Guía de TI · Actualizada el 30 de septiembre de 2026
Cómo definir los requisitos de grabación de reuniones multiplataforma para TI
Elige una grabadora teniendo en cuenta cómo se capturará el audio en tus dispositivos, los permisos, las normas de privacidad y las necesidades de transferencia; no te limites a comprobar qué plataformas de reuniones admite. Empieza por decidir cómo se capturará cada conversación, dónde se procesarán el audio y la transcripción, quién podrá acceder al resultado y cómo saldrán los registros del espacio de trabajo. Soy Judy, del equipo editorial e investigación de contenidos de Notta, y en esta guía organizo los requisitos técnicos y de producto importantes para evaluar un flujo de trabajo multiplataforma. Está dirigida a equipos de TI que preparan una prueba piloto o un despliegue. La recomendación más clara: prueba todo el recorrido, desde la captura hasta la obtención de conocimiento aprobado y consultable, antes de implantarlo.
Judy
Equipo editorial e investigación de contenidos de Notta
¿Qué requisitos debe cumplir una grabadora de reuniones multiplataforma? (Definición rápida)
Los requisitos de una grabadora de reuniones multiplataforma son las condiciones técnicas, de seguridad y de flujo de trabajo que debe cumplir en distintos dispositivos, sistemas operativos, servicios de reuniones y configuraciones de captura. Los equipos de TI los utilizan para comprobar que las personas pueden grabar la conversación adecuada, procesarla conforme a las normas aprobadas y encontrar o compartir el conocimiento resultante. El objetivo es mantener la continuidad desde la captura hasta la revisión y la acción, no limitarse a guardar un archivo de audio.
Métodos de captura multiplataforma que TI debe evaluar
Las conversaciones importantes tienen lugar en videollamadas, salas, pestañas del navegador y archivos subidos. Compara cada método con la tarea que debe cubrir y, después, confirma sus limitaciones en una prueba piloto controlada.
Ordenador: captura con bot o sin bot
Notta Desktop admite la grabación con Notta Bot y sin bot en macOS 13 o posterior y Windows 10 o posterior. La grabación sin bot captura el sonido del ordenador y la entrada del micrófono sin que se una un Notta Bot; no funciona sin conexión de forma predeterminada. En el modo normal sin bot, el audio se captura localmente, se cifra y se sube para transcribirlo en tiempo real. Para capturar el audio del ordenador, comprueba ambas entradas y los permisos del sistema operativo.
Reuniones online: Notta Bot
Notta Bot es compatible con Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y Webex. Se une como participante visible, por lo que los controles del anfitrión, la admisión, el acceso a la reunión y la configuración de la organización pueden afectar a la grabación. Prepara el flujo de trabajo antes de la llamada; para invitar al bot manualmente, pega el enlace de la reunión en Notta cuando haya empezado y confirma que el bot se ha unido y ha comenzado a grabar. Consulta el flujo de grabación con Notta Bot.
Captura móvil, presencial y portátil
Notta Mobile permite grabar, subir archivos, grabar reuniones con el bot y gestionar grabaciones en iOS y Android. Notta Memo es una grabadora con IA de bolsillo para capturar de forma intencionada reuniones con clientes, entrevistas, clases o conversaciones sobre el terreno; cuenta con cuatro micrófonos MEMS. Su micrófono de conducción ósea está pensado para grabar llamadas telefónicas cuando el dispositivo se acopla a la parte posterior de un teléfono. Memo puede grabar sin conexión en el dispositivo, pero necesita sincronizarse para transcribir en la nube. Valora la captura con Notta Memo si el trabajo se realiza fuera de la oficina.
