외부 회의 봇
Notta Bot은 지원되는 Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex 회의에 참가자로 표시되어 참여할 수 있습니다. 사용자는 회의 링크를 제공하거나 캘린더를 연결해 예정된 회의에 참여하도록 설정할 수 있습니다. 실제 입장 여부는 회의 접근 권한과 주최자 설정에 따라 달라집니다.
주최자 측의 명확한 절차를 위해 회의 봇 입장 제어와 봇 초대 권한이 있는 사용자를 정하세요.
IT 및 회의 보안 가이드
원치 않는 통화에 AI 회의록 작성 AI가 참여하지 못하게 하는 방법(단계별 안내)
원치 않는 통화에 AI 회의록 작성 AI가 참여하지 못하게 하려면 승인된 도구 정책, 캘린더 및 연동 검토, 회의 참가자 입장 제어, 기기 수준 녹음에 대한 별도 규칙을 함께 적용해야 합니다. 회의 봇은 회의 입장 단계에서 차단할 수 있지만, 그렇다고 플랫폼의 기본 AI나 컴퓨터 또는 휴대폰으로 녹음하는 기능까지 비활성화되는 것은 아닙니다. 이 가이드는 IT, 보안 담당자, 회의 주최자, 팀 리드를 위한 안내입니다. Notta Bot, Notta Desktop의 봇 없는 녹음, Pro Privacy Mode를 구분해 대화가 녹음되는 방식에 맞는 제어 방법을 안내합니다.
J
Judy
Notta 편집 및 콘텐츠 리서치 팀
이 가이드는 문서화된 녹음 워크플로우를 바탕으로 회의 봇, 봇 없는 녹음, 로컬 Privacy Mode의 실질적인 차이를 살펴봅니다. 관리자 설정 하나로 모든 대화 녹음 방식을 차단할 수 있다고 가정하지 않습니다.
원치 않는 통화에 AI 회의록 작성 AI가 참여하지 못하게 한다는 것은? (간단한 정의)
원치 않는 AI 회의록 작성 AI의 참여를 막는다는 것은 승인되지 않은 회의 봇과 기타 회의 녹음 방식을 제한하는 규칙과 기술적 제어를 마련하는 것입니다. IT 팀, 보안 관리자, 회의 주최자는 이러한 제어를 통해 민감한 대화를 보호하고 녹음이 조직 정책을 따르도록 합니다. 핵심은 녹음 경로를 각각 별도로 관리하는 것입니다. 외부 봇, 회의 플랫폼에 내장된 AI, 기기 수준 오디오 녹음은 하나의 공통 제어로 관리되지 않습니다.
원치 않는 녹음은 어디서 시작될 수 있나요?
회의 참가자 목록은 중요한 단서지만, 그것만으로는 전체 상황을 파악할 수 없습니다. 제어 방법을 선택하기 전에 먼저 녹음 경로를 확인하세요.
캘린더 연동을 통한 자동 참여
캘린더에 접근하면 회의 지원 도구가 예정된 통화에 참여하도록 준비할 수 있습니다. 연결된 Google 및 Outlook 캘린더, 권한, 자동 참여 설정, 해당 설정을 변경할 수 있는 계정을 검토하세요. 더 이상 승인되지 않았거나 필요하지 않은 접근 권한은 해제하세요.
회의 초대만 확인하는 데 그치지 말고 정기적인 접근 권한 검토에 캘린더 연동 권한도 포함하세요.
봇 없는 데스크톱 녹음
Notta Desktop은 회의에 Notta Bot을 추가하지 않고 시스템 오디오와 마이크 소리를 녹음할 수 있습니다. 기본 봇 없는 모드에서는 오디오를 로컬에서 녹음한 뒤 암호화하여 실시간 음성 전사를 위해 업로드합니다. 이 방식은 회의 참가자로 봇을 추가하지 않으므로 봇 입장 제어만으로는 차단되지 않습니다.
별도의 봇 없는 데스크톱 녹음 워크플로우를 확인하고, 이에 맞는 기기 수준 녹음 규칙을 마련하세요.
