Comment les agences transforment leurs transcriptions de réunions en briefs clients et en livrables grâce à l’IA

Que peuvent créer les agences à partir de transcriptions de réunions avec l’IA ?

Les agences peuvent utiliser l’IA pour transformer leurs échanges avec les clients en documents qui guident l’équipe, présentent l’avancement du projet ou aident le client à prendre une décision.

Notta Brain est la fonctionnalité d’IA intégrée à Notta qui vous aide à créer ces livrables. Vous pouvez rédiger des briefs et des rapports, télécharger le texte au format Word et générer des présentations PowerPoint. Notta propose aussi des formats visuels, comme des infographies, des cartes mentales et des tableaux, lorsqu’un visuel est plus facile à comprendre qu’une page de notes supplémentaire.

Partez du livrable dont vous avez besoin, et non de tous les formats que l’outil peut produire.

Une transcription peut expliquer pourquoi le client souhaite un changement. Elle ne peut pas, à elle seule, prouver qu’une campagne a fonctionné. Si vous présentez des résultats, ajoutez les chiffres réels et la période concernée.

Comment transformer des transcriptions de réunions en livrables d’agence avec Notta Brain

Utilisez Notta pour réunir les bonnes sources, créer une première version et l’affiner pour la personne qui l’utilisera. Ces cinq étapes vous aident à rester centré sur le projet de votre client.

1. Sélectionnez les échanges et les fichiers de projet pertinents

Ouvrez Notta Brain dans votre navigateur et utilisez @ pour sélectionner les réunions pertinentes. Ajoutez des documents de projet lorsqu’ils apportent du contexte : le périmètre actuel, la charte de marque ou un classeur contenant les résultats de campagne.

Vous pouvez importer des documents comme des fichiers Word et des PDF. Vos notes écrites existantes peuvent donc aussi servir de sources. Choisissez un seul client, un seul projet et une seule période de suivi plutôt que de demander à l’IA d’utiliser toutes vos réunions.

Pour un brief de campagne, vous pourriez sélectionner la réunion de lancement, le dernier échange consacré aux retours du client et le document définissant le périmètre actuel. Une proposition antérieure peut inclure des prestations que le client n’a pas acceptées. Comparez-la donc au périmètre actuel.

Avant d’utiliser des documents clients avec l’IA, vérifiez que cet usage respecte l’accord conclu avec le client et les règles de votre agence. Si vous devez enregistrer un nouvel échange, respectez les lois applicables à l’enregistrement et les exigences en matière de consentement. Notre guide des outils d’enregistrement pour les échanges clients en agence vous aide à choisir un outil d’enregistrement.

2. Précisez à l’IA à qui s’adresse le livrable et à quoi il doit servir

Confiez à Notta une mission précise : le livrable attendu, son destinataire et la question à laquelle il doit répondre.

Un brief créatif interne doit contenir suffisamment de détails pour que l’équipe puisse commencer à travailler. Une présentation à soumettre au client doit expliquer l’orientation proposée et les décisions attendues de sa part. Demander « un résumé » ne décrit clairement ni l’un ni l’autre de ces besoins.

Par exemple :

Aide-moi à préparer un brief de campagne pour le client et notre équipe créative. Utilise ces deux échanges et le document de périmètre. Compare d’abord les objectifs, les retours et les prestations demandées. Signale tout ce qui doit être confirmé avant de rédiger le brief.

Si le client a besoin d’une synthèse d’une page ou si votre équipe souhaite plus de détails, précisez-le. Vous n’avez pas besoin de rédiger chaque titre vous-même, mais l’IA doit comprendre à quoi ressemblerait un résultat utile.

3. Demandez à l’IA de rapprocher les décisions, les retours et les questions en suspens

Demandez à Notta de comparer les échanges plutôt que de produire des résumés séparés. Repérez ce qui a changé, ce qui reste inchangé et ce qui nécessite encore une décision.

Demandez à l’IA de distinguer les nouvelles demandes des prestations déjà convenues. Une suggestion formulée plus tard ne doit pas devenir implicitement une modification du projet.

Voici quelques demandes complémentaires utiles :

• « Quelles demandes sont couvertes par le périmètre actuel ? »
• « Qu’est-ce qui a changé entre la réunion de lancement et l’échange consacré aux retours du client ? »
• « Quelles échéances dépendent d’éléments que le client doit d’abord fournir ? »

Vérifiez les points importants dans l’échange ou le document d’origine. Lorsque Notta fournit une référence à une source, utilisez-la pour retrouver le passage concerné. Si les éléments disponibles ne sont pas clairs, interrogez le client ou le chef de projet plutôt que de laisser une phrase affirmative trancher la question.

