GUÍA DE FLUJOS DE TRABAJO PARA AGENCIAS
Las decisiones de agencia, los cambios de alcance y los compromisos con los clientes suelen perderse entre los equipos de cuentas y de ejecución. Una estrategia unificada de grabación de llamadas resuelve este problema: establece normas de consentimiento, capta cada conversación autorizada por el canal adecuado, revisa la fuente y prepara un traspaso verificado, no solo una transcripción. Soy Judy, del equipo editorial y de investigación de contenidos de Notta. Esta guía se basa en los flujos de trabajo documentados de Notta para captar, revisar y compartir información. Está dirigida a responsables de agencias, equipos de cuentas, estrategas y especialistas de ejecución. En resumen: capta de forma coherente, verifica la fuente y comparte solo los pasos siguientes aprobados.
Una estrategia unificada de grabación de llamadas es un proceso compartido por la agencia para captar conversaciones con clientes con su consentimiento, comprobar lo que se dijo y trasladar el contexto verificado al trabajo del proyecto. Ayuda a los equipos de cuentas, estrategia y ejecución a distinguir una decisión aprobada de una sugerencia o una pregunta pendiente. En resumen: elige el método de captura adecuado, revisa la fuente y comparte el contexto confirmado con responsables y pasos siguientes claros.
Las conversaciones son un activo empresarial infravalorado. Su valor reside en mantener las decisiones y el contexto después de la llamada, no solo en recopilar grabaciones.
Notta Web permite grabar reuniones online con Notta Bot. Notta Desktop admite la grabación con bot y sin bot. La opción sin bot es un flujo de trabajo de escritorio: iníciala en Notta Desktop sin enlace a la reunión ni invitación de un bot.
Usa un flujo de trabajo compatible con el micrófono web o móvil para talleres y entrevistas, o utiliza la captura de llamadas presenciales con clientes con Notta Memo. Sus cuatro micrófonos MEMS sirven para captar audio en persona; el micrófono de conducción ósea se utiliza para captar llamadas telefónicas cuando el dispositivo está sujeto a la parte posterior del teléfono.
Revisa la transcripción y crea notas con IA para una llamada; después, usa Notta Brain —el motor de ejecución de reuniones con IA— para comparar las conversaciones y archivos seleccionados o preparar un entregable listo para el cliente. Mantén a la vista los fragmentos de la fuente, el estado de aprobación y las preguntas pendientes.
Un registro coherente ayuda a los equipos a descubrir por qué cambió una petición, qué parte interesada la planteó y qué falta por aprobar. Notta reúne conversaciones online, presenciales, móviles, de escritorio y subidas en un flujo de trabajo de captura más amplio.
Aplica una regla sencilla y repetible: graba con permiso, verifica la fuente y aprueba el traspaso.
Si tu equipo necesita un punto de partida coherente, utiliza un flujo de trabajo para resumir llamadas con clientes y definir los pasos siguientes que conserve la fuente junto al resumen.
Qué hacer: Decide qué llamadas se pueden grabar, cómo se obtiene el consentimiento, quién puede revisar cada registro y cómo se conserva o comparte. Comprueba primero los acuerdos con los clientes y las normas de tu organización.
El resultado adecuado: los equipos de cuentas y de ejecución pueden explicar las normas de grabación, acceso y uso compartido de cada proyecto.
Evita: No establezcas la grabación como opción predeterminada para todas las llamadas sin comprobar antes el permiso y el propósito.
Qué hacer: Para reuniones online, utiliza Notta Bot desde Notta Web o Desktop cuando la reunión y la organización lo permitan. Configura el bot antes de la reunión. Si lo invitas manualmente, espera a que empiece, pega el enlace en Notta y confirma que el bot se ha unido y que la grabación ha empezado. Si el bot no es adecuado, inicia la grabación sin bot directamente en Notta Desktop; no necesitas enlace a la reunión ni invitación al bot. La grabación estándar sin bot captura localmente el sonido del sistema y del micrófono y, después, sube el audio para transcribirlo en tiempo real.
El resultado adecuado: el método elegido está autorizado, la fuente se está capturando y el equipo sabe dónde aparecerá el registro.
Evita: No confundas la grabación sin bot con un flujo de trabajo sin conexión; la transcripción local sin conexión es una función independiente de Privacy Mode de Pro.
Si utilizas un flujo de trabajo específico de grabación de escritorio sin bot, indica claramente en la guía del equipo que está disponible en Notta Desktop y no como opción sin bot en Notta Web.
Qué hacer: Para talleres y entrevistas, usa un flujo de trabajo autorizado con el micrófono web o móvil, o Notta Memo. Memo tiene cuatro micrófonos MEMS para captar conversaciones presenciales y un micrófono de conducción ósea para captar llamadas telefónicas cuando se sujeta a la parte posterior del teléfono. Para archivos de audio o vídeo anteriores, sube un formato multimedia compatible, como WAV, MP3, M4A, MP4 o MOV. Utiliza enlaces compatibles solo si tienes acceso y permiso.