Flujos de trabajo con navegador y archivos
La extensión de Chrome captura el audio de las pestañas compatibles del navegador y genera resúmenes de YouTube; no necesariamente captura todo el audio del dispositivo o de la sala. La aplicación web y la móvil permiten subir archivos WAV, MP3, M4A, MP4 y MOV para transcribirlos. Los archivos de audio tienen un límite de 1 GB y los de vídeo, de 10 GB; los límites de duración y uso mensual son independientes. Los PDF se utilizan para el análisis de Notta Brain, no para transcribir audio o vídeo. En materiales de investigación o consultoría, diferencia las subidas para transcripción del análisis de archivos con Brain.
Respuesta rápida (empieza por aquí)
Sigue estos pasos para decidir si una grabadora encaja en tu entorno antes de implementarla en un equipo.
- Escenario A — Reunión online con bot: comprueba el acceso a la plataforma, los permisos del anfitrión y las normas de admisión para Zoom, Teams, Meet o Webex.
- Escenario B — Sin bot o captura en una sala: elige Notta Desktop sin bot, un micrófono móvil, Notta Memo o la opción de subir archivos según el origen del audio.
- Confirma las versiones de sistema operativo compatibles y prueba los permisos del micrófono, el audio del ordenador, la grabación de pantalla y las aplicaciones en los dispositivos gestionados.
- Elige entre transcripción en la nube, transcripción local con Privacy Mode o solo grabación sin conexión: son vías de procesamiento distintas.
- Comprueba por separado la duración de la grabación, el tamaño y la duración de los archivos, el uso mensual y los límites del plan.
- Adapta el almacenamiento, el acceso, la conservación, la eliminación, la exportación y la gestión de las aplicaciones conectadas a las normas de la organización.
- Realiza una prueba piloto representativa y verifica la transcripción, la atribución, el uso compartido y el flujo de trabajo posterior antes de ampliarla.
Requisitos previos (qué necesitas)
- Una cuenta de prueba y acceso al espacio de trabajo de Notta y al plan previsto.
- Dispositivos gestionados con macOS 13 o posterior, o Windows 10 o posterior, para la captura en Desktop.
- Permiso para probar el micrófono, el audio del ordenador, la grabación de pantalla y el acceso a las aplicaciones.
- Acceso a la plataforma de reuniones y aprobación del anfitrión o de admisión para grabar con el bot.
- Una reunión de prueba representativa, una conversación en una sala o un archivo multimedia aprobado.
- Requisitos documentados sobre consentimiento, conservación, uso compartido, exportación y eliminación.
- Responsables designados de TI, seguridad, legal y aprobación del flujo de trabajo empresarial.
Paso a paso: define los requisitos de la grabadora de reuniones
Paso 1: enumera las conversaciones y los métodos de captura
Enumera las llamadas online, las conversaciones presenciales, el audio del navegador, las grabaciones existentes y las demostraciones de pantalla. Asigna un método a cada escenario: Notta Bot para las reuniones online compatibles, Desktop sin bot para capturar el sonido del sistema y el micrófono, sin bot, el móvil o Memo para capturas sobre el terreno, o la subida de archivos para audio y vídeo existentes.
El resultado esperado: Cada tipo de reunión tiene un método de captura asignado y una persona responsable.
Error habitual que debes evitar: Tratar la grabación con bot y la grabación sin bot como si fueran la misma configuración.
Paso 2: comprueba los dispositivos, los sistemas operativos y los permisos
Confirma que los dispositivos gestionados cumplen los requisitos mínimos de Desktop: macOS 13 o posterior, o Windows 10 o posterior. En un dispositivo de prueba, concede los permisos necesarios para el audio y el micrófono. Algunas versiones de Mac pueden requerir permiso para grabar la pantalla con el fin de acceder al audio; ese permiso no significa por sí solo que se grabe la pantalla de la reunión. Revisa las necesidades de permisos de Desktop con el equipo responsable de los dispositivos.
El resultado esperado: El dispositivo de prueba captura las fuentes de audio remotas y locales previstas.
Error habitual que debes evitar: Comprobar el acceso al micrófono, pero no la captura del audio del ordenador.
