Come registrare riunioni con i clienti senza bot (passo passo)

Cos'è la registrazione di riunioni con i clienti senza bot? (Definizione rapida)

La registrazione di riunioni con i clienti senza bot consiste nel catturare audio e video della riunione senza affidarsi a un bot automatico che partecipi alla chiamata. Invece di aggiungere un terzo partecipante a Zoom, Teams o Meet, la cattura avviene localmente sul dispositivo tramite l'audio di sistema e l'ingresso del microfono. Questo approccio è importante per i consulenti perché molti clienti operano in base ad accordi di riservatezza, gestiscono informazioni sensibili o semplicemente non vogliono un bot sconosciuto nelle loro chiamate. La registrazione senza bot funziona anche per workshop e conversazioni in presenza, quando non esiste una piattaforma per riunioni che possa ospitare un bot. Per approfondire le differenze rispetto ai tradizionali appunti delle riunioni di consulenza, consulta il confronto dei flussi di lavoro.

Quando utilizzare la registrazione di riunioni con i clienti senza bot

Discussioni riservate con i clienti

Molti incarichi di consulenza riguardano dati finanziari, strategie di M&A o questioni relative al personale che i clienti non vogliono esporre all'elaborazione di terze parti tramite l'AI. La registrazione senza bot mantiene l'audio sul tuo dispositivo e, con Privacy Mode, esclusivamente sul tuo dispositivo.

Progetti soggetti ad accordi di riservatezza

Quando un accordo vieta gli strumenti di registrazione di terze parti, un client desktop locale che non partecipa mai alla chiamata evita di violare la clausola e ti fornisce comunque una registrazione integrale. Mantieni il controllo dell'intero processo di trascrizione, dalla cattura all'esportazione.

Workshop con i clienti in presenza

Le sessioni alla lavagna, gli incontri strategici fuori sede e le interviste agli utenti si svolgono nelle sale riunioni, non tramite un link Zoom. Un registratore hardware come Notta Memo o un client desktop sul laptop cattura queste conversazioni senza alcun bot.

Riunioni su più piattaforme

I team dei clienti spesso alternano Zoom, Teams, Meet e Webex all'interno dello stesso progetto. La cattura desktop funziona su tutte queste piattaforme, con oltre 26 app su macOS e oltre 17 su Windows, quindi non serve un'integrazione separata per ciascuna piattaforma.

Consulenze sanitarie e legali sensibili

Quando i clienti operano in settori regolamentati, la trascrizione locale offline in Privacy Mode mantiene registrazioni e trascrizioni nell'area di lavoro che hai scelto. Questo approccio è in linea con le pratiche di cattura attente ai requisiti HIPAA e ti offre il pieno controllo.

Interviste di ricerca lunghe

Quando conduci interviste agli utenti di 50 minuti o sessioni con gli stakeholder di 2 ore, hai bisogno di una trascrizione affidabile, senza interruzioni della connessione. La cattura locale elimina la dipendenza dalla disponibilità dei bot per riunioni e consente di confrontare i temi tra più sessioni. Gli strumenti pensati per la trascrizione AI per interviste di ricerca spesso partono da qui.

Risposta rapida (inizia da qui)

Prerequisiti (cosa ti serve)

• Notta Desktop installato (macOS 13+ / Windows 10+); Apple Silicon consigliato
• Un piano Pro per Privacy Mode (oppure un dispositivo Notta Memo per la cattura in presenza)
• Almeno 4 GB di RAM e 2 core della CPU per il modello locale offline (FunASR-nano)
• Un'area di lavoro locale scrivibile con almeno 1 GB libero (minimo 500 MB; avviso sotto 1 GB)
• Il consenso del cliente alla registrazione, anche quando la cattura avviene senza bot
• Una connessione stabile solo per la trascrizione in tempo reale nella modalità normale (non Privacy)

Passo passo: come registrare riunioni con i clienti senza bot

Passaggio 1: scarica e installa Notta Desktop

Vai all'app web di Notta e scarica il client Desktop per il tuo sistema operativo (macOS 13+ / Windows 10+). Accedi con il tuo account Notta.

✅ Risultato: l'app si apre sul desktop e ti chiede di accedere.

⚠️ Da evitare: installare l'app su versioni del sistema operativo non supportate; potrebbe non catturare correttamente l'audio di sistema.

Passaggio 2: attiva Privacy Mode

Apri le impostazioni di Notta Desktop e attiva Privacy Mode. L'app passerà alla trascrizione locale offline, mantenendo i dati della registrazione e della trascrizione nella directory dell'area di lavoro locale che hai scelto.

✅ Risultato: viene visualizzato il selettore dell'area di lavoro di Privacy Mode.

⚠️ Da evitare: utilizzare Privacy Mode senza aver prima scaricato il modello locale offline.

Passaggio 3: scarica il modello locale offline

Scarica FunASR-nano (circa 1,04 GB) per il rilevamento automatico, il cinese semplificato, l'inglese, il giapponese, il coreano e il cantonese. Su macOS 26.0+ puoi utilizzare anche Apple Speech Analyzer (circa 26 MB) per cinese semplificato, inglese, giapponese, coreano, tedesco, francese, spagnolo, italiano, portoghese, cantonese e cinese tradizionale.

✅ Risultato: il modello viene scaricato ed è pronto per la trascrizione offline.

