So erstellen Agenturen mit KI aus Meeting-Transkripten Kundenbriefings und weitere Arbeitsergebnisse

Was können Agenturen mit KI aus Meeting-Transkripten erstellen?

Agenturen können mit KI aus Kundengesprächen Dokumente erstellen, die dem Team Orientierung geben, Fortschritte erklären oder Kunden bei einer Entscheidung unterstützen.

Notta Brain ist die integrierte KI-Funktion von Notta, die dich dabei unterstützt. Du kannst Briefings und Berichte entwerfen, Texte als Word-Dokumente herunterladen und PowerPoint-Präsentationen erstellen. Notta bietet auch visuelle Darstellungen wie Infografiken, Mindmaps und Tabellen, wenn sich Inhalte damit besser erklären lassen als mit einer weiteren Seite voller Notizen.

Beginne mit dem Ergebnis, das du brauchst, statt alle verfügbaren Formate auszuprobieren.

Ein Transkript kann erklären, warum der Kunde eine Änderung möchte. Allein belegt es aber nicht, dass eine Kampagne erfolgreich war. Wenn du Ergebnisse vorstellst, ergänze die tatsächlichen Kennzahlen und den zugehörigen Zeitraum.

So erstellst du mit Notta Brain aus Meeting-Transkripten Unterlagen für deine Agentur

Führe mit Notta die passenden Quellen zusammen, erstelle einen Entwurf und passe ihn an die Person an, die damit arbeiten wird. Diese fünf Schritte helfen dir, beim Projekt deines Kunden zu bleiben.

1. Relevante Gespräche und Projektdateien auswählen

Öffne Notta Brain im Browser und wähle mit @ die relevanten Meeting-Aufzeichnungen aus. Ergänze Projektunterlagen, die den nötigen Kontext liefern: den aktuellen Leistungsumfang, Markenrichtlinien oder eine Tabellendatei mit Kampagnenergebnissen.

Du kannst Dokumente wie Word-Dateien und PDFs hochladen und so auch vorhandene schriftliche Notizen einbeziehen. Wähle einen Kunden, ein Projekt und einen Berichtszeitraum aus, statt die KI auf alle Meetings anzusetzen.

Für ein Kampagnenbriefing wählst du beispielsweise das Kick-off-Gespräch, das letzte Feedbackgespräch und die aktuelle Leistungsbeschreibung aus. Ein älteres Angebot enthält möglicherweise Leistungen, denen der Kunde nicht zugestimmt hat. Gleiche es deshalb mit dem aktuellen Leistungsumfang ab.

Prüfe vor der KI-Nutzung, ob die Verarbeitung der Kundenunterlagen mit den Kundenvereinbarungen und den Richtlinien deiner Agentur vereinbar ist. Beachte bei neuen Aufnahmen die geltenden gesetzlichen Vorgaben und erforderlichen Einwilligungen. Unser englischer Ratgeber zu Meeting-Recordern für Kundengespräche in Agenturen hilft dir bei der Auswahl eines Aufnahmetools.

2. Zielgruppe und Zweck des Ergebnisses festlegen

Gib Notta einen konkreten Auftrag: Was soll entstehen, wer soll es lesen und welche Frage soll es beantworten?

Ein internes Designbriefing braucht genügend Details, damit das Team loslegen kann. Eine Präsentation zur Kundenabstimmung soll die Richtung und die noch benötigten Entscheidungen erklären. Die Bitte um „eine Zusammenfassung“ beschreibt keine dieser Aufgaben eindeutig.

Zum Beispiel:

Hilf mir, ein Kampagnenbriefing für den Kunden und unser Kreativteam vorzubereiten. Nutze diese beiden Gespräche und die Leistungsbeschreibung. Vergleiche zunächst die Ziele, das Feedback und die gewünschten Leistungen. Kennzeichne alles, was vor dem Entwurf des Briefings noch bestätigt werden muss.