Paso 3: configura el flujo de trabajo de reunión elegido
Para Notta Bot: completa la configuración de la cuenta y de la reunión antes de la llamada. Si invitas al bot manualmente, espera a que empiece la reunión, pega el enlace en Notta y confirma que el bot se ha unido y ha empezado a grabar. Para Desktop sin bot: abre Notta Desktop y empieza a grabar desde allí; no hace falta un enlace de reunión ni invitar al bot. Prueba por separado la admisión del bot y la captura del audio del ordenador.
El resultado esperado: El método elegido empieza a grabar y captura a los participantes o las fuentes de audio previstos.
Error habitual que debes evitar: Pegar un enlace de reunión como parte del flujo de trabajo sin bot.
Paso 4: define el procesamiento, el idioma y las normas para los archivos
Decide si el flujo de trabajo aprobado utilizará la transcripción en la nube o la transcripción local con Privacy Mode Pro, si se cumplen los requisitos. La transcripción monolingüe en la nube admite más de 58 idiomas; la transcripción bilingüe simultánea admite 23. Tanto la traducción en tiempo real como la traducción posterior a la transcripción admiten 80 idiomas. Son funciones distintas y Privacy Mode tiene una cobertura de modelos propia. Ajusta el tipo y el tamaño de los archivos a la política; Notta Brain puede analizar PDF, pero estos no son archivos de entrada para transcripción.
El resultado esperado: La prueba piloto utiliza el idioma y el método de procesamiento previstos con el tipo de archivo adecuado.
Error habitual que debes evitar: Tratar como equivalentes el número de idiomas admitidos o los límites de subida de distintos flujos de trabajo.
Paso 5: define el acceso, la conservación y las transferencias
Documenta quién puede ver, editar, descargar y compartir los registros, y dónde se pueden guardar las copias exportadas. Los planes Business y Enterprise admiten espacios de trabajo colaborativos y controles para compartir; Enterprise incluye SAML SSO, registros de auditoría, control avanzado del acceso a los datos y eliminación automática de archivos. Comprueba la configuración exacta que requiere tu contrato y flujo de trabajo. Prueba las integraciones del flujo de trabajo con datos de prueba aprobados, ya que un resumen automatizado no aprueba una decisión ni confirma que una tarea se haya completado.
El resultado esperado: El acceso a un registro y su destino siguen estando claros después de compartirlo o exportarlo.
Error habitual que debes evitar: Suponer que las copias descargadas heredan los controles de acceso del enlace original.
Paso 6: valida el flujo con una prueba piloto representativa
Haz una prueba con el dispositivo, la plataforma de reuniones, las fuentes de audio y las herramientas posteriores que se vayan a utilizar. Comprueba los nombres de la transcripción, las fechas, los términos técnicos, las cantidades y las afirmaciones importantes comparándolos con la grabación. Confirma el formato y el destino de la exportación; después, obtén el consentimiento y las aprobaciones necesarias de las partes interesadas antes de desplegarlo.
El resultado esperado: Todo el recorrido, desde la captura hasta la revisión y el uso compartido, supera las comprobaciones documentadas de TI y del equipo empresarial.
Error habitual que debes evitar: Dar por válida una prueba porque la grabación ha empezado, sin revisar el registro resultante.
Lista de comprobación de validación (asegúrate de que funciona)
- ☐ El método elegido graba el audio remoto y local previsto.
- ☐ La captura funciona con el sistema operativo compatible y la configuración del dispositivo gestionado.
- ☐ Se confirman la admisión del bot y el estado de grabación en las reuniones con bot.
- ☐ La grabación sin bot empieza en Desktop sin un enlace de reunión ni una invitación al bot.
- ☐ El método de procesamiento local o en la nube elegido coincide con el caso de uso aprobado.
- ☐ Se comprueban por separado el tipo de archivo, el tamaño, la duración y los límites de uso mensual.
- ☐ Se contrastan con el audio los hablantes, los términos clave, las fechas y las afirmaciones importantes.
- ☐ Se verifican los permisos para compartir, las descargas, las exportaciones y el acceso al destino.
