1. Gespräch aufzeichnen
Verwenden Sie Notta Bot mit unterstützten Online-Meeting-Plattformen oder starten Sie in Notta Desktop eine botfreie Aufzeichnung, wenn kein Bot am Meeting teilnehmen soll.
Workflow für Verkaufsgespräche
Kaufsignale, zugesagte Informationen und nächste Schritte geraten nach einem Verkaufsgespräch schnell in Vergessenheit. Um Transkripte von Verkaufsgesprächen automatisch in Follow-ups umzuwandeln, zeichnen Sie das Gespräch auf und transkribieren es, prüfen wichtige Passagen, erstellen ein KI-Protokoll und lassen Notta Brain eine E-Mail entwerfen. Anschließend prüfen und versenden Sie die E-Mail in Gmail. Automatisierungen können Zusammenfassungen weiterleiten. Ein generierter Aktionspunkt ist jedoch weder eine zugewiesene Aufgabe noch eine versendete Nachricht. Notta ist eine KI-gestützte Plattform für produktivere Meetings, mit der Vertriebsteams Gespräche in durchsuchbares, handlungsrelevantes Wissen verwandeln können. Dieser Leitfaden zeigt Vertriebsmitarbeitenden und Führungskräften, wie sie Zeit sparen, ohne vorläufige Aussagen als Zusagen darzustellen. Entscheidend ist: Automatisieren Sie Entwürfe und Weiterleitungen, prüfen Sie aber die Fakten und behalten Sie den Versand unter menschlicher Kontrolle.
Judy
Notta Editorial- und Content-Rechercheteam
Die Automatisierung von Follow-ups auf Grundlage von Transkripten aus Verkaufsgesprächen ist ein Workflow, der ein aufgezeichnetes Gespräch in durchsuchbare Notizen, eine vorbereitete Kunden-E-Mail und eine weitergeleitete Zusammenfassung oder Aufgabe verwandelt. So können Vertriebsteams Entscheidungen und Kaufsignale aus langen Gesprächen leichter wiederfinden und mit weniger manuellem Kopieren darauf reagieren. Das Transkript dient als Arbeitsgrundlage. Wichtige Details und Zusagen müssen daher weiterhin von Menschen überprüft und bestätigt werden.
Ein Gespräch ist ein Geschäftswert und nicht nur eine Aufzeichnung. Gehen Sie von der Aufnahme zu klaren, teilbaren Ergebnissen über und prüfen Sie anschließend, ob jede daraus entstehende Aufgabe tatsächlich eine zuständige Person hat.
Verwenden Sie Notta Bot mit unterstützten Online-Meeting-Plattformen oder starten Sie in Notta Desktop eine botfreie Aufzeichnung, wenn kein Bot am Meeting teilnehmen soll.
Prüfen Sie das Transkript auf Bedürfnisse, Einwände, Entscheidungen, Beträge, Termine und offene Fragen. Halten Sie mit Notizen zu Verkaufsgesprächen auch den Kontext fest, der in einem reinen Transkript fehlt.
Erstellen Sie ein KI-Protokoll und bitten Sie Notta Brain anschließend, anhand des ausgewählten Meeting-Kontexts eine E-Mail vorzubereiten. Eine Besprechungsprotokoll mit Aktionspunkten ist ein Ausgangspunkt für ein gezieltes Follow-up, ersetzt aber nicht die Prüfung.
Prüfen Sie den Entwurf, versenden Sie ihn über Gmail und leiten Sie eine Zusammenfassung mithilfe eines eingerichteten Workflows weiter. Für eine Kundenaufgabe oder CRM-Aktualisierung sind weiterhin eine unterstützte Verbindung und eine Bestätigung erforderlich.
Paris Mielke, Mitgründer und CEO von Tangram, berichtet, dass er mithilfe durchsuchbarer Meeting-Verläufe mindestens 30 Minuten pro Kunde spart, weil er Details wiederfindet und Antworten vorbereiten kann. Dave Barclay von MindWire beschreibt, wie er Aufzeichnungen, Lesezeichen und Zusammenfassungen nutzt, um Zusagen nachzuverfolgen. Einen Link zur Notta-Aufzeichnung fügt er manuell in ActiveCampaign ein. Dieses Beispiel zeigt die Vorbereitung von Follow-ups, nicht eine automatische CRM-Verknüpfung.
Szenario A — Notta Bot: Richten Sie den unterstützten Meeting-Workflow vor dem Gespräch ein. Sobald das Meeting begonnen hat, fügen Sie den Meeting-Link in Notta ein und bestätigen Sie, dass der Bot beigetreten ist und die Aufzeichnung läuft.