Sag dazu, ob der Kunde einen einseitigen Überblick braucht oder dein Team ausführlichere Informationen benötigt. Du musst nicht jede Überschrift vorgeben. Die KI muss aber wissen, wie ein hilfreiches Ergebnis aussehen soll.

3. Entscheidungen, Feedback und offene Fragen zusammenführen

Lass Notta die Gespräche vergleichen, statt sie einzeln zusammenzufassen. Achte darauf, was sich geändert hat, was gleich geblieben ist und wo noch eine Entscheidung fehlt.

Lass die KI neue Wünsche von bereits vereinbarten Leistungen unterscheiden. Ein späterer Vorschlag darf nicht stillschweigend zu einer Projektänderung werden.

Hilfreiche Rückfragen sind:

• „Welche Wünsche sind durch den aktuellen Leistungsumfang abgedeckt?“
• „Was hat sich zwischen dem Kick-off und dem Feedbackgespräch geändert?“
• „Welche Termine hängen davon ab, dass der Kunde vorher etwas bereitstellt?“

Prüfe wichtige Punkte anhand des ursprünglichen Gesprächs oder Dokuments. Wenn Notta einen Quellenverweis anzeigt, nutze ihn, um zur entsprechenden Stelle zurückzukehren. Ist der Beleg unklar, frage beim Kunden oder der Projektleitung nach. Eine überzeugend formulierte Aussage ersetzt keine Klärung.

4. Entwurf erstellen und für die nächste Aufgabe anpassen

Sobald die Projektdetails geklärt sind, lässt du Notta das Briefing entwerfen. Überarbeite anschließend die Stellen, die für die Leser noch nicht hilfreich genug sind.

Du kannst beispielsweise den Hintergrund kürzen, die Zielgruppe genauer beschreiben oder vereinbarte Leistungen von optionalen Ideen trennen lassen. Benenne die gewünschte Änderung konkret: „Verschiebe die Videoidee aus den vereinbarten Leistungen in die offenen Fragen an den Kunden.“

Aus dem geprüften Briefing und dem Ausgangsmaterial kannst du anschließend weitere Entwürfe erstellen:

• Für das Team: Stelle Aufgaben, Abhängigkeiten und noch ausstehende Entscheidungen zusammen.
• Für den Kunden: Erstelle eine Präsentation zur geplanten Richtung und zu den Punkten, die seine Rückmeldung erfordern.
• Für einen Fortschrittsbericht: Ergänze aktuelle Projektinformationen und lass einen Bericht über abgeschlossene Arbeiten, Probleme und nächste Schritte erstellen.

Zum Beispiel: „Erstelle aus diesem Briefing eine kurze Präsentation zur Kundenabstimmung. Zeige das Ziel, die vorgeschlagenen Leistungen, die Voraussetzungen für den Start und noch zu bestätigende Entscheidungen.“

Textantworten von Notta kannst du zur abschließenden Bearbeitung als Word-Dokumente herunterladen. Du kannst außerdem Folien erstellen und als PowerPoint oder PDF exportieren. Die Anleitung zur Folienerstellung erklärt, wie du die Präsentation vor dem Herunterladen überarbeitest. Beide Anleitungen sind auf Englisch.

Nutze eine Vergleichstabelle oder Infografik, wenn sie einen Punkt verständlicher macht. Nicht aus jedem Briefing müssen zusätzlich eine Präsentation und eine Grafik entstehen.

Prüfe jedes neue Ergebnis: Nach einer Änderung am Briefing darf die Präsentation keine überholte Zusage mehr enthalten. Für solche Aufgaben nutzt Brain KI-Credits. Prüfe dein Kontingent, wenn du mehrere Berichte oder Präsentationen planst.

5. Datei prüfen und bei Bedarf die Bestätigung des Kunden einholen

Prüfe, ob das Ergebnis die vereinbarten Leistungen deiner Agentur beschreibt und nicht alles, was im Gespräch zur Sprache kam.

