Comment créer une infographie de réunion, étape par étape

Qu’est-ce qu’une infographie de réunion ?

Une infographie de réunion est une synthèse visuelle des résultats les plus importants de votre réunion, réunis dans une image facile à parcourir. Elle utilise des icônes, des graphiques, des sections de différentes couleurs et des textes courts. Vous pouvez ainsi repérer en un coup d’œil les décisions, les actions à mener, leurs responsables et les échéances.

Voyez-la comme la version visuelle d’un compte rendu de réunion. Les notes classiques sont longues, très textuelles et souvent ignorées. Une infographie présente le même contenu dans un format qui se parcourt en 30 secondes, au lieu de demander 10 minutes de lecture.

Voici quelques utilisations courantes :

• Informer les parties prenantes. Partagez la synthèse d’une réunion de projet avec les responsables qui n’y ont pas assisté.
• Faire un récapitulatif pour un client. Envoyez une synthèse visuelle soignée après une réunion client ou un appel commercial.
• Mettre l’équipe sur la même longueur d’onde. Partagez un document d’une page après une réunion de lancement pour que chacun sache qui fait quoi.
• Résumer les points d’équipe hebdomadaires. Remplacez les notes de réunion que personne ne lit dans Slack par une vue d’ensemble visuelle.

Pourquoi transformer votre réunion en infographie ?

Vous prenez déjà des notes de réunion. Pourquoi aller plus loin et les transformer en infographie ?

Parce que personne ne lit vos notes.

Les recherches montrent que 65 % des personnes apprennent mieux grâce aux visuels. Le cerveau humain traite les infographies 60 000 fois plus vite que le texte brut. Au travail, une synthèse visuelle de réunion a 30 fois plus de chances d’être lue qu’un document texte enfoui dans un fil Slack.

Voici ce qui change lorsque vous partagez une infographie de réunion plutôt que des notes brutes :

• Les décisions restent en mémoire. Une décision importante placée dans un encadré coloré, à côté du nom de son responsable, se retient. Enfouie dans le septième paragraphe d’un Google Doc, elle passe inaperçue.
• Les actions sont réalisées. Une liste visuelle d’actions avec des responsables et des échéances clarifie les engagements. Une puce dans une longue transcription permet plus facilement de dire qu’on ne l’avait pas vue.
• Les collègues absents se mettent à jour plus vite. Une infographie d’une page donne une vue d’ensemble en 30 secondes. Un enregistrement de 45 minutes leur donne une excuse pour « le regarder plus tard » (ce qu’ils ne feront pas).
• Les clients perçoivent votre professionnalisme. Envoyer une infographie aux couleurs de votre entreprise après une réunion client montre que vous prenez la relation au sérieux. Envoyer des notes brutes donne l’impression inverse.

Que faut-il inclure dans une infographie de réunion ?

Avant de commencer la mise en page, déterminez le contenu à intégrer. Une bonne infographie de réunion comprend les éléments suivants :

Limitez-vous à une page. Si vous en avez besoin de plusieurs, vous incluez trop d’informations. Le but est de faire ressortir l’essentiel, pas de tout reprendre.

Comment créer une infographie de réunion à la main

Si vous préférez maîtriser entièrement la conception, voici comment créer votre infographie à partir de zéro avec Canva, Piktochart ou Visme.

1. Rassemblez vos notes de réunion

Réunissez votre compte rendu, votre transcription ou vos notes manuscrites. Repérez les décisions clés, les actions et les données à mettre en avant. Si vos notes sont désorganisées, prenez 5 à 10 minutes pour les classer selon les six éléments du tableau ci-dessus.

2. Choisissez un outil de conception

Choisissez une plateforme adaptée à votre niveau. Canva convient bien aux débutants grâce à son interface par glisser-déposer. Piktochart et Visme proposent davantage de modèles spécialement conçus pour les infographies. Tous trois proposent une formule gratuite.

3. Sélectionnez un modèle

Recherchez des modèles avec les termes « résumé de réunion », « compte rendu de réunion » ou « infographie professionnelle ». Privilégiez les mises en page avec des sections pour les titres, les listes à puces et les blocs d’icônes. Vous pouvez partir d’une page vierge, mais cela ajoute 20 à 30 minutes.

