GUIDE DES WORKFLOWS EN AGENCE
Les décisions prises avec les clients, les changements de périmètre et les engagements disparaissent souvent entre les équipes de gestion de compte et de production. Une stratégie unifiée d’enregistrement des appels permet d’y remédier : définissez les règles de consentement, enregistrez chaque conversation autorisée par la méthode adaptée, vérifiez la source et transformez-la en informations vérifiées à transmettre — pas seulement en transcription. Je suis Judy, de l’équipe éditoriale et de recherche de contenu de Notta. Ce guide s’appuie sur les workflows de capture, de relecture et de transmission documentés par Notta. Il s’adresse aux responsables d’agence, aux équipes de gestion de compte, aux stratèges et aux spécialistes de la production. En bref : enregistrez de manière cohérente, vérifiez la source, puis ne partagez que les prochaines étapes approuvées.
Une stratégie unifiée d’enregistrement des appels est un processus commun à l’agence pour enregistrer les conversations client autorisées, vérifier ce qui a été dit et intégrer un contexte vérifié aux projets. Elle aide les équipes de gestion de compte, de stratégie et de production à distinguer une décision approuvée d’une suggestion ou d’une question en suspens. En bref : choisissez la bonne méthode de capture, vérifiez la source et transmettez le contexte confirmé avec des responsables et des prochaines étapes clairement définis.
Les conversations sont un actif précieux, mais souvent sous-estimé. Leur valeur tient à la capacité de faire vivre les décisions et le contexte au-delà de l’appel, et pas seulement à la collecte des enregistrements.
Notta Web permet d’enregistrer des réunions en ligne avec Notta Bot. Notta Desktop prend en charge l’enregistrement avec ou sans bot. L’enregistrement sans bot est un workflow propre à Desktop : lancez-le dans Notta Desktop sans lien de réunion ni invitation de bot.
Pour les ateliers et les entretiens, utilisez un workflow de capture audio par microphone sur le Web ou sur mobile, ou optez pour l’enregistrement des appels client en présentiel avec Notta Memo. Ses quatre microphones MEMS sont conçus pour la capture en présentiel ; son microphone à conduction osseuse sert à enregistrer les appels téléphoniques lorsqu’il est fixé au dos d’un téléphone.
Relisez la transcription, créez des AI Notes pour un appel, puis utilisez Notta Brain — moteur d’exécution de réunions par IA — pour comparer des conversations et des fichiers sélectionnés ou préparer un livrable destiné au client. Veillez à faire apparaître les passages sources, le statut des approbations et les questions en suspens.
Un historique cohérent aide les équipes à retrouver la raison d’un changement de demande, la personne qui l’a formulé et les points qui doivent encore être approuvés. Notta regroupe les conversations en ligne, en présentiel, sur mobile et sur ordinateur, ainsi que les conversations importées, dans un workflow de capture plus global.
Appliquez une règle reproductible : enregistrez avec autorisation, vérifiez la source et faites approuver les informations à transmettre.
Si votre équipe a besoin d’un point de départ cohérent, mettez en place un workflow de résumé des appels client et de définition des prochaines étapes qui conserve la source à côté du récapitulatif.
À faire : Déterminez quels appels peuvent être enregistrés, comment le consentement est obtenu, qui peut consulter chaque enregistrement et comment les données sont conservées ou partagées. Vérifiez d’abord les contrats client et les règles de votre organisation.
Un résultat satisfaisant signifie que les équipes de gestion de compte et de production peuvent expliquer les règles d’enregistrement, d’accès et de partage d’un projet.
À éviter : N’enregistrez pas systématiquement tous les appels sans vérifier l’autorisation et l’objectif.
À faire : Pour les réunions en ligne, utilisez Notta Bot avec Notta Web ou Desktop lorsque la réunion et l’organisation l’autorisent. Configurez le bot avant la réunion. Si vous l’invitez manuellement, attendez le début de la réunion, collez le lien dans Notta et vérifiez que le bot a rejoint la réunion et que l’enregistrement a commencé. Si un bot ne convient pas, lancez directement l’enregistrement sans bot dans Notta Desktop ; aucun lien de réunion ni aucune invitation de bot ne sont nécessaires. L’enregistrement standard sans bot capture localement l’audio système et l’audio micro, puis téléverse l’audio pour la transcription en temps réel.
