LEITFADEN FÜR AGENTUR-WORKFLOWS
Entscheidungen, Änderungen am Projektumfang und Zusagen an Kunden gehen häufig zwischen Kundenbetreuung und Projektteams verloren. Eine einheitliche Strategie für die Aufzeichnung von Gesprächen schafft Abhilfe: Legen Sie Regeln zur Einwilligung fest, zeichnen Sie jedes zulässige Gespräch über den passenden Weg auf, prüfen Sie die Quelle und erstellen Sie daraus eine geprüfte Übergabe – nicht nur ein Transkript. Ich bin Judy aus dem Notta-Redaktions- und Content-Recherche-Team. Dieser Leitfaden basiert auf den dokumentierten Aufzeichnungs-, Prüf- und Übergabe-Workflows von Notta. Er richtet sich an Agenturleitungen, Kundenbetreuungsteams, Strateginnen und Strategen sowie Projektverantwortliche. Kurz gesagt: Zeichnen Sie Gespräche einheitlich auf, prüfen Sie die Quelle und geben Sie nur bestätigte nächste Schritte weiter.
Eine einheitliche Strategie für die Aufzeichnung von Gesprächen ist ein gemeinsamer Agenturprozess, mit dem zulässige Kundengespräche aufgezeichnet, Aussagen überprüft und verifizierter Kontext in die Projektarbeit übernommen wird. So können Kundenbetreuung, Strategie und Projektteams bestätigte Entscheidungen von Vorschlägen oder offenen Fragen unterscheiden. Kurz gesagt: Wählen Sie die passende Aufzeichnungsmethode, prüfen Sie die Quelle und geben Sie bestätigten Kontext mit klaren Verantwortlichen und nächsten Schritten weiter.
Gespräche sind eine unterschätzte Unternehmensressource. Ihr Wert entsteht dadurch, dass Entscheidungen und Kontext über das Gespräch hinaus erhalten bleiben – nicht allein dadurch, dass Aufzeichnungen gesammelt werden.
Notta Web unterstützt die Aufzeichnung von Online-Meetings mit Notta Bot. Notta Desktop unterstützt die Aufzeichnung mit und ohne Bot. Der bot-freie Workflow ist eine Funktion von Notta Desktop: Starten Sie ihn dort – ganz ohne Meeting-Link oder Bot-Einladung.
Nutzen Sie für Workshops und Interviews einen unterstützten Mikrofon-Workflow im Web oder auf dem Mobilgerät oder zeichnen Sie mit persönliche Kundengespräche und Notta Memo auf. Die vier MEMS-Mikrofone dienen der Aufzeichnung persönlicher Gespräche. Das einzelne Knochenleitungsmikrofon ist für Telefongespräche vorgesehen, wenn es an der Rückseite eines Telefons befestigt wird.
Prüfen Sie das Transkript und erstellen Sie für ein einzelnes Gespräch ein KI-Protokoll. Nutzen Sie anschließend Notta Brain – die KI-Engine für die Umsetzung von Meetings –, um ausgewählte Gespräche und Dateien zu vergleichen oder ein kundenfertiges Deliverable zu entwerfen. Machen Sie Quellenpassagen, Genehmigungsstatus und offene Fragen sichtbar.
Eine einheitliche Dokumentation hilft Teams herauszufinden, warum sich eine Anfrage geändert hat, wer sie eingebracht hat und was noch genehmigt werden muss. Notta führt Online-, persönliche, mobile, Desktop- und hochgeladene Gespräche in einem umfassenden Aufzeichnungs-Workflow zusammen.
Befolgen Sie eine einheitliche Regel: Zeichnen Sie nur mit Einwilligung auf, prüfen Sie die Quelle und geben Sie die Übergabe erst nach der Freigabe weiter.
Wenn Ihr Team einen einheitlichen Ausgangspunkt braucht, nutzen Sie einen Workflow für Kundengesprächszusammenfassungen und nächste Schritte, bei dem die Quelle zusammen mit der Zusammenfassung erhalten bleibt.