플랫폼 기본 AI 및 기타 녹음 방식
Zoom, Teams, Google Meet, Webex는 자체 안내 및 관리자 제어 기능과 함께 플랫폼 기본 회의 AI나 녹음 기능을 제공할 수 있습니다. 브라우저 또는 모바일 녹음과 하드웨어 녹음기는 별도의 녹음 경로입니다. 외부 봇을 차단해도 이러한 기능은 꺼지지 않습니다.
실무 원칙
먼저 녹음 경로를 파악한 다음 해당 플랫폼, 계정, 주최자 또는 기기에 맞는 정책을 적용하세요.
회의 플랫폼 연동과 플랫폼 기본 회의 기능을 포함해 사용 중인 회의 서비스를 문서화하세요.
빠른 답변 (먼저 할 일)
여러 단계로 정책을 마련하세요. 먼저 다음 항목부터 실행하면 됩니다.
- 승인된 회의 지원 도구 목록, 승인 권한이 있는 담당자, 녹음이 금지되는 통화 유형을 공지하세요.
- 사용자가 연결한 캘린더 계정, 연동 항목, 권한, 자동 참여 설정을 검토하세요.
- 각 회의 플랫폼에서 제공하는 주최자 및 관리자 제어 기능을 활용해 승인되지 않은 참가자와 녹음 또는 AI 기능을 제한하세요.
- 주최자가 참가자 목록을 확인하고 조직의 고지 및 동의 절차를 따르도록 안내하세요.
- 조직에서 사용하는 모든 플랫폼에서 통제된 회의를 열어 규칙을 테스트하세요.
- 회의 봇 입장 제어와 별도로 데스크톱, 브라우저, 모바일 및 하드웨어 녹음을 관리하세요.
- 직원, 회의 정책 또는 연결된 서비스가 변경되면 접근 권한을 다시 확인하세요.
상황 A — 외부 봇: 계정 권한, 캘린더 접근, 회의 접근 및 입장을 제어하세요. 상황 B — 표시되는 봇이 없음: 플랫폼 기본 AI, 데스크톱 오디오 녹음, 모바일 녹음 및 기타 기기 수준 녹음 경로를 검토하세요.
각 서비스의 최신 플랫폼 안내와 요금제별 관리자 설정을 확인하세요. 제어 항목과 명칭은 서비스마다 다르므로 한 회의 서비스의 설정이 다른 서비스에도 적용된다고 가정하지 마세요.
사전 준비 (필요한 항목)
- 조직에서 사용하는 회의 서비스의 관리자 또는 보안 담당자 권한
- 승인된 회의 지원 도구와 녹음 사용 사례 목록
- Google 또는 Outlook 캘린더 연결 및 사용자가 승인한 연동 항목을 검토할 수 있는 권한
- 입장 및 녹음 동작을 확인하기 위한 테스트 계정과 통제된 회의
- 통화 녹음에 관한 서면 고지, 동의, 보관 기간 및 데이터 분류 규칙
- 데스크톱, 브라우저, 모바일 및 하드웨어 녹음 경로 목록
단계별 안내: 원치 않는 통화에 AI 회의록 작성 AI가 참여하지 못하게 하기
1단계: 승인된 회의록 작성 도구 정책 마련하기
할 일: 허용되는 서비스, 승인 권한이 있는 담당자, 녹음이 허용되지 않는 회의 유형 또는 데이터 분류를 명시하세요. 민감한 통화에 적용할 명확한 예외 절차와 참가자 고지 절차도 포함하세요.
완료 기준: 주최자와 직원이 승인된 도구, 녹음이 허용되는 경우, 예외 적용 전에 문의할 담당자를 알 수 있습니다.
주의할 점: 통화 중 주최자가 정책을 직접 해석해야 하는 모호한 “상식에 따라 판단하세요”라는 안내에 의존하지 마세요.
2단계: 캘린더, 연결된 계정 및 연동 항목 점검하기
할 일: 회의 지원 도구에 연결된 계정을 파악하고, 캘린더 권한과 자동 참여 설정을 확인한 뒤 더 이상 승인되지 않은 접근 권한을 삭제하세요. 개별 사용자뿐 아니라 연동 항목과 서비스 계정도 확인하세요.
완료 기준: 어떤 사용자와 서비스가 회의 일정을 확인하거나 지원 도구의 참여를 준비할 수 있는지 목록으로 확인할 수 있습니다.