- ☐ Se cumplen los requisitos de consentimiento y grabación de la organización antes de realizar capturas reales.
Problemas habituales y soluciones
| Problema | Causa | Solución |
|---|---|---|
| El bot no se une a una reunión | La admisión, los permisos del anfitrión, el acceso a la reunión o la configuración de la organización impiden que entre. | Comprueba las normas de acceso de la plataforma y la aprobación del anfitrión; confirma que el bot se ha unido antes de depender de la grabación. |
| No se oyen las voces remotas en una grabación de Desktop | La captura del audio del ordenador no está disponible o no se ha concedido el permiso necesario. | Revisa los permisos de audio específicos del sistema operativo y prueba por separado el sonido del sistema y el micrófono antes de la siguiente reunión. |
| Se rechaza la subida de un archivo | Es posible que el formato, el tamaño, la duración o el límite mensual de subida superen lo permitido. | Comprueba cada límite por separado; utiliza un formato de audio o vídeo compatible para la transcripción y reserva los PDF para el análisis de Brain. |
| Privacy Mode no utiliza funciones en la nube | Privacy Mode mantiene el flujo local separado de los resúmenes en la nube, Brain y la colaboración entre dispositivos. | Confirma la configuración y la licencia del modelo local; si necesitas procesamiento en la nube, utiliza un flujo de exportación e importación aprobado por separado. |
| Un registro exportado está visible para más personas que las previstas | La copia descargada se rige por los controles de su destino, no por los permisos del enlace original para compartir. | Configura el acceso y la conservación en el destino, y confirma quién puede acceder a cada copia exportada. |
Buenas prácticas (para hacerlo bien a largo plazo)
- Estandariza los métodos de captura según el escenario, no según un único dispositivo preferido: así habrá una vía clara para reuniones móviles, en salas, en el navegador y online.
- Prueba los cambios de permisos en los dispositivos gestionados antes del despliegue: el acceso al audio puede variar según el sistema operativo y la política del dispositivo.
- Explica por separado los flujos de trabajo con bot y sin bot: así los usuarios sabrán cuándo hace falta un enlace y cuándo se requiere la admisión a la reunión.
- Contrasta las transcripciones sensibles con la grabación de origen: las etiquetas de hablante ayudan a organizar el contenido, pero no verifican la identidad.
- Mantén diferenciadas las normas de procesamiento local y en la nube: una grabación sin bot no es automáticamente una grabación sin conexión.
- Prueba las integraciones y las normas del flujo de trabajo con datos representativos y aprobados: la coincidencia de reglas puede duplicar las entregas y consumir más cuota de Notas de reuniones con IA.
- Define una política clara de conservación y exportación: las copias pueden permanecer en destinos ajenos a los controles para compartir del espacio de trabajo original.
- Utiliza resúmenes visuales y conocimiento consultable cuando ayuden a los equipos a actuar: una transcripción es el punto de partida, no el final del flujo de información.
Herramienta recomendada (opcional): Notta
Notta es una plataforma de productividad para reuniones con IA que convierte las conversaciones en conocimiento de equipo consultable y práctico. Está dirigida a profesionales y equipos que necesitan conservar decisiones, compromisos y contexto de reuniones online, conversaciones presenciales y grabaciones subidas. Notta declara contar con más de 16 millones de usuarios y más de 5.000 clientes empresariales; son cifras comunicadas por la empresa, no datos de usuarios activos mensuales.
- Captura conversaciones a través de la aplicación web, el móvil, Desktop, la extensión de Chrome, el bot de reuniones y Notta Memo, según la tarea.
- Utiliza las transcripciones como registros consultables y, después, revisa los resultados de Notas de reuniones con IA y Notta Brain para identificar decisiones y preparar entregables que puedas compartir.
- Conecta calendarios y herramientas de trabajo compatibles; comprueba los requisitos del plan y los permisos antes de configurar transferencias automatizadas.