Was zu tun ist: Legen Sie fest, welche Gespräche aufgezeichnet werden dürfen, wie die Einwilligung eingeholt wird, wer die einzelnen Aufzeichnungen prüfen darf und wie sie aufbewahrt oder geteilt werden. Prüfen Sie zuerst die Kundenvereinbarungen und die internen Richtlinien Ihrer Organisation.
Das Ziel ist erreicht, wenn Kundenbetreuung und Projektteams die Regeln zur Aufzeichnung, zum Zugriff und zum Teilen für ein Projekt erklären können.
Vermeiden Sie: Zeichnen Sie nicht automatisch jedes Gespräch auf, ohne vorher Einwilligung und Zweck zu prüfen.
Was zu tun ist: Nutzen Sie für Online-Meetings Notta Bot über Notta Web oder Desktop, sofern Meeting und Organisation dies zulassen. Richten Sie den Bot vor dem Meeting ein. Wenn Sie ihn manuell einladen, warten Sie, bis das Meeting begonnen hat, fügen Sie den Meeting-Link in Notta ein und prüfen Sie, ob der Bot beigetreten ist und die Aufzeichnung läuft. Ist ein Bot ungeeignet, starten Sie die bot-freie Aufzeichnung direkt in Notta Desktop. Dafür benötigen Sie weder einen Meeting-Link noch eine Bot-Einladung. Bei der standardmäßigen bot-freien Aufzeichnung werden Systemaudio und Mikrofoneingabe lokal erfasst und anschließend zur Echtzeit-Transkription hochgeladen.
Das Ziel ist erreicht, wenn der gewählte Weg zulässig ist, die Quelle aufgezeichnet wird und das Team weiß, wo die Aufzeichnung zu finden ist.
Vermeiden Sie: Setzen Sie bot-freie Aufzeichnung nicht mit einem Offline-Workflow gleich. Die lokale Offline-Transkription ist ein separater Workflow im Pro Privacy Mode.
Wenn Sie einen gezielten Workflow zur bot-freien Desktop-Aufzeichnung beschreiben, weisen Sie im Teamleitfaden klar darauf hin, dass er in Notta Desktop verfügbar ist und nicht als bot-freie Option in Notta Web.
Was zu tun ist: Nutzen Sie für Workshops und Interviews einen genehmigten Mikrofon-Workflow im Web oder auf dem Mobilgerät oder verwenden Sie Notta Memo. Memo hat vier MEMS-Mikrofone für persönliche Gespräche und ein Knochenleitungsmikrofon für Telefongespräche, wenn es an der Rückseite eines Telefons befestigt wird. Laden Sie frühere Audio- oder Videoaufnahmen in einem unterstützten Medienformat wie WAV, MP3, M4A, MP4 oder MOV hoch. Verwenden Sie einen unterstützten Link nur, wenn Sie darauf zugreifen dürfen und die erforderliche Einwilligung vorliegt.
Das Ziel ist erreicht, wenn die Aufzeichnung dem richtigen Kunden, Projekt, Datum und Aufzeichnungsweg zugeordnet ist.
Vermeiden Sie: Verwenden Sie PDFs nicht als Transkriptionsquelle. PDFs dienen der Analyse mit Notta Brain. Für die Transkription werden unterstützte Audio- und Videodateien benötigt.
Ein strukturiertes Interview-Transkript sollte Fachbegriffe, Beispiele und Quellenpassagen zur Prüfung verfügbar halten, statt sich auf eine kurze Paraphrase zu stützen.
Was zu tun ist: Prüfen Sie Namen, Datumsangaben, Zahlen, Fachbegriffe, Sprecherbezeichnungen und Aussagen, die den Projektumfang verändern könnten. Nutzen Sie Zeitstempel und Wiedergabe, um wichtige Passagen erneut anzuhören. Sprecherbezeichnungen helfen dabei, Beiträge zu ordnen, bestätigen aber nicht die Identität der sprechenden Person. Bei der Zuordnung durch einen Bot können Personen zusammengefasst werden, die dasselbe Konto verwenden.