주의할 점: 직원이 보낸 초대만 확인하지 마세요. 캘린더 접근 권한은 단일 회의가 끝난 뒤에도 유지될 수 있습니다.
캘린더 및 연동 검토를 담당자와 문서화된 권한 제거 절차가 있는 정기적인 접근 권한 점검에 포함하세요.
3단계: 회의 입장 및 녹음 정책 설정하기
할 일: 각 서비스에서 외부 참가자, 입장, 녹음, 플랫폼 기본 AI에 사용할 수 있는 제어 기능을 검토하세요. 회의 목적에 맞는 범위에서 가장 엄격한 설정을 적용하고, 설정을 변경할 수 있는 사람도 확인하세요.
완료 기준: 승인되지 않은 참가자는 필요한 주최자 조치 없이 입장할 수 없으며, 녹음과 플랫폼 기본 AI는 적절한 조직 정책에 따라 관리됩니다.
주의할 점: 한 서비스의 회의 설정이 다른 플랫폼까지 제어하거나 모든 플랫폼의 기본 AI를 비활성화한다고 가정하지 마세요.
Notta Bot을 사용할 때는 회의 준비와 실제 회의 참여를 구분하세요. 설정 과정에서 캘린더를 연결하거나 회의 링크를 준비할 수 있습니다. 수동으로 초대하려면 회의가 시작된 후 링크를 Notta에 붙여 넣고, 봇이 참여했으며 녹음이 시작되었는지 확인하세요. 이 방식은 봇 없는 녹음과 다릅니다.
4단계: 봇 외 녹음 경로 관리하기
할 일: 플랫폼 기본 회의 AI, 데스크톱 시스템 오디오 녹음, 브라우저 녹음, 모바일 녹음, 하드웨어 녹음기를 정책에 포함하세요. 가능한 경우 기기 및 애플리케이션 규칙을 설정하고, 회의에 봇이 없어도 녹음될 수 있다고 직원에게 안내하세요.
완료 기준: 외부 회의 참가자로 표시되지 않는 녹음 방식까지 제어 기능과 사용자 안내에 포함됩니다.
주의할 점: 봇을 차단했다고 해서 오디오나 녹취록이 생성되지 않는다고 단정하지 마세요.
각 방식의 동작을 구분하면서 동일한 위험 평가의 일부로 데스크톱 녹음 및 봇 없는 녹음도 검토하세요.
5단계: 테스트하고 문서화한 뒤 반복 점검하기
할 일: 지원되는 각 회의 서비스에서 통제된 테스트를 진행하세요. 승인된 봇과 차단 대상 또는 승인되지 않은 참가자를 각각 테스트하고, 플랫폼 기본 녹음 및 AI 설정을 확인하고, 관리 대상 기기에서 어떻게 작동하는지 검증하세요.
완료 기준: 날짜, 플랫폼, 계정, 설정, 확인된 결과 및 후속 조치가 포함된 테스트 기록이 있습니다.
주의할 점: 일회성 테스트를 영구적인 검증으로 여기지 마세요. 플랫폼 설정, 연동 항목, 조직의 요구 사항은 변경될 수 있습니다.
검증 체크리스트 (제대로 적용되었는지 확인하기)
- ☐ 승인된 도구 정책에 회의 지원 도구를 승인할 수 있는 담당자가 명시되어 있습니다.
- ☐ 제한되는 회의 유형과 데이터 분류가 명확히 문서화되어 있습니다.
- ☐ 캘린더 연결과 자동 참여 설정을 검토했습니다.
- ☐ 각 회의 서비스에서 승인되지 않은 참가자의 입장을 테스트했습니다.
- ☐ 플랫폼 기본 회의 녹음 및 AI 제어 기능을 각각 확인했습니다.
- ☐ 데스크톱 및 브라우저 오디오 녹음이 기기 정책에 포함되어 있습니다.
- ☐ 직원 안내에 모바일 및 하드웨어 녹음 방식이 포함되어 있습니다.
- ☐ 회의 주최자가 표시되는 참가자를 확인하고 고지 절차를 따르는 방법을 알고 있습니다.
- ☐ 테스트 기록에 담당자, 날짜, 확인된 결과 및 후속 검토 날짜가 포함되어 있습니다.