Szenario B — Ohne Bot: Starten Sie die botfreie Aufzeichnung direkt in Notta Desktop. Dafür benötigen Sie weder einen Meeting-Link noch eine Einladung für einen Bot.
Richten Sie Notta Bot vor dem Meeting ein. Sobald das Meeting begonnen hat, fügen Sie den Meeting-Link in Notta ein und prüfen Sie, ob der Bot beigetreten ist und die Aufzeichnung läuft. Notta Web unterstützt Online-Meeting-Aufzeichnungen mit Notta Bot. Notta Desktop unterstützt Aufzeichnungen mit und ohne Bot. Die botfreie Aufzeichnung starten Sie in Desktop, ohne Meeting-Link oder Bot-Einladung.
Erfolgreich abgeschlossen, wenn: Das Gespräch als Aufzeichnung oder Transkript in Ihrem Notta-Workspace erscheint.
Häufiger Fehler, den Sie vermeiden sollten: Gehen Sie nicht davon aus, dass ein geplanter Bot bereits beigetreten ist oder die Aufzeichnung läuft. Prüfen Sie den Status des laufenden Meetings.
Suchen Sie nach Kundenbedürfnissen, Einwänden, Entscheidungen, Preisen, Terminen, angeforderten Materialien und ungeklärten Fragen. Korrigieren Sie wichtige Namen und Begriffe, prüfen Sie den Textzusammenhang und hören Sie folgenreiche Passagen erneut an. Eine Analyse eines Erstgesprächs sollte wiedergeben, was der Käufer tatsächlich gesagt hat – nicht nur die Interpretation des Vertriebsmitarbeitenden.
Erfolgreich abgeschlossen, wenn: Wichtige Aussagen in Ihren Notizen mit den betreffenden Stellen im Transkript und Audio übereinstimmen.
Häufiger Fehler, den Sie vermeiden sollten: Ein durchsuchbares Transkript ist nicht automatisch verifiziert – insbesondere nicht bei Beträgen, Terminen und der Zuordnung von Aussagen zu Sprechenden.
Erstellen Sie eine strukturierte Zusammenfassung mit Kernaussagen, Entscheidungen, Fragen und Aktionspunkten. Gleichen Sie jeden vorgeschlagenen Follow-up-Schritt mit der entsprechenden Stelle in der Quelle ab und korrigieren oder entfernen Sie unklare Angaben. Nach Änderungen am Transkript müssen vorhandene KI-Protokolle möglicherweise erneut geprüft werden.
Erfolgreich abgeschlossen, wenn: Die Zusammenfassung bestätigte Entscheidungen von offenen Fragen und vorgeschlagenen Maßnahmen unterscheidet.
Häufiger Fehler, den Sie vermeiden sollten: Gehen Sie nicht davon aus, dass ein extrahierter Aktionspunkt tatsächlich vereinbart wurde, nur weil er in den Notizen steht.
Bitten Sie Notta Brain anhand des ausgewählten Meeting-Kontexts um eine E-Mail, in der bestätigte Vereinbarungen, verfügbare Antworten für den Kunden, offene Fragen und nächste Schritte aufgeführt sind. Bitten Sie Brain, Zuständigkeiten, Termine oder Zusagen offen zu lassen, wenn sie durch die Quelle nicht bestätigt werden. Mit unterstütztem Gmail-Zugriff kann Brain einen Entwurf für eine neue Nachricht oder Antwort vorbereiten. Ein Entwurf einer Follow-up-E-Mail für den Vertrieb muss weiterhin von einer Person geprüft werden.
Erfolgreich abgeschlossen, wenn: Die E-Mail das Gespräch korrekt wiedergibt, die passenden nächsten Schritte enthält und Unsicherheiten offen lässt.
Häufiger Fehler, den Sie vermeiden sollten: Verlangen Sie keine selbstsicher klingende E-Mail, wenn der Kunde den vorgeschlagenen Plan nicht bestätigt hat.
Öffnen Sie den Entwurf in Gmail und prüfen Sie Empfänger, Namen, Zahlen, Termine, Anhänge und jede einzelne Zusage. Vergleichen Sie fragliche Aussagen mit dem Transkript oder der Aufzeichnung. Versenden Sie die Nachricht erst, wenn sie genau die Zusagen enthält, die Sie machen möchten.
Erfolgreich abgeschlossen, wenn: Eine Person die E-Mail geprüft und sie vom richtigen Konto an den richtigen Empfänger gesendet hat.
Häufiger Fehler, den Sie vermeiden sollten: Ein gespeicherter Entwurf ist keine versendete Nachricht. Prüfen Sie daher separat, ob die E-Mail tatsächlich versendet wurde.
