La transcription bilingue pour les agences et les équipes en relation client
Utilisez la transcription bilingue pour conserver les échanges dans les deux langues d’une réunion client, sans prendre deux séries de notes. Votre agence dispose d’une seule transcription à consulter et à partager. La traduction, facultative, vous aide à lire les passages dans l’autre langue. Avec Notta, transformez ensuite cette conversation en brief d’équipe ou en message de suivi client, plutôt que de rédiger de mémoire.
À quoi sert la transcription bilingue pour une agence ?
La transcription bilingue vous aide à participer pleinement à la conversation avec votre client tout en conservant une trace des deux langues parlées. Elle est particulièrement utile lorsque l’agence et son client changent de langue pendant une réunion de découverte, une discussion de campagne ou un point projet.
La transcription bilingue de Notta retranscrit les deux langues dans un même enregistrement. Pour votre agence, cela signifie :
- Plus d’attention pour le client. Laissez Notta transcrire pendant que vous posez vos questions et échangez des idées, au lieu d’essayer de tout noter.
- Un seul endroit pour retrouver les échanges. Consultez les passages en anglais et en japonais d’une réunion sans devoir réunir des notes séparées.
- Une transmission plus simple à votre équipe. Vos collègues peuvent consulter la transcription, le texte traduit ou un résumé concis, sans compter sur le responsable de compte pour leur raconter la réunion.
La distinction est simple : la transcription met par écrit ce qui est dit dans chaque langue ; la traduction rend ce texte lisible dans une autre langue. Choisissez la transcription bilingue lorsque deux langues sont parlées, puis ajoutez la traduction si vous en avez besoin.
Comment utiliser Notta pour les réunions clients bilingues en agence ?
Choisissez les deux langues parlées, enregistrez la conversation et utilisez le résultat pour préparer le suivi dont votre équipe a besoin. Cette méthode intègre la transcription bilingue au travail quotidien de votre agence avec ses clients.
1. Choisissez les langues et le suivi à préparer
Déterminez les deux langues qui seront parlées et ce que vous souhaitez tirer de la réunion. Une réunion de découverte peut déboucher sur un brief d’équipe. Un point de campagne peut nécessiter un court e-mail au client et une liste des prochaines actions.
Convenez avec le client des modalités d’enregistrement et de partage, dans le respect des règles de consentement applicables et des politiques des deux équipes. Vous pouvez alors vous concentrer sur la discussion en sachant à quoi serviront les notes.
2. Sélectionnez les deux langues parlées dans Notta
Pour une réunion client en ligne, ouvrez Record online meeting dans la version web de Notta. Choisissez Bilingual transcription, sélectionnez les deux langues qui seront parlées, puis saisissez le lien de la réunion pour que le bot puisse la rejoindre. Vérifiez que le bot a été admis et que l’enregistrement a commencé.
Sélectionnez les langues que les participants parleront, et non celle dans laquelle vous souhaitez rédiger le résumé final. Notta permet de transcrire deux langues parmi 23 langues disponibles. Le guide de l’enregistrement bilingue explique les réglages.
Choisissez une formule et un quota de transcription bilingue adaptés à la durée et à la fréquence de vos réunions clients. Avec la formule gratuite, les enregistrements sont limités à trois minutes. Elle ne convient donc pas à l’enregistrement d’une réunion client complète.
3. Suivez la conversation au lieu de tout noter
Une fois l’enregistrement lancé, laissez Notta s’occuper de la transcription et concentrez-vous sur votre client. Vous pouvez approfondir une question ou explorer une nouvelle idée plutôt que de chercher à noter chaque phrase.
Si vous avez besoin d’aide pour lire l’autre langue, activez Bilingual Translation pour afficher le texte traduit pendant la réunion. Par exemple, un responsable de compte anglophone peut lire la traduction pendant qu’un client explique ses retours en japonais.
4. Retrouvez ce dont votre équipe a besoin sans réécouter toute la réunion
Consultez la transcription lorsqu’un collègue vous interroge sur un sujet abordé pendant la réunion. Recherchez la campagne, le produit ou la page concernés au lieu de réécouter tout l’enregistrement.
Pour une question plus large, interrogez Notta Brain, la fonction d’IA intégrée à Notta, sur la réunion sélectionnée. Par exemple : « Quelles modifications le client a-t-il demandées pour la page d’accueil ? » Vous obtenez une base ciblée à transmettre à l’équipe, plutôt que de la reconstituer de mémoire.
5. Transformez la conversation en suivi utile
Demandez à Notta de préparer le document choisi au départ : un e-mail client, un brief créatif ou une liste d’actions. Précisez à qui il s’adresse et le niveau de détail nécessaire.
Par exemple : « À partir de cette réunion, rédige un court message de suivi client avec les principales décisions, les prochaines actions et les questions en suspens. » Votre équipe part d’un brouillon fondé sur la conversation plutôt que d’une page blanche.
Relisez rapidement le brouillon avant de l’envoyer, en vérifiant surtout les éléments qui ont un effet sur le travail à réaliser. Clarifiez les points incertains avec le client : un brouillon généré par l’IA ne vaut pas validation du client.
Exemple : transformer une réunion de campagne bilingue en brief d’équipe
Une transcription en deux langues offre à votre agence une base commune pour le brief, le suivi et la prochaine réunion.