자주 발생하는 문제 및 해결 방법
| 문제 | 원인 | 해결 방법 |
|---|---|---|
| 회의에 봇이 계속 표시됩니다 | 사용자, 캘린더 연결 또는 회의 접근 설정이 여전히 봇의 참여를 허용할 수 있습니다. | 참가자를 확인하고 연결된 계정과 권한을 검토한 다음 회의 입장 설정을 테스트하세요. |
| 봇은 보이지 않지만 통화가 녹음됩니다 | 외부 봇 없이도 플랫폼 기본 AI 또는 기기 수준 녹음이 작동할 수 있습니다. | 플랫폼의 녹음 및 AI 제어 기능을 검토한 다음 관리 대상 데스크톱 및 모바일 녹음 정책을 확인하세요. |
| 사용자는 자동 참여가 꺼져 있다고 하지만 접근 권한은 남아 있습니다 | 계정에 캘린더 또는 연동 권한이 여전히 남아 있을 수 있습니다. | 연결된 계정의 승인을 검토하고 해당 서비스 설정에서 필요하지 않은 권한을 해제하세요. |
| 주최자가 통화 녹음 가능 여부를 확신하지 못합니다 | 도구 승인, 동의 또는 예외 사항에 관한 정책이 명확하지 않을 수 있습니다. | 주최자에게 짧은 통화 전 체크리스트와 민감하거나 판단이 어려운 상황에 문의할 담당자를 안내하세요. |
| 한 회의 앱에서는 작동하는 제어 기능이 다른 앱에서는 작동하지 않습니다 | 플랫폼별 제어 기능과 요금제 옵션이 다릅니다. | 사용 중인 각 회의 서비스의 설정을 확인하고 별도로 테스트하세요. |
장기적으로 효과적인 운영을 위한 모범 사례
- 연결된 앱과 캘린더 접근 권한을 정기적으로 검토하세요. 사용자가 도구 사용을 중단한 뒤에도 권한이 남아 있을 수 있습니다.
- 민감한 통화에는 더 엄격한 제어를 적용하세요. 회의에는 고객, 직원 또는 기밀 정보가 포함될 수 있습니다.
- 플랫폼과 기기의 녹음 규칙을 함께 관리하세요. 봇 입장 제어는 여러 녹음 경로 중 하나에 불과합니다.
- 봇이 참가자로 표시된다는 의미를 주최자에게 안내하세요. 외부 지원 도구가 입장하기 전에 식별할 수 있습니다.
- 고지 및 동의 절차를 쉽게 확인할 수 있게 하세요. 명확한 단계가 있으면 팀에서 일관되게 녹음을 처리할 수 있습니다.
- 변경 사항을 널리 적용하기 전에 테스트하세요. 통제된 테스트를 통해 서비스와 사용자 역할에 따른 차이를 확인할 수 있습니다.
- 각 제어 항목의 담당자와 검토 날짜를 정하세요. 담당자가 지정되어 있으면 제품이나 설정이 변경될 때 대응하기 쉽습니다.
추천 도구 (선택 사항): Notta
Notta는 대화를 검색하고 활용할 수 있는 지식으로 바꾸는 AI 기반 회의 생산성 플랫폼입니다. IT 팀이 알아야 할 점은 도구가 무엇을 녹음할 수 있는지뿐 아니라 녹음이 어디서 이루어지며 해당 경로에 어떤 제어가 적용되는지입니다.
- Notta Bot은 지원되는 온라인 회의에 참가자로 표시되어 참여하므로 회의 입장 및 주최자 절차가 중요합니다.
- Notta Desktop은 회의에 Notta Bot을 참여시키지 않고 시스템 오디오와 마이크 소리를 녹음하는 봇 없는 녹음을 제공합니다.
- 기본 Desktop 봇 없는 녹음에서는 암호화된 오디오를 실시간 음성 전사를 위해 업로드하며, 기본적으로 오프라인으로 작동하지 않습니다.
- Pro Privacy Mode는 로컬 오프라인 음성 전사를 위한 별도의 워크플로우로, 녹음 및 전사문을 사용자가 선택한 로컬 작업 공간에 저장합니다.
- 녹음한 뒤 Notta를 사용해 회의 내용을 요약과 기타 유용한 결과물로 변환할 수 있으므로 대화 기록을 별도의 녹음에 그치지 않고 검색 가능한 맥락으로 활용할 수 있습니다.
