencialidad, gestionan información sensible o simplemente no quieren que haya un bot desconocido en sus llamadas. La grabación sin bots también funciona en talleres presenciales y conversaciones en las que no existe ninguna plataforma de reuniones donde alojar un bot. Para profundizar en las diferencias con las notas de reuniones de llamadas de consultoría tradicionales, consulta nuestra comparativa de flujos de trabajo.

Cuándo usar la grabación de reuniones con clientes sin bots

Conversaciones confidenciales con clientes

Muchos proyectos de consultoría implican datos financieros, estrategias de fusiones y adquisiciones o asuntos relacionados con el personal que los clientes no quieren exponer al procesamiento de IA de terceros. La grabación sin bots mantiene el audio en tu dispositivo y, con Privacy Mode, únicamente en tu dispositivo.

Proyectos sujetos a acuerdos de confidencialidad

Cuando un acuerdo prohíbe las herramientas de grabación de terceros, un cliente de escritorio local que nunca se une a la llamada evita incumplir esa cláusula y te proporciona un registro literal. Tú sigues controlando todo el proceso de transcripción, desde la captura hasta la exportación.

Talleres presenciales con clientes

Las sesiones con pizarra, los encuentros de estrategia y las entrevistas con usuarios tienen lugar en salas de reuniones, no en un enlace de Zoom. Un grabador de hardware como Notta Memo o un cliente de escritorio en tu portátil captura estas conversaciones sin ningún bot.

Reuniones en varias plataformas

Los equipos de los clientes suelen combinar Zoom, Teams, Meet y Webex en un mismo proyecto. La captura de escritorio funciona en todas ellas —26 o más aplicaciones en macOS y 17 o más en Windows—, por lo que no necesitas una integración independiente para cada plataforma.

Consultas sanitarias y jurídicas sensibles

Cuando los clientes pertenecen a sectores regulados, la transcripción local sin conexión en Privacy Mode mantiene las grabaciones y las transcripciones en el espacio de trabajo que elijas. Esto se ajusta a las prácticas de captura orientadas al cumplimiento de la HIPAA y te proporciona un control total.

Entrevistas de investigación largas

Cuando realizas entrevistas de 50 minutos con usuarios o sesiones de dos horas con partes interesadas, necesitas una transcripción fiable sin cortes de conexión. La captura local elimina la dependencia de la disponibilidad de un bot de reuniones y te permite comparar temas entre sesiones. Las herramientas creadas para la transcripción con IA para entrevistas de investigación suelen partir de aquí.

Respuesta rápida (haz esto primero)

Requisitos previos (lo que necesitas)

• Notta Desktop instalado (macOS 13 o posterior / Windows 10 o posterior); se recomienda Apple Silicon
• Un plan Pro para usar Privacy Mode (o un dispositivo Notta Memo para capturas presenciales)
• Al menos 4 GB de RAM y 2 núcleos de CPU para el modelo local sin conexión (FunASR-nano)
• Un espacio de trabajo local con permisos de escritura y al menos 1 GB libre (500 MB como mínimo; se muestra una advertencia por debajo de 1 GB)
• Consentimiento del cliente para grabar, aunque la captura se realice sin bots
• Una conexión estable solo para la transcripción en tiempo real en el modo normal (sin Privacy Mode)

Paso a paso: graba reuniones con clientes sin un bot

Paso 1: descarga e instala Notta Desktop

Ve a la aplicación web de Notta y descarga el cliente de escritorio para tu sistema operativo (macOS 13 o posterior / Windows 10 o posterior). Inicia sesión con tu cuenta de Notta.

✅ Correcto: la aplicación se abre en tu escritorio y te pide que inicies sesión.

⚠️ Evita: instalarla en versiones de sistemas operativos no compatibles; es posible que la aplicación no capture el sonido del sistema de forma fiable.

Paso 2: activa Privacy Mode

Abre la configuración de Notta Desktop y activa Privacy Mode. Esto cambia la aplicación a la transcripción local sin conexión, de modo que los datos de la grabación y la transcripción se quedan en el directorio local del espacio de trabajo que elijas.

✅ Correcto: aparece el selector del espacio de trabajo de Privacy Mode.

⚠️ Evita: usar Privacy Mode sin descargar antes el modelo local sin conexión.

Paso 3: descarga el modelo local sin conexión

Descarga FunASR-nano (aproximadamente 1,04 GB) para la detección automática, chino simplificado, inglés, japonés, coreano y cantonés. En macOS 26.0 o posterior, también puedes utilizar Apple Speech Analyzer (aproximadamente 26 MB) para chino simplificado, inglés, japonés, coreano, alemán, francés, español, italiano, portugués, cantonés y chino tradicional.

✅ Correcto: el modelo se descarga y está listo para la transcripción sin conexión.

⚠️ Evita: seleccionar la detección automática para Apple Speech Analyzer; debes elegir un idioma concreto.

Paso 4: configura el modo de captura como sonido del sistema + sonido de micrófono

En Notta Desktop, selecciona «sonido del sistema + sonido de micrófono» como modo de captura. Esto graba al anfitrión de la reunión, las voces de los clientes y tu propio audio; no es necesario que ningún bot se una a la llamada.