- Evalúa el acceso al espacio de trabajo, las opciones de exportación y los controles de Enterprise disponibles según las necesidades de gobernanza de la organización.
- En trabajos multilingües, distingue entre los más de 58 idiomas de la transcripción monolingüe, los 23 de la transcripción bilingüe y los 80 de cada flujo de traducción.
Notta declara contar con certificaciones SOC 2 Type II e ISO 27001, además de medidas de privacidad y salvaguardas relacionadas con la atención sanitaria. Estas declaraciones no sustituyen la revisión del contrato; confirma las pruebas vigentes, las condiciones aplicables, la conservación, la ubicación de los datos y cualquier acuerdo sanitario necesario con los contactos pertinentes de Notta, legal y seguridad.
Úsalo cuando necesites un flujo conectado que vaya de la grabación a las notas consultables y los entregables útiles; no utilices ninguna grabadora sin confirmar antes las normas de consentimiento, acceso y procesamiento de tu organización.
Descubre los entregables de reunionesPreguntas frecuentes
¿Qué es una grabadora de reuniones multiplataforma?
Una grabadora de reuniones multiplataforma captura conversaciones en distintos dispositivos, sistemas operativos o servicios de reuniones. Para los equipos de TI, el término también abarca cómo se procesa el audio, dónde se almacenan los registros y cómo se revisan o comparten. Una evaluación útil comprueba todo el flujo de trabajo, en lugar de basarse únicamente en una lista de aplicaciones de reuniones compatibles.
¿Puede Notta grabar reuniones online sin un bot?
Sí. Notta Desktop admite la grabación sin bot, que captura el audio del ordenador y la entrada del micrófono sin que se una un Notta Bot. En el modo normal sin bot, el audio se captura localmente, se cifra y se sube para transcribirlo en tiempo real, por lo que no es un flujo de trabajo sin conexión. Privacy Mode Pro es distinto y admite transcripción local sin conexión si se cumplen los requisitos de configuración y licencia.
¿Qué sistemas operativos admite Notta Desktop?
Los requisitos indicados para Desktop especifican macOS 13 o posterior y Windows 10 o posterior para capturar el audio del ordenador. Los permisos y la configuración varían según el sistema operativo, y algunas versiones de Mac pueden requerir permiso para grabar la pantalla con el fin de acceder al audio. Prueba la configuración exacta del dispositivo gestionado antes del despliegue, ya que conceder ese permiso no implica que se grabe la pantalla de la reunión.
¿Qué funciones de idioma debe comprobar TI?
La transcripción monolingüe en la nube de Notta admite más de 58 idiomas, mientras que la transcripción bilingüe simultánea admite 23. Tanto la traducción en tiempo real como la traducción posterior a la transcripción admiten 80 idiomas. Estas cifras corresponden a funciones distintas; confirma los idiomas y el flujo de trabajo que necesitas, en lugar de tratarlas como un único total combinado.
¿Cómo debe gestionar TI el consentimiento, la privacidad y las transcripciones exportadas?
Define las normas de consentimiento y grabación antes de empezar y, después, confirma con los equipos de seguridad y legal las condiciones aplicables del contrato, la conservación, la eliminación y la ubicación de los datos. Comprueba quién puede acceder a un registro y dónde se almacenan las copias descargadas. Los archivos exportados se rigen por las prácticas de gestión de su destino, por lo que podrían no conservar los permisos del enlace original para compartir.
Una buena decisión sobre una grabadora multiplataforma conecta los permisos del dispositivo, los métodos de captura, las opciones de procesamiento, la gobernanza y el trabajo posterior a la reunión. Prueba el recorrido completo con dispositivos reales y datos aprobados, y documenta la configuración y las responsabilidades que hayan superado la revisión. El resultado es más que una grabación: es una forma fiable de conservar decisiones y facilitar la búsqueda del contexto de las conversaciones. Para descubrir cómo gestiona Notta este proceso, empieza por consultar el producto o revisa los planes disponibles.