이러한 옵션을 검토하는 팀은 Notta Desktop 및 Privacy Mode를 살펴보고 회의 유형별로 승인할 워크플로우를 문서화할 수 있습니다.
Notta Desktop은 Notta Bot을 회의에 추가하지 않는 데스크톱 녹음 옵션이 필요하거나, 자격 요건을 충족하는 사용자가 별도의 Pro Privacy Mode 워크플로우를 사용해야 할 때 유용합니다. 회의 정책 제어나 동의 요건을 대신하는 용도로 사용하지 마세요.
녹음 방식이 팀 정책에 부합하는 경우에 사용하세요. 조직의 정책이나 관련 요건에 따라 녹음이 금지된 경우에는 어떤 녹음 방식도 사용하지 마세요.
자주 묻는 질문
AI 회의록 작성 도구란 무엇인가요?
AI 회의록 작성 도구는 회의의 오디오나 비디오를 녹음하고 자동화 도구를 사용해 녹취록, 요약 또는 기타 회의록을 만드는 소프트웨어나 서비스입니다. 일부 도구는 회의 참가자로 표시되어 참여하고, 다른 도구는 플랫폼에 내장된 기능이나 기기 수준 오디오 녹음을 사용합니다. 적절한 제어 방법은 도구가 대화를 녹음하는 방식에 따라 달라집니다.
IT 팀이 설정 하나로 모든 AI 회의록 작성 도구를 차단할 수 있나요?
일반적으로 설정 하나만으로 모든 녹음 방식을 차단할 수는 없습니다. 회의 입장 제어로 외부 봇을 제한할 수 있지만, 플랫폼 기본 AI나 녹음, 데스크톱 오디오 녹음, 모바일 녹음 또는 하드웨어 녹음기를 비활성화하지는 못할 수 있습니다. IT 팀은 각 녹음 경로에 규칙을 설정하고 실제 조직 회의 환경에서 테스트해야 합니다.
Notta Bot은 표시되지 않은 상태로 회의에 참여하나요?
Notta Bot은 지원되는 온라인 회의에 참가자로 표시되어 참여합니다. 입장 가능 여부는 회의 접근 권한, 주최자 권한, 입장 설정 및 조직의 제어에 따라 달라집니다. 주최자는 녹음 전에 참가자 목록을 확인하고 조직의 고지 및 동의 절차를 따라야 합니다.
회의 봇을 차단하면 모든 녹음이 중단되나요?
아니요. 외부 봇을 차단해도 플랫폼 기본 회의 AI나 녹음, 데스크톱 또는 브라우저 오디오 녹음, 모바일 녹음, 별도의 하드웨어 녹음기까지 비활성화되지는 않습니다. 이러한 방식을 녹음 정책에 포함하고, 녹음 경로에 맞는 플랫폼 및 기기 제어 기능을 사용하세요.
Notta의 봇 없는 녹음과 Privacy Mode는 어떻게 다른가요?
Notta Desktop의 봇 없는 녹음은 회의에 Notta Bot을 추가하지 않고 시스템 오디오와 마이크 소리를 녹음합니다. 기본 모드에서는 오디오를 암호화해 실시간 음성 전사를 위해 업로드합니다. Pro Privacy Mode는 로컬 오프라인 음성 전사를 위한 별도의 워크플로우이며, 녹음 및 전사문은 사용자가 선택한 로컬 작업 공간에 저장됩니다. 봇 없는 녹음은 기본적으로 오프라인으로 작동하지 않습니다.
결론
원치 않는 AI 회의록 작성 AI의 참여를 막으려면 외부 봇의 회의 입장만 차단해서는 부족합니다. 명확한 승인 규칙을 마련하고 캘린더 및 연동 접근 권한을 점검하며 회의 제어 기능을 적용하고, 플랫폼 기본 녹음과 기기 수준 녹음을 별도의 경로로 관리하세요. 그런 다음 각 플랫폼에서 규칙을 테스트하고 주최자가 판단하기 어려운 통화를 처리할 수 있도록 간단한 절차를 제공하세요. Notta의 다양한 녹음 워크플로우에서도 알 수 있듯이 도구 이름만이 아니라 실제 사용되는 방식에 맞춰 제어 기능을 적용해야 합니다.