Das Ziel ist erreicht, wenn sich wichtige Kundenaussagen auf relevante Quellenpassagen zurückführen lassen und alle Korrekturen am Transkript nachvollziehbar sind.
Vermeiden Sie: Übernehmen Sie unsichere Namen, Beträge oder Freigaben nicht als Fakten, bevor Sie Audio oder Video geprüft haben.
Teams können die Prüfung von Transkripten und Sprecherbezeichnungen standardisieren, damit wichtige Details besonders sorgfältig kontrolliert werden.
Was zu tun ist: Nutzen Sie das KI-Protokoll, um ein einzelnes Transkript nach Themen, Entscheidungen, Fragen oder Aktionen zu strukturieren. Dafür sind mindestens 200 Zeichen im Transkript erforderlich. Verwenden Sie anschließend Notta Brain – die KI-Engine für die Umsetzung von Meetings – mit ausgewählten Gesprächen und relevanten Dateien, um Änderungen, Unterschiede und fehlenden Kontext zu erkennen. In der Webversion kann Brain PDFs, Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien sowie unterstützte Bilddateien analysieren. Diese dienen der Analyse und sind keine Audio- oder Videodateien für die Transkription.
Das Ziel ist erreicht, wenn die Zusammenfassung ein einzelnes Gespräch abdeckt und Erkenntnisse aus mehreren Gesprächen zeigen, welche Quelle die jeweiligen Punkte belegt.
Vermeiden Sie: Stellen Sie automatisch erstellte Aktionen nicht als zugewiesen, angenommen oder abgeschlossen dar, solange dies nicht von einer Person bestätigt wurde.
Ein hilfreicher Prozess für KI-Protokolle hält ungeklärte Zuständigkeiten und Fristen fest, statt fehlende Angaben zu ergänzen, die aus der Quelle nicht hervorgehen.
Was zu tun ist: Fügen Sie Kunde, Projekt, Meeting-Datum und Quelldatei hinzu sowie Kundenbedarf und Begründung, ursprüngliche Anfrage, freigegebene Richtung, vorgeschlagene Änderungen, widersprüchliches Feedback, Abhängigkeiten, Abnahmekriterien, offene Fragen, bestätigte Verantwortliche und Zeitangaben, relevante Transkriptpassagen und die nächste erforderliche Freigabe.
Das Ziel ist erreicht, wenn ein Teammitglied aus der Umsetzung erkennen kann, was sich geändert hat, was freigegeben ist und worauf noch eine Antwort des Kunden aussteht.
Vermeiden Sie: Stellen Sie eine spätere Anfrage nicht als genehmigte Änderung des Projektumfangs dar, wenn die Quelle dies nicht belegt.
Halten Sie bei wiederholbaren Kundenübergaben in Agenturen die ursprüngliche Anfrage neben späteren Präzisierungen fest, damit das Projektteam den gesamten Verlauf nachvollziehen kann.
Was zu tun ist: Bestätigen Sie vor dem Teilen den Inhalt, die Empfänger, die Zugriffsebene, die verantwortliche Person und den Freigabestatus. Je nach Tarif und Berechtigungen unterstützt Notta das Teilen von Aufzeichnungen und Ordnern, Transkriptausschnitten, Kommentaren und Erwähnungen sowie Downloads. Prüfen Sie die Berechtigungen am Zielort, wenn Inhalte mit einem Team-System verknüpft werden.
Das Ziel ist erreicht, wenn die Empfänger auf die freigegebene Aufzeichnung oder das Deliverable zugreifen können und die Übergabe eine klare Zuständigkeit und einen nächsten Schritt enthält.
Vermeiden Sie: Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Integration Aufgaben automatisch freigibt, zuweist, überprüft oder abschließt.