Gleiche Leistungsumfang, Budgets, Termine, Namen und Aussagen mit den Quellen ab. Kennzeichne Zuständigkeiten oder Fristen als unbestätigt, wenn sie noch nicht vereinbart wurden. Entferne interne Kommentare, die nicht in die Kundenfassung gehören. Lass neue oder geänderte Zusagen vom Kunden bestätigen.

Ich würde das vorgesehene Dokument über den üblichen Kommunikationskanal versenden, statt standardmäßig den gesamten KI-Chat zu teilen. Ein Entwurf kann noch offene Ideen enthalten, die nicht zum fertigen Briefing gehören.

Halte fest, wo sich die Quellen wichtiger Details finden lassen. Prüfe exportierte Dateien, statt davon auszugehen, dass jeder Quellenverweis übernommen wurde. Speichere die ursprünglichen Projektdateien und fertigen Arbeitsergebnisse dort, wo dein Team seine Unterlagen normalerweise ablegt.

Beispiel: Aus zwei Kundengesprächen wird ein Kampagnenbriefing

Das folgende fiktive Beispiel zeigt, wie dieselben Quellen ein Briefing und die anschließende Arbeit unterstützen können.

Quellen auswählen

Eine Agentur plant eine Kampagne, die Anfragen für Produktdemos von Führungskräften im operativen Bereich gewinnen soll. Sie wählt drei Quellen aus:

• Kick-off-Gespräch: Der Kunde spricht über eine Landingpage, Anzeigen und ein mögliches Video.
• Folgegespräch: Der Kunde erklärt, dass der Start von der Bereitstellung der Produktbilder und fertigen Texte abhängt.
• Aktuelle Leistungsbeschreibung: Vereinbart sind die Landingpage und Anzeigen, nicht aber eine Videoproduktion.

Die KI bitten, die Informationen zusammenzuführen

Die verantwortliche Person in der Kundenbetreuung bittet Notta, die Quellen zu vergleichen und ein Briefing zu erstellen. Optionale Ideen sollen getrennt bleiben. Außerdem soll erkennbar sein, was noch vom Kunden abhängt.

Führt der Entwurf das Video als enthaltene Leistung auf, lässt sie dies anhand der Leistungsbeschreibung korrigieren. Nennt er einen festen Starttermin, lässt sie klarstellen, dass der Start von den Materialien des Kunden abhängt.

Briefing prüfen

Eine kurze Passage im geprüften Entwurf könnte so lauten:

Die Kampagne soll Anfragen für Produktdemos von Führungskräften im operativen Bereich gewinnen. Der aktuelle Leistungsumfang umfasst eine Landingpage und begleitende Anzeigen. Ein Video wurde als Option besprochen, ist in dieser Phase aber nicht enthalten.

Der Starttermin ist noch offen. Er muss bestätigt werden, sobald der Kunde die Produktbilder und fertigen Texte bereitgestellt hat.

Das Briefing gibt dem Team jetzt eine Richtung vor, ohne aus einer beiläufigen Idee eine zugesagte Leistung zu machen.

Mit dem Kunden abstimmen und den nächsten Entwurf erstellen

In diesem Beispiel bestätigt der Kunde den Umfang aus Landingpage und Anzeigen. Über das Video soll gesondert gesprochen werden. Der Starttermin bleibt offen, bis die Materialien vorliegen. Diese Bestätigung kommt vom Kunden, nicht von der KI, die das Briefing als fertig bezeichnet.

Die Agentur kann Notta nun aus dem abgestimmten Briefing eine Präsentation zur Kundenabstimmung und eine interne Aufgabenliste erstellen lassen. Beide müssen denselben Leistungsumfang und dieselben Voraussetzungen für den Start beibehalten.

Wie können verschiedene Agenturen diesen Ablauf nutzen?

IT-, Digitalmarketing- und SEO-Agenturen können nach demselben Prinzip arbeiten. Die passenden Ausgangsmaterialien und Ergebnisse unterscheiden sich jedoch.