4. Créez une première version et adaptez-la à la prochaine tâche

Une fois les détails du projet clarifiés, demandez à Notta de rédiger le brief. Affinez ensuite les passages qui ne répondent pas encore aux besoins du lecteur.

Vous pouvez lui demander de raccourcir le contexte, de préciser le public cible ou de séparer les prestations convenues des idées facultatives. Une demande complémentaire utile nomme le changement souhaité : « Retire l’idée de vidéo des livrables et place-la dans les questions à poser au client. »

Vous pouvez ensuite utiliser le brief vérifié et les sources pour créer d’autres premières versions :

• Pour l’équipe : faites ressortir les tâches, les dépendances et les décisions encore attendues.
• Pour le client : créez une présentation expliquant l’orientation proposée et les points qui nécessitent son avis.
• Pour un point d’avancement : ajoutez les informations à jour du projet et demandez un rapport sur le travail réalisé, les difficultés et les prochaines étapes.

Par exemple : « Transforme ce brief en une courte présentation à soumettre au client, couvrant l’objectif, les prestations proposées, les prérequis au lancement et les décisions à confirmer. »

Les réponses textuelles de Notta peuvent être téléchargées au format Word pour les dernières retouches. Vous pouvez aussi générer des diapositives et les exporter au format PowerPoint ou PDF. Le guide de création de présentations explique comment affiner la présentation avant de la télécharger.

Si un tableau comparatif ou une infographie permet de mieux comprendre un point, utilisez-en un. Il n’est pas nécessaire de décliner chaque brief en présentation et en visuel.

Vérifiez chaque nouveau livrable : une modification du brief ne doit pas laisser subsister un ancien engagement dans la présentation. Les tâches de Brain consomment des crédits IA. Vérifiez donc votre quota lorsque vous prévoyez de créer plusieurs rapports ou présentations.

5. Relisez le fichier et obtenez la confirmation du client si nécessaire

Vérifiez que le livrable décrit les prestations que votre agence s’est engagée à réaliser, et non l’ensemble des sujets abordés pendant l’échange.

Comparez le périmètre, les budgets, les dates, les noms et les affirmations aux sources. Si un responsable ou une échéance n’a pas été convenu, indiquez « à confirmer ». Retirez les commentaires internes qui n’ont pas leur place dans la version client et demandez au client de confirmer les engagements nouveaux ou modifiés.

Je vous conseille d’envoyer le document prévu par votre canal habituel de communication avec le client, plutôt que de partager par défaut toute la conversation de travail avec l’IA. Une première version peut contenir des idées non tranchées qui ne font pas partie du brief final.

Conservez un moyen de retrouver les sources des détails importants. Vérifiez les fichiers exportés plutôt que de supposer que toutes les références y figurent encore. Enregistrez les fichiers de projet d’origine et les livrables finaux à l’endroit où votre équipe conserve habituellement son travail.

Exemple : transformer deux échanges clients en brief de campagne

L’exemple fictif suivant montre comment les mêmes sources peuvent servir à créer un brief, puis les livrables qui en découlent.

Choisir les sources

Une agence prépare une campagne pour générer des demandes de démonstration produit auprès de responsables des opérations. Elle sélectionne trois sources :

• Réunion de lancement : le client évoque une page de destination, des publicités et une éventuelle vidéo.
• Échange de suivi : le client explique que le lancement dépend de la fourniture des visuels du produit et des textes définitifs.
• Document de périmètre actuel : les prestations convenues comprennent la page de destination et les publicités, mais pas la production vidéo.

Demander à l’IA de réunir les informations

Le responsable du compte client demande à Notta de comparer les sources et de créer un brief. Il précise de garder les idées facultatives à part et d’indiquer ce qui dépend encore du client.

Si la première version inclut la vidéo dans les prestations, le responsable demande à l’IA de la corriger à partir du document de périmètre. Si elle donne une date de lancement ferme, il lui demande de préciser que le lancement dépend des éléments à fournir par le client.

Relire le brief

Un court passage de la version vérifiée pourrait se lire ainsi :

La campagne visera à générer des demandes de démonstration produit auprès de responsables des opérations. Le périmètre actuel comprend une page de destination et les publicités associées. La vidéo a été évoquée comme une option, mais elle n’est pas incluse dans cette phase.