✅ Correcto: el indicador de entrada muestra los niveles de audio del sistema y del micrófono.

⚠️ Evita: seleccionar solo el micrófono o te perderás la parte de la conversación correspondiente al cliente.

Paso 5: únete a la reunión con el cliente e inicia la captura

Únete a la llamada con tu cliente en Zoom, Teams, Meet o Slack. En Notta Desktop, pulsa el botón de grabación antes de que empiece la conversación. La aplicación iniciará la transcripción en tiempo real en el modo normal o la transcripción sin conexión en Privacy Mode.

✅ Correcto: aparece una forma de onda en la ventana de Notta Desktop y las etiquetas de los interlocutores aparecen a medida que hablan.

⚠️ Evita: iniciar tarde la grabación o te perderás el contexto y las decisiones iniciales.

Paso 6: revisa la transcripción localmente

Después de la reunión, detén la grabación. Abre la transcripción en la carpeta local del espacio de trabajo. Puedes editar los nombres de los interlocutores, añadir notas con timestamp y exportar el archivo a TXT, DOCX, PDF, SRT o VTT.

✅ Correcto: la transcripción se puede buscar y editar, y está almacenada localmente.

⚠️ Evita: dejar la transcripción sin editar durante semanas; perderás el contexto y no cumplirás las tareas de seguimiento.

Lista de comprobación (asegúrate de que ha funcionado)

• ☐ La transcripción aparece inmediatamente después de detener la grabación.
• ☐ Los nombres de los interlocutores están etiquetados y se pueden editar en la transcripción.
• ☐ La transcripción se almacena en la carpeta del espacio de trabajo de Privacy Mode que has seleccionado.
• ☐ Durante la transcripción sin conexión no aparece ningún icono de carga en la nube ni actividad de red.
• ☐ La grabación se guarda en un formato que puedes exportar (TXT / DOCX / PDF / SRT / VTT).
• ☐ Puedes buscar en la transcripción palabras clave como «tarea pendiente» o «decisión».
• ☐ El espacio de trabajo local tiene al menos 1 GB libre después de la sesión.
• ☐ La calidad del audio es lo bastante clara como para identificar quién ha dicho cada cosa.

Problemas habituales y soluciones

Para la mayoría de estos problemas, la solución es sencilla y no requiere volver a grabar. Si necesitas un seguimiento fiable de la transcripción de reuniones, merece la pena probar todo el flujo primero en una llamada de prueba.

Buenas prácticas (hazlo bien a largo plazo)

• Obtén siempre el consentimiento del cliente antes de grabar, incluso en el modo sin bots; así proteges la relación y el cumplimiento normativo.
• Usa Privacy Mode como opción predeterminada en cualquier proyecto en el que se mencione la confidencialidad; así evitas transferir el audio a la nube.
• Mantén al menos 1 GB libre en tu espacio de trabajo local; esto evita que fallen las grabaciones y deja espacio para que funcione el modelo sin conexión.
• Etiqueta cada grabación con el nombre del cliente y la fecha en la carpeta del espacio de trabajo; así resultará mucho más fácil buscarla y recuperarla.
• Revisa la transcripción en un plazo de 24 horas; todavía recordarás el contexto, lo que te ayudará a corregir errores y confirmar decisiones.
• No dependas de la detección automática de Apple Speech Analyzer; selecciona explícitamente un idioma para evitar errores de transcripción.
• Mantén Notta Desktop actualizado; las nuevas funciones y los parches de seguridad siempre se incluyen en la última versión.
• Usa la grabación de reuniones sin bots como opción predeterminada para cualquier cliente que valore la discreción.

Herramienta recomendada (opcional): Notta

Notta Desktop: cliente de escritorio de transcripción con procesamiento local prioritario

• Captura el sonido del sistema y el del micrófono sin que ningún bot se una a la reunión; funciona con Zoom, Teams, Meet, Slack y más de 20 aplicaciones adicionales.
• Privacy Mode procesa tus grabaciones mediante un modelo local sin conexión (FunASR-nano), por lo que la transcripción nunca sale de tu equipo.
• Puedes buscar y editar la transcripción, y exportarla a DOCX, PDF, SRT, VTT o XLSX con unos pocos clics.
• La misma grabación puede utilizarse después en Notta Brain para generar tareas pendientes, resúmenes o una presentación de diapositivas.
• Pro te ofrece una prueba de siete días por 1 USD, la forma más rápida de probar este flujo de trabajo en una llamada real con un cliente.

Cuándo usarla: cuando las normas de confidencialidad del cliente descartan un bot o cuando prefieres un registro local de cada llamada de consultoría. Cuándo no usarla: si solo necesitas una nota rápida y aproximada y no requieres una transcripción literal.

Preguntas frecuentes

¿Buscas una orientación más amplia sobre la privacidad de la grabación segura de reuniones con clientes? En nuestras otras guías abordamos el cumplimiento y las buenas prácticas.