El resultado adecuado: el registro está asociado al cliente, proyecto, fecha y método de captura correctos.
Evita: No uses un PDF como archivo de entrada para transcribir; los PDF sirven para analizarlos con Notta Brain, mientras que los archivos de audio y vídeo compatibles se utilizan para transcribir.
Una transcripción estructurada de una entrevista debe conservar los términos, ejemplos y fragmentos de la fuente para su revisión, en lugar de depender de una paráfrasis breve.
Qué hacer: Comprueba los nombres, las fechas, las cifras, los términos técnicos, las etiquetas de interlocutor y las declaraciones que puedan modificar el alcance. Utiliza las marcas de tiempo y la reproducción para volver a escuchar los fragmentos importantes. Las etiquetas de interlocutor ayudan a organizar las intervenciones, pero no verifican la identidad; la atribución del bot puede agrupar a personas que comparten una cuenta.
El resultado adecuado: las declaraciones importantes del cliente se pueden rastrear hasta el fragmento pertinente de la fuente y las correcciones de la transcripción son claras.
Evita: No presentes como ciertos un nombre, una cantidad o una aprobación dudosos sin comprobar el audio o el vídeo.
Los equipos pueden estandarizar la revisión de transcripciones y la comprobación de las etiquetas de interlocutor para prestar más atención a los detalles de mayor impacto.
Qué hacer: Usa las notas con IA para organizar una transcripción individual por temas, decisiones, preguntas o tareas. Se necesitan al menos 200 caracteres de transcripción. Después, utiliza Notta Brain —el motor de ejecución de reuniones con IA— con llamadas y archivos relevantes seleccionados para identificar cambios, diferencias y lagunas de contexto. En la versión web, Brain puede analizar archivos PDF, Word, Excel y PowerPoint, además de imágenes compatibles; estos archivos sirven para el análisis, no para transcribir audio o vídeo.
El resultado adecuado: el resumen abarca una llamada y los hallazgos de varias llamadas indican qué fuente respalda cada punto.
Evita: No presentes las tareas generadas como asignadas, aceptadas o completadas si nadie las ha confirmado.
Un proceso útil de notas de reuniones con IA mantiene visibles los responsables y plazos sin resolver, en lugar de inventar detalles que no aparecen en la fuente.
Qué hacer: Incluye el cliente, el proyecto, la fecha de la reunión y el registro de origen; la necesidad del cliente y su justificación; la petición original; la dirección aprobada; los cambios propuestos; los comentarios contradictorios; las dependencias; los criterios de aceptación; las preguntas pendientes; los responsables y plazos confirmados; los fragmentos pertinentes de la transcripción; y la siguiente aprobación necesaria.
El resultado adecuado: cualquier persona del equipo de ejecución puede ver qué ha cambiado, qué está aprobado y qué pregunta sigue pendiente de respuesta del cliente.
Evita: No conviertas una petición posterior en un cambio de alcance aprobado si la fuente no respalda esa conclusión.
Para crear traspasos de clientes de agencia repetibles, conserva la petición original junto a las aclaraciones posteriores para que el equipo de ejecución pueda ver toda la secuencia.
Qué hacer: Confirma el contenido, los destinatarios, el nivel de acceso, el responsable y el estado de aprobación antes de compartirlo. Notta permite compartir registros y carpetas, fragmentos de transcripciones, comentarios, menciones y descargas, según el plan y los permisos. Comprueba los permisos del destino al conectar contenido con un sistema del equipo.
El resultado adecuado: los destinatarios pueden acceder al registro o entregable aprobado y el traspaso tiene un responsable y un paso siguiente claros.
Evita: No des por hecho que una integración aprueba, asigna, verifica o completa el trabajo automáticamente.
| Problema | Causa | Solución |
|---|---|---|
| Notta Bot no se une a la llamada | La configuración, el acceso a la reunión, los permisos del anfitrión o los ajustes de la organización pueden impedir que se una. | Comprueba el acceso y las normas del anfitrión. Cuando empiece la reunión, pega el enlace en Notta y confirma que el bot se ha unido y que la grabación ha empezado. |
| La grabación sin bot no se ha iniciado | El equipo ha utilizado el flujo de trabajo web o ha intentado invitar a un bot en lugar de iniciar la grabación sin bot en Desktop. | Abre Notta Desktop e inicia allí la grabación sin bot; este método no requiere enlace a la reunión ni invitación al bot. |
| La transcripción contiene nombres o términos poco claros | Las condiciones del audio, las voces solapadas o el vocabulario especializado pueden afectar al texto. | Vuelve a reproducir el fragmento en su marca de tiempo, corrige el texto y conserva el fragmento de la fuente para los detalles importantes. |
| El resumen presenta una petición como si estuviera aprobada | Al resumir, se puede difuminar la diferencia entre una propuesta, una decisión y una pregunta pendiente. | Compara el punto con la fuente e indica su estado antes de compartir el traspaso. |
| Una respuesta de Brain no tiene en cuenta un archivo del proyecto | Es posible que el archivo no esté incluido en el contexto seleccionado o se encuentre en otra ubicación. | Comprueba que el archivo correcto esté disponible en la sesión o en la biblioteca; después, vuelve a preguntar y verifica la fuente citada. |
| No se puede acceder a un registro compartido o está desactualizado | La configuración del enlace, el acceso del destinatario, los permisos del destino o una copia descargada pueden ser distintos. | Confirma la configuración de acceso actual y el destinatario; después, comparte la última versión aprobada mediante el método adecuado. |
Para los equipos de SEO y contenidos, un briefing reutilizable para entrevistas con expertos puede conservar definiciones, ejemplos, comprobaciones terminológicas y preguntas para el especialista en la materia. Notta puede ayudar a destacar conocimientos presentes en las fuentes, pero no determina el volumen de búsquedas, el posicionamiento, los resultados de rastreo ni la atribución SEO.