Un résultat satisfaisant signifie que la méthode choisie est autorisée, que la source est enregistrée et que l’équipe sait où retrouver l’enregistrement.
À éviter : Ne considérez pas l’enregistrement sans bot comme un workflow hors ligne ; la transcription locale hors ligne relève d’un workflow distinct, Privacy Mode Pro.
Pour suivre un workflow d’enregistrement sur ordinateur sans bot, précisez clairement dans le guide de l’équipe que cette option est disponible dans Notta Desktop, et non dans Notta Web.
À faire : Pour les ateliers et les entretiens, utilisez un workflow d’enregistrement par microphone sur le Web ou sur mobile, approuvé par votre organisation, ou Notta Memo. Memo est équipé de quatre microphones MEMS pour les enregistrements en présentiel et d’un microphone à conduction osseuse pour les appels téléphoniques lorsqu’il est fixé au dos d’un téléphone. Pour les anciens fichiers audio ou vidéo, importez un format multimédia pris en charge, tel que WAV, MP3, M4A, MP4 ou MOV. N’utilisez un lien pris en charge que si vous y avez accès et que vous êtes autorisé à l’utiliser.
Un résultat satisfaisant signifie que l’enregistrement est associé au bon client, au bon projet, à la bonne date et à la bonne méthode de capture.
À éviter : Ne traitez pas un PDF comme un fichier à transcrire ; les PDF servent à l’analyse dans Notta Brain, tandis que les fichiers audio et vidéo pris en charge servent à la transcription.
Une transcription structurée d’entretien doit conserver les termes, les exemples et les passages sources à disposition pour la relecture, plutôt que de s’appuyer sur une simple paraphrase.
À faire : Vérifiez les noms, les dates, les chiffres, les termes techniques, les noms des locuteurs et les déclarations susceptibles de modifier le périmètre. Utilisez les horodatages et la lecture audio ou vidéo pour réécouter les passages importants. Les noms des locuteurs aident à organiser les interventions, mais ne permettent pas de vérifier l’identité ; l’attribution par le bot peut regrouper des personnes qui partagent un compte.
Un résultat satisfaisant signifie que les déclarations importantes du client peuvent être reliées à un passage pertinent de la source et que toute correction apportée à la transcription est clairement indiquée.
À éviter : Ne présentez pas comme certains un nom, un montant ou une approbation incertains sans vérifier l’audio ou la vidéo.
Les équipes peuvent standardiser la relecture des transcriptions et la vérification des noms de locuteurs afin d’examiner avec une attention particulière les informations importantes.
À faire : Utilisez AI Notes pour organiser la transcription d’un appel en thèmes, décisions, questions ou actions. La transcription doit comporter au moins 200 caractères. Utilisez ensuite Notta Brain — moteur d’exécution de réunions par IA — avec des appels et des fichiers pertinents sélectionnés pour repérer les changements, les différences et les informations manquantes. Sur le Web, Brain peut analyser des PDF, des fichiers Word, Excel et PowerPoint, ainsi que les fichiers image pris en charge ; il s’agit de contenus à analyser, et non de fichiers audio ou vidéo à transcrire.
Un résultat satisfaisant signifie que le récapitulatif porte sur un seul appel et que les conclusions tirées de plusieurs appels indiquent la source qui étaye chaque point.
À éviter : Ne présentez pas les actions générées comme attribuées, acceptées ou terminées sans confirmation d’une personne.
Un processus de compte rendu de réunion IA utile conserve les responsables et les échéances non définis au lieu d’inventer des détails absents de la source.