4. Ajoutez votre contenu

Remplacez les textes d’exemple par les informations de votre réunion. Suivez cet ordre de haut en bas : titre, participants, décisions clés, actions, points marquants des échanges, prochaines étapes. Utilisez des formulations courtes plutôt que des phrases complètes.

5. Hiérarchisez les informations visuellement

Utilisez la couleur pour séparer les sections. Faites ressortir les décisions et les actions avec du texte en gras ou des fonds colorés. Associez des icônes aux catégories : une coche pour les actions, une ampoule pour les idées, un calendrier pour les échéances. Limitez-vous à deux polices.

6. Relisez et exportez

Vérifiez les fautes de frappe, les responsables des actions et les échéances. Assurez-vous que l’infographie se comprend en un coup d’œil. Exportez-la en PNG pour Slack et les e-mails, ou en PDF pour une diffusion formelle.

Temps total : 45 à 60 minutes (si vos notes de réunion sont déjà organisées).

La conception manuelle vous permet de maîtriser directement les formulations, la mise en page et l’identité visuelle. Une fois votre modèle prêt, dupliquez-le pour les réunions suivantes. Vous pourrez mettre à jour le contenu sans refaire toute la conception.

Comment créer une infographie de réunion avec l’IA

Et si vous pouviez passer directement de l’enregistrement d’une réunion à une infographie terminée, sans vous occuper de la conception ?

C’est exactement ce que fait Notta Brain. Notta Brain, le moteur d’exécution des réunions par l’IA de Notta, crée de manière autonome une infographie claire à partir de votre transcription. Pas besoin de compétences en design, de chercher un modèle ou de copier-coller entre plusieurs outils.

Voici les étapes à suivre :

1. Enregistrez et transcrivez votre réunion

Notta, une plateforme de productivité des réunions basée sur l’IA, propose plusieurs façons d’enregistrer votre réunion. Un bot rejoint automatiquement Zoom, Microsoft Teams, Google Meet ou Webex pour la transcrire en temps réel. Notta Desktop, une application d’enregistrement de réunions sans bot, enregistre localement sans aucun délai. Vous pouvez aussi importer des enregistrements existants. Toutes ces méthodes produisent une transcription dans laquelle vous pouvez effectuer des recherches, avec identification des intervenants dans 58 langues et plus.

2. Obtenez un résumé de la réunion

Une fois la réunion terminée, Notta crée un résumé par IA. Il fait ressortir les décisions clés, les actions et leurs responsables, les points importants et les prochaines étapes. Vous pouvez aussi utiliser des modèles IA personnalisés pour respecter le format préféré de votre équipe.

3. Créez l’infographie avec Notta Brain

Ouvrez Notta Brain, le moteur d’exécution des réunions par l’IA de Notta, et demandez-lui de créer une infographie à partir de votre réunion. Brain lit l’ensemble de la transcription et du résumé, repère les informations essentielles et construit une infographie claire. Vous pouvez aussi utiliser @ pour faire référence à plusieurs réunions ou fichiers importés. Brain les réunit dans une infographie qui synthétise les enseignements de ces différentes sources.

4. Exportez et partagez

Chaque infographie créée par Notta Brain est entièrement modifiable. Ajustez le contenu, réorganisez les sections ou changez l’angle choisi. Exportez ensuite le résultat et partagez-le avec votre équipe ou vos clients.

Temps total : moins de 2 minutes entre la fin de la réunion et l’infographie terminée.

Notta crée aussi des présentations, des rapports, des brouillons d’e-mails, des listes d’actions, des fichiers Excel et bien d’autres livrables à partir du même contenu. Chaque résultat est prêt à l’emploi et peut être envoyé directement à un client ou à une partie prenante. Les formules Free et Pro incluent 1 000 crédits IA gratuits par mois. Une option à 93,59 dollars US/an donne accès à 8 000 crédits par mois. Les crédits ne sont facturés que pour les résultats générés avec succès.

Si vous avez déjà des notes écrites, utilisez l’outil Notta Notes to Infographic. Il permet de transformer directement des notes en visuels professionnels en quelques secondes. Collez simplement votre texte dans l’outil : il génère instantanément votre infographie.

Vos données de réunion restent sécurisées grâce à la conformité SOC 2 Type II, ISO 27001, RGPD, CCPA et HIPAA, ainsi qu’au chiffrement AES-256. Les données des utilisateurs ne sont jamais utilisées pour entraîner l’IA.