Meeting-Workflow-Regeln können starten, sobald die Transkription abgeschlossen ist oder ein Transkript in einem ausgewählten Ordner abgelegt wird. Je nach Regel können sie eine ausgewählte KI-Protokollvorlage erstellen, eine Zusammenfassung an Slack senden oder Transkripte und Zusammenfassungen in Google Docs oder Notion speichern. Der Zapier-Trigger „New Transcript“ kann ausgeführt werden, bevor ein KI-Protokoll vorliegt. Wenn das Ziel eine Zusammenfassung benötigt, verwenden Sie den unterstützten Trigger „New AI Notes“. Prüfen Sie Konfiguration, Felder und Inhalte im Ziel, bevor Sie sich darauf verlassen.
Bestätigen Sie, dass jeder Aktionspunkt vereinbart wurde, und fügen Sie ihn anschließend unter „Meine Aufgaben“ mit einer zuständigen Person und einem Fälligkeitsdatum hinzu, sofern verfügbar. Bei einem nachverfolgbaren Aktionspunkt im Vertrieb lassen Sie eine fehlende Zuständigkeit oder Frist offen, statt zu raten. CRM-Synchronisierung und Zapier sind in Business und Enterprise verfügbar, abhängig vom eingerichteten Workflow und der Verbindung.
Erfolgreich abgeschlossen, wenn: Die Zusammenfassung das vorgesehene Ziel erreicht und bestätigte Aufgaben eine klare Zuständigkeit und einen Termin haben.
Häufiger Fehler, den Sie vermeiden sollten: Eine zugestellte Zusammenfassung beweist nicht, dass ein externer CRM-Datensatz oder eine Aufgabe aktualisiert wurde.
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Es wird kein Transkript angezeigt | Die Aufzeichnung wurde nicht gestartet, es fehlte der Zugriff oder die Aufzeichnungsmethode wurde nicht eingerichtet. | Prüfen Sie den Meeting-Status und den Workspace. Bei einer Aufzeichnung mit Bot muss dieser nach Beginn des Meetings beigetreten sein. Für eine botfreie Aufzeichnung starten Sie die Aufnahme in Notta Desktop. |
| Ein Name, Preis oder Termin ist falsch | Die Spracherkennung kann Namen, Zahlen oder überlappende Sprache falsch erfassen. | Suchen Sie die betreffende Passage, korrigieren Sie das Transkript und hören Sie sich die Quelle erneut an, bevor Sie die Angabe in einer Kunden-E-Mail verwenden. |
| Der Entwurf stellt einen Termin als bestätigt dar | Ein unverbindlicher Vorschlag wurde möglicherweise als Vereinbarung zusammengefasst. | Vergleichen Sie die Formulierung mit dem Gespräch und kennzeichnen Sie den Termin weiterhin als unverbindlich, sofern der Kunde Datum und Uhrzeit nicht bestätigt hat. |
| Eine Zusammenfassung kommt ohne KI-Protokoll an | Die Automatisierung verwendet möglicherweise „New Transcript“, das ausgelöst werden kann, bevor ein KI-Protokoll vorliegt. | Verwenden Sie den unterstützten Trigger „New AI Notes“, wenn das Ziel die Zusammenfassung benötigt, und testen Sie die Felder mit Beispieldaten. |
| Ein CRM-Datensatz oder eine Aufgabe wurde nicht aktualisiert | Die Integration unterstützt diese Aktion möglicherweise nicht oder der Workflow wurde nicht dafür eingerichtet. | Prüfen Sie die konkrete Verbindung und die Berechtigungen. Verifizieren Sie den Datensatz anschließend direkt im Zielsystem. |
Notta ist eine Plattform für produktivere Meetings, mit der Vertriebsteams Gespräche durchsuchbar machen, Follow-ups klarer gestalten und nützliche Ergebnisse aus Unterhaltungen gewinnen können. Notta zeichnet auf; Notta Brain liefert Ergebnisse. So können Vertriebsmitarbeitende vom Gespräch zu geprüften Notizen, einem Gmail-Entwurf und einer eingerichteten Weiterleitung von Zusammenfassungen gelangen, ohne das Transkript als Endergebnis zu betrachten.
Die Weiterleitung von Meeting-Zusammenfassungen kann wiederholtes Kopieren reduzieren. Die CRM-Synchronisierung hängt von der unterstützten Integration und dem eingerichteten Workflow ab.
Nutzen Sie Notta, wenn Sie durchsuchbaren Gesprächskontext und einen geprüften Follow-up-Workflow wünschen. Wenn Sie lediglich eine Audiodatei speichern möchten, benötigen Sie möglicherweise nicht alle Funktionen.