La date de lancement reste à confirmer une fois que le client aura fourni les visuels du produit et les textes définitifs.

Le brief donne désormais une direction à l’équipe, sans transformer une idée évoquée au passage en prestation promise.

Faire confirmer les points par le client et créer le livrable suivant

Dans cet exemple, le client confirme le périmètre comprenant la page et les publicités, et réserve la vidéo à une discussion séparée. La date de lancement reste à confirmer jusqu’à réception des éléments. Cette confirmation vient du client, et non de l’IA qui déclarerait le brief terminé.

L’agence peut alors demander à Notta de créer une présentation à soumettre au client et une liste d’actions interne à partir du brief validé. Les deux doivent conserver le même périmètre et les mêmes conditions de lancement.

Comment différents types d’agences peuvent-ils utiliser cette méthode ?

Les agences informatiques, de marketing digital et de SEO peuvent suivre la même approche, mais les sources et les livrables utiles diffèrent.

Agences informatiques : transformer les échanges de découverte en brief de mise en œuvre

Associez les échanges de découverte et de passation au périmètre convenu pour rédiger les besoins, les dépendances et les questions en suspens. Demandez à l’IA de séparer les fonctionnalités demandées de celles que l’équipe s’est engagée à développer. Un responsable technique doit vérifier la faisabilité avant que le brief serve de base à un plan de mise en œuvre ou à une présentation client.

Agences de marketing digital : relier les retours à l’orientation créative

Utilisez les réunions de lancement, les retours créatifs et la charte de marque pour rédiger le brief de campagne et une présentation à soumettre au client. Demandez à l’IA de montrer comment les derniers retours modifient l’orientation. Distinguez les nouvelles idées des supports déjà inclus, pour que le designer et le responsable du compte client ne travaillent pas à partir d’engagements différents.

Agences SEO : associer les échanges aux résultats réels

Réunissez les échanges stratégiques, les données d’analyse à jour et les fichiers d’audit pour rédiger un rapport d’avancement et définir les prochaines priorités. Demandez à l’IA de distinguer ce que montrent les données des explications avancées pendant la réunion. Vérifiez les URL, les périodes de suivi et les chiffres avant tout partage : un commentaire du client ne suffit pas à expliquer une évolution du positionnement.

Transformez votre prochain échange client en livrables utiles à votre équipe

Choisissez les échanges et les fichiers d’un projet, puis demandez à Notta de créer le prochain brief, rapport ou support de présentation dont vous avez besoin. Affinez la première version, vérifiez les détails et faites confirmer les décisions qui relèvent du client.

Commencez à créer vos livrables d’agence avec Notta

Questions fréquentes

L’IA peut-elle transformer des transcriptions de réunions en rapports et en ébauches de présentations ?

Oui. Notta peut vous aider à créer des rapports, des résumés, des listes d’actions et des ébauches de présentations à partir de réunions et de documents pertinents. Précisez à qui le livrable s’adresse et ce qu’il doit expliquer. Ajoutez les données du projet ou de ses performances si vous présentez des résultats, puis relisez la première version avant de la partager.

Puis-je réunir plusieurs échanges clients et fichiers de projet dans un seul brief ?

Oui. Vous pouvez sélectionner plusieurs réunions et ajouter des documents pris en charge dans Notta Brain. Choisissez des sources liées au même client et au même projet. Demandez à l’IA de comparer les décisions et les retours présents dans ces sources, plutôt que de simplement juxtaposer plusieurs résumés.

Que faire si le client modifie le brief lors d’une réunion ultérieure ?

Ajoutez le nouvel échange et demandez à l’IA de le comparer au brief actuel. Identifiez les changements demandés, vérifiez leur incidence sur le périmètre ou les dates et obtenez la confirmation du client si nécessaire. Relisez aussi les rapports et les présentations associés : ne supposez pas que les anciens fichiers se sont mis à jour tout seuls.

Puis-je utiliser des transcriptions confidentielles ou stockées localement avec l’IA ?

Uniquement si cet usage est autorisé par l’accord conclu avec votre client et les règles de votre agence. Les enregistrements réalisés en mode Confidentialité (Privacy Mode) dans Notta Desktop ne deviennent pas automatiquement accessibles à Brain. Si les documents doivent rester sur l’appareil, ne les importez pas dans un outil d’IA en ligne. L’autorisation d’enregistrer un échange ne vaut pas automatiquement autorisation pour tous ses usages ultérieurs.