Imaginons une réunion de campagne fictive en anglais et en japonais. L’agence présente des idées de pages de destination en anglais. Le client explique les préférences de son public et donne ses retours créatifs en japonais.
| Besoin de l’équipe | Comment utiliser le contenu de la réunion | Résultat obtenu |
|---|---|---|
| Des orientations pour l’équipe créative | Demandez à Notta de rassembler les objectifs liés au public cible et les modifications demandées. | Un premier brief, sans réunir manuellement deux séries de notes. |
| Un suivi client | Demandez un court résumé de la discussion et des prochaines actions. | Un brouillon d’e-mail à adapter et à envoyer. |
| Du contexte pour un collègue absent | Partagez la transcription ou le résumé pertinent avec les destinataires autorisés. | Un document de référence à consulter sans organiser une nouvelle réunion de transmission. |
Le responsable de compte n’est plus le seul relais entre la réunion et l’équipe chargée du projet. Les échanges dans les deux langues sont réunis dans une même transcription, que l’agence peut réutiliser pour différentes tâches.
Comment les agences informatiques, marketing et SEO peuvent-elles utiliser ces résultats ?
Utilisez le contenu de la réunion bilingue pour préparer les informations à transmettre à votre équipe : brief de développement, orientations créatives ou point SEO.
Agences informatiques : donnez aux développeurs le contexte client
À partir de la discussion, préparez une synthèse des besoins avec les objectifs du client, les fonctionnalités demandées et les questions techniques en suspens. Les développeurs comprennent les raisons d’une demande, au lieu de recevoir une simple tâche transmise par le responsable de compte.
Par exemple, les explications du client sur l’utilisation d’un système par ses collaborateurs peuvent accompagner les modifications proposées par l’agence, même si ces échanges utilisent des langues différentes.
Agences de marketing digital : transformez les retours en orientations créatives
Réunissez dans un premier brief les observations du client sur son public, ses préférences de ton et ses idées de campagne. Les graphistes et les rédacteurs peuvent s’appuyer sur la discussion sans demander au responsable de compte de reconstituer chaque commentaire.
J’utiliserais ce document comme point de départ du travail créatif, plutôt que de considérer les commentaires traduits comme des textes publicitaires prêts à l’emploi.
Agences SEO : reliez les priorités du client au prochain point projet
Utilisez le contenu de la réunion pour rassembler les marchés, les pages et les sujets de contenu que le client souhaite privilégier. Associez la réunion sélectionnée au rapport de performance pertinent dans Notta pour préparer un point projet.
Conservez les requêtes de recherche et les URL d’origine à côté des explications traduites. Votre équipe pourra ainsi relier la discussion aux pages et aux données de recherche concernées.
Que permet Notta au-delà de la transcription bilingue ?
Notta aide votre agence à enregistrer les conversations, à comprendre les échanges et à produire le travail qui en découle. La transcription bilingue constitue une étape de ce processus.
Enregistrez de la façon qui convient à la réunion. En plus de l’enregistrement avec un bot, Notta Desktop propose l’enregistrement sans bot pour éviter d’ajouter un bot à la liste des participants. Recueillez le consentement nécessaire, quelle que soit l’option choisie. L’enregistrement sans bot standard chiffre et envoie l’audio à Notta pour la transcription ; il ne fonctionne pas hors ligne.
Créez le document ou la présentation dont le projet a besoin. Grâce à Notta Brain, Notta peut transformer les réunions et fichiers sélectionnés en documents Word, présentations PowerPoint et visuels. Partez d’une discussion de campagne pour préparer une présentation client, ou associez une réunion à des fichiers du projet pour rédiger un rapport. Vous disposez d’une base à retravailler, sans devoir créer toute la structure vous-même.
Reprenez là où la dernière réunion s’est arrêtée. Comparez les réunions et les fichiers de projet sélectionnés pour repérer l’évolution des priorités du client. Vous préparez ainsi la prochaine discussion sans relire chaque réunion séparément. Pour un exemple plus complet, découvrez comment transformer des transcriptions de réunions en livrables d’agence.
Consacrez plus de temps à votre client pendant la réunion et moins de temps ensuite à reconstituer vos notes. Commencez avec Notta pour transcrire les deux langues et transformer la conversation en documents utiles à votre équipe.
Questions fréquentes
Une seule transcription peut-elle contenir deux langues parlées ?
Oui. La transcription bilingue de Notta permet de sélectionner deux langues prises en charge et de les transcrire dans un même enregistrement. C’est utile lorsque l’agence et le client changent de langue pendant la réunion. La traduction bilingue facultative ajoute du texte traduit dans les modes en direct compatibles, sans modifier les langues que les participants peuvent parler.
La transcription bilingue est-elle la même chose que l’interprétation en direct ?
Non. La transcription bilingue met par écrit les paroles prononcées dans deux langues. L’interprétation en direct aide généralement les participants à comprendre les échanges oraux au fil de la conversation. Le mode bilingue de Notta peut fournir du texte traduit, mais ne doit pas être présenté comme un interprète oral. Prévoyez un accompagnement linguistique supplémentaire si les participants en ont besoin.
Que faire si une réunion client utilise plus de deux langues ?
La transcription bilingue de Notta est conçue pour deux langues parlées sélectionnées, et non pour une conversation multilingue sans restriction. Convenez de la paire principale avant la réunion. Si une troisième langue joue un rôle important, prévoyez un accompagnement linguistique adapté plutôt que de supposer que le même réglage transcrira correctement toutes les interventions.
Puis-je utiliser la transcription bilingue pour un enregistrement client existant ?
Oui. Vous pouvez importer un enregistrement audio ou vidéo et sélectionner deux langues parlées pour la transcription bilingue. Vous pouvez ainsi exploiter une réunion client existante sans la transcrire vous-même. Obtenez l’autorisation d’importer l’enregistrement. La transcription de fichiers importés n’inclut pas l’option de traduction bilingue en direct.