Die folgenden monatlichen Äquivalente gelten bei jährlicher Zahlung. Prüfen Sie vor der Auswahl die aktuellen Tarifdetails. Brain-Credits werden getrennt von Transkriptionsminuten und dem Kontingent für KI-Protokolle berechnet.
| Tarif | Monatliches Äquivalent bei jährlicher Zahlung | Transkription | KI-Protokolle |
|---|---|---|---|
| Free | $0 | 120 Minuten/Monat; 3 Minuten pro Aufzeichnung | 10/Monat |
| Pro | 7,00 €/Monat | 1.800 Minuten/Monat; bis zu 5 Stunden pro Aufzeichnung | 100/Monat |
| Business | 15,83 € pro Sitzplatz/Monat | Unbegrenzt; bis zu 5 Stunden pro Aufzeichnung | 200 pro Sitzplatz/Monat, gemeinsam im Workspace genutzt |
| Enterprise | Individuell | Individuell; bis zu 5 Stunden pro Aufzeichnung | Unbegrenzt |
Für persönliche Meeting-Workflow-Regeln ist Business oder Enterprise erforderlich. Außerdem benötigen Sie für den ausgewählten Ordner die Berechtigung „Vollzugriff“ oder „Kann bearbeiten und herunterladen“. Enterprise-Inhaber können Regeln für den gesamten Workspace einrichten. Die automatische Erstellung von KI-Protokollen wird auf das entsprechende Kontingent angerechnet; sich überschneidende Regeln können die Verarbeitung wiederholen. Pro bietet eine siebentägige Testphase für 1 $, Business eine siebentägige Testphase. Prüfen Sie vor dem Kauf die aktuellen Bedingungen.
Dabei wird ein vernetzter Workflow genutzt, um ein Verkaufsgespräch aufzuzeichnen und zu transkribieren, Notizen zu erstellen, einen E-Mail-Entwurf vorzubereiten und eine Zusammenfassung oder einen Aktionspunkt weiterzuleiten. So sollen Entscheidungen und Zusagen an Kunden nicht verloren gehen. Eine Person sollte weiterhin die Quelle prüfen, Zuständigkeiten und Termine bestätigen und die E-Mail versenden.
Mit unterstütztem Gmail-Zugriff kann Notta Brain anhand ausgewählter Meeting-Kontexte einen Entwurf für eine neue Nachricht oder Antwort erstellen. Prüfen Sie Empfänger, Formulierung, Zahlen, Anhänge und Zusagen in Gmail. Im von Ihnen gesteuerten Gmail-Workflow prüfen und versenden Sie die Nachricht selbst.
Richten Sie eine Meeting-Workflow-Regel ein, die ausgelöst wird, sobald die Transkription abgeschlossen ist oder ein Transkript in einem ausgewählten Ordner abgelegt wird. Je nach Regel kann Notta eine ausgewählte KI-Protokollvorlage erstellen, eine Zusammenfassung an Slack senden oder Transkripte und Zusammenfassungen in Google Docs oder Notion speichern. Prüfen Sie Berechtigungen, Vorlage und Ziel, bevor Sie sich auf die Regel verlassen.
Nein. Eine verfügbare CRM-Verbindung bedeutet nicht, dass jede Aufgabe oder Aktion von Brain automatisch ausgeführt wird. CRM-Synchronisierung und Zapier sind in Business und Enterprise verfügbar. Welche Daten übermittelt werden können, hängt jedoch von der jeweiligen Verbindung und dem eingerichteten Workflow ab. Bestätigen Sie Aufgaben und Datensätze direkt im CRM.
Vergleichen Sie jeden Aktionspunkt mit dem Transkript und hören Sie wichtige Passagen erneut an. Bestätigen Sie, dass die Aufgabe tatsächlich vereinbart wurde, und prüfen Sie Zuständigkeit und Termin. Lassen Sie fehlende Angaben offen, statt zu raten. Ein extrahierter Aktionspunkt ist eine Interpretation des Gesprächs und beweist nicht, dass jemand die Aufgabe angenommen oder erledigt hat.
Ein verlässliches Follow-up im Vertrieb beginnt mit einer klaren Quelle, nicht mit einer ausgefeilten Vermutung. Zeichnen Sie das Gespräch auf, prüfen Sie das Transkript, erstellen und kontrollieren Sie die Notizen, bereiten Sie die E-Mail vor und bestätigen Sie die Übergabe an jedem Zielort. So erhalten Vertriebsteams durchsuchbaren Kontext und behalten zugleich die Kontrolle über Kundenzusagen und Zuständigkeiten. Wenn Sie diesen Workflow ausprobieren möchten, sehen Sie sich die Notta-Tarife an und wählen Sie die passende Konfiguration für die Meetings und Prüfprozesse Ihres Teams.