⚠️ Da evitare: selezionare il rilevamento automatico per Apple Speech Analyzer: devi scegliere una lingua specifica.

Passaggio 4: imposta la modalità di cattura su audio di sistema + microfono

All'interno di Notta Desktop, scegli "audio di sistema + microfono" come modalità di cattura. In questo modo vengono registrati l'organizzatore della riunione, le voci dei clienti e il tuo audio personale: nessun bot deve partecipare alla chiamata.

✅ Risultato: il misuratore di ingresso mostra i livelli dell'audio di sistema e del microfono.

⚠️ Da evitare: selezionare solo il microfono, altrimenti non sentirai il lato del cliente nella conversazione.

Passaggio 5: partecipa alla riunione con il cliente e avvia la cattura

Partecipa alla call con il cliente su Zoom, Teams, Meet o Slack. In Notta Desktop, premi il pulsante di registrazione prima dell'inizio della conversazione. L'app avvierà la trascrizione in tempo reale nella modalità normale oppure la trascrizione offline in Privacy Mode.

✅ Risultato: nella finestra di Notta Desktop appare una forma d'onda e, mentre le persone parlano, vengono visualizzate le etichette degli speaker.

⚠️ Da evitare: avviare il registratore in ritardo, altrimenti perderai il contesto e le decisioni iniziali.

Passaggio 6: esamina la trascrizione localmente

Dopo la riunione, interrompi la registrazione. Apri la trascrizione nella cartella dell'area di lavoro locale. Puoi modificare i nomi degli speaker, aggiungere note con timestamp ed esportare in formato TXT, DOCX, PDF, SRT o VTT.

✅ Risultato: la trascrizione è ricercabile, modificabile e archiviata localmente.

⚠️ Da evitare: lasciare la trascrizione senza modifiche per settimane: perderai il contesto e trascurerai le attività di follow up.

Checklist di verifica (assicurati che tutto funzioni)

• ☐ La trascrizione appare subito dopo aver interrotto la registrazione.
• ☐ I nomi degli speaker sono indicati e modificabili nella trascrizione.
• ☐ La trascrizione è archiviata nella cartella dell'area di lavoro di Privacy Mode selezionata.
• ☐ Durante la trascrizione offline non appare alcuna icona di caricamento sul cloud né attività di rete.
• ☐ La registrazione è salvata in un formato che puoi esportare (TXT / DOCX / PDF / SRT / VTT).
• ☐ Puoi cercare nella trascrizione parole chiave come "attività da svolgere" o "decisione".
• ☐ Dopo la sessione, nell'area di lavoro locale è disponibile almeno 1 GB di spazio.
• ☐ La qualità audio è sufficientemente chiara da identificare chi ha detto cosa.

Problemi comuni e soluzioni

Per la maggior parte di questi problemi, la soluzione è semplice e non richiede una nuova registrazione. Se hai bisogno di un follow-up affidabile sulla trascrizione delle riunioni, vale la pena testare prima l'intero flusso con una chiamata di prova.

Migliori pratiche (per farlo bene nel lungo periodo)

• Ottieni sempre il consenso del cliente prima di registrare, anche in modalità senza bot: protegge il rapporto e la conformità.
• Imposta Privacy Mode come modalità predefinita per ogni incarico che preveda la riservatezza: evita di trasferire l'audio sul cloud.
• Mantieni almeno 1 GB libero nell'area di lavoro locale: previene il fallimento delle registrazioni e lascia spazio al modello offline.
• Assegna a ogni registrazione il nome del cliente e la data nella cartella dell'area di lavoro: trovare e recuperare i file sarà molto più semplice.
• Esamina la trascrizione entro 24 ore: ricorderai ancora il contesto, potrai correggere gli errori e confermare le decisioni.
• Non affidarti al rilevamento automatico per Apple Speech Analyzer; scegli esplicitamente una lingua: eviterai errori di trascrizione.
• Tieni Notta Desktop aggiornato: le nuove funzionalità e le patch di sicurezza vengono sempre incluse nell'ultima versione.
• Utilizza la registrazione di riunioni senza bot come impostazione predefinita per i clienti che tengono alla discrezione.

Strumento consigliato (facoltativo): Notta

Notta Desktop: client desktop per la trascrizione locale

• Cattura l'audio di sistema e il microfono senza che un bot partecipi alla riunione: funziona con Zoom, Teams, Meet, Slack e oltre 20 altre app.
• Privacy Mode elabora le registrazioni tramite un modello locale offline (FunASR-nano), così la trascrizione non lascia mai il tuo dispositivo.
• La trascrizione diventa ricercabile e modificabile: esportala in DOCX, PDF, SRT, VTT o XLSX in pochi clic.
• La stessa registrazione può essere utilizzata successivamente da Notta Brain per generare attività da svolgere, verbali o slide di presentazione.
• Pro offre una prova di sette giorni a $1: il modo più rapido per testare questo flusso di lavoro con una vera call con un cliente.

Quando utilizzarlo: quando la riservatezza del cliente esclude l'uso di un bot o quando preferisci una registrazione locale di ogni call di consulenza. Quando non utilizzarlo: se ti basta una nota rapida e approssimativa e non ti serve una trascrizione integrale.

Domande frequenti

Cerchi indicazioni più ampie sulla privacy nella registrazione sicura delle riunioni con i clienti? Nelle nostre altre guide trattiamo conformità e migliori pratiche.