À faire : Indiquez le client, le projet, la date de la réunion et l’enregistrement source ; le besoin du client et sa justification ; la demande initiale ; l’orientation approuvée ; les changements proposés ; les retours contradictoires ; les dépendances ; les critères d’acceptation ; les questions en suspens ; les responsables et les échéances confirmés ; les passages pertinents de la transcription ; ainsi que la prochaine approbation requise.
Un résultat satisfaisant signifie que la personne chargée de la production voit ce qui a changé, ce qui est approuvé et ce qui nécessite encore une réponse du client.
À éviter : Ne présentez pas une demande ultérieure comme une modification du périmètre approuvée si la source ne permet pas de le conclure.
Pour standardiser les transmissions client en agence, conservez la demande initiale à côté des précisions ultérieures afin que l’équipe de production puisse suivre toute la séquence.
À faire : Vérifiez le contenu, les destinataires, le niveau d’accès, le responsable et le statut d’approbation avant tout partage. Notta permet de partager des enregistrements et des dossiers, des extraits de transcription, des commentaires et des mentions, ainsi que de télécharger des contenus, selon l’offre et les autorisations. Lorsque vous connectez des contenus à un système d’équipe, vérifiez les autorisations de destination.
Un résultat satisfaisant signifie que les destinataires peuvent accéder à l’enregistrement ou au livrable approuvé, et que la transmission indique clairement le responsable et la prochaine étape.
À éviter : Ne supposez pas qu’une intégration approuve, attribue, vérifie ou termine automatiquement le travail.
| Problème | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Notta Bot ne rejoint pas l’appel | La configuration, l’accès à la réunion, les autorisations de l’organisateur ou les paramètres de l’organisation peuvent empêcher le bot de rejoindre la réunion. | Vérifiez les règles d’accès et celles de l’organisateur. Après le début de la réunion, collez le lien dans Notta et vérifiez que le bot rejoint la réunion et que l’enregistrement commence. |
| La capture sans bot n’a pas démarré | L’équipe a utilisé le workflow Web ou a essayé d’inviter un bot au lieu de lancer l’enregistrement sans bot dans Desktop. | Ouvrez Notta Desktop et lancez-y l’enregistrement sans bot ; cette méthode ne nécessite ni lien de réunion ni invitation de bot. |
| La transcription comporte des noms ou des termes difficiles à comprendre | Les conditions audio, les chevauchements de voix ou le vocabulaire spécialisé peuvent nuire à la qualité du texte. | Réécoutez le passage à l’horodatage concerné, corrigez la formulation et conservez le passage source pour les informations importantes. |
| Un récapitulatif donne l’impression qu’une demande a été approuvée | Un résumé peut atténuer la différence entre une proposition, une décision et une question en suspens. | Comparez le point avec la source et indiquez son statut avant de transmettre les informations. |
| Une réponse de Brain ne prend pas en compte un fichier de projet | Le fichier n’a peut-être pas été ajouté au contexte sélectionné ou se trouve peut-être dans un autre espace de stockage. | Vérifiez que le bon fichier est disponible dans la session ou la bibliothèque, puis posez de nouveau la question et vérifiez la source citée. |
| Un enregistrement partagé est inaccessible ou obsolète | Les paramètres du lien, les droits d’accès du destinataire, les autorisations de destination ou une copie téléchargée peuvent différer. | Vérifiez les paramètres d’accès actuels et le destinataire, puis partagez la dernière version approuvée par la méthode appropriée. |
Pour les équipes SEO et de contenu, un brief d’entretien avec un expert réutilisable peut conserver les définitions, les exemples, les vérifications terminologiques et les questions destinées au spécialiste. Notta peut aider à faire ressortir les connaissances contenues dans les sources, mais ne permet pas d’établir le volume de recherche, les classements, les résultats d’exploration ni l’attribution SEO.
Notta est une plateforme de productivité des réunions basée sur l’IA, conçue pour les équipes qui ont besoin de plus qu’un simple enregistrement. Elle aide les agences à enregistrer les conversations en ligne et en présentiel, à les convertir en texte consultable et à s’appuyer sur des contenus de réunions et des fichiers sélectionnés pour préparer des livrables structurés. Sa mission est de « révéler toute la valeur des échanges verbaux ». Son objectif : mettre l’intelligence conversationnelle au service du quotidien, en intégrant un contexte utile au travail habituel de l’agence.