Notta es una plataforma de productividad para reuniones con IA dirigida a equipos que necesitan algo más que una grabación. Ayuda a las agencias a captar conversaciones online y presenciales, convertirlas en texto con función de búsqueda y utilizar contenido seleccionado de reuniones y archivos para preparar trabajos estructurados. Su misión es «Desbloquear el verdadero valor de la comunicación verbal». El objetivo es aportar inteligencia verbal útil en el trabajo diario de la agencia.
Nota de planificación: La información del producto proporcionada para esta guía se actualizó el 30 de septiembre de 2026. Los importes mensuales equivalentes con facturación anual indicados en la fuente eran: Free, 0 $; Pro, 7,00 € al mes; Business, 15,83 € por usuario al mes; y precio personalizado para Enterprise. La fuente indica 120 minutos mensuales de transcripción en Free, 1800 en Pro y transcripción ilimitada en Business; comprueba los precios, límites y condiciones vigentes antes de contratar.
Nota sobre privacidad: La grabación estándar sin bot y Privacy Mode de Pro son flujos de trabajo distintos. Privacy Mode permite transcribir localmente sin conexión con un modelo compatible y guarda los registros en el espacio de trabajo local seleccionado; los resúmenes en la nube, Brain, la sincronización y la colaboración habitual son limitados o están en pausa.
Usa Notta si tu equipo necesita un proceso compartido que convierta las conversaciones en conocimiento revisado. No lo utilices como sustituto del consentimiento, la comprobación de fuentes, la aprobación del cliente ni la asignación de responsables del proyecto.
Es un proceso compartido para captar conversaciones con clientes con su consentimiento, comprobar la fuente y trasladar el contexto verificado al trabajo de la agencia. Abarca mucho más que grabar: los equipos definen los permisos, eligen cómo captar las conversaciones, revisan las transcripciones, preparan resúmenes con cuidado y confirman las decisiones antes de compartir el traspaso. El objetivo es mantener la continuidad entre los equipos de atención al cliente y de ejecución.
La grabación de reuniones sin bot está disponible en Notta Desktop. Inicia el flujo de trabajo directamente en la aplicación de escritorio; no necesitas un enlace a la reunión ni invitar a Notta Bot. La grabación estándar sin bot captura el sonido del sistema y del micrófono y, después, sube el audio para transcribirlo en tiempo real. Privacy Mode de Pro es un flujo de trabajo independiente de transcripción local sin conexión.
No. Las notas con IA pueden organizar una transcripción en un resumen útil, pero un resumen generado no demuestra que se haya aprobado una petición ni aceptado una tarea. Comprueba los puntos importantes con la grabación original y conserva las preguntas sin resolver, la falta de responsables y los comentarios contradictorios. Comparte el traspaso solo después de que lo revise la persona adecuada.
Sí. Se pueden subir PDF a Notta Brain para analizar y comprender archivos, junto con archivos de Office e imágenes compatibles. Esto es distinto de subir archivos de audio y vídeo para transcribirlos, ya que se aceptan formatos multimedia compatibles como WAV, MP3, M4A, MP4 y MOV. Utiliza el tipo de archivo que corresponda a la tarea.
No. La grabación estándar sin bot captura localmente el sonido del sistema y del micrófono y, después, sube el audio para transcribirlo en tiempo real. Privacy Mode de Pro es un flujo de trabajo independiente que permite transcribir localmente sin conexión con un modelo compatible y guarda las grabaciones y transcripciones en el espacio de trabajo local seleccionado. En este modo, las funciones en la nube, como los resúmenes, Brain y la sincronización, son limitadas.
Una estrategia unificada de grabación de llamadas conecta el consentimiento, la captura, la revisión de la fuente, el contexto y la aprobación. Cuando los equipos de cuentas y de ejecución pueden ver qué pidió el cliente, qué ha cambiado y qué sigue pendiente, se pierden menos decisiones entre reuniones. Empieza con un proyecto, documenta las normas de captura y traspaso y perfecciona el proceso con tu equipo. Notta puede ayudar a convertir las conversaciones en conocimiento con función de búsqueda y en borradores útiles, listos para que los revise una persona.