IT-Agenturen: Aus Erstgesprächen ein Umsetzungsbriefing erstellen

Führe Gespräche zur Bedarfsklärung und Übergabe mit dem vereinbarten Leistungsumfang zusammen. Erstelle daraus einen Entwurf für Anforderungen, Abhängigkeiten und offene Fragen. Lass die KI gewünschte Funktionen von der bereits zugesagten Umsetzung unterscheiden. Die technische Leitung sollte die Machbarkeit prüfen, bevor das Briefing zur Grundlage für einen Umsetzungsplan oder eine Kundenpräsentation wird.

Digitalmarketing-Agenturen: Feedback mit der kreativen Richtung verbinden

Nutze Kick-off-Gespräche, kreatives Feedback und Markenrichtlinien, um ein Kampagnenbriefing und eine Präsentation zur Abstimmung zu entwerfen. Lass die KI zeigen, wie das neueste Feedback die Richtung verändert. Trenne neue Ideen von bereits vereinbarten Werbemitteln. So arbeiten Design und Kundenbetreuung nicht mit unterschiedlichen Zusagen.

SEO-Agenturen: Gespräche mit tatsächlichen Ergebnissen verbinden

Führe Strategiegespräche mit aktuellen Analyse- und Auditdateien zusammen, um einen Fortschrittsbericht und Prioritäten für die nächsten Schritte zu entwerfen. Lass die KI Datenergebnisse von Erklärungsansätzen aus dem Meeting unterscheiden. Prüfe URLs, Berichtszeiträume und Zahlen vor der Weitergabe. Eine Kundenaussage allein belegt nicht, warum sich Rankings verändert haben.

Mach aus deinem nächsten Kundengespräch Unterlagen, mit denen dein Team arbeiten kann

Wähle die Gespräche und Dateien für ein Projekt aus. Lass Notta daraus das nächste Briefing, den Bericht oder die Präsentation entwerfen. Überarbeite den Entwurf, prüfe die Details und lass die Entscheidungen bestätigen, die beim Kunden liegen.

Agenturunterlagen mit Notta erstellen

Häufige Fragen

Kann KI aus Meeting-Transkripten Berichte und Präsentationsentwürfe erstellen?

Ja. Notta kann aus relevanten Meetings und Dokumenten Berichte, Zusammenfassungen, Aufgabenlisten und Präsentationsentwürfe erstellen. Gib an, für wen das Ergebnis gedacht ist und was es erklären soll. Ergänze Projekt- oder Leistungsdaten, wenn du Ergebnisse vorstellst. Prüfe den Entwurf anschließend vor der Weitergabe.

Kann ich mehrere Kundengespräche und Projektdateien in einem Briefing zusammenführen?

Ja. Du kannst in Notta Brain mehrere Meeting-Aufzeichnungen auswählen und unterstützte Dokumente ergänzen. Beschränke die Quellen auf denselben Kunden und dasselbe Projekt. Lass die KI Entscheidungen und Feedback aus den Unterlagen vergleichen, statt nur mehrere Zusammenfassungen aneinanderzureihen.

Was passiert, wenn der Kunde das Briefing in einem späteren Meeting ändert?

Füge das neue Gespräch hinzu und lass es mit dem aktuellen Briefing vergleichen. Halte die gewünschten Änderungen fest und prüfe ihre Auswirkungen auf Leistungsumfang oder Termine. Hole bei Bedarf die Bestätigung des Kunden ein. Prüfe auch zugehörige Berichte und Folien. Gehe nicht davon aus, dass sich ältere Dateien automatisch aktualisiert haben.

Kann ich vertrauliche oder lokal gespeicherte Transkripte mit KI verwenden?

Nur wenn die Kundenvereinbarung und die Richtlinien deiner Agentur diese Nutzung erlauben. Aufnahmen im Privacy Mode von Notta Desktop stehen Brain nicht automatisch zur Verfügung. Müssen die Inhalte auf dem Gerät bleiben, lade sie nicht in einen Online-KI-Dienst hoch. Die Einwilligung zur Aufnahme eines Gesprächs erlaubt nicht automatisch jede spätere Nutzung.