À noter pour votre planification : Les informations sur le produit fournies pour ce guide ont été mises à jour le 30 septembre 2026. Les équivalents mensuels des tarifs annuels indiqués étaient de 0 $ pour Free, 8,17 $ par mois pour Pro, 16,67 $ par siège et par mois pour Business, et un tarif personnalisé pour Enterprise. La source indique 120 minutes de transcription par mois avec Free, 1 800 avec Pro et une transcription illimitée avec Business ; vérifiez les tarifs, les quotas et les conditions en vigueur avant tout achat.
Confidentialité : L’enregistrement standard sans bot et Privacy Mode Pro sont deux workflows différents. Privacy Mode permet une transcription locale hors ligne avec un modèle pris en charge et stocke les données dans l’espace de travail local sélectionné ; les résumés dans le cloud, Brain, la synchronisation et les fonctions habituelles de collaboration sont limités ou suspendus.
Utilisez Notta si votre équipe souhaite suivre une méthode commune pour transformer les conversations en connaissances vérifiées ; ne l’utilisez pas à la place du consentement, de la vérification des sources, de l’approbation du client ou de l’attribution des responsabilités liées au projet.
Il s’agit d’un processus commun pour enregistrer les conversations client autorisées, vérifier la source et intégrer un contexte vérifié au travail de l’agence. Il ne s’agit pas seulement d’enregistrer : les équipes définissent les autorisations, choisissent une méthode de capture, relisent les transcriptions, rédigent des résumés avec soin et confirment les décisions avant de transmettre les informations. L’objectif est d’assurer la continuité entre les équipes client et opérationnelles.
L’enregistrement de réunions sans bot est disponible dans Notta Desktop. Lancez directement ce workflow dans l’application de bureau : aucun lien de réunion ni aucune invitation de Notta Bot n’est nécessaire. L’enregistrement standard sans bot capture l’audio système et l’audio micro, puis téléverse l’audio pour la transcription en temps réel. Privacy Mode Pro est un workflow distinct de transcription locale hors ligne.
Non. AI Notes peut organiser une transcription pour en faire un récapitulatif utile, mais un résumé généré ne prouve pas qu’une demande a été approuvée ou qu’une tâche a été acceptée. Vérifiez les points importants par rapport à l’enregistrement source et conservez les questions sans réponse, les responsables non désignés et les retours contradictoires. Ne transmettez les informations qu’après leur relecture par la bonne personne.
Oui. Vous pouvez importer des PDF dans Notta Brain pour les analyser et en comprendre le contenu, au même titre que les fichiers Office et les images pris en charge. Cette fonction est distincte de l’importation de fichiers audio et vidéo pour transcription, qui accepte des formats multimédias pris en charge tels que WAV, MP3, M4A, MP4 et MOV. Choisissez le type de fichier source adapté à la tâche.
Non. L’enregistrement standard sans bot capture localement l’audio système et l’audio micro, puis téléverse l’audio pour la transcription en temps réel. Privacy Mode Pro est un workflow distinct qui permet une transcription locale hors ligne avec un modèle pris en charge et stocke les enregistrements et les transcriptions dans l’espace de travail local sélectionné. Les résumés dans le cloud, Brain et la synchronisation sont limités dans ce mode.
Une stratégie unifiée d’enregistrement des appels en agence associe consentement, capture, vérification des sources, contexte et approbation. Lorsque les équipes de gestion de compte et de production savent ce que le client a demandé, ce qui a changé et ce qui reste à clarifier, moins de décisions se perdent d’une réunion à l’autre. Commencez par un projet, documentez les règles d’enregistrement et de transmission, puis affinez le processus avec votre équipe. Notta peut vous aider à transformer les conversations en connaissances consultables et en premières versions utiles, prêtes à être relues par une personne.