IA ou méthode manuelle : laquelle choisir ?

Pour une infographie ponctuelle où l’identité visuelle compte jusque dans le moindre pixel, la méthode manuelle convient. Pour les autres besoins, comme les réunions d’équipe hebdomadaires, les récapitulatifs clients ou les points projet, l’IA l’emporte. Elle vous fait gagner plus de 40 minutes par réunion et assure la cohérence des résultats.

La comparaison ne porte pas seulement sur le temps gagné. Elle porte aussi sur ce que vous faites des 43 à 58 minutes récupérées. C’est presque une heure par réunion que vous pouvez consacrer au travail qui en découle.

7 conseils pour de meilleures infographies de réunion

Que vous choisissiez la méthode manuelle ou l’IA, ces conseils vous aideront à améliorer vos résultats :

1. Commencez par les décisions, pas par les échanges. Votre public veut savoir ce qui a été décidé et ce qui se passe ensuite. Placez les décisions et les actions dans la moitié supérieure. Le contexte vient en bas, ou peut être supprimé.

2. Une seule page, toujours. Si votre infographie déborde sur une deuxième page, elle contient trop d’informations. Supprimez la section la moins importante. Une infographie de réunion est une synthèse, pas une transcription.

3. Nommez les responsables. Chaque action doit être accompagnée du nom d’une personne. « Mettre à jour la feuille de route » exprime un souhait. « Sarah : mettre à jour la feuille de route d’ici le 22 avril » est un engagement.

4. Utilisez la couleur pour structurer, pas pour décorer. Attribuez une couleur à chaque type de section : bleu pour les décisions, vert pour les actions, gris pour le contexte. Le regard repère immédiatement les différentes informations. Évitez de dépasser 3 ou 4 couleurs.

5. Indiquez la date et le titre de la réunion. Cela semble évident. Pourtant, de nombreuses infographies de réunion deviennent inutilisables une semaine plus tard, car personne ne sait à quelle réunion elles correspondent.

6. Adaptez la conception au canal de partage. Vous partagez sur Slack ? Privilégiez une mise en page verticale et du texte assez grand pour une lecture sur mobile. Vous envoyez un e-mail à un client ? Choisissez une présentation plus formelle, aux couleurs de votre entreprise.

7. Créez un modèle une fois, réutilisez-le ensuite. Avec la méthode manuelle, préparez un bon modèle et dupliquez-le pour chaque réunion. Avec Notta Brain, l’IA s’en charge en conservant une structure cohérente d’une réunion à l’autre.

Questions fréquentes

Peut-on créer une infographie de réunion gratuitement ?

Oui. Canva, Piktochart et Visme proposent des formules gratuites avec des modèles. La formule Free de Notta inclut 1 000 crédits IA par mois pour Notta Brain, qui peut créer des infographies à partir de vos transcriptions. Notta propose aussi un essai gratuit de 7 jours de la formule Business pour les équipes.

Comment transformer une transcription de réunion en infographie ?

Deux options s’offrent à vous. À la main : extrayez les décisions clés et les actions de la transcription, puis créez l’infographie dans Canva. Cela prend 45 à 60 minutes. Avec l’IA : utilisez Notta Brain, le moteur d’exécution des réunions par l’IA de Notta, pour créer une infographie claire à partir de votre transcription en moins de 2 minutes.

Quel est le meilleur outil pour créer des infographies de réunion ?

Pour la conception manuelle, Canva est l’option la plus simple. Pour créer des infographies par IA à partir d’enregistrements de réunion, Notta se distingue sans équivalent. Il réunit transcription en temps réel, résumés de réunion par IA et création d’infographies dans un même processus. Notta Brain produit des infographies, présentations, rapports et autres livrables prêts à partager à partir du contenu de vos réunions.

Combien de temps faut-il pour créer une infographie de réunion ?

À la main, avec un outil de conception : 45 à 60 minutes par infographie, si vos notes sont déjà organisées. Avec Notta Brain : moins de 2 minutes entre la fin de la réunion et l’infographie terminée. Pour les équipes qui ont plusieurs réunions par semaine, l’IA permet de gagner 3 à 5 heures chaque semaine.