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Notta Bot tritt dem Gespräch nicht bei | Einrichtungsfehler, fehlender Meeting-Zugriff, Host-Berechtigungen oder Organisationseinstellungen können den Beitritt verhindern. | Prüfen Sie den Zugriff und die Host-Regeln. Sobald das Meeting begonnen hat, fügen Sie den Link in Notta ein und kontrollieren Sie, ob der Bot beitritt und die Aufzeichnung startet. |
| Die bot-freie Aufzeichnung wurde nicht gestartet | Das Team hat einen Web-Workflow verwendet oder versucht, einen Bot einzuladen, statt die bot-freie Aufzeichnung in Desktop zu starten. | Öffnen Sie Notta Desktop und starten Sie die bot-freie Aufzeichnung dort. Bei diesem Vorgehen ist weder ein Meeting-Link noch eine Bot-Einladung erforderlich. |
| Namen oder Begriffe im Transkript sind unklar | Akustische Bedingungen, gleichzeitiges Sprechen oder spezielle Fachbegriffe können die Transkription beeinflussen. | Hören Sie den Abschnitt anhand des Zeitstempels erneut an, korrigieren Sie den Wortlaut und halten Sie bei wichtigen Details die Quellenpassage fest. |
| Eine Zusammenfassung stellt eine Anfrage als genehmigt dar | In einer Zusammenfassung können die Unterschiede zwischen Vorschlag, Entscheidung und offener Frage verwischt werden. | Gleichen Sie den Punkt mit der Quelle ab und kennzeichnen Sie seinen Status, bevor Sie die Übergabe weitergeben. |
| Eine Antwort von Brain berücksichtigt eine Projektdatei nicht | Die Datei ist möglicherweise nicht im ausgewählten Kontext enthalten oder befindet sich an einem anderen Speicherort. | Prüfen Sie, ob die richtige Datei in der Sitzung oder Bibliothek verfügbar ist. Stellen Sie die Frage anschließend erneut und überprüfen Sie die angegebene Quelle. |
| Eine geteilte Aufzeichnung ist nicht zugänglich oder veraltet | Link-Einstellungen, Empfängerzugriff, Berechtigungen am Zielort oder eine heruntergeladene Kopie können voneinander abweichen. | Prüfen Sie die aktuellen Zugriffseinstellungen und den Empfänger. Teilen Sie anschließend die neueste freigegebene Version über den passenden Weg. |
Für SEO- und Content-Teams kann ein wiederverwendbares Briefing für ein Experteninterview Definitionen, Beispiele, Terminologieprüfungen und Fragen an Fachleute enthalten. Notta kann dabei helfen, Wissen aus Quellen sichtbar zu machen. Das Tool ermittelt jedoch weder Suchvolumen noch Rankings, Crawling-Ergebnisse oder den SEO-Beitrag.
Notta ist eine KI-gestützte Plattform für produktive Meetings. Sie eignet sich für Teams, die mehr als nur eine Aufzeichnung benötigen. Agenturen können damit Online- und persönliche Gespräche aufzeichnen, in durchsuchbaren Text umwandeln und ausgewählte Meeting-Inhalte und Dateien zur Vorbereitung strukturierter Arbeit nutzen. Die Mission lautet: „Den wahren Wert gesprochener Worte erschließen.“ Ziel ist intelligente Unterstützung im Gesprächsalltag: nützlicher Kontext, der in die reguläre Arbeit der Agentur einfließt.
Hinweis zur Planung: Die für diesen Leitfaden bereitgestellten Produktinformationen wurden am 30. September 2026 aktualisiert. Die angegebenen monatlichen Äquivalente bei jährlicher Zahlung waren: kostenlos für Free, €7,00 pro Monat für Pro, €15,83 pro Sitzplatz und Monat für Business sowie individuelle Preise für Enterprise. Laut Quelle umfasst Free 120 Transkriptionsminuten pro Monat, Pro 1.800 und Business unbegrenzte Transkription. Prüfen Sie vor dem Kauf die aktuellen Preise, Kontingente und Bedingungen.
Datenschutzhinweis: Die standardmäßige bot-freie Aufzeichnung und der Pro Privacy Mode sind unterschiedliche Workflows. Privacy Mode unterstützt die lokale Offline-Transkription mit einem unterstützten Modell und speichert Aufzeichnungen im ausgewählten lokalen Arbeitsbereich. Cloud-Zusammenfassungen, Brain, Synchronisierung und die reguläre Zusammenarbeit sind eingeschränkt oder pausiert.
Nutzen Sie Notta, wenn Ihr Team einen gemeinsamen Weg vom Gespräch zu geprüftem Wissen benötigt. Das Tool ersetzt weder die Einwilligung noch die Prüfung der Quelle, die Freigabe durch den Kunden oder die Zuständigkeit im Projektmanagement.
Es handelt sich um einen gemeinsamen Prozess, mit dem zulässige Kundengespräche aufgezeichnet, die Quelle geprüft und verifizierter Kontext in die Agenturarbeit übernommen wird. Dazu gehört mehr als nur die Aufzeichnung: Teams legen Berechtigungen fest, wählen einen Aufzeichnungsweg, prüfen Transkripte, fassen Inhalte sorgfältig zusammen und bestätigen Entscheidungen, bevor sie eine Übergabe verteilen. Ziel ist eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Kunden- und Projektteams.
Die bot-freie Meeting-Aufzeichnung ist in Notta Desktop verfügbar. Starten Sie den Workflow direkt in der Desktop-App. Dafür benötigen Sie weder einen Meeting-Link noch eine Einladung für einen Notta Bot. Bei der standardmäßigen bot-freien Aufzeichnung werden Systemaudio und Mikrofoneingabe erfasst und anschließend zur Echtzeit-Transkription hochgeladen. Der Pro Privacy Mode ist ein separater Workflow für die lokale Offline-Transkription.
Nein. KI-Protokolle können ein Transkript zu einer hilfreichen Zusammenfassung strukturieren. Eine automatisch erstellte Zusammenfassung belegt jedoch nicht, dass eine Anfrage genehmigt oder eine Aktion angenommen wurde. Prüfen Sie wichtige Punkte anhand der Originalaufzeichnung und halten Sie ungeklärte Fragen, fehlende Verantwortliche und widersprüchliches Feedback fest. Geben Sie die Übergabe erst weiter, wenn die zuständige Person sie geprüft hat.
Ja. Sie können PDFs zur Analyse und zum Verständnis von Dateien in Notta Brain hochladen. Unterstützt werden außerdem Office-Dateien und Bilder. Das ist von Uploads zur Audio- und Videotranskription getrennt, für die unterstützte Medienformate wie WAV, MP3, M4A, MP4 und MOV verwendet werden. Nutzen Sie den Dateityp, der zur jeweiligen Aufgabe passt.
Nein. Bei der standardmäßigen bot-freien Aufzeichnung werden Systemaudio und Mikrofoneingabe lokal erfasst und anschließend zur Echtzeit-Transkription hochgeladen. Der Pro Privacy Mode ist ein separater Workflow, der mit einem unterstützten Modell die lokale Offline-Transkription ermöglicht und Aufzeichnungen sowie Transkripte im ausgewählten lokalen Arbeitsbereich speichert. Cloud-Zusammenfassungen, Brain und Synchronisierung sind in diesem Modus eingeschränkt.
Eine einheitliche Strategie für die Aufzeichnung von Agenturgesprächen verbindet Einwilligung, Aufzeichnung, Quellenprüfung, Kontext und Freigabe. Wenn Kundenbetreuung und Projektteams erkennen können, was der Kunde angefragt hat, was sich geändert hat und was noch offen ist, gehen weniger Entscheidungen zwischen Meetings verloren. Beginnen Sie mit einem Projekt, dokumentieren Sie die Regeln für Aufzeichnung und Übergabe und verbessern Sie den Prozess gemeinsam mit Ihrem Team. Notta kann dabei helfen, Gespräche in durchsuchbares Wissen und nützliche Entwürfe zu verwandeln, die anschließend von Menschen geprüft werden.